ДІЛОВІ ПАПЕРИ ЯК ЗАСІБ ПИСЕМНОЇ ПРОФЕСІЙНОЇ КОМУНІКАЦІЇ
Класифікація документів
Найважливішою класифікаційною ознакою документа є його зміст, зокрема, відношення зафіксованої в ньому інформації до предмета чи до напряму діяльності. Відповідно до цього виділяють різні види документів за ознаками класифікації і групами:
– за найменуванням. Заява, лист, телеграма, довідка, інструкція, службова записка, протокол та ін.
– за походженням. Службові (офіційні) – створюються організаціями, підприємствами та службовими особами, які їх представляють. Вони оформляються в установленому порядку. Особисті документи створюються окремими особами поза сферою їхньої службової діяльності.
– за місцем виникнення. До внутрішніх належать документи, що мають чинність лише всередині тієї організації, установи чи підприємства, де їх складено. До зовнішніх належать ті документи, які є результатом спілкування установи з іншими установами чи організаціями.
– за призначенням. Щодо особового складу (особові офіційні документи), кадрові, довідково-інформаційні, обліково-фінансові, господарсько-договірні, організаційні, розпорядчі.
– за напрямом. Вхідні, вихідні.
– за формою. Стандартні (типові) – це документи, які мають однакову форму й заповнюються в певній послідовності й за обов’язковими правилами (типові листи, типові інструкції). Індивідуальні (нестандартні) документи створюються в кожному конкретному випадку для розв’язання окремих ситуацій. Їх друкують або пишуть від руки (протоколи, накази, заяви).
|
|
|
– за терміном виконання. Звичайні безстрокові – це такі, що виконуються в порядку загальної черги. Для термінових установлено строк виконання. До них зараховують також документи, які є терміновими за способом відправлення (телеграма, телефонограма). До дуже термінових належать документи, які мають позначення “дуже терміново”.
– за ступенем гласності. Для загального користування, службового користування, таємні, цілком таємні.
– за стадіями створення: оригінал – це основний вид документа, перший і єдиний його примірник; копія – це точне відтворення оригіналу (на копії документа обов’язково робиться помітка вгорі праворуч “копія”; різновидами копії є відпуск, витяг, дублікат). В юридичному відношенні оригінал і дублікат рівноцінні.
– за складністю: прості – відображають одне питання, складні – кілька.
– за строками зберігання: постійного, тривалого (понад 10 років), тимчасового зберігання (до 10 років).
Вимоги до змісту і розташування реквізитів
Кожнийдокумент складається з окремих елементів – реквізитів. Розрізняють постійні й змінні реквізити документа. Постійні реквізити друкуються під час виготовлення бланка; змінні – фіксуються на бланку в процесі заповнення.
|
|
|
Сукупність реквізитів, розміщених у встановленій послідовності, називається формуляром. Кожний вид документа повинен мати свій формуляр-зразок, тобто певну модель побудови однотипних документів.
Аркуш паперу з відтвореними на ньому реквізитами, що містять постійну інформацію, називається бланком. Кожна установа, організація, підприємство повинні мати два види бланків: а) для листів; б) для інших документів. Бланки виготовляються двох форматів – А4 (210x297 мм), А5 (148x210мм).
Група реквізитів та їхніх постійних частин, відтворена на бланку документа як єдиний блок, називається штампом. Державні стандарти передбачають кутове і поздовжнє розміщення штампа.
Поздовжнє розміщення доцільне тоді, коли назва установи складається з великої кількості слів і не може розміститися на площі, відведеній для кутового штампа. Бланк з кутовим штампом доцільніший, оскільки праворуч штампа на вільному місці можна заповнити реквізити: “адресат”, “гриф обмеження доступу до документа”, “ствердження”, “резолюцію”.
Індекс підприємства зв’язку, поштова й телеграфна адреса, номер телетайпа, номер телефона, факса, номер рахунка в банку розташовується у верхньому лівому кутку, оформляється відповідно до поштових правил: вул. Пирогова, 9, м. Київ-030, т. 221-99-33. На бланку для листів вказується номер розрахункового рахунка у відділенні банку: розрахунковий рахунок № 11632516 в Укрінбанку м. Києва МФО № 321518.
|
|
|
Назва виду документа розташовується зліва або посередині рядка. У всіх документах, крім листів, наводиться назва його виду. Залежно від цієї назви встановлюється формуляр, структура тексту, особливості викладу.
Заголовок документа пишеться великими літерами. Він повинен бути не довшим, ніж 40 знаків. Не дозволяється в заголовку переносити слова. Якщо заголовок великий, то його слід ділити (за змістом) на декілька рядків. У документах заголовок пишеться з малої літери тоді, коли він розташований після назви виду документа, а з великої літери, якщо передує їй:
1. ПОЛОЖЕННЯ
про Раду з питань
проблем екології при
Кабінеті Міністрів України
2. Про внесення необхідних доповнень та змін до Закону про …
ПОСТАНОВА
Текст від заголовка пишеться через 1-3 інтервали. Заголовок розміщується посередині рядка або на початку рядка біля лівого поля. Крапка після заголовка не ставиться. Не слід ставити в документі заголовок на останньому рядку сторінки. Якщо немає місця для тексту, то заголовок разом з текстом краще перенести на наступну сторінку.
|
|
|
Короткі заголовки пишуться з проміжком в один знак між буквами в межах одного слова. Підзаголовки пишуть малими літерами без підкреслень. Відстань між заголовком і підзаголовком повинна складати 1-2 інтервали, а від підзаголовка до тексту дорівнює 3-4. Якщо підзаголовок складається з кількох рядків, то вони відділяються один від одного одним інтервалом. Залежно від розташування підзаголовки оформлюються однаково:
ЗАГАЛЬНІ ПРАВИЛА УКЛАДАННЯ КАРТОТЕКИ
Частини та елементи картотеки
або біля лівого поля:
ТЕКСТИ З ІЛЮСТРАЦІЯМИ, ТАБЛИЦЯМИ І ФОРМУЛАМИ
Ілюстрації, написи, підписи, текст
Документ датується днем його підписання або затвердження. На бланках дату підписання документа ставлять у лівій верхній частині разом із індексом на спеціально відведеному для цього місці. Якщо документ складено не на бланку, то дату ставлять під текстом зліва. Вона записується словесно-цифровим способом (24 серпня 2010 р.) або цифровим – трьома парами арабських цифр у такій послідовності: день, місяць, рік (17.06.10). У документах матеріально-фінансового характеру дата оформляється словесно-цифровим способом. Документи колегіальних органів датуються днем, коли відбувалася документована подія.
Адресат як реквізит максимально може складатися з таких складників: 1) назва установи, організації, підприємства (у називному відмінку без прийменника); 2) назва посади особи-адресата (у давальному відмінку); 3) прізвище та ініціали особи-адресата (у давальному відмінку); 4) поштова адреса. Кожна зі складових пишеться з нового рядка від єдиного положення. Розділові знаки між частинами не ставляться. В особових офіційних документах адресат розташовується праворуч у верхній частині сторінки.
Адреси адресата й адресанта зазначаються в такій послідовності:
1) ім’я, по батькові та прізвище адресата (для організацій – найменування підприємства, організації, установи);
2) вулиця, номер будинку, квартири;
3) населений пункт; номер відділення зв’язку;
4) район і область (у разі потреби);
5) країна.
На поштових відправленнях, адресованих “До запитання”, на абонементну скриньку або до населених пунктів, що не мають назв вулиць і нумерації будинків, ім’я, по батькові та прізвище зазначаються повністю.
Підпис – обов’язковий реквізит будь-якого документа і один з найважливіших способів його посвідчення. Підписують, як правило, перший примірник документа. До складу підпису входять:
– зазначення посади (ліворуч);
– ініціали й прізвище особи, що підписала документ (праворуч); розшифрування підпису в дужки не береться.
– підпис (посередині).
На документах колегіальних органів ставляться підписи голови і секретаря. Підписи кількох службових осіб на документах розташовуються один під одним у послідовності, що відповідає займаній посаді. Якщо документ підписують кілька осіб, що займають однакову посаду, їхпідписи розташовуються на одному рівні:
| Директор СЗШ № 277 (підпис) Л.С. Семенова | Директор СЗШ № 282 (підпис) Ю.Ю. Некрасов |
Печатка прикладається до документів, що вимагають особливого засвідчення. Печатки є гербові та прості. Гербова печатка прикладається до документів, що засвідчують юридичні або фізичні права осіб; до статутів, положень, які вимагають відбитка печатки та ін. Прості печатки мають різну форму: круглу, квадратну, трикутну. Герб на них не зображується. Просту печатку прикладають до документів, що виходять за межі організації, до розмножених примірників розпорядчих документів під час їх розсилання, до довідок з місця роботи тощо.
Вимоги до бланків документів
Для документів з високим рівнем стандартизації друкарським або іншим способом виготовляють бланки, які містять трафаретний текст. Бланки виготовляють згідно з вимогами державних стандартів та Примірної інструкції з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади від 17 жовтня 1997 року з обов’язковим додержанням таких правил:
– встановлюється два види бланків: бланк для листів і загальний бланк для інших видів організаційно-розпорядчих документів. Виготовлення бланків конкретних видів документів допускається, якщо їх кількість на рік перевищує 200 одиниць;
– реквізити заголовка розмішуються центрованим (початок і кінець кожного рядка реквізиту однаково віддалені від меж площі) або паперовим (кожний рядок реквізиту починається від лівої межі площі) способом;
– бланки повинні виготовлятися друкарським способом на білому папері або папері світлих тонів фарбами яскравого кольору.
Деякі внутрішні документи (заяви працівників, окремі службові довідки тощо) та документи, створені від імені двох або більше організацій, оформляються не на бланках.
Бланк – це друкована стандартна форма документа з реквізитами, що містять постійну інформацію. Бланки заповнюють конкретними відомостями. Найпоширенішими є бланки актів, доні док, наказів, протоколів, листів.
Оформлення сторінки
Для зручності з усіх боків сторінки залишають вільні поля: ліворуч – 35 мм; праворуч – не менше 8 мм; зверху – 20 мм; знизу – 19 мм (для А4) та 16 мм (для А5).
За нині чинними вимогами перша сторінка документа друкується на бланку, друга, третя й наступні – на чистих аркушах паперу.
Існують такі правила щодо розміщення підпису на документі. Так, якщо текст документа більший, ніж одна сторінка, то на другій сторінці повинен бути не тільки підпис, а й фрагмент тексту (не менше двох рядків). Слід враховувати, що в документах не повинен:
1) відриватися один рядок або слово від попереднього абзаца;
2) починатися один рядок нового абзаца на сторінці, що закінчується (краще розпочати новий абзац повністю на наступній сторінці);
3) ставитися перенос у слові на межі сторінок (слово слід перенести на нову сторінку).
У документах, що оформлюються на двох, трьох і більше аркушах паперу, нумерація сторінок починається з другої і продовжується далі. У випадках друкування тексту документа з одного боку аркуша номери проставляються посередині верхнього поля аркуша арабськими цифрами на відстані не менше 10 мм від краю сторінки. Слово “сторінка” або його скорочення не пишеться, біля цифр не ставляться ніякі позначки. При друкуванні тексту з обох боків аркуша непарні сторінки позначаються в правому верхньому кутку, а парні – у лівому верхньому кутку аркуша.
Вимоги до тексту документа
Під час набору текстів потрібно врахувати численні типографічні традиції, які утвердилися задовго до появи комп’ютерів.
Пробіл обов’язково потрібно ставити:
– після коми, крапки, двокрапки, крапки з комою, тире, знака оклику, знака питання, три крапки, закриваючої дужки та лапок;
– до відкриваючої дужки, лапок і три крапки на початку речення;
– до і після довгого тире.
Не ставиться пробіл між дужкою чи лапками та будь-якими розділовими знаками, крім довгого тире.
Нерозривний пробіл ставиться:
– між ініціалами та прізвищем;
– після географічних скорочень (м. Київ);
– між знаками номера і параграфа, а також числами, які до них відносяться;
– усередині таких скорочень: і т. д., і т. п.;
– між внутрішньотекстовими пунктами і інформацією, яка йде після них, – наприклад: 1) підручник з морфології;
– між числами і одиницями виміру, датами тощо;
– між класами багатозначних чисел, починаючи з п’ятизначних.
Виділенням називають зміну графічного оформлення невеликого уривка тексту (слова, словосполучення, речення чи кількох речень) стосовно основного тексту. Вони допомагають зробити логічний наголос на окремих словах чи групах слів, у тому числі термінах, привернути увагу до головного компонента повідомлення. Виділення поділяються на шрифтові та нешрифтові. До шрифтових належать такі способи:
1. ВЕЛИКІ ЛІТЕРИ (ПРОПИСНІ) – виділяють окремі слова;
2. Розрядка, ущільнення – оформлюються окремі слова і короткі фрази.
3. Підкреслення – виділення окремих слів і фраз. Лінію підкреслення починають під першою і закінчують під останньою літерою слова, включаючи лапки і дужки; розділовий знак, що стоїть після підкреслюваного фрагмента, не підкреслюють. Ціле речення підкреслюється суцільною рискою, починаючи від першого слова й закінчуючи останньою літерою речення.
4. Курсивне, товсте, товсте курсивне накреслення – виділяють слова, речення, частини тексту.
5. Більший або менший від основного кегль.
6. Колір.
Нешрифтові виконуються відступами (зверху, знизу, лівосторонні, правосторонні, комбіновані), лінійками, рамками, кольоровим фоном.
Значна кількість документів містить уніфіковані, формалізовані тексти. Для них характерним є встановлення раціональної одноманітності, причому основна маса такого роду текстів функціонує у сфері управління.
Уніфікація текстів документів має давню історію і багаті традиції. Перший досвід уніфікації текстів офіційних документів належить ще до періоду існування давніх держав Межиріччя, до І-ІІ тис. до н.е. Вже тоді поступове зростання числа документів потребувало використання їхньої єдиної структури. Зокрема, текст купчої будувався за такою схемою: назва об’єкта, ім’я суб’єкта та позначення дії суб’єкта. При цьому писарі орієнтувалися на спеціальний методичний посібник, створений ще в ХVШ-ХІХ ст. до н.е., який містив найбільш часто використовувані, типові фрази і звороти мови.
Основна мета уніфікації – удосконалення управлінської документації, прискорення прийняття оптимальних управлінських рішень, а значить, підвищення в цілому ефективності всього процесу управління.
Існують передумови, необхідні для уніфікації текстів документів:
1. Значна кількість однотипних виробничих і управлінських операцій. Процес управління складається з однотипних функцій, документування яких супроводжується появою безлічі однотипних документів, які у свою чергу породжують стійкі, повторювані мовні конструкції. У результаті число мовних засобів управлінських документів обмежене (дві третини слів і висловів у них повторюються).
2. Лексика управлінських документів залежить від законодавчих і нормативних актів органів влади та управління і пов’язана з необхідністю перенесення в документи точних юридичних формулювань.
3. Офіційні, службові документи насичені спеціальною термінологією.
4. Характерна нейтральна лексика.
5. Тексти окремих груп документів мають типову структуру.
Основним методом уніфікації текстів службових документів є виділення постійної і змінної інформації. До постійної належить та, що містить сутність управлінської ситуації, є загальною темою документа, відомою автору і адресату. Змінна інформація конкретизує тему, позначену постійною частиною документа. Сам метод має два різновиди – уніфікацію змісту і формальну уніфікацію.
Сьогодні існують такі типи уніфікованих текстів:
Трафарет – форма представлення уніфікованого тексту, що містить постійну інформацію і пробіли, призначені для заповнення їх змінною інформацією, що характеризує конкретну ситуацію.
Анкета – форма представлення уніфікованого тексту, що дає характеристику одного об’єкта за певними ознаками.
Таблиця – форма представлення уніфікованого тексту, яка містить інформацію, що є характеристикою декількох об’єктів за низкою ознак.
Зв ’ язний типовий текст (типовий зразок) – текст, зміст якого незмінно повторюється в низці документів, що виключає можливість виділення в ньому постійної і змінної інформації (службові листи, правила, положення, статути, розпорядчі документи).
Поєднання форм представлення уніфікованих текстів – зв’язний текст з таблицею чи анкетою.
Дата добавления: 2019-02-12; просмотров: 218; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!