Организация оперативного хранения дел
С момента заведения и до передачи на хранение в архив дела хранятся по месту их формирования. Обеспечить сохранность документов и дел должны руководители структурных подразделения организации (учреждения) и сотрудники, ответственные за делопроизводство.
Дела располагаются в вертикальном положении корешками наружу в запираемых шкафах, сейфах, что обеспечивает их сохранность и защиту от пыли и воздействия света. В целях оперативного поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа. На корешках обложек дел указываются индексы дел по номенклатуре. Завершенные дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения хранятся по месту их формирования в течение двух лет, а затем сдаются в архив. Документы, уже включенные в дело, могут в течение года потребоваться работнику организации (учреждения). В этом случае они могут быть вынуты из дела только ответственными лицами за их формирование и хранение. На их место закладывается лист-заместитель, в котором указывается, когда, кому и на какой срок выдан документ.
| ЛИСТ – ЗАМЕСТИТЕЛЬ Документ № _____ от _____, поступивший (указывается корреспондент) По вопросу _________________________________________ Дата выдачи _____________________________________________ Кому ___________________________________________________ Выдал __________________________________________________ Получил ______________________ |
|
|
|
Рисунок 8.1. Вид карты-заместителя
После делопроизводственного года выдача отдельных документов из дела не допускается. При необходимости во временное пользование может быть выдано дело целиком. Если требуется выдать целиком все дело, заполняется карта - заместитель, в которой указывается номер выданного дела, дата выдачи, кому выдано дело, на какой срок, подпись в получении и приеме после возвращения документов. Дела выдаются во временное пользование сотрудникам организации на срок не более одного месяца.
| КАРТА-ЗАМЕСТИТЕЛЬ ДЕЛО № ________ 1999 год Структурное подразделение | |||||
| Дата выдачи | Количество листов | Кому выдано | Расписка получателя | Дата возврата | Расписка о приеме |
Рисунок 8.2. Вид карты-заместителя
Карта-заместитель помещается на месте выданного дела. Разрешение на выдачу дел в другие организации может быть дано только руководителем организации (учреждения). Изъятие документов из дел по требованию компетентных органов (например, прокуратуры и т.д.) может производиться только на основании письменного распоряжения этих органов, разрешения руководства. В этом случае обязательно составляется акт об изъятии подлинника документа, а на его место в дело подшивается заверенная копия.
|
|
|
Контрольные вопросы к теме 8
1. Что называется «формированием дела»?
2. Каковы правила формирования дел?
3. Какое значение имеют сроки хранения документов при формировании дел?
4. Как располагаются документы внутри дела?
ТЕМА 9. ПОДГОТОВКА ДЕЛ К ПЕРЕДАЧЕ И ПОРЯДОК ПЕРЕДАЧИ ДЕЛ В АРХИВ ДЛЯ ДАЛЬНЕЙШЕГО ХРАНЕНИЯ
Основные понятия:
Экспертиза ценности документов; оценка документов в делопроизводстве организации; система критериев; критерии происхождения; критерии содержания; критерии внешних особенностей документов; центральная экспертная комиссия; экспертная комиссия организации; оформление дела; опись дел.
 |
Подготовка дел к передаче в архив для дальнейшего хранения включает в себя: экспертизу ценности документов, оформление документов, составление описей дел, составление актов о выделении документов к уничтожению. Эта процедура позволяет выделить для хранения наиболее ценные и значимые документы. Схема подготовки документов к сдаче в ведомственный архив приведена на рисунке 9.1.
Дата добавления: 2019-02-12; просмотров: 145; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!