Четвертый принцип - полезная полнота информации

АВС-хронометраж: ориентация на цели

Метод хронометража, ориентированного на цели – это один из вариантов решения данной проблемы низкой эффективности расходования времени в каждую текущую минуту.

Идея «АВС хронометража» состоит в следующем: основные усилия и внимание в момент учета времени сосредоточить на ключевых задачах, а учету и анализу мало результативных дел отвести гораздо меньше сил. То есть ключевые задачи не должны выпадать из поля зрения ни на минуту. И при решении выделить энный промежуток времени на второстепенную задачу каждый бы понимал, в ущерб чему это было сделано.

Метод АВС-анализа состоит из «Карточки эффективности» (КЭ) и «Таблицы анализа использованного времени» (ТА).

 

В основу данной методики положены четыре принципа:

 

1. Фиксация внимания на главных задачах
2. Простота и гибкость ведения формы учета времени
3. Измеримость и наглядность результатов деятельности
4. Полезная полнота информации

 

Первый принцип или парадокс самоуправления

Парадокс самоуправления состоит в том, что даже при осознании важных задач, время зачастую тратится на неосознаваемые и не важные для конкретного человека действия. Данный метод – вариант совмещения хронометража с механизмом концентрации на ключевых задачах.

В грубом приближении все выполняемые задачи делятся на три категории: первые это те, что позволяют двигаться вперед, вторые это те, что не позволяют дрейфовать назад и третьи – откровенные потери времени. Исходя из этой идеи «карточка эффективности» (КЭ) поделена на три области.

Еще одно отличие от стандартного бланка «карточки учета времени» – это возможность параллельной фиксации одновременной деятельности. Например, можно стоять в пробке, терять время и нервы, а можно слушать аудио книгу «Тайм-менеджмент» и т.д. и т.п.

Одно из главных отличий между ключевой задачей и легионом мелких действий в том, что рутинные задачи можно без потери смысла сгруппировать на несколько категорий, ведь по большому счету хронометраж этих задач имеет второстепенный смысл.

Второй принцип – ПРОСТОТА и ГИБКОСТЬ

Простота заполнения формы – одно из требований при разработке метода АВС-анализа. За счет того, что время отмечается галочкой, а задачи сгруппированы по типам, основная «лавина писанины» сокращена без потери смысла.

Гибкость – это возможность вести полноценный хронометраж любых по насыщенности дней. Плюс возможность настроить учет под себя. Гибкость обеспечивается четырехчасовым интервалом карточки и возможностью записать до четырнадцати задач на четыре часа. Точность учета – 10 мин. Часы вписываются от руки в момент начала заполнения карточки. За день может быть заполнено несколько карточек. Размер карточки 110х75мм. удобен для заполнения в «полевых» условиях и при хранении.

 

Таблица1 Карточка эффективности

задачи время
	1	2	3	4	5	6	1	2	3	4	5	6	1	2	3	4	5	6	1	2	3	4	5	6
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12
13.
14.
15. Потери

 

Поле, выделенное под задачи, разделено на три части: строки 1-3, 4-14 и 15. Поля с первого по третье выделены под ключевые задачи. Решение основывалось на принципе 80/20: т.е. двадцать процентов от пятнадцати пунктов как раз и будет три. Строки 4-14 оставлены для учета типовых и рутинных задач. Отдельно стоит строка для фиксации потерь времени.

*Карточка эффективности позволяет вести многоуровневый учет использования времени, что позволяет делать следующее. К примеру, было проведено совещание, оно сильно затянулось, и его последняя часть перешла в откровенную потерю времени. На карточке это можно зафиксировать следующим образом: общее время совещания 90 мин, а потери составили 50 минут. Пример заполнения представлен в таблице 2.

 

Таблица 2 Пример заполнения карточки эффективности

задачи время	16						17						18						19
	1	2	3	4	5	6	1	2	3	4	5	6	1	2	3	4	5	6	1	2	3	4	5	6
1. Фин. стратегия
2. Система стимулирован.
3. Здоровье
…………………………………
13. Встречи и совещания	v	v	v	v	v	v	v	v	v
14. Отдых
15. Потери					v	v	v	v	v

Третий принцип – измеримость и наглядность

Одна из задач тайм менеджмента – поиск и использование резервов времени. Человек часто может совершать одновременно два действия, например лететь в самолете и читать сводки новостей. В классическом хронометраже, сразу возникают сложности, т.е. появляется необходимость делать ссылки вроде «во время перелета», причем «цифровой» наглядности это не прибавляет. Метод АВС-хронометража эти задачи решает легко, вы просто ставите галочки в поле «расходы на транспорт» и в поле «изучение рынка». В итоге у вас учтено время перелета и время работы. АВС-хронометраж – инструмент, обеспечивающий наглядность. Карточка эффективности – это половина метода. Вторая половина – таблица анализа использованного времени. Аналитику легко вести в MS Excel, внешний вид представлен в таблице 3.

 

Таблица 3 Аналитика по хронометражу

Дата	№	Важнокоэф.(2)			Дела категории В и С коэффициент (1)											Потери(-1)	Итог
		1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12	13	14	15

 

В первом столбце фиксируется дата. Второй предназначен для номера карточки от 1 до 6 в случае, если за день было заполнено более одной карточки. Далее идут столбцы, которые соответствуют тем задачам, на которые было потрачено время. Столбцы сгруппированы по тому же принципу что и в карточке эффективности т.е. на: дела категории А (важные), В-С («без них нельзя») и потери. Рассмотрим пример заполнения аналитики. Предположим, что за день было заполнено всего две карточки эффективности, они представлены в таблице 5.1 и таблице 5.2

Таблица 5.1 карточка № 1для примера по заполнению аналитики

время задачи

9:00

10:00

11:00

12:00

1

2

3

4

5

6

1

2

3

4

5

6

1

2

3

4

5

6

1

2

3

4

5

6

1. Фин. стратегия

V

V

V

V

2. Система стимулирован.

V

3. Здоровье

V

V

4. Планы + отчеты

V

5. Еда + отдых

V

V

6. Транспорт + ожидания

V

V

V

7. Проект В

v

v

8. Письма + ответы

v

9. Пресса + интернет

v

10. Контроль Р.

v

v

11. Подготовка док. по К

v

12 Встреча с К.

v

v

13. Составление граф-ка

v

V

14. Список к отъезду

v

15. Потери

v

v

v

Перечень задач на каждой карточке может быть разным, главное, что эти задачи сразу разбиты на два раздела: ключевые задачи и все остальное. Для того чтобы не выпускать ключевые задачи из виду, удобно держать их в виде отдельного списка и вписывать намеченные к исполнению в карточку перед началом заполнения.

 

Таблица 5.2 карточка № 2 для примера по заполнению аналитики

время Задачи

13:00

14:00

15:00

16:00

1

2

3

4

5

6

1

2

3

4

5

6

1

2

3

4

5

6

1

2

3

4

5

6

1. Проект А

V

V

2. Встреча с Кр.

v

v

3. Статья по ТМ

V

V

4. Планы + отчеты

V

5. Еда + отдых

V

6. Транспорт + ожидания

v

v

7. Проект С

V

V

8. Проверка отчетов по С

v

v

v

v

9. Собеседование с Р.

v

v

v

10. Фирма «Д»

11. Подготовка док. по К

12 Встреча с Л.

13. Разбор полетов (оф)

v

v

14. Список к отъезду

v

15. Потери

v

v

v

          Подсчитав по каждой карточке количество галочек, можно приступить к заполнению таблицы анализа использованного времени. В таблицу 6 внесены данные из карточек 1 и 2

Таблица 6 внесены данные из карточек №1 и № 2

Дата	№	Важнокоэф.(2)			Дела категории В и С коэффициент (1)											Потери(-1)	Итог
		1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12	13	14	15
01.03.05	1	4	1	2	1	2	3	2	1	1	2	1	2	2	1	3	290мин
01.03.05	2	2	2	2	1	1	2	2	4	3				2	1	3	250мин
01.03.05	И	6	3	4	2	3	5	4	5	4	2	1	2	4	2	6	540мин

 

Таким образом, за один день в таблице аналитики появляется одна строка. Промежуточные данные с каждой отдельной карточки хранить не стоит, хотя, это дело вкуса и личных предпочтений.

На примере итоговой строки проведем расчет итога за день. Общая сумма галочек по задачам категории важно равна 13 (6+3+4), а по категории В и С - 34, потери за день равны 6. Умножаем баллы на эмпирические коэффициенты и получаем ключевые задачи 26 (13 Х 2), задачи В и С без изменения 34 (34 Х 1) и потери равны (-6) т.е. (6 Х (-1)). Просуммировав полученные результаты и умножив на 10мин. (точность учета) получим итог за день равным 540мин. ((26+34-6) Х10).

Четвертый принцип - полезная полнота информации

Как известно любая модель процесса - это, до известной степени, упрощение его. Важно, чтобы упрощение не искажало реальный процесс, и за деревьями был отчетливо виден лес.

В методе АВС-хронометража введен ряд упрощений - разукрупнение важных задач и укрупнение рутинных. Это следует из принципа: нельзя чтобы хронометраж дополнительно увеличивал расходы времени на учет второстепенных задач. Следующее упрощение - при анализе деятельности рассматривается не одна задача категории «Важно», а целый комплекс задач так же как и задачи категории В и С объединены в комплекс. Хотя и здесь, при желании, можно учет настроить так, чтобы отслеживать расходы времени по какой-то одной, конкретной критически важной, задаче присвоив ей в карточке эффективности стабильный номер.

Таблица аналитики по хронометражу позволяет рассматривать деятельность в ретроспективе. В дальнейшем данные из этой таблицы можно использовать для построения различных графиков и сводных таблиц.

Несколько слов в заключение

Смысл решения задач состоит в том, чтобы найти такой язык, в котором решение очевидно. Метод АВС-хронометража - один из инструментов этого языка.

 

*Ссылка на источник: http://vertexglobal.ru/main/articles/abchronometrazh_orientaciya_na_celi/

---

Дата добавления: 2019-02-12; просмотров: 1451; Мы поможем в написании вашей работы!

Поделиться с друзьями:

---

---

Мы поможем в написании ваших работ!