Основы конструирования запроса
Основные принципы конструирования запроса заложены в технике конструирования запроса на выборку. Запрос на выборку позволяет достаточно просто выбрать данные из одной или нескольких взаимосвязанных таблиц. Результаты выполнения запроса отображаются в виде таблицы, существующей до ее закрытия. Записи этой таблицы формируются на основе задаваемых и запросе условий отбора записей в исходных таблицах и связей между этими таблицами, имеющимися в схеме данных запроса. Поля, включаемые в записи результата, указываются пользователем в бланке запроса.
Таблица с результатами запроса может применяться при дальнейшей обработке данных. В запросе на выборку могут использоваться не только таблицы базы данных, но и ранее созданные запросы (таблицы, являющиеся результатом их выполнения). При этом нет необходимости сохранять таблицы, получаемые в результате выполнения ранее созданных запросов.
Непосредственное использование в запросе другого запроса невозможно. В этом случае включаемый запрос надо преобразовать в запрос на создание таблицы. Этот запрос отличается от запроса на выборку только сохранением результата запроса как новой таблицы базы данных. Эта таблица далее может использоваться в другом запросе.
Результаты выполнения запроса выводятся в режиме таблицы. Окно запроса в режиме таблицы аналогично окну просмотра таблицы базы данных.
Разработка запроса производится в режиме Конструктора запросов.
|
|
|
Окно запроса
Для создания запроса в окне базы данных надо открыть вкладку Запрос и нажать кнопку Создать. В открывшемся окне Новый запрос выбрать Конструктор.
В окне Добавление таблицы выбрать используемые в запросе таблицы и нажать кнопку Добавить. Затем кнопкой Закрыть выйти из окна Добавление таблицы.
В результате появится окно Конструктора запросов — <имя запроса>: запрос на выборку.
Окно Конструктора запросов разделено на две панели:
Верхняя панель содержит схему данных запроса, которая включает выбранные для данного запроса таблицы. Таблицы представлены списками полей. Схема данных отображает связи между таблицами, имеющиеся в схеме данных базы, и связи объединения, которые устанавливает Access, если таблицы имеют поля с одинаковыми именами и типами данных. Кроме того, пользователь сам может установить нужные связи (объединения), перетащив задействованные в связи поля из одного списка полей в другой.
Нижняя панель является бланком запроса по образцу, который нужно заполнить. Каждый столбец бланка относится к одному полю, с которым нужно работать в запросе. Поля могут использоваться для включения их в результат выполнения запроса, для задания сортировки по ним и для задания условий отбора записей.
|
|
|
При заполнении бланка запроса необходимо: в строку Поле включить имена полей, используемых в запросе, в строке Вывод на экран отметить поля, которые должны быть включены в результирующую таблицу, в строке Условие отбора задать условия отбора записей, в строке Сортировка выбрать порядок сортировки записей результата.
Каждый столбец бланка запроса соответствует одному из полей таблиц. Кроме того, здесь может размещаться вычисляемое поле, значение которого вычисляется на основе значений других полей, или итоговое поле, использующее одну из встроенных групповых функций Access. Для включения нужных полей из таблиц в соответствующие столбцы запроса достаточно перетащить нужное поле из списка полей таблицы в схеме данных запроса в первую строку бланка запроса.
Условия отбора записей
Условия отбора записей могут задаваться для одного или нескольких полей в соответствующей строке бланка запроса. Условием отбора является выражение, которое состоит из операторов сравнения и операндов, используемых для сравнения. В качестве операндов выражения могут использоваться некоторые заданные значения и идентификаторы (ссылки). Идентификатор представляет собой ссылку на значение поля, элемента управления или свойства. Идентификаторами могут быть имена полей, таблиц, запросов, форм, отчетов и т. д. Они должны заключаться в квадратные скобки. Если необходимо указать ссылку па поле в конкретной таблице, форме, отчете, то перед именем поля ставится имя таблицы, также заключенное в квадратные скобки и отделенное от имени поля восклицательным знаком. Например: [Имя таблицы]|[Имя поля].
|
|
|
Вычисляемые поля
В запросе над полями могут производиться вычисления. Результат вычисления образует вычисляемое поле в таблице, создаваемой по запросу. При каждом выполнении запроса производится вычисление с использованием текущих значений полей. При вычислениях могут использоваться арифметические выражения и встроенные функции Access.
Выражение вводится в бланк запроса в пустую ячейку строки Поле. В этой ячейке после нажатия клавиши <Еntег> или перевода курсора в другую ячейку формируется имя поля Выражением, где N — целое число, увеличивающееся на единицу для каждого нового создаваемого вычисляемого поля в запросе. Имя вычисляемого поля выводится перед выражением и отделяется от него двоеточием. Например, Выражение1: [Цена]*[Количество], где Цена и Количество — имена полей.
|
|
|
Имя вычисляемого поля «Выражение1» становится заголовком столбца в таблице с результатами выполнения запроса. Это имя можно изменить. Пользователь имеет возможность переименовать вычисляемое поле. Для этого достаточно в бланке запроса вместо Выражение N ввести повое имя.
Параметры запроса
Конкретное значение поля в условии отбора может вводиться непосредственно в бланк запроса или задаваться пользователем при выполнении запроса в диалоговом окне. Чтобы выводилось диалоговое окно для ввода конкретного значения поля в условия отбора, нужно определить параметр запроса. Имя параметра запроса может вводиться непосредственно в условия отбора в квадратных скобках. При выполнении запроса это имя появится в диалоговом окне Введите значение параметра. Если в запрос вводится несколько параметров, то порядок их ввода через диалоговые окна определяется порядком расположения полей с параметрами в бланке запроса.
Мастера создания запросов
Простейшие запросы некоторых видов могут быть созданы с помощью Мастеров Access. Мастер запросов ускоряет процесс создания запроса, автоматически выполняя первоначальные простейшие действия по подготовке запроса. Вызванный Мастер запросов запрашивает у пользователя сведения и создает запрос на основе ответов пользователя. При необходимости можно в режиме Конструктора отредактировать запрос.
Создание запроса с помощью Мастера начинается с выбора в окне базы данных вкладки Запросы и нажатия кнопки Создать. В окне диалога Новый запрос надо выбрать из списка нужный вид запроса. Далее следует выполнять инструкции, выводящиеся в окнах диалога Мастера. В последнем окне диалога предлагается выбрать запуск запроса или просмотр структуры запроса в режиме Конструктора.
С помощью Мастера можно создать:
• простой запрос на выборку;
• запрос для поиска повторяющихся записей;
• запрос для поиска записей, не имеющих подчиненных записей;
• перекрестный запрос.
Заметим, что запрос для поиска повторяющихся записей и запрос для поиска записей, не имеющих подчиненных, являются элементарными запросами на выборку.
Формирование и вывод отчетов
Средства Access по разработке отчетов предназначены для создания отчета, по которому может быть осуществлен вывод данных из таблиц в виде выходного печатного документа. Эти средства позволяют конструировать отчет сложной структуры, обеспечивающий вывод взаимосвязанных данных из многих таблиц.
При этом могут быть выполнены самые высокие требования к оформлению документа. Перед началом конструирования отчета пользователь должен произвести подготовительную работу, в результате которой нужно определить требуемый макет отчета.
В процессе конструирования определяется состав и содержание разделов отчета, а также размещение в нем выводимых значений из полей таблиц базы данных. Кроме того, оформляются заголовки, подписи реквизитов отчета, определяется размещение вычисляемых реквизитов.
Средства конструирования отчета позволяют группировать данные по нескольким уровням. Для каждого уровня могут производиться вычисления итогов, определяться заголовки и примечания по каждой группировке. При формировании отчета могут производиться разнообразные вычисления.
Отчет может создаваться с помощью Мастера или в режиме Конструктора отчетов. Во многих случаях удобно использовать Мастера. Созданный Мастером отчет можно доработать в режиме Конструктора.
При необходимости вывода в отчете данных из многих таблиц в качестве основы для отчета может быть использован многотабличный запрос. На запрос могут быть возложены наиболее сложные виды выборки и предварительной обработки данных. Конструктор отчетов позволяет полученные в запросе данные успешно структурировать и оформлять.
Конструирование отчета
Окно Конструктора отчетов
Разделы отчета. Создание и изменение макета отчета осуществляется в окне Конструктора отчетов. Первоначально в этом окне отображаются пустые разделы отчета.
Наличие этих разделов, а также их добавление или удаление определяется командами меню Вид | Колонтитулы и Вид | Заголовок | Примечание отчета.
При разработке формы поля в окне нужно заполнить элементами в соответствии с определенным пользователем макетом отчета. В заголовок помещается текст из шапки макета отчета. В колонтитул обычно помещают заголовки, даты и номера страниц. При определении содержания этих разделов следует исходить из требований к оформлению отдельных страниц отчета. В области данных размещаются поля таблиц базы данных.
При необходимости группировки записей по полю в окно Конструктора отчетов могут быть добавлены разделы Заголовок группы и Примечание группы. В примечании группы могут быть размещены выражения для подведения итогов по группе. Допускается до 10 уровней группировки записей.
Элементы разделов отчета. В процессе конструирования с помощью команд или кнопок панели инструментов Конструктора отчетов и панели элементов разделы отчета заполняются элементами в соответствии с макетом отчета. Поля с неповторяющимися значениями размещают в Области данных. Поля с повторяющимися значениями, по которым производится группировка записей, целесообразно размещать в заголовке группы.
Элементами разделов отчета, кроме полей таблиц или запросов, на которых строится отчет, являются также тексты подписей, кнопки управления, внедряемые объекты, линии, прямоугольники и т. п. Для каждого из элементов имеются соответствующие кнопки на панели элементов.
Для каждого элемента, а также раздела и отчета в целом могут быть уточнены свойства. Технология размещения элементов и определения их свойств практически такая же, как и в Конструкторе форм.
Просмотр и печать отчета
Для просмотра ранее созданного отчета нужно в окне базы данных выбрать Отчеты и нажать кнопку Просмотр. Отчет при просмотре отобразится на экране таким, каким он будет напечатан. Переход в режим предварительного просмотра из режима Конструктора отчетов выполняется нажатием кнопки Представление отчета. В режиме предварительного просмотра имеется своя панель инструментов.
Кнопка Печать панели инструментов режима предварительного просмотра позволяет вывести данный отчет на печать. С помощью команды Файл | Макет страницы можно выбрать принтер, задать формат бумаги, размер полей, расстояние между строками, ориентацию и т. д. Команда Файл | Печать позволяет выбрать для печати отдельные страницы отчета или выделенные записи, распечатать несколько копий, вывести отчет в файл.
Список литературы
1. Ананьєв, О.М. Інформаційні системи і технології в комерційній діяльності [Текст] : підручник / О. М. Ананьєв, В. М. Білик, Я. А. Гончарук. - Львів : Новий Світ-2000, 2006. - 584 с.
2. Антонов, В.М. Фінансовий менеджмент: сучасні інформаційні технології [Текст] : навчальний посібник / В. М. Антонов, Г. К. Яловий ; ред. В. М. Антонов ; Мін-во освіти і науки України, КНУ ім.Т.Г.Шевченка. - К. : ЦНЛ, 2005. - 432 с.
3. Гужва, В.М. Інформаційні системи і технології на підприємствах [Текст] : навчальний посібник / В. М. Гужва ; Мін-во освіти і науки України, КНЕУ. - К. : КНЕУ, 2001. - 400 с.
4. Гуржій, А.М. Інформатика та інформаційні технології [Текст] : підручник / А. М. Гуржій, Н. І. Поворознюк, В. В. Самсонов. - Х. : Компанія СМІТ, 2003. - 352 с.
5. Информационные системы и технологии: приложения в экономике и управлении: Кн. 6 [Текст] : учебное пособие / Мин-во образования и науки Украины, Донецкий нац. ун-т ; ред. Ю. Г. Лысенко. - Донецк : Юго-Восток, 2004. - 377 с.
6. Маслов, В.П. Інформаційні системи і технології в економіці [Текст] : навчальний посібник / В. П. Маслов ; Мін-во освіти і науки України. - К. : Слово, 2003. - 264 с.
7. Олійник, А. В. Інформаційні системи і технології у фінансових установах [Текст] : навчальний посібник / А. В. Олійник, В. М. Шацька. - Львів : Новий Світ-2000, 2006. - 436 с.
8. Румянцев, М.И. Информационные системы и технологии финансово-кредитных учреждений [Текст] : учебное пособие для вузов / М. И. Румянцев ; Западнодонбасский ин-т экономики и управления. - Днепропетровск : ИМА-пресс, 2006. - 482 с. -
9. Черняк, О.І. Системи обробки економічної інформації [Текст] : підручник / О. І. Черняк, А. В. Ставицький, Г. О. Чорноус. - К. : Знання, 2006. - 447 с.
Дата добавления: 2019-02-12; просмотров: 337; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!