Извинения и сожаления — Apologies and regrets

English business letters

Письмо — это важный элемент ведения бизнеса. Без переписки вести деловые отношения невозможно. Почти все телеграфные и телефонные договоренности требуют письменного подтверждения. При установлении деловых контактов хорошо составленное письмо может лучшим образом представить вашу фирму и создать благоприятное впечатление о ней у вашего потенциального партнера.

Внешний вид письма имеет большое значение. Фирмы, как правило, имеют свои бланки для писем, отпечатанные типографским способом на хорошей бумаге. Фирменный бланк должен иметь название фирмы, ее адрес, а также характер бизнеса фирмы.

Деловые письма в разных странах по своей форме одинаковы. Как правило, деловое письмо, написанное на фирменном бланке, состоит из 8 элементов:

1. дата — число, месяц, год

2. внутренний адрес — имя и адрес лица, которому
адресуется письмо

3. вступительное обращение — вежливое приветствие

4. первый абзац письма — о чем письмо

5. текст письма — изложение сути вопроса

6. заключительный абзац письма — подводит итог
и указывает на дальнейшие действия

7. заключительная форма вежливости — вежливое
«до свидания»

8. подпись

Дата

В английских деловых письмах дата (день, месяц, год) печатается справа. Обычно дата печатается полностью, а не в цифровом выражении, напр. 2 Apr . 2000. Названия месяцев можно писать в сокращении, как указано.

В американских деловых письмах дата пишется иначе, так как в США обозначается сначала месяц, затем день и год.

Дату не рекомендуется писать в цифровом выражении, поскольку это легко может ввести в заблуждение, 2 сентября 2000 года в американском варианте лучше написать September 2, 2000. Расстояние между датой и содержанием письма зависит от длины письма.

Внутренний адрес

Внутренний адрес (название и адрес фирмы-получателя письма) должен быть точно таким же, как и на конверте. И пишется он от начала поля слева.

Вступительное обращение (приветствие)

Вступительное обращение предшествует тексту письма, печатается через 2 интервала от внутреннего адреса и начинается от поля слева. После вступительного обращения ставится (,) или (:).

Письмо может адресоваться лицу с указанием его должности — Mr. John D. White, Manager, должностному лицу без указания имени — Advert. Manager, или самой фирме — Omega Company. Приветствие может меняться в зависимости от обстоятельств и должно соответствовать форме обращения во внутреннем адресе и характеру заключительной формулы вежливости.

Если письмо адресовано фирме (это не рекомендуется, но часто делается), форма приветствия будет «Dear Sirs», если же письмо адресовано отдельным лицам, наиболее обычной формой будет: «Dear Sir» или «Dear Madam» (эта форма употребляются как к замужним, так и к незамужним женщинам).

Таковы приветствия в английских деловых письмах, американцы же предпочитают форму «Gentlemen:» Если американцы употребляют английские формы обращения, то ставят после них двоеточие вместо запятой. Если неизвестно, является получатель письма мужчиной или женщиной, всегда употребляется: «Dear Sir» Если получатель письма известен лично, или если фирма торгует уже некоторое время с его фирмой, можно использовать более дружественную форму обращения: «Dear Mr. Jones»

Первый абзац письма

Полезные обороты и фразы: а) Благодарим за Ваше письмо датированное 3 июня и сообщаем Вам, что...

We thank you for your letter dated 3rd Jun. and write to tell you... ( wish to inform you ...)

В ответ на Ваше письмо от 5 марта этого года сообщаем Вам, что ...

In reply to your letter of 5th Mar. this year we would like to inform you... ( we are writing to inform you )

б) К сожалению, нам приходится напоминать Вам,
что ...

We are sorry to have to remind you ... К сожалению, мы вынуждены ... То your regret we shall have to ... С сожалением сообщаем Вам, что ... We regret to inform you that ...

в) Подтверждаем получение Вашего письма от 5
марта...

We thank yon for the letter of 5th Mar.... (We have received your letter dated 5th Mar. .,.)

С удовольствием сообщаем Вам, что ...

We are happy to tell you ... (We are pleased to inform you...)

Мы с удивлением узнали, что ...

We are surprised to learn that ...

Ссылаясь на запрос от 10 июля 200 ...г.

With reference to (=Referring to,..) the enquiry of 10th July, 200...

Мы ссылаемся на Ваш заказ № 123 и

We refer to your Order No. 123 and ..

В дополнение к нашему письму от 3 июля ...

Further to our letter of 3rd Jul. ...

Текст письма

Текст письма располагается ниже вступительного обращения через 2 интервала и первое предложение начинается с небольшим отступлением от правого поля.

Если заголовки в письме печатаются обычными буквами, их следует подчеркивать, чтобы выделить из текста абзаца.

Если в письме больше одной страницы, они должны быть пронумерованы. Вторая и последующая страницы печатаются на свободных листах (без заголовка письма). В левом углу каждого листа должны быть напечатаны фамилия или инициалы получателя, а под номером страницы — дата письма.

Могут быть полезными следующие обороты выражающие извинения, сожаление и благодарность автора письма:

Извинения и сожаления — Apologies and regrets

Сожалеем, что. мы не можем ...

We regret being unable to ...

К сожалению, мы не можем ...

Unfortunately we cannot ...

Просим принять наши извинения за ...

Please accept our apologies for ...

Извините нас за ...

We express our apology that ...

Мы приносим свои извинения ...

We offer ( make ) our apologies ...

Благодарность — Gratitude

Мы были бы весьма признательны ...

We would be very much obliged...

Мы будем Вам благодарны ...

We shall be grateful to you ...

Мы будем Вам признательны, если ...

We shall appreciate it if...

Просьба — Request

Просим Вас сообщить нам ... Please, let us know ...

Мы просили бы Вас ...

We would ask (request) you to ...

Мы были бы обязаны, если бы ...

We ' d be obliged if ...

Мы были бы рады получить Ваш последний каталог.

We'd be glad to have your latest catalogue.

Просим Вас известить нас о ходе выполнения заказа.

Kindly inform us of the position of the order.

Подтверждение — Confirmation

Подтверждаем свое согласие с данными изменениями.

We confirm our consent to these alterations.

Просим Вас подтвердить получение нашего счета-фактуры.

Please acknowledge the receipt of our Invoice.

Заключительный абзац письма

Заключительный (конечный) абзац содержит намерения, надежды и ожидания отправителя о действиях в будущем, т.е. подводит итог тому, что обсуждалось и дает перспективу в отношении того, что нужно предпринять.

Полезные обороты и фразы

С интересом ожидаем развития торговли с Вами к взаимной выгоде обеих сторон.

We look forward to trading with you to the mutual benefit of our companies.

Надеемся установить с Вашей фирмой полезные деловые отношения.

We hope to establish fruitful business relations with your company.

Надеемся, что Вы поступите, как мы Вас просим

We hope that you will act as requested. С нетерпением ожидаем Вашего ответа в ближайшем будущем.

We look forward to hearing from you soon.

Мы будем Вам благодарны за Ваш скорый ответ.

Your prompt (early) reply will be appreciated.

7. Заключительная формула вежливости
Это просто вежливая форма окончания письма.

Используемые обороты должны соответствовать ситуации, а также вступительному обращению.

С уважением Yours faithfully,

Искренне Ваш Sincerely yours,

Искренне Ваш Yours truly,

Искренне Ваш Yours very truly,

Заключительная формула вежливости располагается через 2 интервала от содержания письма с правой стороны страницы на одной вертикали с датой, расположенной наверху.

8. Подпись

Все деловые письма должны подписываться от руки, четко и разборчиво, тем лицом, которое пишет письмо. В большинстве деловых писем имя подписывающего письмо печатается ниже заключительной формулы вежливости, оставляя место для подписи. Подпись должна быть полной и всегда быть одинакова по стилю.

На письме эти элементы расположены следующим образом:

1. Дата November 10, 200...

2. Внутренний адрес Mr. George Ganson

113 Carpenter Ave,

11579

Sea Cliff, NY , USA

3. Приветствие Dear Mr. Ganson

4. Текст письма

Thank you very much for your offer sent to us. We shall keep you informed as to our decision concerning terms and conditions of your offer.

5. Заключительная

формула вежливости Very truly yours,

6. Подпись J.В.Priestly

Example 1. An inquiry letter

HOWARD & PRATT Ladies' Clothing

306, 3d Avenue Chicago, 111. 60602

JACKSON & MILES

118 Regent Street

London WIC 37D

21 Oct, 2000

Gentlemen:

We saw your women's dresses and suits in your October catalogue. The lines you showed would be most suitable for our market.

Would you kindly send us your quotation for spring and summer clothing that you could supply to us by the end of January next.

We would require 2,000 dresses and suits in each of the sizes 10-14, and 500 in sizes 8 and 16. Please quote c.i.f. Chicago prices.

Payment is normally made by letter of credit.

Thank you for an early reply.

Very truly yours,

P.Pratt

P.PRATT.Jr Buyer

NOTES: In the first part of a letter there is a kind of introduction as a prospective customer approaches supplier for the first time, and it is from this part that we found out that the correspondents are engaged in textile industry.

The second part expresses request for detailed information about the goods in question, their prices and terms of possible transaction.

In this example we come across the abbreviation concerning the terms of delivery, that are commonly accepted in business world.

c.i.f. — cost, insurance, freight.

If consignment is to be delivered according to c.i.f., then the supplier insures the goods and pays for the whole delivery.

f.o.b. — free on board.

If consignment is to be delivered according to f.o.b., then the supplier pays for transportation to port, ship or air shipment and dispatch; and the customer pays for onward transportation and insurance.

f.o.r . — free on rail.

It is the same as f.o.b., but for railway transportation.

с & f — cost and freight.

If consignment is to be delivered according to с & f, then the supplier pays for the whole delivery and the customer — for insurance.

___________________________________

name

_______________________________

___________________________________

________________________

date

________________________

__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

__________________________________

__________________________

Дата добавления: 2019-01-14; просмотров: 229; Мы поможем в написании вашей работы!

Поделиться с друзьями:

Мы поможем в написании ваших работ!