ПРАКТИКУМ на составление и редактирование письма-ответа
Прочитайте пример письма-запроса и соответствующего ему письма-ответа. Укажите отличия в составе реквизитов.
А)
ПИСЬМО-ЗАПРОС
| ЗАО «Космос» ул. В.Яна, 3/5, г. Киев-13, 06325 тел.(044) 220-41-01 | Директору типографии издательства «Новый мир» В.К. Котенко ул. Петренко, 89, г.Донецк, 83028 |
02.06.2017 № 51-94/36
Об изготовлении бланков
бухгалтерского учета и отчетности
Уважаемый Василий Константинович!
Просим сообщить о возможности изготовления бланков бухгалтерского учета и отчетности на бумаге типографии в количестве 1 тыс. штук в течение июля 2017 года.
Директор И.В. Марченко
Главный бухгалтер Л.В. Степанова
Составьте положительное письмо-ответ на данное письмо-запрос, а затем письмо-отказ на него.
| ГОУВПО«Пермский государственный университет» ул. Маяковского, 23 Россия, г. Пермь, 48796 | Директору ООО «Сияние» Е. В. Редькину ул. В.Яна, 3/5, г. Киев-13, 063253 |
22.09.17 № 43
О возможности аренды
Уважаемый Евгений Владимирович!
Просим сообщить о возможности аренды комплекса «Радуга», принадлежащего Вашей компании, с целью проведения научного семинара 11.12.2017.
|
|
|
Надеемся на дальнейшее сотрудничество.
Ректор
О.П. Рожко
Найдите и исправьте ошибки в письме-ответе. Запишите правильный вариант.
| Донецкий филиал фирмы «Космос» | Генеральному директору фирмы «Космос» Широченко И.В. |
№ 01-9\182 на письмо № 02-12/09
О сроках готовности к работе
В осенне-зимнем сезоне 2015-2016гг.
Уважаемый товарищ Игорь Василиевич!
На ваш запрос сообщаем, что сейчас в Донецком филиале большая часть работ по подготовке к зиме завершена.
Невыполненными остались такие виды работ:
1) фирма «Свежий воздух» до 01.11.15 должна заменить систему кондиционирования;
2) «Теплосеть» до 15.10.15 обязалась заменить старые батареи на новые.
С уважением,
О.В. Гайдук (подпись) Директор Донецкого филиала
6. Составьте письмо-ответ из Донецкого архива на имя ректора ДонНТУ о том, что запрашиваемая информация относительно обучения Соломинского О.К., 1978 г.р., не может быть предоставлена в связи с передачей соответствующих документов в другое ведомство.
Составьте письмо-ответ от ДонНТУ Донецкому металлургическому заводу об успеваемости за 1-ый семестр 2016-2017 уч.года студента электротехнического факультета Петрова О.Г., обучение которого оплачивает предприятие ООО «ДМЗ».
|
|
|
Составьте письмо-ответ, в котором Вы как представитель фирмы «Донбассэнерго» отказываетесь от предложения сотрудничать с фирмой «БАРАКАТ», занимающейся изготовлением пластиковых труб, в связи с высокой стоимостью предложенных материалов.
Прочитайте пример письма-ответа. Укажите особенности его структуры, содержания и оформления.
ТЕма 14. Синтаксис простого предложения. Однородные члены предложениЯ. Составление писем. Письмо-заКАЗ.
Синтаксические нормы
Не менее важную роль, чем правильное употребление слов, в документах играет четкость синтаксической организации текстов. Нарушения синтаксических норм русского литературного языка затрудняют восприятие текста.
Нарушение порядка слов часто порождает двусмысленность, неоднозначность прочтения.
Нарушением порядка слов в предложении является разрыв причастного оборота или отрыв его от определяемого слова. Чаще всего это вызывает ошибки в согласовании причастий в форме падежа, реже – числа, например:
|
|
|
Ответственное лицо за радиационную безопасность в ОАО "МАС" назначается из числа сотрудников, имеющих высшее образование и стаж работы не менее трех лет, прошедшие подготовку по специальной программе, имеющего соответствующий документ.
Оплата за оборудование по настоящему контракту, поставляемого в указанный срок, осуществляется простым платежом.
Причастный оборот может находиться как перед определяемым словом, так и после него: прошедшие подготовку сотрудники; сотрудники, прошедшие подготовку; поставляемое в указанный срок оборудование; оборудование, поставляемое в указанный срок.
При составлении текстов документов нужно помнить, что не рекомендуется разъединять:
1) составные и фразеологизированные сказуемые: следует внести ясность, разрешается ввести в эксплуатацию, произвести реконструкцию, несет ответственность;
2) клишированные и устойчивые словосочетания: погашать задолженность, найти возможность решения проблемы, приступить к выполнению работ и т.п. за исключением случаев расширения их терминологизированными определениями: внести полную ясность, предоставить долгосрочный кредит, в установленном законом порядке;
|
|
|
3) клишированные предложения:
Настоящий договор вступает в силу с момента подписания сторонами.
Предложения и дополнения принимаются в установленном законом порядке;
4) нельзя отрывать:
определение от определяемого слова; придаточное предложение от слова, которое оно распространяет:
Эта книга научила меня ценить и уважать друзей, которую я прочитал ещё в детстве;
причастный и деепричастный обороты (лицо, ответственное за радиационную безопасность, но не ответственное лицо за радиационную безопасность;
выступая с инициативой, о чем говорилось выше, от лица дирекции фирмы предлагаем..., но не выступая с инициативой от лица дирекции фирмы, о чем говорилось выше, предлагаем...).
К употреблению деепричастных оборотов чаще всего в документах нарушается основное требование использования деепричастий: деепричастие и глагол, к которому оно относится, обозначали действия одного лица (подлежащего).
Нарушение этого правила приводит к абсурдности высказывания. Вспомним знаменитую строчку из «Жалобной книги» А.П. Чехова: «Подъезжая к сей станции и глядя на природу в окно, у меня слетела шляпа».
К следствиям основного принципа употребления деепричастных оборотов относятся следующие:
1. Невозможно употребление деепричастного оборота в безличных предложениях (кроме инфинитивных конструкций): Соглашаясь с Вами, у
меня нет возражений, Решая этот вопрос, нами было установлено ...
Но: Эти задачи можно решить, применяя следующие формулы...
2. Невозможно употребление деепричастных оборотов в пассивных конструкциях, так как объект действия пассивной конструкции не может совпадать с субъектом действия, обозначенного деепричастием. Нельзя сказать: Объединив наши усилия, к нам вернется уверенность в успехе.
Нужно отметить, что норма не нарушается, если в составе сказуемого безличного предложения есть неопределенная форма глагола или сказуемое выражено глаголом повелительного наклонения: Говоря о просчетах в подготовке предвыборной кампании, нужно выделить ряд причин объективного характера. – Анализируя просчеты в подготовке предвыборной кампании, выделяйте причины объективного характера.
Деепричастные обороты легко заменяются в структуре предложения предложными оборотами или придаточными предложениями (как правило, условия или времени):
Учитывая общий размер уставного капитала, мы оставляем за собой право корректировки взноса. – Мы оставляем за собой право корректировать взнос в зависимости от общего размера уставного капитала.
Осмотрев город, гости из Франции проследовали в здание городской администрации для встречи за круглым столом с представителями городских властей. – Когда гости из Франции осмотрели город, они проследовали в здание городской администрации для встречи за круглым столом с представителями городских властей.
Ошибки в конструкциях с однородными членами.
1. В качестве однородных членов предложения не должны выступать слова, обозначающие родовые и видовые понятия: Магазину требуются продавцы овощей и картофеля.
2. Однородными членами предложения не могут быть слова,
выражающие «скрещивающиеся понятия», т.е. слова, значения которых в чем-то совпадают: Руководство отметило и премировало лучших сотрудников ценными подарками.
Ср.: отметить – подчеркнуть значение чего-нибудь, сделанного кем-либо, обычно наградив человека – премировать - наградить премией.
3. Недопустимо употреблять в качестве однородных членов слова,
обозначающие разноплановые понятия: Выдача готовой
продукции производится по счету и по предъявлении квитанции.
4. В качестве однородных членов не могут использоваться:
- причастные обороты и придаточные предложения. Неправильно: Лица, которые прошли медкомиссию и имеющие допуск к работам,
проходят специальный инструктаж по соответствующей специальности;
-причастные и деепричастные обороты:
Рассматривая Ваше предложение и решающий эту проблему положительно, хочу обратить Ваше внимание на условия хранения продукции.
Структура сложного предложения: В деловой письменной речи преобладают простые предложения. Однако сложные предложения также важны для организации текста в официально-деловом стиле. Сложное предложение передает сложную мысль, отражая сложные отношения тех или иных социально-правовых ситуаций.
Точно определить те или иные смысловые отношения помогают союзы и союзные слова. Особенно это относится к составным союзам и к союзам, использующимся с указательными словами: не только.... но и; как… так; если… то; несмотря на то что; в силу того, что; о том, что; благодаря тому, что; ввиду того, что и др.
Иногда в текстах происходит контаминация составного союза, нарушающая логические связи в структуре сложного предложения. Например: Не только проблемы строительства, а также бытовые и социальные проблемы строителей были включены в повестку дня собрания. (Нужно: не только…но и).
Встречается неадекватное использование составного союза (или части составного союза) в простом предложении. Например: При отказе подрядчика от составления и подписания протокола при обнаружении дефектов, то для их подтверждения заказчик вправе назначить квалифицированную экспертизу (использована часть союза «если .... то»).
Нередко составители документов неоправданно усложняют текст, что выражается в нанизывании однотипных придаточных, перенасыщении сложных предложений различного рода «осложнителями» (причастными и деепричастными оборотами, вводными словами и конструкциями, обособленными дополнениями и обстоятельствами). Например:
Охрана освобождается от ответственности за кражу имущества, если установлено, что охрана была лишена возможности вскрыть и осматривать объект для выяснения причин срабатывания сигнализации, если посторонние лица задержаны охраной при совершении кражи и в других случаях, если охрана докажет отсутствие своей вины.
Подобные предложения легко рубрицируются. т.е. разделяются на составные части, графически отделенные одна от другой. Например:
Охрана освобождается от ответственности, если установлено:
— что охрана была лишена возможности вскрыть и осмотреть помещение для выяснения причин срабатывания сигнализации:
—что посторонние лица задержаны охраной при совершении кражи;
—что охрана невиновна.
Следует заметить, что рубрикация сложного предложения в тексте может осуществляться при помощи сигнального тире в начале абзаца или цифрового обозначения. Рубрикация облегчает усвоение информации, считает ее более наглядной.
Дата добавления: 2019-01-14; просмотров: 700; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!