Правописание сложносокращенных слов
В деловой речи (и в устной, и в письменной) лексические сокращения функционируют как самостоятельные слова. Чтобы не допустить ошибок при употреблении их в деловых бумагах, следует соблюдать правила правописания сложносокращенных слов:
С большой буквы пишутся:
а) сложносокращенные слова, обозначающие названия учреждений как их имена: Газпром, Госкино, Донцветмет;
б) инициальные, инициально-звуковые и звуко-инициальные аббревиатуры: ООН, ТЭЦ, АВК.
С маленькой буквы пишутся:
а) сложносокращенные слова, обозначающие родовые понятия: облоно , горсовет, военкомат;
б) звуковые аббревиатуры: загс, вуз
Типы графических сокращений
Графические сокращения − это сокращения на письме отдельных слов, которые произносят полностью: проф. − профессор, и т.д. − и так далее.
Графические сокращения разделяют на несколько типов:
1) точечные: доц. (доцент), к.ф.н. (кандидат филологических наук);
2) дефисные: р-н (район), изд-во (издательство;
3) косолинейные: а / я (абонентский ящик), в / ч (военная часть);
4) курсивные: для обозначения физических величин, валют и др. употребляются только после цифровых названий, точка после них не ставится: 45 т, 250 руб;
5) комбинированные: мм рт. ст., км/мин .
В документах можно использовать только нормативные графические сокращения, не перегружая ими текст. Необходимо соблюдать правила их создания и оформления.
1. Нельзя сокращать:
|
|
|
- псевдонимы (не П. Мирный, а Панас Мирный, а не Л. Украинка, а Леся Украинка);
- двойные фамилии (не Т.- Барановскский, а Туган-Барановский ; не Скл.- Кюри, а Складовская-Кюри);
- слова на гласную, если она не начальная в слове (напр., о. - остров), и на ь: Например, слово специальный может быть сокращено: спец., специальн..
2. При совпадении двух одинаковых согласных сокращения нужно делать после первого согласного: карданный вал - кардан. вал.
3. По стечению двух и более согласных сокращения можно делать как после первого, так и после последнего согласного: русский – рус., русск.; гигантский – гигант., гигантск.
4. Сокращение во множественном числе типа годы, тома записывают двумя первыми буквами: гг., тт.
5. Сокращая словосочетание, сохраняют написание регистра букв, знаков переноса: Северо-Восточная железная дорога – Сев.-Вост. ж/д.
6) На месте сокращения ставят точку: обл. (область), п. (пункт).
7) В одном тексте надо употреблять сокращение только в одной форме. Например, сокращение словатоварищ должны быть приняты или в форме т., или в форме тов.
Таким образом, лексические и графические сокращения, если ими правильно пользоваться, выполняют очень важную функцию − помогают создавать сжатый, лаконичный текст делового документа без потерь информационного наполнения.
|
|
|
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА
Докладная записка – это документ, адресованный руководителю предприятия или его подразделения с целью информировать руководство о сложившейся ситуации. Иногда данный документ преследует цель побудить руководство к принятию определенных решений.
Данный документ может составляться как по собственной инициативе автора, так и по указанию руководства.
Составление документа может помочь в решении таких вопросов:
- изложение собственной точки зрения в случае возникновения конфликтов или разногласий с коллегами или руководством;
- внесение предложений по улучшению деятельности предприятия;
- выражение несогласия с действиями или решениями руководства;
- отчет о проделанной работе руководителю.
В зависимости от содержания документа выделяют такие виды докладных записок:
- инициативная - составляется с целью побудить адресата принять определенное решение, поэтому в тексте записки излагаются факты, содержатся конкретные предложения, рекомендации или выводы;
- информационная - составляется регулярно и содержит информацию о деталях, результатах или методах выполнения работы;
|
|
|
- отчетная - информирует о завершении работы, ее этапа, выполнении указаний, распоряжений и т.п.
Текст докладной записки обычно начинается с устойчивого словосочетания Довожу до Вашего сведения и состоит из 3-х частей:
- констатирующая часть: излагаются причины, факты или события, послужившие поводом для ее написания;
- анализирующая часть: анализ сложившейся ситуации;
- резюмирующая часть: предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять.
| В зависимости от типа адресата докладные записки бывают | |
| внутренние | внешние |
| - используются в пределах одного предприятия или организации: например, адресованы руководителю структурного подразделения либо организации (в порядке прямого подчинения); -составляются на стандартном листе бумаги рукописным способом. | - выходят за пределы предприятия, адресованы руководителю вышестоящей организации; - оформляются на бланке организации или машинописным способом в 2-х экз. (1-й – адресату, 2-й – в дело); - дополнительно вводятся такие реквизиты, как: регистрационный номер (индекс), место составления документа (город), указание исполнителя документа, телефон, факс, адрес составителя. |
Необходимо помнить, что:
|
|
|
- регистрационный номер на внутренней докладной записке проставляется либо по месту составления, либо по месту получения – в зависимости от системы регистрации документов, которая действует в организации;
- если докладная записка имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, количество листов и экземпляров;
- вынесение резолюции является конечным этапом рассмотрения докладной записки;
- резолюция руководителя, рассмотревшего внутреннюю докладную записку, будет основанием для принятия каких-либо мер, издания документов, проведения мероприятий.
Реквизиты внешней докладной записки:
1) наименование ведомства, организации, где составлен документ (ставится в левом верхнем углу листа в именительном падеже);
2) адресат (название должности, фамилия и инициалы должностного лица в дательном падеже, располагается в правом верхнем углу листа);
3) название вида документа (печатается прописными буквами);
4) дата составления документа (ставится ниже названия вида документа в левом углу);
5) регистрационный номер;
6) место составления документа (располагается в одном ряду с датой в правом углу);
7) заголовок к тексту;
8) текст (располагается под заголовком);
9) приложение (список прилагаемых документов);
10) подпись автора документа (название должности, подпись, расшифровка подписи).
Дата добавления: 2019-01-14; просмотров: 1125; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!