Информационно-коммуникационных технологии в деятельности Территориального управления по Железнодорожному району администрации города Орла Орловской области
Автоматизированная система электронного документооборота внедряется на предприятие или в компанию для того, чтобы сократить время, которое сотрудники затрачивают на обработку документации. Кроме того, такая система значительно уменьшает риск утери информации и данных, а также дает возможность руководителю организации осуществлять контроль над выполнением решений управления.
Ответственность за организацию технического сопровождения автоматизированной системы электронного документооборота (АСЭД) при эксплуатации структурными подразделениями администрации города Орла возложена на Управление документационной работы и информационных технологий аппарата администрации города Орла.
Задачи системы Автоматизация электронного документооборота позволяет решить следующие задачи:
¾ регистрация в системе всех входящих и исходящих документов компании, что дает возможность осуществлять контроль над исполнением документов;
¾ создание более прозрачного процесса документооборота компании, это осуществляется за счет работы системы электронного документооборота в единой базе данных;
¾ однократная регистрация документов и хранение различных редакционных вариантов создаваемых документов;
¾ исключение дублирования документа;
¾ обмен информацией и взаимодействие с другими учетными базами.
Автоматизированная система электронного документооборота дает возможность в автоматическом режиме обрабатывать документы и отправлять их к исполнению. Такой процесс называется бизнес-процессом. Бизнес-процесс запускается автоматически вместе с созданием нового документа. В системе есть возможность регулировать сроки исполнения документов, обозначать, насколько важны они и срочны.
|
|
|
Автоматизированная система электронного документооборота дает возможность создать раздел, в которой будут находиться реквизиты и статусы документов. Кроме того, благодаря внедрению в компании такой системы заметно упрощается процесс поиска необходимого документа. Даже если известно только минимальное количество информации об искомом документе, в базе он будет найден моментально.
Автоматизация документооборота дает возможность разграничить пользование системой среди сотрудников компании. Это необходимо для того, чтобы обеспечить надежную защиту данных от некорректных изменений. Надо учесть также, что система имеет возможность отслеживать подобные изменения. Программа взаимосвязана с электронной почтой компании. Каждое электронное письмо, содержащее документ, будет автоматически зарегистрировано в базе данных.
|
|
|
Модуль «Обращения граждан» программного обеспечения «Cистема электронного документооборота» предназначен для автоматизации следующих технологических процессов по работе с обращениями граждан и организаций:
¾ автоматизация технологических процессов, связанных с обработкой устных и письменных обращений граждан (далее – обращения граждан или обращения);
¾ осуществление информационно-справочной работы, связанной с обращениями граждан и организаций;
¾ автоматизация технологических процессов информационного взаимодействия с системой электронного документооборота;
¾ формирование единой базы данных (далее – БД);
¾ обработка и загрузка обращений граждан и организаций, поступивших в электронном виде;
¾ автоматизация деятельности структурных подразделений в части контроля исполнения поручений, данных в ходе рассмотрения обращений;
¾ поддержка электронного документооборота в части обработки интернет-обращений;
¾ автоматизация деятельности приемных и структурных подразделений, осуществляющих работу с обращениями граждан;
¾ автоматизация информационного обмена между центральной базой данных системы электронного документооборота и модулем «Обращения граждан».
|
|
|
Модуль «Обращения граждан» программного обеспечения «Cистема электронного документооборота» обеспечивает выполнение следующих функций:
¾ регистрация обращений граждан – автоматизированная регистрация письменных и устных обращений граждан, с присвоением автоматически сгенерированного очередного регистрационного номера и занесением обращения в соответствующий журнал регистрации;
¾ сканирование письменных обращений граждан и сохранение полученных образов в БД – ведение единого электронного архива всех поступивших обращений и результатов их обработки;
¾ автоматическая идентификация обращений граждан – при формировании новой карточки обращения производится автоматическая идентификация обращения и классификация его как «повторное» или «первичное»;
¾ учет прохождения обращений граждан – возможность получения в реальном времени детализированной информации об этапах обработки обращений;
¾ сохранение в БД результатов рассмотрения обращений граждан – возможность использования БД для формирования оперативных аналитических отчетов по результатам обработки обращений;
|
|
|
¾ печать учетных карточек и связанных с обращением документов – возможность открытия прикрепленных файлов в текстовых редакторах с последующим выводом информации на печать;
¾ постановка и снятие с контроля обращений граждан – возможность постановки на контроль поступивших обращений с указанием контрольных сроков и контролера, а также автоматическая рассылка уведомлений о приближении либо наступлении контрольных сроков, возможность продления контрольных сроков с указанием причины продления контрольного срока;
¾ прикрепление писем-ответов рассматривающих организаций на обращения граждан – возможность прикрепления электронных версий писем-ответов, направляемых из сторонних организаций, в качестве результата обработки обращения;
¾ поиск электронных карточек по их атрибутам, включая полнотекстовый поиск – возможность поиска обращений по всему реквизитному составу карточки обращения, а также по содержимому всех приложенных файлов;
¾ получение справок и формирование отчетов – возможность построения отчетов по заданным параметрам и в необходимом визуальном представлении;
¾ создание и ведение индивидуальных пользовательских папок обращений граждан – возможность ведения учета обращений и работы с ними как в рамках отдельных подразделений, так и централизованно;
¾ оперативное хранение обращений граждан – возможность работы всех сотрудников, имеющих соответствующий доступ, с карточками обращений сразу же после создания карточки;
¾ формирование и распечатка уведомлений гражданам – возможность генерирования уведомлений для направления гражданам с информацией о ходе обработки обращений и последующим выводом на печать по предварительно определенным шаблонам;
¾ ведение классификаторов – возможность редактирования (создание новых записей, изменение действующих записей, удаление не актуальных записей) справочников по работе с обращениями граждан;
¾ персонализация доступа – разграничение доступа сотрудников по индивидуальным учетным записям к объектам системы;
¾ протоколирование работы – автоматическая фиксация каждой операции по работе с карточками обращений при внесении каких-либо изменений;
¾ поддержка навигации между карточками повторных обращений – возможность быстрого перехода между карточками обращений и возможность просмотра всей информации по связанным обращениям.
В работе с обращениями граждан и юридических лиц в администрации города Орла применялась автоматизированная система электронного документооборота ЭОС «ДЕЛО», которая позволяет в режиме онлайн видеть этапы работы с документами и оперативно осуществлять контроль за рассмотрением обращений.
Органы муниципальной власти города Орла в своей деятельности используют подсистему оказания государственных и муниципальных услуг на базе системы электронного документооборота «ДЕЛО», которая позволяет обеспечить предоставление государственных и муниципальных услуг в электронном виде на всех уровнях.
Это обеспечивается интеграцией с «Единым порталом государственных и муниципальных услуг» (ЕПГУ) и Системой межведомственного электронного взаимодействия (СМЭВ).
СЭД «ДЕЛО» автоматизирует следующие специфические функции, необходимые для оказания государственных услуг в электронной форме:
¾ автоматическую регистрацию заявок на оказание государственных услуг, поступающих с «Единого портала государственных и муниципальных услуг» (ЕПГУ), www.gosuslugi.ru;
¾ прием заявок на оказание услуг через многофункциональные центры (МФЦ) предоставления услуг;
¾ рассмотрение и исполнение заявок;
¾ создание межведомственных запросов (через СМЭВ) на получение сведений, необходимых для оказания услуги;
¾ получение ответов по межведомственным запросам в автоматизированном режиме;
¾ контроль исполнения заявок;
¾ хранение истории обработки заявок и отправки запросов;
¾ отправка статуса заявки и направление ответа заявителю в электронной форме – через единый портал госуслуг;
¾ возможность применения электронной подписи в соответствии с методическими рекомендациями по разработке электронных сервисов и применению технологии электронной подписи при межведомственном электронном взаимодействии;
¾ возможность применения электронной подписи органов власти (ЭП-ОВ) и электронной подписи служебного пользования (ЭП-СП) в соответствии с методическими рекомендациями по разработке электронных сервисов и применению технологии электронной подписи при межведомственном электронном взаимодействии;
¾ подключение к государственной информационной системе о государственных и муниципальных платежах (ГИС ГМП).
В соответствии с требованиями Федерального закона от 27.07.2010 №210-ФЗ муниципальные услуги в электронном виде оказываются посредством Единого портала государственных услуг и информационной системы образовательных услуг «Электронная школа», «Электронный детский сад». В приложение Б содержится перечень муниципальных услуг с указанием предоставления в электронном виде.
Межведомственное электронное взаимодействие осуществляется в полном объеме. Для использования в различных информационных системах и обеспечения финансово-хозяйственной деятельности администрации города выработано 67 электронных подписей с соответствующими сертификатами и документами.
Администрацией города Орла проводится работа по популяризации среди населения города Орла оказания государственных и муниципальных услуг в электронном виде, регистрации граждан в Единой системе идентификации и аутентификации (ЕСИА). По состоянию на 1 января 2017 года в системе ЕСИА зарегистрировались 7154 работника муниципальной сферы.
Дата добавления: 2019-01-14; просмотров: 206; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!