Отклонение предложения (проекта).
Служебное письмо.
Служебное письмо – обобщённое название различных по содержанию документов, выделяемых по способу передачи текста – пересылкой по почте.
Требования к ведению переписки:
1. Документы оформляются на специальных бланках и подписываются руководителем организации или его заместителями в рамках их компетенции;
Текст должен излагаться грамотно, официально-деловым языком, обладать аргументацией, точностью, полнотой и ясностью характеристики, краткостью и последовательностью изложения; текст письма не должен допускать различного толкования.
События и факты в необходимых случаях должны иметь разъясняющие и дополняющие материалы.
Служебное письмо выполняет ту же функцию, что и речь, т.е. имеет констатирующий факт или возможность его совершения. В отличие от речи, сам факт наличия письма имеет юридическое значение.
Все письма по функциональному признаку можно разделить на две группы:
1. Письма, требующие письма-ответа;
2. Письма – ответы;
Письма, не требующие ответа.
Письма, принадлежащие к первой группе:
1) письмо-просьба;
2) письмо-обращение;
3) письмо-предложение;
4) письмо-запрос;
Письмо-требование.
Ответы на эти письма должны всегда содержать регистрационный номер и дату того письма, которое явилось причиной для переписки.
Письма, не требующие ответа, бывают следующих видов:
1) письмо-напоминание;
|
|
|
2) письмо-приглашение;
3) письмо-подтверждение;
4) письмо-отказ;
5) сопроводительное письмо;
6) письмо-извещение;
7) гарантийное письмо;
Информационное письмо.
Одно и то же письмо может содержать и гарантию, и просьбу, и напоминание, т.е. быть многоаспектным (многоцелевым).
Каждый вид официального письма может включать ряд языковых формул.
Языковая формула – это устойчивый оборот, словосочетание, выражающее вид, характер той или иной управленческой функции. По языковой формуле можно определить характер и цель служебного письма.
Наиболее распространённые варианты начала стандартного служебного письма.
Если автор юридическое лицо, то действия предлагаются:
- от третьего лица единственного числа.
Например: 1)«ОАО «Прогресс» не возражает…» или 2)«Кооператив «Поиск» гарантирует…»
- от третьего лица множественного числа.
Например: 3)«Руководство и профсоюзный комитет ОАО «Прогресс» убедительно просят Вас…»
- от первого лица множественного числа.
Например: 4)«Просим…», 5)«Сообщаем…», 6)«Подтверждаем…».
Если автор – физическое лицо, то действия передаются:
- от первого лица единственного числа.
Например: Прошу…», 7)«Ставлю Вас в известность….», 8)«Довожу до Вашего сведения…».
|
|
|
- от первого лица множественного числа.
Например: 9)«Поздравляем…», 10)«Мы получили Вашу телеграмму…».
Начало письма не должно повторять того, что будет сказано в теме письма.
В основной части излагается сущность вопроса, приводятся доказательства или опровержения. Основная часть должна быть убедительной, чтобы не возникало сомнений в обоснованности предлагаемого решения.
Стандартные модели выражений различных вариантов писем:
Объясняющих мотивы.
«В порядке оказания технической помощи…»
«В связи с проведением совместных работ по …»
«Ввиду срочности заказа…»
«В соответствии с предварительной договорённостью…»
«Согласно Вашей просьбе…»
«В связи с возникшей необходимостью…»
«В связи с изменением реквизитов банка, сообщаем Вам …»
«В ответ на Вашу просьбу…» и т.д.
2. Просьба (Прошу…, Просим…).
«…включить в план…»
«…принять меры…»
«…направить в наш адрес…»
«… подтвердить получение Вами…»
3. Отправка документов или материальных ценностей (Высылаем…, Направляем…)
«…запрошенный Вами протокол согласования цены…»
«…подписанный с нашей стороны договор…»
«…пакет документов на право получения лицензии…»
|
|
|
«…интересующую Вас документацию…»
4. Подтверждение («Подтверждаем…»)
«…получение Вашего письма от…»
«…получение Вашего заказа на поставку продукции и приступаем к его выполнению…»
«…Ваши условия по оплате…»
5. Напоминание (напоминаем Вам, что…»).
«…Ваша задолженность по оплате составляет…»
«…Срок оплаты платёжного поручения истекает…»
« …нами до сих пор не получено…»
6. Извещение («Извещаем Вас…», «Ставим Вас в известность, что…»)
«…запрошенные вами копии счетов будут высланы…»
«…задержка в отгрузке … произошла ввиду…»
«…Вашей организации выделено 100 тыс.руб. для…»
«…срок оплаты …истекает…»
«…перечисленная Вами сумма получена…»
«…семинар… состоится… в …»
Гарантия.
«…гарантируем…»
«ОАО «Прогресс» гарантирует…»
«…гарантия на продукцию по Списку №1 составляет…»
«…исправность оборудования подтверждена…»
Предложение.
«…приобрести…»
«Мы можем предложить Вам…»
«Мы можем рекомендовать Вам…»
9. Приглашение. («Приглашаем…»)
«…представителя Вашей организации…»
«…Вас принять участие…»
Отклонение предложения (проекта).
«Ваше предложение отклонено по следующим причинам…»
|
|
|
«Считаем нужным сообщить Вам, что основной причиной нашего отказа является…»
«Ваше предложение не получило поддержки…»
«В ответ на Ваш запрос от… сообщаем, что, к сожалению, не можем выслать Вам договор на поставку товаров этой марки ввиду…»
«Принять на работу в настоящее время не представляется возможным из-за отсутствия вакантных мест.»
Дата добавления: 2018-11-24; просмотров: 141; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!