Инструкция по документированию управленческой деятельности
Инструкция по документированию управлеченской деятельности это нормативный документ конкретной организации определяющий порядок, правила, способы, формы и процессы работы с документами, Инструкция является обязательным для применения в повседневной жизни для руководящим документам для всех сотрудников организации.
В раздел «Документирование управленческой деятельности» целесообразно включить следующие подразделы:
- общие требования к документам;
- бланки документов;
- оформление реквизитов, применяемых при подготовке документов;
- особенности оформления отдельных видов или комплексов документов;
- правила изготовления документов с помощью компьютерной техники.
Документирование управленческой деятельности ведет каждая организация. Однако не в каждой компании есть специальный отдел, занимающийся этой работой. Работу по документированию в таких организациях ведут сотрудники разных отделов в дополнение к своим основным обязанностям. Процессы делопроизводства и маршруты движения документов в этих фирмах не согласованы между собой. Такую систему документирования управленческой деятельности организации называют «децентрализованной».
Заполнение различных форм табелей
Табель учета определен постановлением Госкомстата №1 от 05.01.2004 (табель учета является обязательным для заполнения, но законом не предусмотрены жесткие рамки по форме документа). Устанавливается специализированная форма, которая заполняется кадровыми службами или же бухгалтерией. Данный документ необходим для того, чтобы четко контролировать и учитывать время, отработанное наемными работниками. Для бухгалтеров данная форма становится основой контроля правомерности всех видов начислений. Работникам кадрового отдела данный табель позволяет отслеживать явку сотрудников на закрепленные рабочие места по ранее установленному расписанию, которое включает в себя рабочие и выходные дни. Также табель помогает осуществлять наложение взысканий в случае, если тот или иной работник систематически нарушает данное расписание. Табель позволяет контролировать опоздания, явки и неявки работников, то есть, является основой контроля соблюдения рабочего графика. При помощи табеля формируется возможность получить официальные сведения по вопросу отработанного времени каждого сотрудника. Соответственно, данный документ имеет немаловажное составление для специальной статистической отчетности и формирования оплаты труда. Фактически, табель представляет собой проработанную форму документа, которая представлена в виде таблицы. В таблицу вносятся данные о сотрудниках, а также все данные, которые касаются его рабочего времени, явки и неявки, указываются причины неявки, и после, выводится общее количество тех дней, а также часов, которые были отработаны сотрудником в течение четко определенного периода времени. При заполнении документа используются кодовые обозначения оснований отсутствия на работе конкретных сотрудников. Законодатель определяет возможность разработки собственной формы данного документа, на основании которого должен осуществляться учет отработанного времени.
В общем случае порядок выглядит так:
1.Ответственное лицо фиксирует сведения за каждый день.
2. После заполнения (по истечению месяца) документ передают в отдел кадров.
3. После отдела кадров он поступает в бухгалтерию.
Последняя подпись остается за руководителем структурного подразделения
Вопрос №5 Понятие принципы и характеристика документооборота
Документооборот - это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки адресату или сдачи их на хранение.
Основные принципы организации документооборота:
— прохождение документов должно быть оперативным;
— каждое перемещение документа должно быть оправданным, необходимо исключить или ограничить возвратные перемещения документов;
— порядок прохождения и процесс обработки основных видов документов должны быть единообразными,
Таким образом, основная задача организации документооборота — прямоточность в движении документов и однократность их обработки.
Документооборот организации делится на несколько составляющих его частей — потоков, обеспечивающих прямую и обратную связь в управлении. Каждый из документопотоков отличается определенным направлением движения документной информации. Поэтому документопотоки различаются по направлению движения и отношению к управленческому аппарату.
По направлению движения выделяют горизонтальные и вертикальные потоки. Горизонтальные потоки связывают организации (структурные подразделения, должностных лиц) одного уровня управления. Вертикальные(восходящие и нисходящие) потоки связывают организации различных уровней, например руководящий орган управления и подчиненные ему учреждения и организации или центральный офис фирмы и ее представительства и филиалы. Вертикальные потоки — это документы подчиненных организаций, направляемые в вышестоящие инстанции. Восходящие потоки включают документы, получаемые вышестоящей организацией от подчиненных организации, а нисходящие потоки — это документы, направляемые вышестоящими органами власти и управления подчиненным организациям.
По отношению к управленческому аппарату выделяют:
• входящий документопоток (документы, поступающие в организацию);
• исходящий документопоток (документы, отправляемые из организации);
• внутренний документопоток (документы, не выходящие за пределы подготовившей их организации).
В зависимости от статуса и размеров организации во входящем документопотоке в большем или меньшем объеме присутствуют:
• директивные указания, нормативные и методические акты, решения вышестоящих организаций (органов власти и управления, головных компаний и др.), которые являются основанием для организации производственной, управленческой, технической, экономической, социальной и иной деятельности в учреждении. Основными видами документов данной группы являются: законы, указы, постановления, решения, приказы, распоряжения, указания, поручения, письма, инструкции, методические указания и рекомендации;
• документы подведомственных организаций, которые содержат отчетные данные об их деятельности, сведения о выполнении распоряжений, поручений, запросы о методах и средствах выполнения заданий. Этот поток состоит из таких документов, как отчеты по различным направлениям деятельности, докладные записки, письма, акты;
• документы от несоподчиненных организаций, направляемые с целью согласования совместных действий или побуждения к ним, консультирования, получения информации о совместной деятельности. Основные виды документов данной группы — письма (информационные, рекламные, гарантийные, оферты, запросы и др.), договоры, а также документы, сопровождающие выполнение договоров (акты, счета, заявки, сертификаты, отгрузочные документы и др.);
• обращения граждан (жалобы, заявления, предложения, петиции).
В составе входящей и исходящей документации федеральных органов исполнительной власти могут выделяться:
• документы, поступившие из Администрации Президента Российской Федерации, Совета Федерации и Государственной Думы, Правительства Российской Федерации, высших судов (Конституционного, Верховного, Высшего арбитражного), Счетной палаты Российской Федерации, Центрального банка Российской Федерации и других подобных организаций;
• документы из других органов государственной власти, органов местного самоуправления;
• документы территориальных органов федерального органа исполнительной власти в субъектах Российской Федерации;
• обращения граждан;
• запросы депутатов Государственной Думы и членов Совета Федерации, депутатов законодательных органов субъектов Российской Федерации и органов местного самоуправления;
• документы из государственных и негосударственных организаций, не подведомственных федеральному органу исполнительной власти;
• документы из правительственных и неправительственных организаций зарубежных стран и другие группы документов[1]. Исходящий документопоток состоит из документов, создаваемых
Внутренний документопотоксоставляют документы, не выходящие за пределы организации. Происхождение документов совпадает со сферой их применения: они создаются и обеспечивают целенаправленное решение управленческих задач в пределах одной организации.
Дата добавления: 2018-11-24; просмотров: 107; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!