Анализ системы управления информационными технологиями
Рассмотрим управление информационными технологиямидеятельности КУП «Речицкий райжилкомхоз», отследив движение основной информации, поступающих из внешней среды, и движущихся внутри организации.
Схема информационного обеспечения деятельности КУП «Речицкий райжилкомхоз» представлена на рисунке 2.1.
Рисунок 2.1 – Схема информационного обеспечения деятельности
КУП «Речицкий райжилкомхоз»
Примечание. Источник: собственная разработка на основе данных организации.
На данной схеме видно, что координирующим центром является директор КУП «Речицкий райжилкомхоз», с которым происходит согласование практически всех входящих и исходящих документов, и бухгалтером, который несёт ответственность за финансовую сторону решаемых вопросов.
Бухгалтер формирует отчеты, расчётные счета, товарные накладные, прайс–листы и другие документы, необходимые при организации движения денежных средств, в том числе формирования фонда заработной платы. К бухгалтеру поступает информация, оформленная в письменном (бумажном или электронном) виде, работу с устными сообщениями бухгалтер не осуществляет, так как они не имеют подтверждения, что накладывает ответственность за их реализацию на бухгалтера.
С целью оптимизации и ускорения работы с информацией и документами бухгалтер работает с электронными технологиями обработки информации. Кроме стандартного программного обеспечения используется программа 1С «Бухгалтерия», которая также является базой данных входящих и исходящих документов.
Менеджер по работе с поставщиками сырья и комплектующих принимает, формирует заявки на сырье от специалистов по производству КУП «Речицкий райжилкомхоз», затем согласовывает их с директором и бухгалтером.
Для оптимизации работы менеджер по работе с поставщиками использует стандартные бланки заявлений, предоставляет покупателю прайс–листы и сообщает информацию общего характера (адрес, телефон, график работы).
После согласования заявки формируется заказ, и оформляется договор о предоставлении работ (услуг), в котором указывается товар, сроки поставки, стоимость информация о сторонах договора (продавец, покупатель).
На основании договора с поставщиком производится поставка сырья или комплектующих, возложенная на менеджера. Менеджер оформляет заявку поставщику на покупку необходимой продукции, также составляет график поставок. Менеджер обязан согласовать заявку и график с директором и бухгалтером.
Директор получает максимальный объём информации, так как координирует работу сотрудников, обрабатывает информацию из внешних источников и взаимодействует с учредителями Общества.
Внешними источниками информации являются органы государственной власти, СМИ, реклама, печатные издания, другие организации, и т.д. Вся информация из внешних источников подвергается проверке директором, так как устаревшие или искажённые данные могут негативно отразиться на принятии управленческих решений.
Для обработки и анализа информации директор проводит плановые собрания, на которых обсуждаются вопросы различного характера. На собрании могут присутствовать специалисты КУП «Речицкий райжилкомхоз», сотрудники активно высказывают свою точку зрения, для наглядности используется доска, на которой маркером записывают важные моменты обсуждения. Такая форма обмена данными является достаточно эффективной как для анализа информации, так и для её преобразования. Такие плановые собрания можно назвать информационной технологией, которая даёт положительный результат при минимальных затратах времени и средств в КУП «Речицкий райжилкомхоз».
Наибольшее взаимодействие осуществляется с внешними организациями, которые напрямую влияют на деятельность КУП «Речицкий райжилкомхоз». К таким организациям относятся органы государственного регулирования и посредники. При работе с посредниками оформляются договора, которые согласуют условия и сроки сотрудничества, посредники предоставляют информацию о предоставляемой продукции, услугах (сертификаты). Взаимодействие с учредителями осуществляется за счёт предоставления отчётов о проделанной деятельности. Директор организует свою деятельность на основе распоряжений, приказов, которые, при необходимости, должны согласовываться с учредителями.
Все документы являются базой для составления отчётов, которые в свою очередь формируют базу данных по деятельности организации за последние периоды, базу данных о поставщиках и клиентах. На основе сформированных баз данных осуществляется принятие решений директором и планирование деятельности.
В процессе обработки информации внутри КУП «Речицкий райжилкомхоз» формируются данные, которые должны быть предоставлены во внешнюю среду. Во–первых, это информация для налоговых служб и др. служб государственного контроля; во–вторых, это информация рекламного характера, которая может заинтересовать потенциальных клиентов.
Таким образом, специфические особенности информационного обеспечения КУП «Речицкий райжилкомхоз» определяются процессом составления, согласования и оформления договоров между поставщиками и заказчиками, реализация этих договоров и составом информации, используемой при этом.
В КУП «Речицкий райжилкомхоз» существуют каналы связи с потребителем, так как на поставляемом оборудовании есть информация об КУП «Речицкий райжилкомхоз».
Подводя итоги анализа информационного обеспечения управленческой деятельности КУП «Речицкий райжилкомхоз» можно выделить следующие проблемы:
– большая информационная нагрузка приходится на генерального директора, что снижает эффективность выполнения его прямых обязанностей;
– отсутствует «обратная связь» с потребителями продукции, что выражается в отсутствии статистики аварийности поставляемого оборудования.
На предприятии можно также выделить достоинства и недостатки в управлении информационными технологиями.
Таблица 2.4 - Основные достоинства и недостатки в управлении информационными технологиямив КУП «Речицкий райжилкомхоз»
| Достоинства | Недостатки |
| 1. Высокая компетентность специалистов, отвечающих за осуществление конкретных функций. 2. Освобождение линейных менеджеров от решения многих специальных вопросов и расширение их возможностей по оперативному управлению производством. 3. Создается основа для использования в работе консультаций опытных специалистов, уменьшается потребность в специалистах широкого профиля. 4. Структура стимулирует деловую и профессиональную специализации. Так, специалист по маркетингу лучше выполнит работу в этой области, чем высшее руководство. | 1. Трудности поддержания постоянных взаимосвязей между различными функциональными службами – функциональная близорукость. 2. Длительная процедура принятия решений. 3. Отсутствие взаимопонимания и единства действий между функциональными службами. 4. Снижение ответственности исполнителей за работу в результате того, что каждый исполнитель получает указания от нескольких руководителей. 5. Дублирование и несогласованность указаний и распоряжений, получаемых работниками. 6. Сложность подготовки высшего менеджерского корпуса из-за узкой специализации менеджеров среднего звена. |
Из представленных достоинствах и недостатков в таблице 2.4 такой системы управления информационными технологиями, можно отметить весомые недостатки, которые являются трудностями в этой системе управления, что приводит к низкой работоспособности.
Основными достоинствами являются: структура стимулирует деловую и профессиональную специализации и высокая компетентность специалистов, отвечающих за осуществление конкретных функций.
Основные недостатки: трудности поддержания постоянных взаимосвязей между различными функциональными службами – функциональная близорукость, длительная процедура принятия решений.
Таблица 2.5 - Схема документооборота управления информационными технологиямив КУП «Речицкий райжилкомхоз»
| Входящие документы | Структурная единица | Исходящие документы |
| 1. Инструктивные материалы по организации бухгалтерского учета и отчетности; 2. Сведения и справки, вытекающие из бухгалтерского учета: 3. Справки о заработной плате для оформления пенсий, пособий и т.п.; 4. Сведения о занимаемой должности; подтверждение (справка) о работе в данной организации; 5. Копии трудовых книжек | Бухгалтерия | 1. Установленная отчетность в соответствии с утвержденными графиками, инструкциями и положениями; 2. Сведения о движении численности работников (приеме, переводе, перемещении, увольнении); 3. Сведения о текучести кадров; сведения о численности (явочной, списочной) работников; 4. Проекты приказов о приеме, переводе, перемещении, увольнении материально ответственных лиц; 5. Табели учета рабочего времени, листки временной нетрудоспособности к оплате |
| 1. Заключения по проведенной правовой экспертизе на предмет соответствия действующему законодательству представленных для визирования организационно-распорядительных документов, проектов трудовых договоров; | Юридический отдел | 1. Разъяснения действующего законодательства и порядка его применения 2. Заявки на поиск и получение необходимых нормативных правовых документов, специальной юридической литературы, на разъяснение действующего законодательства |
| 1. Штатное расписание; 2. Расчеты потребности в рабочих и служащих; 3. Положения об оплате труда, о персонале; 4. Основные показатели по труду и заработной плате; 5. Расчеты фонда заработной платы, материального стимулирования, численности; 6. Методические указания по разработке штатных расписаний, разработке и внедрению положений о структурных подразделениях, должностных инструкций служащим организации | ООТиЗ | 1. Проект штатного расписания; предложения о внесении изменений и дополнений в штатное расписание; 2. Сведения о движении численности работников (приеме, переводе, перемещении, увольнении); 3. Сведения (материалы анализа) о причинах текучести кадров, прогулах и других нарушениях трудовой дисциплины; сведения о численности (явочной, списочной) работников; 4. Предложения о внесении изменений и дополнений в коллективный договор, положения об оплате труда, премировании, в положения о структурных подразделениях и должностные инструкции |
| 1.Планы производства продукции (выполнения работ, оказания услуг); 2.Рекомендаций и указаний по снижению трудоемкости продукции | Планово-экономический отдел | 1.Расчеты затрат труда на единицу продукции; 2.Перечня мероприятий по повышению производительности труда и качества выполнения работ, |
Рассматривая схему документооборота управления заработной платы на предприятии, можно сделать выводы о том, что отделы занимающие управлением информационными технологиямиимеют как входящие так исходящие документы. Бухгалтерия, планово-экономический отдел, отдел маркетинга взаимодействуют с другими отделами, которые выполняют развернутое руководство, предоставляя необходимые положения, инструкции и другие документы. Предоставляют различную отчетность о текущем финансовом состоянии предприятия.
Основные используемые методы для реализации функций управления информационными технологиямипредставлены в таблице 2.6.
Таблица 2.6 - Основные используемые методы для реализации функций управления информационными технологиямив КУП «Речицкий райжилкомхоз»
| Реализуемая функция | Используемы методы управления | Достоинства и недостатки |
| Отдет кадров | ||
| Выработка и принятие решения | Делегирование полномочий, четкое разделение обязанностей, операционный анализ | - Не учитывает все возможные стороны деятельности, носит субъективный характер. + Делегирование полномочий значительно облегчает работу линейного руководителя |
| Организация и координация исполнения решения | Непосредственное общение вышестоящего руководителя с подчиненными, персональное предоставлении информации и ответственность за ее достоверность | + Можно выявить ответственного за возникшие нарушения. +Позволяет налаживать связи между работниками, повышает степень доверия и ответственности и т.д. |
| Контроль исполнения решения | Контроль эффективности работы отделов по исполнению, достижения поставленных целей, задач | + Позволяет определить конечный результат работы - Отсутствие со стороны начальника «давления» на работников - Отсутствует возможность своевременно выявлять отклонения от намеченных планов - Отсутствие постоянного контроля приводит к частому нарушению правил, инструкций и т.д. |
| Юридический отдел | ||
| Организация и координация исполнения решения | Использование нормативно – правовой информации Использование Интернет сайтов | - Достаточно быстрое обновление и пополнение нормативной базы РБ + Быстрота и надежность в получении результатов |
| Контроль исполнения решения | ||
| Бухгалтерия | ||
| Организация и координация исполнения решения | Квалификационное разделение обязанностей | +выполнение установленного объема работ + более тщательная подготовка отчетов - сложность подготовки специалистов высшей категории |
Таким образом, информация о представленных методов управления информационными технологиямив КУП «Речицкий райжилкомхоз», можно сказать о том, что:
1. В каждой реализуемой функции какого-либо отдела есть свои достоинства и недостатки.
2. Отдел информационными технологиямииспользует такие методы как делегирование полномочий, четкое разделение обязанностей, операционный анализ, при этом не учитывает все возможные стороны деятельности, носит субъективный характер, но делегирование полномочий значительно облегчает работу линейного руководителя.
3. Юридический отдел использует правовую информацию интернет сайтов. Это достаточно быстрое обновление и пополнение нормативной базы Республики Беларусь, что является минусом и быстрота и надежность в получении результатов является плюсом.
4. Планово-экономический отдел предоставляет перечень мероприятий по повышению производительности труда и качества выполнения работ, улучшению использования рабочего времени.
5. Бухгалтерия использует такой метод как квалификационное разделение обязанностей, при этом выполнение установленного объема работ, более тщательная подготовка отчетов, но доставляет сложность подготовки специалистов высшей категории.
Дата добавления: 2018-11-24; просмотров: 199; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!