ДЛЯ КОМАНДИРОВАННОГО СОТРУДНИКА
В ЦЕЛЯХ НАЛОГООБЛОЖЕНИЯ ПРИБЫЛИ
Как правило, в период командировки командированные сотрудники проживают в гостиницах. Какими документами подтверждаются расходы по найму жилого помещения в таких случаях?
По общему правилу организации и индивидуальные предприниматели в силу Федерального закона от 22.05.2003 N 54-ФЗ при осуществлении расчетов обязаны использовать контрольно-кассовую технику.
Таким образом, расходы на проживание в гостинице можно подтвердить кассовым чеком или иным документом, выданным в соответствии с требованиями Федерального закона от 22.05.2003 N 54-ФЗ.
См. дополнительно:
- применение контрольно-кассовой техники;
- когда можно не применять ККТ.
Отметим, что на практике возможна ситуация, когда сотрудник после возвращения из командировки не представил счет и чек из гостиницы. По мнению УФНС России по г. Москве (Письмо от 26.08.2014 N 16-15/084374), в таком случае расходы на проживание могут быть учтены для целей налога на прибыль в размере фактических затрат при наличии следующих документов:
- справки из гостиницы с детализацией предоставленных услуг и подтверждением фактической оплаты проживания;
- иных документов, устанавливающих период нахождения сотрудника в командировке в месте, где расположена гостиница.
Если в счете гостиницы отдельной строкой выделена стоимость питания (обычно завтраков), то имейте в виду, что эти затраты вы не должны включать в стоимость проживания, поскольку они возмещаются за счет суточных. Таким образом, стоимость питания учесть при расчете налога на прибыль вы не сможете. Сделанный вывод косвенно подтверждается Письмом Минфина России от 20.05.2015 N 03-03-06/2/28976, в котором финансовое ведомство указало, что, если стоимость питания выделена в билете отдельной строкой, учесть ее в расходах при расчете налога на прибыль нельзя.
|
|
|
Однако если стоимость завтраков включена в стоимость проживания, но отдельной строкой не выделена (например, в счете имеется следующая формулировка "оплата за пребывание в гостинице, включая завтраки..." с указанием единой суммы), то, на наш взгляд, в составе расходов на проживание можно учесть всю зафиксированную в счете сумму.
Если работник направляется в заграничную командировку, то документом, подтверждающим расходы на проживание, является, как правило, так называемый инвойс (от англ. "invoice" - счет, фактура), который выдают зарубежные отели.
Если в таком инвойсе отдельной строкой выделен НДС, выставленный в соответствии с законодательством иностранного государства, сумму этого налога, по мнению Минфина России, также можно учесть в составе расходов на командировку (Письмо от 30.01.2012 N 03-03-06/1/37).
|
|
|
Правоприменительную практику по вопросу о том, можно ли учесть в расходах для целей налога на прибыль сумму НДС (иного налога), уплаченную работником в зарубежной командировке (оплата гостиниц, билетов и т.д.), см. в Энциклопедии спорных ситуаций по налогу на прибыль.
Не забудьте при этом, что, если указанный выше счет, как и любой другой первичный учетный документ, составлен на иностранном языке, его целесообразно построчно перевести на русский язык, чтобы избежать претензий проверяющих.
Также финансовое ведомство отмечает, что расходы по найму жилого помещения могут подтверждаться кассовыми чеками и чеками, выдаваемыми при операциях с использованием банковских карт (Письмо Минфина России от 16.02.2009 N 03-03-05/23).
Может возникнуть ситуация, когда услуги за проживание в гостинице оплачивает не сам сотрудник, направленный в командировку, а иное лицо с использованием своей банковской карты. Работник же в дальнейшем возмещает этому лицу понесенные расходы. Чиновники указывают, что при таких обстоятельствах работодатель может учесть командировочные расходы при условии представления документов, подтверждающих, что затраты понесены именно сотрудником. Это может быть расписка того лица, банковской карточкой которого была оплачена гостиница, либо его письмо в адрес организации (Письмо ФНС России от 22.06.2011 N ЕД-4-3/9876).
|
|
|
Еще один вариант проживания командированного работника - это аренда квартиры. Он удобен в тех случаях, когда организация регулярно направляет своих сотрудников в командировку в один и тот же населенный пункт.
В такой ситуации расходы по аренде квартиры можно подтвердить в том числе и документами, которые косвенно подтверждают факт пребывания в ней указанных работников. Такими документами могут быть, например, приказ о командировке, проездные билеты, договор аренды, действующий в период командировки, платежные документы, которые свидетельствуют об уплате арендных платежей. Аналогичный по сути вывод следует из анализа Писем Минфина России от 15.01.2016 N 03-03-07/803, УФНС России по г. Москве от 24.05.2012 N 16-15/045924@.
Отметим, что такие расходы организация вправе учитывать за период проживания в арендуемом помещении командированных работников (Письмо Минфина России от 15.01.2016 N 03-03-07/803). Плата за аренду квартиры за период, когда помещение не использовалось (квартира пустовала), согласно официальным разъяснениям, не может быть учтена в расходах по налогу на прибыль (Письма Минфина России от 25.03.2010 N 03-03-06/1/178, от 25.01.2006 N 03-03-04/1/58, УФНС России по г. Москве от 16.04.2010 N 16-15/040653@). Вместе с тем на практике встречается и противоположная позиция по данному вопросу.
|
|
|
Правоприменительную практику по вопросу о том, учитываются ли для целей налога на прибыль расходы на содержание квартиры для проживания работников во время служебных командировок, если в некоторых периодах она пустовала, см. в Энциклопедии спорных ситуаций по налогу на прибыль.
Порядок и размер возмещения работникам расходов по бронированию и найму жилого помещения на территории как РФ, так и иностранных государств вам нужно закрепить в коллективном договоре или локальном нормативном акте (п. п. 14, 21 Положения о командировках).
Нередко при аренде квартиры работник помимо оплаты за проживание несет дополнительные расходы. Например, это может быть оплата коммунальных услуг (электроэнергия, газ, вода), которая производится на основании отдельных квитанций. Работодатель впоследствии возмещает сотруднику такие затраты и учитывает их в составе прочих расходов. Минфин России считает это правомерным при условии, что расходы соответствуют критериям ст. 252 НК РФ (Письмо от 05.12.2011 N 03-03-06/1/802).
Дата добавления: 2018-09-22; просмотров: 232; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!