Информационно-справочные документы.
Письмаоформляются на бланках для писем и содержат следующие реквизиты: адресат, заголовок к тексту, текст, отметку о наличии приложений (если они имеются), подпись руководителя, фамилию исполнителя, его телефон, адрес электронной почты. Текст письма может содержать самые различные сведения (в зависимости от характера и вида деят-ти п/п-я, ситуации, положенной в основу переписки). При этом содержание письма д/б лаконичным, убедительным и корректным. Факты и события следует излагать объективно, а все иные обстоятельства сути дела необходимо освещать достаточно полно, кратко и ясно. Что касается форм обращения к адресату, то широкое распространение сегодня получило обращение “господа”. Начало письма (факса) может иметь следующие варианты обращения:
- “Уважаемый Семен Петрович!” - “Господин Зуев!” - “Семен Петрович!” - “Уважаемый г-н Зуев!”
- “Уважаемые господа!” - употребляется, когда неизвестны имена получателей письма.
Название вида документа в письмах не указывается. Исключение составляет гарантийное письмо. Письма составляются в 2- экземплярах: 1 – экземпляр после регистрации в журнале исходящих документов отправляется адресату; 2 – хранится в деле.
Гарантийные письмаустанавливают или подтверждают выполнение обязательств партнерами (чаще всего по оплате) по каким-либо сделкам. Данный документ д/иметь название: “Гарантийное письмо”; подписи руководителя и гл.бухгалтера; печать.
|
|
|
Письмо иностранному партнеру имеет ряд отличительных особенностей. Прежде всего, они касаются порядка расположения реквизитов и правил составления текста письма. Современный стиль оформления предполагает размещение реквизитов письма от границы левого поля (номер письма, адрес, вступительное об ращение, подпись, приложение). Адрес получателя состоит из расположенных в следующей последовательности: - имени дома, улицы; - города; - штата (графства), - почтового округа, указанного цифрами; - страны.
При написании писем все чаще используется “открытая пунктуация”, т.е. без запятых. Если копии письма направляются нескольким адресатам, указывают фамилии лиц или компании, которым они направлены. В официальной переписке текст письма м/заканчиваться сокращением RSVP (пожалуйста, ответьте). Факсимильные сообщениясоставляются на бланке письма п/п-я. Оформляется факс в порядке, аналогичному порядку оформления делового письма. Название вида документа (“Факс”) не указывается. Основные требования к тексту факса – лаконичность и простота изложения. Факс составляется в одном экземпляре, который после передачи подшивается в дело.
Справка с места работы – справки подтверждающие труд. стаж и оплату труда. Составляются на бланке предприятия формата А5. Бланк справки содержит адрес п/п-я и трафаретный текст. Текст справки начинается с ФИО работника (в им. Падеже), о котором в док-те приводятся сведения, затем указывается его должность и размер зарплаты. В правом верхнем углу пишется место предоставления справки (в им.падеже), нап-р “Отдел соц-го обеспечения” или “Школа №124”. Если в справке отсутствуют данные о зар.плате , подпись гл.бухгалтера не ставится. Справки с места работы заверяются печатью.
|
|
|
Для удобства оформления можно подготовить справки формализованного вида на бланках формата А5, имеющих адресные данные предприятия и трафаретный текст.
Отгрузочная телеграмма. В случае отгрузки продукции получателю ему немедленно сообщаются подробные данные о поставляемом грузе и транспортные реквизиты. Делается это во избежание возможных недоразумений в дальнейшем. Отгрузочную телеграмму посылает, как правило, лицо, ответственное за отправку груза. Фамилия этого работника указывается в конце телеграммы.
Претензия – это документ, свидетельствующий о нарушении контрактных обязательств и содержащий требования о возмещении убытков стороной, нарушившей указанные обязательства. Претензии предъявляются в отношении качества товара, объемов и сроков его поставки, упаковки, маркировки, платежа, других условий контракта. Текст док-та содержит основание для предъявления претензии; доказательства (ссылки на документы, н-р, коммерческий акт, сертификат качества); конкретные требования о возмещении убытков. Д-ты-доказательства оформляются как приложения к претензии. После подписания претензии рук-ем п/п-я и гл.бухгалтером она заверяется печатью.
|
|
|
Ответ на претензию может содержать следующие сведения: - о принятии претензии к рассмотрению, если решение по ней не принято; - об удовлетворении претензии полностью или частично с указанием даты и номера платежного поручения при оплате; - об отклонении претензии полностью или частично. Д-ты, сопровождающие ответ на претензию, оформляются в качестве приложения. Подписывается ответ на претензию рук-ем и заверяется печатью.
Объяснительная записка составляется по различным производственным ? и д/иметь дату, указание об адресате, подпись составителя. Текст составляется в произвольной форме, как правило, с указанием причин, которые привели к каким-либо нарушениям.
|
|
|
52. Стресс в профессиональной жизни.
Ганс Селье – канадский ученый, основоположник теории стресса. Он писал, что стресс – это неспецифическая реакция организма в ответ на неожиданную и напряженную обстановку.
Стресс – это способ достижения устойчивости организма в ответ на действия отрицательного фактора.
Стресс – это действия, усилия которые предпринимает организм, человек.
Факторы, приводящие к стрессу (стрессоры):
1. психофизиологический, перенагрузка, изменение температуры, давления, боль.
2. психологический, имеет сигнальное значение, связанный с угрозой, опасностью для жизни, информационной перегрузкой. Псих. страх.
Причины профессионального стресса:
- страх не справиться с работой;
- страх допустить ошибку;
- страх быть обойденным другими;
- страх потерять работу.
Механизм выхода из стресса: а)уметь отличать главное от второстепенного, б) знать меры воздействия на события, в) уметь подходить к проблеме с разных сторон, г) готовить себя к неожиданным событиям, д) стараться понять других, е) воспринимать действительность такой, какая она есть в реальности, а не в нашем воображении, ж) извлекать из всего положительный опыт.
Синдром хронической усталости: 1. повышенная утомляемость, 2.эмоциональная неустойчивость
2 вида стресса: - дистресс – отрицательная реакция и состояние в котором находится человек.
- эустресс – положительный эффект.
Стресса избежать невозможно.
Стресс – неспец. реакция организма в ответ на неожид-ю или непревыч. обстановку
Для развития С. нужны стрессоры – факторы возд-ия на чел-ка.
Виды:
Физиолог-ий (t0, измен. давления)
Психолог-ий (чувсто страха, незащищ-ти, нервничает)
Причины возник. С в проф д-ти:
страх не справиться с работой
страх допустить ошибку
страх потерять работу
страх быть обойденным др.
с. неуверен-ти в себе
Осн.е фазы стресса: тревога; сопротивляемость; истощение.
Выход из стрессовой ситуации:
- восприн-ть действит-ть такой, какая она есть в реальности, а не в воображ-и
- стараться понять других людей
- извлекать + опыт из всего, что происходит в проф д-ти, умение реш-ь проблемы
- умение подходить к проблеме с разн сторон
- знать меру воздей-я на события (бессонница)
Упр-ие С. – совок-ть стратегий, методов и приемов, позвол-их чел-у предотвратить негат-ое воздей-е к min. Варианты процесса упр-я:
профилактики С: уметь отли-чать гл. от второст-го, уметь подходить к проблеме с разных сторон.
После поя-ия стресса гл. внимание удел-я мерам активного противодействия стрессу. Релаксация, медитация.
В острой стрессовой ситуации осуществляется меры первоочередной самопомощи. Не следует принимать ответ-ое реш-е, медленно сосчитать до 10, дых-ые упражнения.
Стрессоустойчивость – спос-ть организма адекватно реаг-ть на неожид-ую и напряж-ую обстановку.
Виды С: Дистресс– “-” С, Эутстресс – “+” С.
53. Общение как социально психологический механизм управления
Общение –сложный многоплановый процесс установления и развития контактов между людьми, порождаемый потребностями в совместной деятельности и включающий в себя обмен информацией, выработка единой стратегии и взаимодействия, восприятие и понимание другого человека.
Виды общения:
- непосредственное – общение лицом к лицу, при котором каждый участник воспринимает другого и осуществляет контакт (вербальный и невербальный);
- опосредованный вид общения – коммуникация в которую вклиниваются промежуточные звенья в виде лица, предмета (телефон, письмо, Интернет);
- кратковременные – общение ограниченное пределами одной темы, отрезком времени (акт общения с незнакомым человеком);
- законченное общение (исчерпанность содержания темы, одинаково оценена всеми участниками);
- незаконченное общение (содержание темы не доведены до конца и прервана одним из участников).
Уровни общения:
I макроуровень – общение рассматривается как важнейшая сторона образа жизни личности (семейное общение);
II мезоуровень – контакт на определенную тему;
III микроуровень –контакт на уровне “вопрос - ответ”.
В каждом уровне есть 2 подуровня (низкий и высокий).
Низкий – субъект – объект (неравные психологические позиции).
Примеры:а) примитивный (начальник – подчиненный); б) манипулятивный (воспринимается как соперник); в) стандартизированный–исполнение ритуала.
Высокий – субъект – субъект (равенство сторон, активность, инициативность, эмпатия).
Примеры:а) конвенциональный – общение в духе согласия, равенства, внимания; б) игровой; в) деловой; г) духовный.
Способы воздействия в процессе общения:
- заражение – процесс передачи эмоционального состояния от одного индивида к другому на психофизиологическом уровне;
- суггестия – внушение (25 кадр. цветовая гамма, воздействие звуком);
- убеждение – раскрывается через мировоззрение, рассматриваем как социальную потребность личности. Основывается на знаниях, опыте;
- подражание – следование какому-либо образцу, примеру;
- конформизм – податливость человека реальному или воображаемому давлению.
Дата добавления: 2018-05-12; просмотров: 282; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!