Информационно-справочные документы
Акт
Акт - это документ, который составляется для подтверждения установленных фактов и событий несколькими лицами. Акты составляются по результатам ревизий деятельности как организации в целом, так и его структурных подразделений и отдельных должностных лиц, при приеме передаче дел, подготовки документов к уничтожению, приеме объектов в эксплуатацию и т.п.
В акте содержатся следующие реквизиты: наименование организации, наименование вида документа, дата (дата актируемого события), номер, место составления, гриф утверждения (при необходимости), заголовок к тексту, текст, отметка о наличии приложения (при необходимости), подписи, отметка об исполнении документа и направлении его в дело.
Акт подписывается лицами, принимавшими участие в его составлении, при этом указывается не наименование должностей, а распределение обязанностей между членами комиссии: председатель, члены комиссии.
Текст акта состоит из двух частей: вводной и констатирующей. Во вводной части указываются: наименование документа, в соответствии с которым была образована комиссия, его номер и дата; или наименование, дата и номер документа, на основании которого проводится ревизия, проверка; или событие, факт, послужившие основанием для составления акта. Далее во вводной части перечисляется состав комиссии: председатель (должность, фамилия, инициалы), члены комиссии (должности, фамилии, инициалы). Фамилии членов комиссии приводятся, как правило, в алфавитном порядке, нумеруются арабскими цифрами с точками и печатаются через 1,5 интервала. Во вводной части указываются также лица, не являющиеся членами данной комиссии, но присутствовавшие при проведении проверки.
|
|
|
В констатирующей части акта излагаются цели, задачи, сущность и характер проведенной комиссией работы; фиксируются установленные факты, делаются выводы о полученных результатах и при необходимости даются предложения по устранению выявленных недостатков.
Текст акта принято излагать от третьего лица единственного числа («комиссия установила»).
Акт составляется в том количестве экземпляров, которое определяется потребностью заинтересованных лиц. Сведения о количестве экземпляров акта и их местонахождении помещаются в конце текста перед отметкой о наличии приложения к акту. Образец акта дан в приложении 11.
Служебное письмо
Служебные письма - обобщенное название большой группы управленческих документов, которые служат средством общения с учреждениями и частными лицами, сообщения чего-нибудь, уведомления о чем-нибудь (приложение 17).
Служебные письма применяются для решения многочисленных оперативных вопросов, возникающих в управленческой деятельности, поэтому служебная переписка включает множество видов и разновидностей писем: запросы, предложения, извещения, напоминания, уведомления, сопроводительные и гарантийные письма, приглашения, заказы, заявки, претензии и др.
|
|
|
Все деловые письма можно разделить на констатирующие свершившийся факт и предваряющие возможность его свершения. Это письма-подтверждения, письма-напоминания, письма-предупреждения, письма-извещения. Они не требуют ответа, но их наличие имеет юридическое значение.
Есть письма, которые сопровождают материальные ценности или другие документы, так называемые «сопроводительные».
Письмо должно составляться только в тех случаях, когда невозможно решение вопроса при устном общении (снятие вопроса по телефону или в личной беседе).
Текст письма должен быть простым, то есть освещать один вопрос. Это упростит технические операции по обработке письма в учреждении -получателе (его регистрацию, контроль, формирование в дела) и ускорит исполнение документа, так как при наличии в письме нескольких вопросов снимается копия или устанавливается очередность исполнения вопросов. Поэтому если с одним адресатом надо решить несколько вопросов, то по каждому следует составить отдельный документ. Несколько вопросов излагаются в одном письме только в случае их взаимосвязанности.
|
|
|
Текст излагается от 3-го лица единственного числа, например: РГЭУ (РИНХ) считает… Если письмо оформлено на бланке должностного лица, то его текст следует излагать от 1-го лица единственного числа: прошу, направляю…
Текст письма, как правило, состоит из двух частей. Сначала указываются причины, послужившие основанием для составления письма (факты, события, ссылки на другие документы), а затем излагаются выводы, предложения, просьбы.
В письмах следует избегать категорических выражений. Это достигается вводными словами и конструкцией: по-видимому, по-прежнему, как известно, если возможно и т.п.
Уважение к адресату помогают выразить деепричастные обороты: «внимательно рассмотрев Ваши предложения...», «тщательно изучив Ваши замечания...».
В коммерческой переписке принято использовать «формулы» вежливого обращения и вежливого заключения до и после текста письма, например:
а) вежливое обращение:
Уважаемый господин директор
Уважаемый господин Иванов И.И.
Уважаемый Борис Петрович
|
|
|
Уважаемые господа
Уважаемые коллеги
б) вежливое заключение:
С уважением
С благодарностью
С надеждой на сотрудничество
При обосновании действий используется ограниченный набор начальных и заключительных словосочетаний и выражений: «В порядке обмена...», «В порядке исключения...», «В связи...», «В соответствии...» и т.п.
Причины принятия решений также формулируются с помощью деепричастных оборотов: «учитывая», «считая», «принимая во внимание», «рассматривая», «руководствуясь» и т.д.
Все письма можно разделить по функциональному признаку на две группы: а) письма, требующие письма - ответа; б) письма, не требующие письма - ответа.
Письмо оформляется на бланке для писем. Имеет следующие реквизиты: наименование организации, справочные данные об организации, код организации, основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица, идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет, дата, регистрационный номер, ссылка на исходящий № и дату, адресат, заголовок к тексту (при составлении письма на бланке формата А4), подпись, отметка об исполнителе, в сопроводительных письмах –отметка о наличии приложений, в гарантийных письмах - оттиск печати.
Если письмо направляется в 4 адреса и более, его составитель обязан представить список на рассылку.
Если письмо является ответом, составитель указывает дату и номер инициативного документа, на который он отвечает. Этот реквизит переносится в бланк из инициативного письма при окончательном оформлении письма-ответа.
По характеру информации письма подразделяются на большое количество разновидностей.
Сопроводительное письмо–это документ, который информирует адресата о направлении к нему прилагаемых к письму документов. Составление сопроводительного письма допустимо в том случае, если необходимо что-либо разъяснить или дополнить к приложенным документам: указать срок исполнения, объяснить причины задержки, разъяснить сложные моменты и т.д. Сопроводительное письмо составляется также, если направляемый документ не имеет адресующей части (например, при рассылке организационных, нормативных, распорядительных документов) или если необходимо зафиксировать перечень нескольких направляемых документов.
Начинаются письма этой разновидности словами: «Посылаем», «Направляем», «Возвращаем», «Прилагаем» и т.п., далее указываются заголовки и поисковые признаки (дата и номер) направляемого документа. Обычно текст сопроводительного письма очень краток и не имеет самостоятельного заголовка. Например:
Направляем Вам на рецензирование рукопись программы курса «Организация информационного обеспечения управления».
Программа предполагается как типовая для высших учебных заведений, имеющих специализации «менеджмент» или «организация управления». Отзыв просим прислать до 12 сентября 2007 г.
Приложение: на 24 л. в 1 экз.
Во всех остальных случаях, когда сопроводительное письмо не несет какой-либо информации, оно будет лишним и не должно составляться.
Письма - приглашения предлагают адресату принять участие в каком-либо проводимом мероприятии. Они могут адресоваться как конкретным лицам, так и учреждениям. Часто эти письма начинаются словами: «Приглашаем Вас принять участие».
В них раскрывается характер проводимого мероприятия, указываются сроки проведения и условия участия в нем.
Например:
01–04 марта 2007 г. Финансовая академия при Правительстве Российской Федерации проводит международный симпозиум «Автоматизированные системы тестирования и их роль в учебном процессе». Для участия в симпозиуме необходимо перечислить 800 руб. за каждого участника на расчетный счет № ... в Финансист-банке и выслать копию платежного поручения со списком участников в наш адрес до 26.02.2007.
Первый проректор Д.И. Фурманов
Информационное письмо - сообщает адресату о каком-либо факте или мероприятии. Наиболее часто с помощью информационных писем пропагандируют деятельность организаций, издаваемую литературу.
Рекламное письмо - разновидность информационного письма, направляется конкретному адресату и содержит подробное описание рекламируемых услуг и товаров. Его цель - побудить адресата воспользоваться предлагаемыми услугами. Текст таких писем отличается конкретностью, четкостью, полнотой информации. В таких письмах адрес или телефон организации-автора указывается отдельно.
Письмо-извещение по своему стилю близко к письмам приглашениям и информационным письмам. Составляется для конкретного адресата и чаще всего является ответом на запрос. Начинается словами: «Извещаем», Сообщаем», «Ставим Вас в известность» и т.п., далее излагаются какие-либо факты.
Например:
Сообщаем, что Ваш заказ принят к исполнению 26.12.2013 и будет выполнен в трехмесячный срок с отгрузкой контейнером равными партиями в январе, феврале и марте 2014г. Точные даты отправки и номера партий будут сообщены дополнительно.
Если такое письмо адресуется конкретному лицу, в нем указывается фамилия, имя, отчество лица, которому оно посылается.
Письмо-подтверждение - содержит сообщение о получении какого-либо отправления (письма, телеграммы, перевода, бандероли, товаров, ценностей и т.п.). Письмо может подтверждать какой-либо факт, действие, телефонный разговор. Начинается эта разновидность письма словами, образованными от глагола «подтверждать».
Например:
Подтверждаем долевое участие в строительстве административного здания в 2013/2014г.г. в сумме 800 тыс. долл. США.
или
Подтверждаем получение Ваших предложений, изложенных в письме № 01-03/623 от 14.01.2014. Решение Ученого совета будет принято не позднее 14.02.2014 и сообщено Вам.
Направление таких писем является обязательной частью деловых отношений. Своевременность их отправки позволяет адресату снять вопрос с контроля и исключает отправку им писем-напоминаний.
Письмо-напоминание - содержит указание на приближение или истечение срока исполнения какого-либо обязательства или проведения мероприятия. Такое письмо может быть особенно лаконичным и содержать одну заключительную часть.
Эта разновидность писем, как правило, начинается словом «Напоминаем».
Например:
Напоминаем Вам, что в соответствии с договором № 25 от 22.05.2013 Вы должны завершить работу над рукописью учебника до 21.08.2013.
Просим Вас сообщить о состоянии работы.
или
Напоминаем Вам, что срок поставки оборудования в соответствии с письмом от 02.07.2013 № 036/24 истек 01.10.2013.
Гарантийное письмо - документ, обеспечивающий исполнение изложенных в нем обязательств. В нем адресату обычно гарантируется оплата или предоставление чего-либо (места работы, проведения исследований и т.п.) Эти письма имеет повышенную правовую функцию, поэтому изложение текста должно быть предельно четким и ясным.
Например:
Просим Вас провести модернизацию компьютеров института с объединением в сеть с выделенным файл-сервером.
Оплата гарантируется со счета №... в Росфондбанке.
или
Университет готов принять на стажировку двух преподавателей института на срок два месяца. Стажеры обеспечиваются жильем, им выплачивается стипендия в размере минимальной заработной платы.
Гарантийные письма имеют две подписи (руководителя и главного бухгалтера), на них проставляется печать.
Инициативные письма - это письма требующие ответа. Большая категория таких писем выражает просьбу (предложение, запрос) к адресату в решении каких-либо вопросов. Это самая распространенная разновидность писем, тематика которых не ограничена. Однако их характер предполагает вариантность положительного или отрицательного решения поставленного вопроса.
Например:
Для проведения реставрационных работ необходимо использование реставрационной бумаги в количестве не менее 1000 листов.
Просим Вас оказать содействие в ее приобретении и поставке в срок не позднее 02 апреля 2013 г.
Письма-ответы - по своему содержанию носят зависимый характер от
инициативных писем, так как тема их текста уже задана и остается изложить характер решения поставленного в инициативном письме вопроса: принятие или отказ от предложения, выполнения просьбы. Ответ всегда должен быть изложен в конкретной и четкой форме: все ли просьбы могут быть удовлетворены, в какой мере, в какие сроки. Если письмо содержит отказ, он должен быть хорошо аргументирован.
Например:
На № 01/255 от 18.03.2013
О поставке реставрационной бумаги
Запрашиваемая Вами реставрационная бумага не может быть поставлена в оговоренные ранее сроки в связи с изменением таможенного законодательства и необходимостью подготовки новых документов.
Дата добавления: 2019-01-14; просмотров: 161; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!