Порядок снятия и выдачи копий с документов
4.5.1. В структурном подразделениях копии с документов выдаются с разрешения руководителей структурных подразделений и только с документов, изданных в РГЭУ (РИНХ) и касающихся служебной деятельности данного структурного подразделения.
Копии с приказов, распоряжений и документов, хранящихся в РГЭУ (РИНХ), выдаются канцелярией сторонним организациям только с разрешения ректора РГЭУ (РИНХ). При выдаче копии документ воспроизводится полностью. В правом верхнем углу копии штампом проставляется слово «Копия». На копии документа после полного воспроизведения текста проставляется отметка о заверении копии.
4.5.2. При выдаче копии с копии следует писать «Копия с копии».
4.5.3. Копии с документов выдаются и заверяются там, где эти документы формируются или хранятся.
4.5.4. Отметка о заверении копии
При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют: штамп «Копия верна» с указанием должности лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения, печать подразделения.
При рассылке документов, имеющих юридическую силу (постановления, приказы, распоряжения, инструктивные письма и т.д.), копии рассылаемых документов заверяют штампом и печатью канцелярии.
Листы многостраничных копий прошиваются и нумеруются; в правом верхнем углу проставляется штамп «КОПИЯ». Многостраничные копии в прошитом виде заверяются на последнем листе штампом и печатью подразделения.
|
|
|
Отметка о заверении копии дополняется на обороте последнего листа указанием количества листов копии.
Порядок нотариального заверения копий документов
4.6.1. В повседневной работе структурных подразделений РГЭУ (РИНХ) используются нотариально заверенные копии документов. Нотариальному заверению подлежат учредительные документы РГЭУ (РИНХ):
· Свидетельство о внесении записи в Единый государственный реестр юридических лиц;
· Свидетельство о государственной регистрации юридического лица;
· Дополнения и изменения в Устав РГЭУ (РИНХ);
· Устав РГЭУ (РИНХ);
· Свидетельство о постановке на учет в налоговом органе юридического лица.
4.6.2. Также могут заверяться нотариально и другие документы (свидетельства, лицензии, положения и др.) в зависимости от предъявляемых требований к осуществлению различных направлений деятельности РГЭУ (РИНХ) указанных в Уставе РГЭУ (РИНХ).
4.6.3. Нотариальное заверение копий документов в РГЭУ (РИНХ) осуществляется централизованно.
4.6.4. Ответственным за обеспечение административно-управленческих подразделений РГЭУ (РИНХ) нотариально заверенными копиями учредительных документов РГЭУ (РИНХ) является отдел канцелярии. В структурных подразделениях РГЭУ (РИНХ), в случае необходимости, ответственным за нотариальное заверение документов является сотрудник, ответственный за делопроизводство.
|
|
|
4.6.5. Руководители административно-управленческих подразделений РГЭУ (РИНХ) не позднее, чем за 10 дней до необходимого срока, подают в канцелярию заявку (пример представлен в приложении № 16).
4.6.6. В соответствии с представленной заявкой сотрудник канцелярии производит расчет денежных средств необходимых для оплаты услуг нотариуса по существующим расценкам нотариальной конторы, оформляет заявление на имя ректора.
4.6.7. Заявление передается на рассмотрение ректору, который проставляет резолюцию «Выдать под отчет». Затем заявление в установленном порядке визируется и оформляется в бухгалтерии. Сотрудник центральной бухгалтерии оформляет заявку в кассу на получение денежных средств в банке и сообщает материально ответственному лицу канцелярии день, в который можно получить деньги. Материально ответственное лицо канцелярии получает деньги в кассе РГЭУ (РИНХ).
4.6.8. Сотрудник канцелярии снимает необходимое количество копий с документов на множительном аппарате (ксероксе), формирует и скрепляет их скрепками. Оригиналы учредительных документов и их копии передаются в нотариальную контору.
|
|
|
4.6.9. Нотариус, сверив копии с оригиналами, прошивает копии учредительных документов и заверяет их. Выдает квитанцию об оплате услуг нотариуса.
4.6.10. Нотариально заверенные копии учредительных документов передаются руководителю административно-управленческого подразделения.
4.6.11. Материально ответственное лицо канцелярии оформляет авансовый отчет и передает его в бухгалтерию.
4.6.12. В структурных подразделениях РГЭУ (РИНХ) ответственное лицо за делопроизводство осуществляет подготовку необходимых документов для нотариального заверения по распоряжению руководителя подразделения.
4.6.13. После получения денежных средств сотрудник структурного подразделения ответственный за делопроизводство оформляет служебную записку на имя начальника канцелярии (приложение 16).
4.6.14. При формировании бюджета на очередной год расходы на оказание услуг нотариуса по заверению документов включаются в бюджетную заявку.
Дата добавления: 2019-01-14; просмотров: 726; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!