Работа исполнителей с документами
6.2.1. Ответственность за исполнение документа (поручения) несет исполнитель и руководитель структурного подразделения. Руководители структурных подразделений РГЭУ (РИНХ) обеспечивают оперативное рассмотрение документов, передачу их исполнителю в день поступления, контроль над качественным исполнением документов.
6.2.2. При рассмотрении корреспонденции руководитель структурного подразделения выделяет документы, требующие срочного исполнения. Документы, присланные для согласования, рассматриваются в день их поступления.
6.2.3. Исполнитель получает документы в день их регистрации или на следующий день в соответствии с резолюцией руководителя. Срочные документы передаются немедленно. Передача документов на исполнение без регистрации и резолюции руководителя не допускается. Документы, направляемые нескольким исполнителям, передаются им одновременно (передача бумажных копий).
6.2.4. Если исполнителей несколько, то первый из указанных в резолюции является ответственным за исполнение всего документа. Ответственный за исполнение документа обязан определить мероприятия по его исполнению.
6.2.5. Все соисполнители своевременно и качественно проводят анализ информации и представляют ответственному исполнителю в установленные им сроки необходимые документы (проекты документов, справки, сведения и т.д.). Ответственность за своевременное и правильное исполнение задания в равной степени несут все указанные в резолюции исполнители.
|
|
|
6.2.6. Исполнение документа предусматривает сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование, представление или подписание (утверждение) ректором РГЭУ (РИНХ) или руководителями структурных подразделений, подготовку к пересылке адресату.
6.2.7. При оперативном решении вопросов без составления дополнительных документов исполнитель делает отметки на документе о дате поступления (если образовался интервал времени между поступлением документа в РГЭУ (РИНХ) и его доставкой исполнителю), о датах промежуточного исполнения (запрос сведений, телефонные переговоры и т. д.), о дате и результате окончательного исполнения.
6.2.8. После решения поставленных в документе вопросов исполнитель внизу первой страницы документа должен сделать отметку об исполнении документа и направлении его в дело.
6.2.9. Исполнитель имеет право пользоваться автоматизированным банком данных РГЭУ (РИНХ), справочно-информационными фондами и библиотеками для получения необходимой информации.
6.2.10. Исполнитель несет персональную ответственность за недостоверность информации, используемой при подготовке документа.
|
|
|
6.2.11. Исполнитель несет ответственность за несоблюдение требований исполнительской дисциплины, за неправильное использование действующих нормативных документов в подготовке, оформлении и исполнении документов в срок.
6.2.12. Каждый сотрудник РГЭУ (РИНХ) должен обеспечивать оперативность, качество исполнения и сохранность документов.
Порядок подготовки и прохождения исходящих и внутренних документов
6.3.1. Порядок прохождения исходящих и внутренних документов осуществляется в канцелярии. Исходящие документы за подписью ректора (проректоров) готовятся на бланке для писем РГЭУ (РИНХ). Выдача нумерованных бланков осуществляется сотрудниками канцелярии только ответственным за делопроизводство в структурных подразделениях, назначенных приказом ректора под роспись ежедневно в течение рабочего дня.
6.3.2. Порядок подготовки исходящих документов включает в себя работу по составлению проекта документа, согласованию, подписанию (утверждению), тиражированию и отправке.
6.3.3. До передачи документа на подпись исполнитель должен проверить его содержание, правильность оформления (наличие необходимых виз, приложений; фамилии, имени и отчества исполнителя, номера его телефона). Документ представляется на подпись вместе с материалами, на основании которых он готовился.
|
|
|
6.3.4. Документы, подписанные ректором, адресованные в вышестоящие организации, регистрируются в канцелярии. Копии документов хранятся в канцелярии. Документы, подписанные проректорами, регистрируются в приемных проректоров. Копии документов хранятся в приемных.
Вся исходящая корреспонденция, подписанная ректором или проректорами, регистрируется в канцелярии, так и в структурных подразделениях и/или отправляется по почте через канцелярию ежедневно до 14.00 часов.
6.3.5. Инициативная корреспонденция, исходящая от проректоров и руководителей структурных подразделений, регистрируется в приемных проректоров и в структурных подразделениях; копии отправляемых документов и сопроводительных писем хранятся в приемных проректоров и в структурных подразделениях, где зарегистрирована исходящая корреспонденция.
6.3.6. Документы на отправку от имени ректора сдаются в канцелярию в открытом виде, для регистрации, конвертирования и отправки. Отправление без регистрации не допускается.
6.3.7. Корреспонденция, отправляемая от проректоров, руководителей иных структурных подразделений РГЭУ (РИНХ), передается ответственными за делопроизводство структурных подразделений в канцелярию на отправку в конвертированном виде.
|
|
|
Перед упаковкой проверяется наличие всех подписей, даты, номера, адресата, ссылки на входящий документ, приложений, соответствие количества экземпляров писем количеству адресатов, отметки об исполнении и направлении в дело и т.д. На конверте должен быть указан индекс отделения связи, адрес, наименование адресата. Необходимость отправки документов заказной почтой определяется исполнителем.
Корреспонденция, оформленная с нарушениями правил, установленных настоящей инструкцией и инструкции Министерства информационных технологий и связи Российской Федерации, к отправке не принимается.
6.3.8. Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 26.09.2000 г. № 725. Так же осуществляется обработка документов, отправляемых курьером, по электронной почте, и по системе электронного взаимодействия с Министерством образования и науки Российской Федерации.
6.3.9. Корреспонденция, адресованная одному и тому же адресату, должна быть вложена в один конверт. На конверте должны быть указаны: вид отправки (заказное, ценное), индекс отделения связи, адрес, наименование организации.
6.3.10. Внутренние документы - это документы, создаваемые в РГЭУ (РИНХ) и используемые сотрудниками РГЭУ (РИНХ) в управленческом процессе. Внутренние документы регистрируются, рассылаются и исполняются (используются) в пределах РГЭУ (РИНХ) через канцелярию. Подготовка и оформление внутренних документов организуется так же, как и исходящих, исполнение документа – так же, как поступающих.
Регистрацию, рассылку и контроль исполнения внутренних документов осуществляют сотрудник канцелярии и документоведы структурных подразделений, ответственные за работу.
6.3.11. Внутренние документы (приказы, распоряжения, положения, регламенты, докладные записки, справки, сводки и др.) рассматриваются теми должностными лицами, кому они направлены.
Рассылка приказов по подразделениям осуществляется специалистом канцелярии под роспись.
Дата добавления: 2019-01-14; просмотров: 150; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!