Экспертиза ценности и организация хранения документов
Хранение документов в Финансовом управлении организуется на основании Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти. Экспертиза ценности документов производится с целью определения сроков хранения документов и отбора их на государственное хранение. Экспертиза ценности документов в Администрации проводится: при составлении номенклатуры дел, в процессе формирования дел и проверке правильности отнесения документов к делам, при подготовке дел к последующему хранению. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в Администрации создается экспертная комиссия (ЭК).
Функции и права экспертной комиссии, а также организация работы определяются Положением о постоянно действующей экспертной комиссии администрации города Ступино, утвержденным приказом заместителя главы администрации. При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор документов постоянного срока хранения для передачи в архив, отбор документов с временными сроками хранения и с пометкой «До минования надобности», подлежащих дальнейшему хранению в подразделениях, выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли. Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, и номенклатуры дел путем полистного просмотра дел.
|
|
|
Из дел постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения. Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов принимает ЭК.
По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного и временного хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению.
Описи дел имеют следующие элементы: порядковый номер дела (тома, части) по описи, индекс дела (тома, части), заголовок дела (тома, части), дата дела (тома, части), количество листов в деле (томе, части), срок хранения дела.
При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:
каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть) вносится в опись под самостоятельным номером);
графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;
при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами «То же», при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);
|
|
|
графа описи «Примечание» используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п.
В конце описи вслед за последней описательной статьей делается итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера и пропущенные номера).
Документы по личному составу хранятся 75 лет в архиве администрации. При ликвидации администрации они могут быть переданы правопреемнику или приняты на хранение в государственное областное учреждение «Государственный архив документов по личному составу города Ступино».
Особый интерес вызывает срок хранения финансовых документов. Проанализировав номенклатуру дел Финансового Управления, можно сделать вывод, что большинство финансовых документов передаются на постоянное хранение или на хранение сроком до 5 лет. Выдача дел из архива администрации сотрудникам администрации для работы осуществляется под расписку на срок не более 30 дней. Срок может быть продлен архивом после ознакомления с сохранностью дел, но не более чем на 30 дней. Таким образом, Администрация городского округа Ступино Московской области это орган местного самоуправления осуществляющий функции по решению вопросов местного значения и осуществлению переданных ему полномочий. Сегодня одна из актуальных задач, стоящих перед органами управления, - внедрение электронного документооборота. В Администрации система электронного документооборота уже активно действует, но все еще имеются недочеты: регламент работы с системой электронного документооборота не соответствует реальным возможностям усовершенствованной системы, не все работники справляются с программой и необходимы курсы повышения квалификации. То есть продолжается усовершенствование самого программного обеспечения, но не совершенствуются навыки работников.
|
|
|
В Администрации городского округа Ступино все документы имеют общие этапы прохождения и обработки. Но этот общий путь движения создаваемых в организации документов и получаемых извне складывается из движения и работы с каждым документом в отдельности и напрямую зависит от принятого процесса решения вопросов, поднятых и отраженных в данном документе.
|
|
|
Внедряемые сегодня электронные системы пока что затрагивают лишь типовые, общие этапы обработки документов: получение, регистрацию, контроль, передачу документов, хранение, т.е., те процессы, которые являются общими для всех документов и которые могут быть централизованы. Но автоматизация будет полной только тогда, когда будет определен не только общий документопоток, но и маршрут (движение) каждого документа, выполняющего типовую функцию.
Все документы, создаваемые в организации, при анализе делятся на инициативные, составленные исходя из потребности своей организации, и разработанные «во исполнение» заданий вышестоящих инстанций или в ответ на полученные запросы.
Дата добавления: 2018-09-20; просмотров: 559; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!