Этапы управленческого контроля
Как неотъемлемая часть деятельности организации, контроль является непрерывным процессом, который состоит из четырёх основных этапов.
1 этап.Установление нормативных показателей/выработка стандартов деятельности организации, подлежащих контролю. В рамках общего стратегического плана пред всеми подразделениями организации ставятся конкретные цели в форме определённых стандартов, или нормативных показателей, по которым сверяется деятельность организации. Под стандартами в данном случае понимаются конкретные цели, степень достижения которых поддается измерению. Для целей, используемых в качестве стандартов характерны две особенности: временной предел и конкретный критерий, с которым можно сравнивать выполненную работу, например, получить в 2012 г. прибыль в размере миллиона долларов. Конкретный критерий (миллион долларов) и определённый период (2012 г.) называются показателями результативности. Они чётко определяют, какой результат необходимо получить, чтобы достичь намеченных целей. Подобные стандарты позволяют руководителю сопоставлять выполненную работу с запланированной и сделать необходимые выводы [5].
Для многих показателей деятельности установить стандарты сравнительно легко, потому что они поддаются количественному измерению (например, стоимость материалов, объем продаж, прибыль и т.п.). Но некоторые цели организаций количественно выразить невозможно, и приходится прибегать к их опосредованной количественной характеристике через измерение других, связанных с ними показателей (например, использование количества увольнений для оценки степени удовлетворенности работой).
|
|
|
2 этап. Измерение фактических результатов, полученных в ходе контроля. В большинстве организаций периодически (ежедневно, еженедельно, ежемесячно) составляются отчёты о результатах количественных измерений тех или иных показателей деятельности. Например, если целью является увеличение объёмов продаж, то у организации должны быть средства сбора данных о продажах и соответствующий механизм отчётности. При этом измерению должны подвергаться не только количественные показатели, но и успехи в продвижении к таким целям, как повышение степени участия сотрудников в управлении и обучении и т. д. [6].
3 этап. Сравнение фактических результатов полученных в ходе контроля с установленными нормативными показателями (стандартами).На этапе сопоставления достигнутых результатов с установленными стандартами в итоге решается вопрос, соответствуют первые вторым или нет. Под соответствием не понимается точное совпадение, так как оно в реальной действительности встречается крайне редко. Речь идет о том, что стандарты всегда должны предусматривать некоторые допустимые отклонения, иметь так называемы верхние и нижние границы. Если существует явный выход за установленные пределы, необходимы корректирующие действия по приведению фактических результатов в соответствие с принятыми стандартами.
|
|
|
4 этап. Корректирующие действия в соответствии со сделанными выводами по результатам контроля.Здесь возможны три варианта действий: ничего не предпринимать, устранит отклонение или пересмотреть стандарт. При осуществлении действий по устранению отклонений от стандартов корректировки могут быть достигнуты путем изменения значений каких-либо факторов внутренней среды или принятия мер по устранению либо уменьшению отрицательного воздействия факторов внешней среды. На ситуацию может одновременно влиять несколько факторов. Поэтому, как правило, руководителю приходится выбирать не одно корректирующее направление, а несколько. При этом следует избегать решений, которые в краткосрочном плане обещают большие выгоды, а в долгосрочном - потребуют значительных затрат или вообще окажутся малоперспективными [7].
|
|
|
Так же может возникнуть необходимость корректировки самих стандартов, как в сторону понижения, так и в сторону повышения. Чаще всего существенные отклонения фактических результатов от стандартов имеют место из-за того, что последние оказались реально невыполнимыми. Стандарты устанавливаются на основе планов, и слабое обоснование планов ведет к появлению недостижимых стандартов. Они (как и сами планы) нуждаются в пересмотре в сторону понижения. Когда наблюдается стойкое превышение фактическими результатами стандартов, есть все основания для пересмотра стандартов в сторону повышения.
Эффективность контроля
Чтобы управленческий контроль выполнял поставленную перед ним задачу способствования достижению целей организации, он должен обладать рядом определённых характеристик, а именно:
· Стратегической направленностью контроля, котораяявляется одним из главных условий его эффективности. Контролироваться должны результаты деятельности организации по выделенным стратегическим направлениям, деятельность в областях, которые не имеют стратегического значения, следует измерять значительно реже, так как контроль за мелкими операциями не имеет смысла и будет только отвлекать силы от более важных целей.
|
|
|
· Ориентация на результаты.Конечная цель контроля — не сбор информации, не стандарты или выявление проблемы, а решение задач, стоящих перед организацией. Информация о результатах контроля важна только тогда, когда доходит до тех лиц, которые обладают правом и обязаны осуществить на ее основании соответствующие изменения. Процесс контроля считается эффективным, только если организация фактически достигает поставленных целей и способна определить для себя новые цели, которые позволят ей развиваться дальше.
· Соответствие виду деятельности.Для того чтобы быть эффективным, контроль должен соответствовать контролируемому виду деятельности. Например, общепринято оценивать эффективность торговли путем планирования и контроля объема продаж в рублях. Но это может маскировать убытки, так как высокий уровень сбыта может достигаться за счет слишком низких цен [8].
· Своевременность контролязаключается во временном интервале между проведением измерений или оценок, который адекватно соответствует контролируемому явлению. Значение наиболее подходящего временного интервала такого рода определяется с учетом временных рамок основного плана, скорости изменений и затрат на проведение измерений и распространение полученных результатов. Это связано с важнейшей целью контроля — устранять отклонения, прежде чем они примут серьезные размеры.
· Гибкость контроля,как и гибкость планов, необходима для приспособления к происходящим изменениям. Например, если неожиданно возникает новый фактор издержек, вызванный принятием закона, то до тех пор, пока он не будет включен в систему контроля, она не сможет отслеживать издержки [8].
· Простота контроля.Как правило, самой эффективной является система контроля, наиболее простая в применении для решения задач, для которых она предназначена. Простейшие методы контроля требуют меньших усилий и более экономичны. Кроме того, люди их понимают и поддерживают. Эффективная система контроля должна создаваться с учётом потребностей ми возможностей людей для которых она предназначена.
· Экономичность контроля.Совершенствование контроля, увеличение затрат на его проведение оправдано до тех пор, пока это приводит к увеличению преимуществ и доходов организации, превышающих рост затрат на контроль. Если суммарные затраты на систему контроля превосходят создаваемые ею преимущества, то организации необходимо изменить систему контроля или вести менее тщательный контроль. Для реальной оценки соотношения затрат и прибыли, связанных с системой контроля, необходим рассматривать как текущие, так и долгосрочные результаты ее применении [8].
Контрольные вопросы и задания
1. Раскройте определение организационного контроля.
2. Что выступает в качестве объекта контроля?
3. Сформулируйте, что является предметом контроля.
4. Опишите основные функции контроля в системе управления организацией.
5. Какие основные виды контроля применяются в системе управления организацией?
6. Перечислите основные этапы организационного контроля.
7. Что понимается под стандартами контроля?
8. Приведите несколько примеров показателей результативности, которые характеризовали бы цели любой произвольно выбранной организации.
9. Перечислите основные характеристики эффективного контроля.
Тест по теме 7
1. Процесс контроля состоит из:
a) установки стандартов, измерения фактически достигнутых результатов и проведения корректировок;
b) проверки состояния контролируемого объекта и оказания помощи контролируемому объекту;
c) соотнесения контрольных показателей организации с требованиями внешней среды и обеспечения тем самым продвижения к целям организации.
2. Контроль начинается с момента, когда ... :
a) произведены первые затраты ресурсов;
b) фактически выполнена программа или часть ее;
c) руководители сформулировали цели и задачи и создали организацию.
3. Конечная цель контроля состоит в том, чтобы ... :
a) собрать информацию, установить стандарты и выявить проблемы;
b) установить отклонения и осуществить корректирующие действия;
c) не только проверить состояние контролируемого объекта, но и оказать действенную помощь.
4.Сама организация выступает в качестве:
a) субъекта контроля;
b) объекта контроля;
c) предмета контроля;
d) основной цели контроля.
5. Изучение и оценка реального положения дел в организации и ее окружении, выступает в качестве:
a) диагностической функции контроля;
b) информационной функции контроля;
c) корректирующей функции контроля;
d) коммуникационной функции контроля.
6. Какой вид контроля выделяют исходя из осуществляемой деятельности:
a) стратегический;
b) внутренний;
c) специальный;
d) маркетинговый.
7. Какой вид контроля проводится после того, как работа выполнена:
a) специальный;
b) текущий;
c) заключительный;
d) тактический.
8. Какой вид контроляосуществляют представители вышестоящей организации - материнской компании, управляющей структуры холдинга и т. д:
a) внутренний;
b) производственный;
c) внешний;
d) тактический.
9. На каком этапе контроля осуществляется выработка стандартов:
a) первом;
b) втором;
c) третьем;
d) четвёртом.
10. Какие действия могут осуществляться на последнем этапе контроля:
a) корректирующие действия;
b) корректировка самих стандартов;
c) отсутствие каких-либо действий;
d) все вышеперечисленные.
8.1. Понятие, виды, цели и основные способы коммуникаций
Коммуникации в менеджменте выступают в качестве связующего процесса, пронизывающего насквозь все управленческие функции: планирование, организацию, мотивацию и контроль. В качестве общепринятого определения коммуникаций выступает следующее: коммуникации – это процесс обмена информацией между двумя и более людьми.
Существует и другое определение коммуникаций, которое наиболее полно раскрывает их суть: коммуникации – это процесс, в ходе которого два или несколько человек обмениваются и осознают получаемую информацию [20]. В этом случае акцент делается на том, что коммуникации заключаются не только в обмене, но и в усвоении людьми передаваемой им информации, что является очень важной характеристикой коммуникаций как таковых.
Существует множество видов коммуникаций: массовые (телевидение, радио, Интернет, почта и т.д.), межкультурные, маркетинговые и т.д. В менеджменте имеют место управленческие коммуникации (обмен информацией в сфере управления).
Понятие информации и коммуникаций взаимосвязано, но коммуникации включают и то, что передаётся (информацию) и то, как передаётся.
Информация – (от латинского «information», разъяснение, изложение, осведомлённость) – это сведения о чём-либо не зависимо от формы их представления. В бытовом смысле информация — сведения об окружающем мире и протекающих в нем процессах, воспринимаемые человеком или специальным устройством. В процессе коммуникации информация передаётся от одного субъекта к другому.
Управленческие коммуникации подразделяются на два основных вида: межличностные и организационные.
Если субъектами коммуникации являются отдельные люди или группы людей, то коммуникации носят межличностный характер и соответственно называются межличностными-они осуществляются путём передачи идеей, фактов, мнений, восприятий, отношений и т. п. от одного лица к другому в устной, письменной или какой-либо другой форме с целью получения в ответ желаемой реакции[27].
Процессы коммуникаций, в которых участвуют работники аппарата управления, являются жизненно важными связующими звеньями между руководителем и его подчинёнными.
Процессы коммуникаций позволяют руководителям эффективно выполнять свою работу и принимать решения о выборе лучшего курса действий для достижения поставленных целей.
Организационные коммуникации – это процесс, с помощью которого руководители развивают систему предоставления информации и передачи сведений большому количеству людей внутри организации и отдельным индивидуумам и институтам за её пределами [27].
Коммуникации подразделяются на две группы [38]:
· с внешней средой – это информационное взаимодействие с существующими потребителями и потенциальными клиентами, с общественностью, с конкурентами, поставщиками и партнёрами, с органами государственного регулирования.
· коммуникации внутри организации - это информационное взаимодействие в рамках организации, которое может быть формальным: межуровневые коммуникации, горизонтальные коммуникации «руководитель-подчинённый», коммуникации между руководителем и рабочей группой и неформальным.
Содержание каждого из перечисленных выше видов коммуникаций дано в таблице 9.
Таблица 9
Классификация коммуникаций
| Вид коммуникаций | Содержание коммуникаций |
| С внешней средой | |
| формальные | реклама и другие средства стимулирования; они формируют определенный образ, имидж организации на местном, общенациональном и международном уровнях; собрания, телефонные переговоры, служебные записки, отчеты |
| неформальные | слухи, сплетни, сарафанное радио - неформальные формы и способы передачи устной информации. |
| Внутри организации | |
| Формальные: | |
| межуровневые (нисходящие) | информация перемещается внутри организации с уровня на уровень в рамках вертикальных коммуникаций. Таким путем нижним сообщается о текущих задачах, изменении приоритетов, конкретных заданиях, рекомендуемых процедурах и т.п. |
| межуровневые (восходящие) | Таким путем руководство узнает о текущих или назревающих проблемах и предлагает возможные варианты исправления положения дел. Происходит в форме отчетов, предложений |
| по горизонтали | это связи на одном уровне управления. Они применяются для обмена информацией между равными подразделениями |
| руководитель – подчиненный | Эти коммуникации связаны с прояснением задач и ожидаемых результатов, с обсуждением проблем работы |
| между руководителем и рабочей группой | коммуникации с рабочей группой позволяют руководителю повысить эффективность действий группы людей. каждый имеет возможность высказаться о новых задачах |
| Неформальные:Слухи передают информацию намного быстрее, чем каналы формального сообщения. Поэтому руководители пользуются ими для запланированной утечки и распространения определенной информации. Исследования показывают, что информация, передаваемая с помощью слухов, чаще оказывается точной | |
Источник:[27].
Коммуникации имеют значениедля руководителей организации по следующим причинам [27]:
· руководители тратят большую часть своего времени на коммуникации (от 75 до 95% своего времени);
· коммуникации необходимы для эффективности управления;
· искусство коммуникаций необходимо также для того, чтобы выразить действительность авторитета и воли руководителя;
· хорошо налаженные организации содействуют обеспечению организационной эффективности.
Выделяют основную и дополнительные цели коммуникаций.
Основная - помогает обеспечить понимание информации (сообщения), которой обменивается отправитель и получатель.
Дополнительные - совершенствуют межличностные отношения в процессе обмена информацией, создают информационные каналы для обмена информацией между отдельными сотрудниками и группами и координация их задач и действий, регулируют информационные потоки.
Существуют следующие основные способы коммуникаций:
· разговорные (устные, вербальные – языковые, речевые средства);
· письменные (письма, распоряжения, статьи, объявления и т. п.);
· невербальные (тон речи, пауза, акцентированное внимание, телодвижение), используются, как правило, чтобы усилить вербальные коммуникации.
Эффект большинства посланий создаётся невербальной информацией: 37% интонацией голоса, 55% выражением лица. Невербальные способы коммуникаций подразделяются на две группы: атрибуты речи (интонации, модуляция голоса, ритм речи) и воспринимаемые на слух, и, воспринимаемые только зрительно (мимика, жесты, позы).
Достоинства устных средств коммуникаций:
·повышенная оперативность обратной связи;
·способствует обмену идеями и мнениями;
·имеет менее официально - бюрократический характер;
·позволяет почувствовать эмоциональное восприятие собеседника;
·возможность передать не только информацию, но и отношение к ней.
Преимущества письменных средств коммуникаций:
· возможность более тщательной подготовки и обдумывания сообщения;
· мнение адресата не влияет на выражение собственного мнения;
· возможность обращения к первоисточнику для проверки информации;
· возможность сэкономить время при необходимости общения с большим числом людей.
Без коммуникаций невозможна совместная деятельность, а также управление, поскольку оно использует уже сложившиеся формы коммуникации и создаёт те формы коммуникаций, которые облегчают как совместную деятельность, так и управление ею. При этом эффективными считаются лишь те коммуникации, которые оказывают влияние на процесс управления.
Дата добавления: 2018-06-27; просмотров: 3696; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!