ТЕМА 4. Функція «прийняття рішень» в самоменеджменті
Питання теми:
4.1 Особливості і правила прийняття рішень
4.2 Принципи і правила встановлення пріоритетів
Особливості і правила прийняття рішень
Прийняття рішень властиве будь-якому виду людської діяльності і від нього може залежати результативність роботи однієї людини, групи людей, організації чи підприємства і навіть усього населення цілої держави.
Ухвалення рішення припускає вибір першочергових задач і справ, тобто визначення, яким задачам віддавати першорядне, другорядне і т.д. значення. Визначення пріоритетів – це настільки очевидна і зрозуміла справа, що часто виконується навіть неусвідомлено.
Певні рішення приводять до бажаного результату, інші – ні. Часто причиною негативного результату бувають помилки, допущені при ухваленні рішення. Найбільш розповсюджені помилки, що допускаються при прийнятті рішень – це:
– ухвалення однобічного рішення;
– обумовленість рішення емоціями;
– відсутність системного підходу при ухваленні рішення;
– перевага “звичної” альтернативи;
– не враховується можливий ризик і його наслідки;
– прийняття рішень на основі припущень, бажань і помилкових передумов, без достовірної інформації;
– неправильне тлумачення фактів;
– імпульсивність, ухвалення рішення під впливом сьогочасних факторів.
Перерахованих помилок при прийнятті рішень можна уникнути, якщо систематизовано підійти до цієї відповідальної справи. У цьому випадку процес ухвалення рішення вибудовується в таку послідовність:
|
|
|
– чітко формулюється тема, щодо якої приймається рішення;
– визначається мета ухвалення рішення: чого я хочу досягти?
– визначаються наявні засоби для цього;
– виробляються альтернативні варіанти дій, що ведуть до досягнення мети;
– проводиться аналіз альтернатив з погляду бажаного і можливого;
– оцінюються негативні наслідки тієї чи іншої альтернативи, ймовірність їхнього виникнення, а також прораховуються ймовірні витрати на ліквідацію цих наслідків;
– вибирається остаточне рішення.
Американський соціолог М.Рубінштейн розробив десять універсальних правил прийняття управлінських рішень, які сформулював у вигляді нижченаведених рекомендацій:
– перш ніж вникати в деталі, постарайтеся отримати уявлення про проблему в цілому;
– не приймайте остаточного рішення, поки не розглянете всі можливі варіанти;
– завжди сумнівайтеся – навіть самі загальновідомі істини повинні викликати у вас недовіру, не бійтеся відхиляти і перевіряти їх ще раз;
– розглядайте проблему з усіх боків, навіть коли шанси на її успішне вирішення здаються мізерними;
|
|
|
– шукайте, згадуйте аналогії, підходи, алгоритми, ситуації, що допоможуть вам краще зрозуміти суть розв’язуваної проблеми і знайти оптимальний варіант її вирішення;
– ставте якнайбільше запитань: іноді правильно сформульоване запитання істотно змінює зміст відповіді;
– не зупиняйтеся на рішенні, що першим спало на думку; знайдіть його слабкі місця, знайдіть інші рішення і порівняйте їх з першим;
– пам’ятайте, що кожна людина має власну точку зору на життя і повсякденні проблеми;
– перед прийняттям остаточного варіанта рішення обговоріть з ким-небудь свої проблеми (одна голова добре, а “півтори” – краще);
– не зневажайте своїми почуттями (інтуїцію визначають як “неусвідомлений досвід”).
Самим складним в ухваленні рішення є вибір із декількох альтернативних варіантів, і тут може допомогти, насамперед, практичний досвід менеджера.
Доцільно проаналізувати можливі наслідкиприйняття і здійснення того чи іншого рішення. Для цього рекомендується відповісти на такі питання:
– що я виграю?
– що я програю?
– які додаткові зобов’язання в мене з’являться?
– яка нова ситуація виникне?
– які нові задачі в мене виникнуть?
– які можливі побічні результати?
– чи потрібні будуть нові рішення?
|
|
|
Принципи і правила встановлення пріоритетів
Робота з урахуванням пріоритетів, іншими словами, ранжування майбутніх задач за ступенем їх важливості, дає цілий ряд незаперечних переваг. Менеджер, який щодня і навіть кілька разів протягом робочого дня переглядає пріоритетність запланованих справ, отримує цілий ряд переваг:
– працює тільки над дійсно важливими і необхідними проблемами;
– концентрується на виконанні тільки однієї, найважливішої, задачі;
– вирішує задачі відповідно до їх важливості і терміновості;
– цілеспрямовано працює й укладається у встановлений термін;
– найкращим способом досягає мети в заданих умовах;
– виключає роботу, яку можуть виконати інші співробітники;
– встигає до кінця робочого дня вирішити самі важливі задачі.
Однак, як відзначалося вище, встановлення пріоритетів,або вибір з декількох альтернатив, є не тільки самим відповідальним, але і самим складним у прийнятті рішень.Пропонується розглянути такі відомі прийоми встановлення пріоритетів, як Принцип Парето, аналіз “А-Б-В” і прискорений аналіз задач по “правилу Ейзенхауера”.
Принцип Парето – “80:20”. Італійський економіст В.Парето на підставі численних спостережень сформулював висновок про те, що всередині даної групи окремі малі частини виявляють більшу значимість, ніж це відповідає їх дійсній питомій вазі в цій групі.
|
|
|
З точки зору самоменеджменту в процесі роботи перші 20% витраченого часу (витрат) дають 80% результатів (прибутку). Стосовно повсякденної роботи це значить, що не слід братися спочатку за найлегші чи цікаві справи, які потребують мінімальних витрат.Необхідно приступати до рішення задач відповідно до їх значення і важливості: спочатку – деякі “життєво важливі” проблеми, а потім – численні “другорядні”. Застосування принципу “80:20” полегшується, якщо всі задачі проаналізувати і розставити відповідно до їх частки в підсумковому результаті і розподілити потім їх за категоріями “А-Б-В”.
Аналіз “А-Б-В”також базується на наявному досвіді, відповідно до якого частки у відсотках більш важливих і менш важливих справ у загальній їх кількості залишаються в цілому незмінними.За допомогою букв А, Б і В усі задачі поділяються на три класи відповідно до їх значимості з точки зору досягнення професійних і особистих цілей.
Аналіз “А-Б-В” ґрунтується на трьох закономірностях (рис. 4.1):
– найважливіші задачі “А” – складають 15% від усієї кількості задач, розв’язуваних менеджером, а їх внесок у досягнення мети складає 65%;
– важливі задачі “Б” – складають 20% від їх загального числа, і також 20% складає їх загальний внесок у досягнення мети;
– несуттєві задачі “В” – складають 65% від загального числа задач, але їх “частка” у загальному внеску в досягнення мети дорівнює всього лише 15%.
Спираючись на ці закономірності, варто в першу чергу братися за найважливіші справи, що дають найбільші результати(задачі “А”), щоб за допомогою деяких дій забезпечити велику частину загального результату. Потім вирішувати задачі “Б” і в останню чергу – задачі “В”.
Рисунок 4.1 – Співвідношення більш важливих і менш важливих задач і їх внесок у загальний результат
Порядок застосування аналізу “А-Б-В”полягає в тому, щоб:
– скласти список усіх задач періоду;
– систематизувати задачі по їх важливості;
– встановити черговість справ відповідно до їх значення;
– розподілити задачі за категоріями “А-Б-В”;
– перші 15% задач (“А”) виконувати особисто;
– наступні 20% задач (“Б”) можна передоручити;
– інші 65% задач (“В”) передоручати обов’язково;
– переглянути часовий план на відповідність часу, визначеного для рішення кожної групи задач, значенню цих задач (“А” – 3 години, “Б” – 1 година, “В” – 45 хвилин);
– при необхідності відкоригувати план, зорієнтувавши його на задачі “А”;
– оцінити задачі категорій “Б” і “В” з точки зору можливості їх делегування.
Виявити задачі, які варто віднести до категорії “А”, можна за допомогою пропонованого запитальника:
– завдяки виконанню яких задач найбільшою мірою можна наблизитися до досягнення головних цілей (року, місяця, тижня чи дня)?
– чи можна за рахунок виконання якої-небудь однієї задачі вирішити відразу кілька інших задач?
– завдяки рішенню яких задач можна зробити максимальний внесок у досягнення загальних цілей організації?
– виконання яких задач принесе найбільшу користь, максимальну грошову винагороду?
– невиконання яких задач може мати самі негативні наслідки?
Прискорений аналіз задач по “правилу Ейзенхауера”.Практика показує, що досить часто багато часу й енергії витрачається на термінові, але не найважливіші справи. Насправді рідко трапляється так, що важливу задачу треба виконати сьогодні чи в найближчі дні, а термінову задачу прагнуть виконати негайно. Американський генерал Д.Ейзенхауер, який став пізніше президентом США, запропонував правило, що є допоміжним засобом у тих випадках, коли треба швидко прийняти рішення, якій задачі віддати перевагу.
Відповідно до цього правила пріоритети встановлюються за такими критеріями, як важливість і терміновість справи.У залежності від сполучень цих критеріїв розрізняють чотири можливі оцінки задач, а отже, і чотири можливих варіанти дій:
– термінові і важливі справи – виконувати особисто і негайно;
– термінові і менш важливі справи – передоручити виконання підлеглим;
– менш термінові і важливі справи – можуть почекати: уточнити ступінь важливості і передоручити виконання;
– менш термінові і менш важливі справи – у кошик для паперів – від виконання несуттєвих і нетермінових задач варто утриматися (такі справи, як правило, накопичуються в папках протягом тривалого часу, і навіть підлеглі не повинні витрачати на них час).
Правило прискореного аналізу Ейзенхауера дозволяє значно підвищити продуктивність роботи, тому що, застосовуючи його:
– починають з найважливіших задач і концентрують увагу винятково на них;
– розвантажують себе для дійсно важливих справ і мотивують роботу підлеглих;
– доручаючи підлеглим не тільки рутинні справи, втягуючи їх у сферу своєї відповідальності;
– підвищують вимогливість до підлеглих і заохочують тих, хто краще працює.
Дата добавления: 2018-05-09; просмотров: 436; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!