Квалификационные требования, предъявляемые к секретарю.
| Должность | Квалифицированные требования |
| Машинистка | Курсы машинистки |
| Оператор на телефоне | Среднее профессиональное образование и высокий уровень коммуникабельности |
| Секретарь на телефоне | Среднее профессиональное образование и высокий уровень коммуникабельности |
| Технический секретарь | Знание делопроизводства, знание компьютера и оргтехники, среднее профессиональное образование, курсы секретаря |
| Секретарь-машинистка | Знание делопроизводства, среднее профессиональное образование, курсы повышения квалификации |
| Секретаь приемной | Знание делопроизводства и ПК, свободное владение иностранным языком, коммуникабельность + Среднее профессиональное образование, курсы повышения квалификации или высшие образование |
| Помощник руководителя | Высшее профессиональное образование, свободное владение иностранным языком, знание делопроизводства, этики и психологии деловых отношений |
| Секретарь офиса отдела | Высшее профессиональное образование, свободное владение иностранным языком, знание делопроизводства, этики и психологии деловых отношений |
| Секретарь-референт | Высшее профессиональное образование, владение иностранным языком, знание делопроизводства и ПК |
| Референт | Высшее профессиональное образование, специализированные учебные центры |
|
|
|
| Офис-менеджер, ассистент руководителя, руководитель секретариата | Высшее профессиональное образование, подготовка по профилю организации |
Литература
Лекции
Организация рабочего места и труда секретаря.
Основное требование это обеспечить экономию времени на поиск средств и предметов труда и сократить физические усилия работника.
Условия труда это совокупность элементов производственной среды и трудового процесса, оказывающих влияние на функциональное состояние организма человека.
Группы факторов
Санитарно-гигиенические (температура, влажность воздуха, освещение, шум, окраска стен и т.д.)
Эстетические (озеленение служебного помещения, использование в интерьерах произведения живописи и прикладного искусства)
Психофизиологические связаны с осуществлением мер психофизиологического характера т.е. чередование труда и отдыха.
Социально-психологические связаны с осуществлением мер, направленных на формирование психологической готовности человека к работе (снятие психологических барьеров, создание нормального психологического климата)
Условия труда регулируются едиными законодательными актами, нормативами и стандартами.
|
|
|
Работа по содержанию благоприятных условий труда должна носить комплексный характер, это относится к санитарно-гигиеническим и эстетическим условиям труда.
Психофизиологические условия труда необходимы для обеспечения высокоэффективной деятельности и сохранения работоспособности на длительный период.
Мероприятия по улучшению условий труда работников ДОУ
Освещенность рабочего места и помещения.
Температурный режим служебных помещений.
В соответствии с действующими нормами температура помещения должна быть 18-20о, относительная влажность воздуха в зимний период 45-50%, в летний 50-55%.
Шум в служебных помещениях.
Уровень постоянных шумов, проникающих в служебное помещение определяется в соответствии с действующими нормами не более 40 дц.
Борьба с шумом ведется путем звукоизоляции.
Цветовое оформление служебных помещений.
Конкретные цвета должны соответствовать функциям помещения, используя различные цвета можно зрительно разделить служебное помещение на отдельные участки.
Состав воздуха
Режим труда и отдых
Режим работы сотрудников службы ДОУ должны предусматривать определенное чередование периодов труда и отдыха.
При его регламентировании учитываются уплотненность рабочего дня, характер труда, нервное эмоциональное напряжение, санитарно-гигиеническая обстановка
|
|
|
Литература
Лекции
Принципы деятельности секретаря в обеспечении защиты конфиденциальной информации.
Секретарь является ключевой фигурой в большинстве фирм по работе с самой различной информацией. Значительная ее часть является конфиденциальной и может представлять интерес для конкурентов.
Секретарь должен знать, какая информация согласно законодательству РФ никогда не является конфиденциальной и какая может быть руководством организации отнесена к коммерческой тайне, а также какими методами необходимо осуществлять защиту конфиденциальности.
Коммерческая тайна (КТ) - научно-техническая, коммерческая, организационная или иная используемая в предпринимательской деятельности информация, которая обладает реальной или потенциальной экономической ценностью и не является общеизвестной.
К коммерческой тайне относятся, прежде всего:
идеи;
изобретения;
открытия;
технологии;
индивидуальные детали коммерческой деятельности, позволяющие успешно конкурировать;
прибыль фирмы и т.п.
Обеспечение сохранности конфиденциальной информации требует соблюдения следующих условий:
|
|
|
определение сведений, составляющих коммерческую тайну организации;
обеспечения порядка защиты коммерческой тайны.
Согласно законодательству РФ не является коммерческой тайной информация:
содержащаяся в учредительных документах и документах, дающих право заниматься коммерческой деятельностью;
содержащаяся в годовых отчетах, бухгалтерских балансах и других формах бухгалтерской отчетности;
связанная с исчислением и уплатой налогов и других обязательных платежей в бюджет;
по задолженности работодателей по зарплате и другим социальным выплатам;
о наличии свободных рабочих мест;
связанная с соблюдением экологического и антимонопольного законодательства;
по обеспечению безопасных условий труда.
Основная цель защиты конфиденциальной информации, в том числе коммерческой тайны, состоит в том, чтобы, как говорят профессионалы, предотвратить ее утечку, то есть доступ к конкурентам.
Обеспечение защиты конфиденциальной информации включает в себя:
установление правил отнесения информации к конфиденциальным сведениям;
разработку инструкций по соблюдению режима конфиденциальности для лиц, допущенных к конфиденциальным сведениям;
ограничение доступа к носителям информации, содержащим конфиденциальную информацию;
ведение делопроизводства, обеспечивающего выделение, учет и сохранность документов, содержащих конфиденциальную информацию;
использование организационных, технических и иных средств защиты конфиденциальной информации;
осуществление контроля за соблюдением установленного режима охраныконфиденциальной информации.
Допуск работника к конфиденциальной информации осуществляется с его согласия. Работодатель имеет право отказать в приеме на работу тому, кто не хочет брать на себя обязательства по сохранению коммерческой тайны.
Как и все сотрудники фирмы, секретарь должен при поступлении на работу подписать индивидуальное обязательство или договор о неразглашении коммерческой тайны и об ответственности за ее сохранность. В таком документе основными являются следующие обязательства:
не разглашать сведения, составляющие коммерческую тайну, которые будут доверены или станут известны при исполнении служебных обязанностей, в том числе в течение определенного срока после увольнения из организации;
соблюдать доведенные до сведения сотрудника требования по защите коммерческой тайны;
не использовать сведения, составляющие коммерческую тайну, без согласия ее владельца;
не иметь никаких обязательств перед другими лицами и организациями.
Секретарю необходимо проявлять разумную осторожность в разговорах с потенциальными партнерами или клиентами, для которых любая информация может оказаться важной.
Секретарю часто приходится отвечать на различные вопросы. Естественно, что его поведение определяется конкретной ситуацией. На скользкие вопросы ответы должны быть уклончивы. По рекомендациям японских специалистов, самый умный ответ на подобный вопрос - «не знаю». Однако согласно нормам и правилам деловой этики для секретарей такой ответ нежелателен. Лучше порекомендовать собеседнику обратиться с этим вопросом к руководителю.
Особенно внимательно надо относиться к предметам, которые «забывают» посетители в приемной. Обычный блокнот-органайзер, «солидный» фломастер, портмоне или сверток могут оказаться техническими устройствами для подслушивания и «снятия» самой важной информации, в том числе после переговоров и ухода посетителей.
Нельзя оставлять посетителей в приемной одних, так как профессионалам ничего не стоит в течение нескольких секунд установить подслушивающее устройство или просмотреть документы.
Все оставленные или найденные предметы секретарь должен немедленно передать в службу безопасности организации. Разобраться с ними - задача специалистов,
Прежде чем получить доступ к конфиденциальным сведениям и документам, работники организации должны пройти инструктаж и ознакомиться с памяткой о сохранении коммерческой тайны.
Литература
Круглянская Л.Я. Настольная книга секретаря/ Л.Я. Круглянская.- СПб.: Издательский дом Герда, 2005.- 400с.
Планирование рабочего дня секретаря.
Планирование необходимо осуществлять на день, неделю, месяц, квартал, год. Работы, повторяющиеся изо дня в день, рекомендуется планировать на одно и то же время.
Свой день организовать необходимо таким образом, чтобы в течение всего рабочего времени помогать руководителю в выполнении намеченных им мероприятий. Информировать руководителя о чем-то лучше заранее, например, за час, а если мероприятие важное, то и за день. Это возможно лишь в тех случаях, когда планы секретаря координируются и согласовываются с планами руководителя.
Основная информация, как правило, передается с утра. В течение дня сообщается лишь что-то экстренное.
Зачастую руководитель просит секретаря дать информацию о планах своих заместителей. С этой целью они отправляют на компьютер секретаря свои планы на неделю или месяц. С помощью электронной таблицы Excel секретарь ведет их планы и владеет информацией о срочности или важности выполняемой ими работы.
Оптимальный ритм труда
Научно доказано, что продуктивность работы зависит от дня недели и времени суток. При планировании работы секретарь должен знать, что наиболее благоприятное время для выполнения творческих и трудных заданий - с 10 до 12 часов дня, затем следует некоторый спад активности. Во второй половине дня подъем работоспособности приходится на период с 15 до 17 часов. После чего она неуклонно падает.
Рабочая неделя также имеет свой цикл. Понедельник является днем вхождения в рабочий ритм. Пик рабочей активности приходится на вторник с 10 до 13 часов, потом работоспособность постепенно снижается.
Наиболее продуктивными днями недели являются вторник, среда и четверг. К пятнице накапливается усталость, и у многих мысли заняты тем, как лучше отдохнуть в предстоящие выходные. Поэтому важные дела (переговоры, встречи) назначают на середину недели.
Секретарю при планировании своего рабочего времени целесообразно согласовать с руководителем время подписания документов, приема сотрудников и т.д. Планируя текущий день, необходимо учесть время и на подготовку мероприятий в другие дни
Использование компьютера для планирования работы
Хорошим помощником секретаря при планировании рабочего дня может стать компьютер. На рынке программных продуктов предлагается много интересных разработок, которые предоставляют в распоряжение пользователя: календарь, телефонный справочник, перечень заданий, блокнот и т. п. Наиболее популярной является информационная система MicrosoftOutlook.
Литература
Стенюков М.В. Помощник руководителя. Секретарю-референту.- М.: ООО А-Приор, 2007.-282 с.
Круглянская Л.Я. Настольная книга секретаря/ Л.Я. Круглянская.- СПб.: Издательский дом Герда, 2005.- 400с.
Дата добавления: 2018-05-02; просмотров: 720; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!