Нормирование труда в области секретарского обслуживания.

Стр 1 из 11Следующая ⇒

ПЕРЕЧЕНЬ ВОПРОСОВ ДЛЯ ПОДГОТОВКИ К ДИФФЕРЕНЦИРОВАННОМУ ЗАЧЕТУ

по МДК 01.03 Организация секретарского обслуживания

ПМ.01.Организация документационного обеспечения управления и функционирования организации

1. Квалификационные требования, предъявляемые к секретарю

2. Роль и место секретаря в управленческой структуре организации

3. Общие нормы и правила культуры поведения.

4. Требования к внешнему виду и поведению секретаря

5. Основные эргономические нормы и требования по организации рабочего места секретаря, приемной, руководителя

6. Принципы рационального планирования рабочего времени

7. Правила ведения служебных телефонных переговоров

8. Основные принципы организации приема посетителей

9. Подготовка и техническое обслуживание совещаний и конферентных мероприятий

10. Подготовка служебных командировок руководителя

Преподаватель ___________________ И.В.Михалева

Подпись И.О. Фамилия

Памятка

По подготовке к дифференцированному зачету для обучающегося

Уважаемые студенты!

После завершения изучения программы МДК 01.03 Организация секретарского обслуживания согласно рабочему учебному плану по специальности 46.02.01Документационное обеспечение управления и архивоведение предусмотрен дифференцированный зачёт, на котором будет выявлен уровень Ваших образовательных достижений.

Дифференцированный зачёт, проводится в форме письменной работы. Вам необходимо ответить на 2 вопроса. На подготовку к ответу Вам предоставляется 45 минут

Ваш ответ оценивается по следующим признакам (критериям):

· работа выполнена в полном объеме.

· содержание ответа соответствует поставленным вопросам

· соблюдена логика и последовательность в ответе на вопросы

· демонстрирует терминологическую и речевую грамотность , культуру речи

· оформление работы соответствует предъявляемым требованиям

Баллы всех выявленных признаков суммируются и переводятся в пятибалльную систему:

Перевод в 5-балльную систему:

10-9 баллов – «5»;

8 баллов – «4»;

7-6 баллов – «3»;

5-0 баллов – «2» Желаю успеха!

Краткая лекция по дисциплине

«Организация секретарского обслуживания»

Для студентов заочного отделения

Содержание

1. Нормативно-методическая база в области секретарского обслуживания.

2. Нормирование труда в области секретарского обслуживания.

3. Квалификационные требования, предъявляемые к секретарю.

4. Организация рабочего места и труда секретаря.

5. Принципы деятельности секретаря в обеспечении защиты конфиденциальной информации.

6. Планирование рабочего дня секретаря.

7. Ведение телефонных переговоров.

8. Прием посетителей.

9. Подготовка и техническое обслуживание совещаний и конферентных мероприятий.

10. Подготовка командировок руководителя.

11. Деловой этикет и имидж секретаря.

12. Культура речи в работе секретаря.

13. Системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота.

14. Технологические изменения в области коммуникативных функций.

15. История профессии секретарь.

16. Психологические аспекты профессии секретарь.

Нормативно-методическая база в области секретарского обслуживания.

Весь комплекс нормативно-методических документов обеспечения деятельности секретаря состоит из двух групп.

Документы, составляющие правовую основу деятельности секретаря и определяющие его должностной статус

Конституция РФ

Гражданский кодекс РФ

трудовое законодательство,

Кодекс РФ об административных нарушениях,

основы законодательства об охране труда;

законы РФ об организациях с различной формой собственности и др.

Внутренние документы организации:

Устав,

Положение,

структура и штатная численность,

штатное расписание,

программа развития персонала и Положение о персонале,

Коллективный договор,

Положения о структурных подразделениях,

Трудовой договор (контракт),

должностная инструкция и др.

Нормативно-методическая база включает в себя:

законодательные акты Российской Федерации в области информации и документационного обеспечения деятельности организации (Федеральные законы «Об информации, информатизации и защите информации» от 20 февраля 1995 г. № 24-ФЗ, «Об электронной цифровой подписи» от 10.01.2002 г. № 1-ФЗ, «О государственном гербе РФ» № 2-ФКЗ от 25 декабря 2000 г. и др.);

указы и распоряжения Президента РФ, постановления и распоряжения Правительства РФ, регламентирующие вопросы ДОУ на федеральном уровне (Указ Президента РФ «Об утверждении перечня сведений, отнесенных к государственной тайне» от 30 ноября 1995 г.; постановление Правительства РФ «О перечне сведений, которые не могут составлять коммерческую тайну» от 5 декабря 1991 г. и др.);

правовые акты федеральных органов исполнительной власти (министерств, комитетов, служб и др.), как общеотраслевого, так и ведомственного характера;

правовые акты органов представительной и исполнительной власти субъектов РФ и их территориальных образований, регламентирующих вопросы ДОУ;

нормативные, инструктивные и методические документы по делопроизводству и архивному делу, издаваемые федеральной архивной службой России (Росархивом) (Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. М., 2002; Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения. М., 2003; Государственная система документационного обеспечения управления. Основные требования к документам и службам документационного обеспечения (ГСДОУ), 1991 и др.);

государственные стандарты (ГОСТы), унифицированные системы документации (УСД), общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации (ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». М., 1990;

Унифицированная система документации по труду; Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД) и др.);

международные стандарты на документацию, принятые Международной организацией по стандартизации — ИСО (InternationalOrganizationforStandardization, ISO). Например, терминологию в области документации на международном уровне регламентируют стандарты ИСО серии «Документация и информация» (ИСО 5127-1:1983, ИСО 5127-2:1983, ИСО 5127-3:1988); форматы бумаги для документов (ИСО 216:1975); формуляр-образец и конструкционная сетка для создания бланков и форм документов (ИСО 8439:1990) и др.;

стандарты серии ИСО 9000 — пакет документов по обеспечению качества. Три стандарта из серии ИСО 9000 (ИСО 9001, ИСО 9002 и ИСО 9003) являются основополагающими документами «Системы качества», по ним могут быть получены сертификаты на соответствие. ИСО 9001 является наиболее обширным, в нем описывается система качества, которая распространяется на все возможные виды деятельности предприятия, включая вопросы организации и регламентации процессов управления, деятельности персонала, а также рекомендации по «управлению документацией и данными»;

нормативные материалы по труду (нормативы времени, численности, обслуживания; единые и типовые нормы времени, выработки, управляемости и др.). Например, «Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по документационному обеспечению управления» (М.: ЦБНТ Минтруда РФ, 1995); «Нормы времени на работы по автоматизированной архивной технологии и документационному обеспечению органов управления» (М.: ЦБНТ Минтруда РФ, 1993);

документы по охране труда и технике безопасности, являющиеся элементами иерархической системы стандартов безопасности труда (ССБТ), но не принадлежащие к высшему ее уровню — госстандартам РФ. Это санитарные правила и гигиенические нормативы, правила и инструкции по охране труда, положения, методические указания и др. Например, «Гигиенические требования к видеодисплейным терминалам, персональным электронно-вычислительным машинам и организации работы (СанПиН 2.2.2.542-96)»;

документы, разработанные организацией по вопросам документационного обеспечения ее деятельности: Инструкция по делопроизводству, табель форм документов, альбом форм документов, номенклатура дел, положение о службы ДОУ и др.

Секретарю важно постоянно следить за обновлением содержания нормативно-методической базы. Например, Росархивом совместно с ВНИИДАД в последнее время предпринимаются интенсивные меры по принятию законов, направленных на регулирование вопросов правовых условий деятельности организаций в части ДОУ. С этой целью разработан проект закона «О документационном обеспечении управленческой деятельности». Он должен установить:

единую правовую базу организации работы с документами;

ответственность за несоблюдение требований по составлению документов, оформляющих деловые взаимоотношения юридических лиц.

После правовой экспертизы закон поступит на рассмотрение в Государственную Думу РФ. Другой первоочередной задачей для Росархива является принятие Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации». Его действие будет распространено на все организации, независимо от формы собственности.

Литература

Секретарское дело /В.В. Галахов, И.К. Корнеев. – М.: ТК Велби, 2007.- 608 с.

Нормирование труда в области секретарского обслуживания.

При нормировании документационных операций используются нормативы времени на выполнение операций, нормативы численности персонала, а также нормативы управляемости и соотношений численности.

В основе всех нормативов лежит норматив времени - величина затрат времени на выполнение определенного вида работ при определенных организационно-технических и санитарно-гигиенических условиях труда.

Нормирование труда служащих учреждений необходимо для повышения эффективности работы учреждений. Измерение и нормирование трудовых затрат, нормирование труда в учреждении при правильном их использовании могут служить для: определения расходов на работу всего учреждения; совершенствования методов труда; поощрения служащих к труду; равномерного распределения рабочей нагрузки во времени; улучшения планирования работы учреждения; определения потребности в штатах; определения необходимости сверхурочных работ; составления в качестве ос-poet: бюджета учреждения; улучшения трудовой дисциплины; сокращения необходимости принятия волевых решений; обеспечения рационального использования технических средств; решения вопросов повышении квалификации служащих.

При оценке фактических затрат управленческого труда используются как общие методы изучения трудовых процессов в аппарате управления, так и специальные, которые позволяют путем расчета и анализа определить трудовые затраты по отдельным видам документов и документальным операциям в целом. Типовые нормы времени на документальные операции разработаны на основе фотохронометражных наблюдении (фотографии рабочего дня, хронометраж) и передового опыта работы. Эти нормы учитывают время на подготовительно-заключительную работу, организационно-техническое обслуживание рабочего места, отдых (включая физкультурные паузы) и личные надобности. К настоящему времени разработаны единые нормы времени на часто повторяющиеся работы по документационным функциям.

Расчет времени на отдельные операции по документационному обслуживанию производится по формуле

Н_вр =Т_оп(1+К/100),

где Т_оп - оперативное время, К - сумма времени на подготовительно-заключительную работу, организационно-техническое обслуживание рабочего места, отдых и личные надобности в % от оперативного времени (К=8 %-по фотографии рабочего дня).

Норматив численности определяет количество сотрудников, требующихся для выполнения с определенным качеством всех работ, закрепленных за данным подразделением при существующих организационно-технических условиях.

Расчет численности машинисток производится по формуле

Ч = А/Тп,

где А-годовой обьем работ в машинописных страницах, Т - действительный годовой фонд времени (ч), п - норма выработки продукции (ч).

Расчет численности секретарей является одним из наиболее сложных вопросов. Необходимое количество секретарей устанавливают, исходя из объема документооборота за год и расчетных норм выработки на выполнение документационных операций:

где Ч — необходимое количество сотрудников, Н_вр — средняя норма времени на обработку одного документа (0,67 ч), О - количество корреспонденции за год '(документооборот), К - коэффициент изменения трудоемкости работы, Т - годовой номинальный фонд рабочего времени,а - коэффициент неявок па работу (0,3).

Расчет численности машинисток производится по формуле

Ч = А/Тп,

Дата добавления: 2018-05-02; просмотров: 1588; Мы поможем в написании вашей работы!

Поделиться с друзьями:

12 3 4 5 6 7 8 9 10 Следующая ⇒

Мы поможем в написании ваших работ!