РЕЄСТРАЦІЙНО-КОНТРОЛЬНА КАРТКА
| Додаток 9 до Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях (пункт 10 глави 3 розділу ІIІ) |
ПОРЯДОК
заповнення реквізитів реєстраційно-контрольної картки
| Реквізити | Пояснення до заповнення | |||
| Назва виду документа | Заповнюється відповідно до назви документа, що реєструється. Під час реєстрації листів графа не заповнюється | |||
| Автор (кореспондент) | Під час реєстрації документа, що надійшов, зазначається найменування установи (особи) - автора документа. Під час реєстрації документа, що надсилається, зазначається найменування установи (особи) - кореспондента. Допускається застосування скороченого найменування установи | |||
| Дата документа | Дата, що проставляється на документі установою - автором, переноситься на реєстраційно-контрольну картку (далі - картка) з використанням цифр у такій послідовності: число, місяць, рік (число і місяць зазначаються двома парами арабських цифр, рік - чотирма арабськими цифрами) | |||
| Індекс документа | Індекс, присвоєний документу установою - автором, переноситься на картку з документа, що надійшов або надсилається | |||
| Дата надходження | Дата надходження документа до установи переноситься на картку з реєстраційного штампа | |||
| Індекс | Індекс, присвоєний вхідному документу установою - одержувачем, переноситься під час реєстрації надходження на картку з реєстраційного штампа. Після виконання документа індекс доповнюється номером справи за номенклатурою справ або іншими індексами
| |||
| Заголовок документа або короткий зміст | Переноситься заголовок, сформульований на документі. У разі відсутності заголовка на документі він формулюється відповідно до правил | |||
| Резолюція | Переноситься на картку з документа основний зміст доручення, прізвище автора і дата резолюції | |||
| Відповідальний виконавець | Прізвище, ініціали відповідального виконавця переносяться з резолюції, у разі потреби зазначається номер телефону | |||
| Строки виконання | Проставляються число, місяць, рік (число і місяць зазначаються двома парами арабських цифр, рік - чотирма арабськими цифрами). Під час реєстрації ініціативного документа, що надсилається, проставляється очікувана дата надходження відповіді | |||
| Позначка про виконання | Короткий запис того, як вирішено питання по суті, або дата та індекс документа-відповіді | |||
| Додаток 10 до Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях (пункт 12 глави 1 розділу ІV) | ||||
НОМЕНКЛАТУРА СПРАВ
|
|
|
| Додаток 11 до Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях (пункт 12 глави 1 розділу ІV) |
НОМЕНКЛАТУРА СПРАВ
| Додаток 12 до Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях (пункт 5 глави 3 розділу ІV, пункт 3 глави 6, пункт 13 глави 7 розділу VIII) |
КАРТКА-ЗАМІННИК СПРАВИ
| Додаток 13 до Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях (пункт 9 глави 2 розділу V) |
АКТ
про нестачу справ (документів) у структурних підрозділах
| Додаток 14 до Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях (пункт 15 глави 2 розділу V) |
АКТ
про вилучення документів з Національного архівного фонду
| Додаток 15 до Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях (пункт 1 глави 3 розділу V) |
АКТ
про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду
|
|
|
| Додаток 16 до Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях (пункт 6 глави 2 розділу VI) |
ВНУТРІШНІЙ ОПИС
документів справи
| Додаток 17 до Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях (пункт 7 глави 2 розділу VІ, пункт 4 глави 5 розділу VII, пункт 4 глави 8 розділу VII) |
ЗАСВІДЧУВАЛЬНИЙ НАПИС СПРАВИ
| Додаток 18 до Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях (пункт 9 глави 2 розділу VI) |
СПРАВА
| Додаток 19 до Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях (пункт 3 глави 3 розділу VI) |
ОПИС
|
|
|
| Додаток 20 до Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях (пункт 1 глави 2 розділу VII) |
ОПИС
справ постійного зберігання
| Додаток 21 до Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях (пункт 1 глави 3 розділу VII) |
ОПИС
справ тривалого (понад 10 років) зберігання
| Додаток 22 до Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях (пункт 1 глави 4 розділу VII) |
ОПИС
справ з кадрових питань (особового складу)
| Додаток 23 до Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях (пункт 5 глави 8 розділу VII) |
ОПИС
| Додаток 24 до Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях (пункт 2 глави 3 розділу VIII) |
Найменування установи
ЖУРНАЛ
реєстрації спостережень за станом температурно-вологісного режиму зберігання архівних документів
| Дата запису | Кліматичні параметри повітря | Підпис керівника архіву (особи, відповідальної за архів) | Примітки | |||
| зовнішнє повітря | повітря у сховищі | |||||
| температура,°С | відносна вологість, % | температура, °С | відносна вологість, % | |||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
Формат А4 (210х297).
| Додаток 25 до Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях (пункт 11 глави 6 розділу VIII) |
Найменування установи
КАРТКА
постелажного топографічного покажчика
| Архівосховище_________ Кімната_______________ | |
Стелаж (шафа) № __________
| № полиці | № фонду | № опису | Справи (од. зб.) з № ______ по №____ | Примітки |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
(лицьовий бік)
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
(зворотний бік)
Формат А6 (148 x 105).
| Додаток 26 до Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях (пункт 11 глави 6 розділу VIII) |
Найменування установи
КАРТКА
пофондового топографічного покажчика
| Архівосховище_________ Кімната_______________ | |
Фонд № ____________ назва _______________________________________________
| № опису | Справи (од. зб.) з № ______ по №____ | № стелажа (шафи) | № полиці | Примітки |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
(лицьовий бік)
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
(зворотний бік)
Формат А5 (148 x 210).
| Додаток 27 до Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях (пункт 5 глави 7 розділу VIII) |
ЗАМОВЛЕННЯ
на видавання справ у читальний зал (робочі кімнати)
| Додаток 28 до Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях (пункт 6 глави 7 розділу VIII) |
ЗАЯВА
| Додаток 29 до Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях (пункт 7 глави 7 розділу VIII) |
АКТ
про видавання справ у тимчасове користування
| Додаток 30 до Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях (пункт 11 глави 7 розділу VIII) |
Найменування установи
АРКУШ
користування архівними документами
Фонд № ______________ Опис № _________________ Справа № _________________
Заголовок справи __________________________________________________________
| Дата користування справою | Прізвище, ініціали (ініціал імені) користувача | Характер користування (копіювання, перегляд, витяги тощо) | Номери аркушів, з яких зроблено копії, витяги тощо | Підпис користувача |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
Формат А4 (210х297).
| Додаток 31 до Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях (пункт 12 глави 7 розділу VIII) |
КНИГА
видавання справ з архівосховища
| Додаток 32 до Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях (пункт 10 глави 8 розділу VIII) |
АРКУШ ПЕРЕВІРЯННЯ
| Додаток 33 до Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях (пункт 10 глави 8 розділу VIII) |
АКТ
про перевіряння наявності та стану справ (документів)
| Додаток 34 до Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях (пункт 15 глави 8 розділу VIII) |
АКТ
про невиправні пошкодження справ (документів)
| Додаток 35 до Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях (пункт 18 глави 8 розділу VIII) |
КАРТКА
обліку невиявленої справи
| Додаток 36 до Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях (пункт 19 глави 8 розділу VIII) |
АКТ
про невиявлення справ (документів), шляхи розшуку яких вичерпано
| Додаток 37 до Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях (пункт 1 глави 4 розділу X) |
КНИГА
обліку надходження та вибуття документів архіву
| Додаток 38 до Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях (пункт 2 глави 4 розділу X) |
СПИСОК
фондів архіву
| Додаток 39 до Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях (пункт 5 глави 4 розділу X) |
Найменування установи
РЕЄСТР ОПИСІВ
Розпочато ____________
Закінчено ____________
| № з/п | Надходження | Вибуття | |||||||||||
| дата запису | фонд | опис № | том № | назва опису (тому) | крайні дати документів | кількість | дата запису | підстава | куди вибув | ||||
| № | назва | справ | аркушів в опису | примірників опису (тому) | |||||||||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 | 13 | 14 |
Формат А4 (210х297).
| Додаток 40 до Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях (пункт 7 глави 4 розділу X) |
ПАСПОРТ
архівного підрозділу державного органу та органу місцевого самоврядування, іншої установи, підприємства та організації
| Додаток 41 до Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях (пункт 10 глави 4 розділу X) |
КНИГА
обліку надходження і вибуття страхового фонду і фонду користування
| Додаток 42 до Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях (пункт 10 глави 4 розділу X) |
ОПИС
страхового фонду
| Додаток 43 до Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях (пункт 4 глави 4 розділу XII) |
ЗРАЗОК
| Державне підприємство «Укрпостачпром» | Пронін Олег Іванович, вул. Лісова, буд. 4, кв. 39, м. Київ, 03134 | |
| АРХІВНА ДОВІДКА 04.04.2013 № 45 На № 3 від 28.03.2013 |
У документах архівного фонду Державного підприємства «Укрпостачпром» у відомостях на видачу заробітної плати робочим і службовцям за січень - грудень 2000 року значиться водієм Пронін Олег Іванович.
Підстава: ф. 4444, оп. 2, спр. 83, арк. 6-14.
| Директор | (підпис) | Д.М. Жежера |
| Завідувач архіву | (підпис) | О.Б. Довгач |
| М.П. |
Формат А4 (210х297).
| Додаток 44 до Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях (пункт 5 глави 4 розділу XII) |
ЗРАЗОК
Дата добавления: 2018-04-15; просмотров: 570; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!