Надання архівних документів для роботи в читальному залі та у тимчасове користування поза архівом
1. Справи видаються з архіву установи в тимчасове користування структурним підрозділам установи та іншим установам.
2. Для роботи з документами користувачів безпосередньо в архіві установи створюють читальний зал, який обладнується належними технічними засобами для використання мікрокопій, електронних, аудіовізуальних документів тощо.
Розпорядок роботи читального залу архіву складає керівник архіву (особа, відповідальна за архів).
Відвідування читального залу користувачами обліковують у журналі реєстрації відвідувань користувачами читального залу за формою, наведеною в додатку 46 до цих Правил.
3. Якщо в архіві немає спеціального приміщення для облаштування читального залу, робота користувачів з документами здійснюється безпосередньо в робочих кімнатах архіву, для чого обладнуються робочі місця.
4. Користувачі допускаються в читальний зал архіву на підставі документів, зазначених упунктах 5, 6 глави 7 розділу VIII цих Правил.
5. Дозвіл на роботу в читальному залі користувачам інших установ та громадянам протягом необхідного строку дає керівник установи. Як правило, цей строк становить не більше одного року. За потреби продовжити строк роботи в архіві користувач оформляє новий лист або заяву.
6. Архів установи надає користувачам для використання в читальному залі (у тому числі для виготовлення копій, витягів) відкриті документи, що обліковані та пройшли науково-технічне опрацювання, мають довідники та інші пошукові дані.
|
|
|
7. Відмова або відстрочення у видачі документів користувачам допускається у випадках, зазначених у пункті 14 глави 7 розділу VIII цих Правил.
8. Відмову оформлюють у письмовій формі із зазначенням її причини, строку дії обмеження, підстав обмеження, а також порядку оскарження відмови.
9. На кожного користувача в читальному залі архіву, крім працівників установи, заводять особову справу, в яку вміщують заяву, лист установи, що його направила, замовлення на видання справ та їх копіювання.
10. Видавання справ у тимчасове користування іншій установі оформлюють у порядку, зазначеному у пунктах 7, 8 глави 7 розділу VIII цих Правил.
Використання документів архіву при підготовці інформаційних заходів, у засобах масової інформації і публікаційній діяльності
1. Архів організовує використання документів у засобах масової інформації, при підготовці інформаційних заходів (виставок, екскурсій, зустрічей з громадськістю, презентацій, лекцій, доповідей), а також публікацію документів. Відповідне рішення приймає керівник установи. Зазначену роботу архів виконує самостійно або спільно із зацікавленими установами, у тому числі з державними архівними установами (архівними відділами міських рад).
|
|
|
2. Для оформлення виставкових стендів архів установи на підставі архівних документів створює альбоми, плакати, діаграми тощо. Документи на виставках експонують у вигляді копій.
3. Для пропагування документів архіву в засобах масової інформації готують документальні публікації, створюють радіо- та телепередачі. Архів спільно із засобами масової інформації визначає тематику та обсяг матеріалів, а також строки їх підготовки. Тексти підготовлених архівом статей, добірок документів, передач затверджує керівник установи.
У примірниках статей та інших матеріалів, які створено для засобів масової інформації та які залишаються в архіві установи, зазначають пошукові дані оприлюднених документів (назви використаних документів, дату, місце публікації).
4. Екскурсії, лекції, доповіді про зміст документів архіву проводять відповідно до плану його роботи. Під час підготовки заходу визначають: тематику, склад слухачів, час і місце проведення, тривалість.
XIII. Організація роботи архіву
Планування роботи архіву
1. Річне планування проводиться на підставі визначення головних завдань роботи архіву на рік з урахуванням бюджету робочого часу. Річний план складається за формою, наведеною вдодатку 47 до цих Правил.
|
|
|
Норми часу і виробітку на виконання кожного виду робіт визначаються відповідно до рекомендацій Укрдержархіву.
Плани підписує завідувач архіву (особа, відповідальна за архів) і затверджує керівник установи або керівник структурного підрозділу, до складу якого входить архів.
2. Архів складає графік приймання справ від джерел комплектування архіву і/або структурних підрозділів, який підписує завідувач архіву (особа, відповідальна за архів), узгоджується з керівниками установ - джерел комплектування архіву (за наявності таких), керівниками структурних підрозділів та затверджується керівником установи.
Графік включає найменування установ і/або структурних підрозділів, у діяльності яких створюються архівні документи, строк їх приймання, назви посад та ініціали, прізвища осіб, відповідальних за передавання документів до архіву установи. Графік приймання справ має поквартальну або помісячну розбивку.
В установах, що не мають структурного поділу, графік приймання справ в архів установи не складається.
Дата добавления: 2018-04-15; просмотров: 277; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!