Положение о структурном подразделении в составе структурного подразделения Правительства области
В случае наличия в структуре структурного подразделения Правительства области отделов и управлений (далее – отделы (управления)) положения об отделах (управлениях), утверждаемые руководителями соответствующих структурных подразделений Правительства области, должны содержать следующие разделы: общие положения, задачи, функции, организация деятельности, ответственность.
Текст положения об отделе (управлении) излагается от третьего лица единственного числа.
Разделы положения об отделе (управлении) могут делиться на подразделы, пункты и подпункты. Разделы должны иметь названия и нумероваться римскими цифрами. Нумерация подразделов, пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами.
В разделе «Общие положения» указываются официальное наименование отдела (управления) и наименование структурного подразделения Правительства области, в структуру которого входит отдел (управление), дата, номер и наименование правового акта, на основании которого создано и действует структурное подразделение Правительства области, чем руководствуется отдел (управление) в своей деятельности,
В разделе «Задачи» излагается перечень задач, решаемых отделом (управлением).
В разделе «Функции» перечисляются основные направления деятельности отдела (управления), в том числе конкретные действия или виды работ, которые должны выполняться отделом (управлением) для осуществления поставленных перед ним задач. Функции должны полностью отражать специфику деятельности отдела (управления).
|
|
|
В разделе «Организация деятельности» отражается структура отдела (управления) (в случае наличия внутри отдела (управления) структурных подразделений) порядок назначения и полномочия руководителя и заместителя руководителя (при наличии) отдела (управления), порядок организации работы отдела (управления), контроля деятельности отдела (управления).
В разделе «Ответственность» устанавливаются меры персональной ответственности руководителя отдела (управления).
Протокол
2.5.3.1. Протокол - документ, в котором фиксируется ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях каких-либо коллегиальных органов.
Протокол составляется на основании записей, произведенных секретарем совещания (заседания) либо иным участником совещания (заседания) во время заседания (совещания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и других материалов.
2.5.3.2. Протоколы могут составляться в полной или краткой формах. При краткой форме опускается ход обсуждения вопроса и фиксируется только принятое по нему решение.
|
|
|
2.5.3.2.1. Текст полного протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной. В вводной части указываются инициалы, фамилии председателя (председательствующего), секретаря, присутствовавших на заседании и, при необходимости, лиц, приглашенных на заседание (совещание). При перечислении приглашенных указывается наименование их должности. Если количество присутствующих превышает 15 человек, в вводной части протокола делается ссылка на список, являющийся неотъемлемой частью протокола, например:
Присутствовали: 25 чел. (список прилагается).
Если в заседании (совещании) принимают участие представители разных органов власти и организаций, указывается место работы и должность каждого лица. Многострочные наименования должностей присутствующих печатаются через один межстрочный интервал.
В протоколе заседания Правительства области указываются отдельно члены Правительства области – по должностям (сначала первые заместители Губернатора области, затем в свободном порядке заместители Губернатора области), присутствующие и отсутствующие, а далее все остальные лица, присутствовавшие на заседании (должность, инициалы, фамилия) в свободном порядке.
|
|
|
Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня, содержащей перечень рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их значимости, с указанием докладчика по каждому рассматриваемому вопросу. Вопросы повестки дня формулируются с предлогом «О» («Об»), печатаются от границы левого поля и нумеруются арабскими цифрами.
Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня (сколько пунктов включено в повестку, столько разделов она содержит). Текст каждого раздела строится по схеме:
СЛУШАЛИ:
ВЫСТУПИЛИ:
ПОСТАНОВИЛИ: (или РЕШИЛИ:).
В части «СЛУШАЛИ» кратко излагается текст выступления докладчика. Инициалы и фамилия докладчика печатаются с красной строки в именительном падеже. Запись доклада излагается от третьего лица единственного числа (отметил, напомнил, прокомментировал) и отделяется от фамилии дефисом.
Если текст доклада прилагается к протоколу, то используется ссылка «Текст доклада прилагается».
В части «ВЫСТУПИЛИ» перечисляются выступающие и авторы вопросов. Инициалы и фамилия выступающего печатаются с красной строки в именительном падеже. Краткая запись выступления по существу рассматриваемого вопроса излагается от третьего лица единственного числа (отметил, напомнил, прокомментировал).
|
|
|
Если текст выступления прилагается к протоколу, то используется ссылка «Текст выступления прилагается».
В части ПОСТАНОВИЛИ: (или РЕШИЛИ:) отражается принятое решение по обсуждаемому вопросу. Текст постановляющей части печатается полностью. Если решение по одному вопросу повестки дня заседания состоит из нескольких пунктов, то пункты нумеруются арабскими цифрами, разделенными точками:
1.1. - первый пункт решения по первому вопросу повестки дня заседания,
1.2. - второй пункт решения по первому вопросу повестки дня заседания и т.д.
Тексты пунктов решения излагаются с использованием неопределенной формы глагола: возложить, поручить, организовать и т.д.
Если один из пунктов содержит решение об утверждении обсуждавшегося на заседании документа, этот документ становится приложением к протоколу, на нем оформляется ссылка на номер и дату протокола. Приложение оформляется на отдельном листе. При наличии нескольких приложений они нумеруются.
Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения).
При необходимости приводятся итоги голосования:
«За -...,
против -...,
воздержалось -...».
2.5.3.2.2. Текст краткого протокола также состоит из двух частей: вводной и основной. В водной части указываются инициалы и фамилии председательствующего (председателя), секретаря, а также инициалы и фамилии присутствовавших лиц.
Слово «Присутствовали» печатается от границы левого поля, подчеркивается, после слова ставится двоеточие. Ниже печатаются наименования должностей, а справа от наименования должностей – соответствующие инициалы и фамилии. Наименования должностей могут указываться обобщенно, например:
Присутствовали:
Первый заместитель Губернатора
области И.О. Фамилия
Заместители Губернатора области И.О. Фамилия
И.О. Фамилия
Список отделяется от основной части протокола сплошной чертой.
В основной части протокола указывается номер вопроса в соответствии с повесткой дня, содержание вопроса и принятые решения.
Наименование вопроса нумеруется римской цифрой и начинается с предлога «О» («Об»), печатается центрировано размером шрифта № 14 и подчеркивается одной чертой ниже последней строки на расстоянии не более одного интервала. Под чертой указываются инициалы и фамилии должностных лиц, выступивших при обсуждении данного вопроса. Инициалы и фамилии печатаются с красной строки через 1 межстрочный интервал.
Затем указывается принятое по вопросу решение.
2.5.3.3. Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем. Датой протокола является дата заседания (совещания).
2.5.3.4. Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы совещаний, протоколы заседаний рабочих групп, протоколы координационных, экспертных советов и иные.
2.5.3.5. Протоколы печатаются на стандартном листе бумаги формата A4, протоколы заседаний Правительства области – на бланке протокола заседания Правительства Вологодской области и имеют следующие реквизиты:
наименование высшего исполнительного органа государственной власти области (Правительство Вологодской области) - печатается прописными буквами полужирным шрифтом размером № 17 и выравнивается по центру;
вид документа - ПРОТОКОЛ (слово ПРОТОКОЛ печатается прописными буквами вразрядку полужирным шрифтом размером № 17 и выравнивается по центру);
вид заседания (совещания) - отделяется от предыдущего реквизита «вид документа» одним межстрочным интервалом, печатается полужирным шрифтом через один интервал и выравнивается по центру;
место проведения заседания (совещания) - указывается (при необходимости), у кого проводится заседание (совещание) или в каком месте; печатается через 2 межстрочных интервала после реквизита «вид заседания (совещания)», отделяется от него двойной чертой и выравнивается по центру;
дата и номер протокола - дата оформляется словесно-цифровым способом и печатается через 2 межстрочных интервала ниже реквизита «место проведения заседания (совещания)»; номер протокола обозначается арабскими цифрами, может включать буквенные индексы.
Основная часть протокола печатается через 1,5 межстрочных интервала.
Подпись отделяется от текста основной части протокола 3 межстрочными интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании (совещании), его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилия).
Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки.
Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем.
2.5.3.6. Копии протоколов при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам.
2.5.3.7. Принятые решения доводятся до исполнителей в виде выписок из протоколов.
Выписка из протокола представляет собой точную копию части текста подлинного протокола, относящегося к тому вопросу повестки дня, по которому готовят выписку. При оформлении выписки из протокола воспроизводят все реквизиты протокола, вопрос повестки дня, по которому готовится выписка, и принятое решение. В этом случае название документа будет оформлено как «Выписка из протокола».
Выписки из протокола заседания Правительства области заверяются печатью отдела протокола управления документационного обеспечения Департамента управления делами Правительства области.
Образцы оформления протоколов (полного и краткого) представлены в приложениях 4, 5 к Инструкции.
Акт
2.5.4.1. Акт - документ, составленный группой лиц (комиссией) для подтверждения установленных ими фактов (приема-передачи, инвентаризации, списания и другое). Акт составляется коллегиально (не менее двух составителей) и объективно фиксирует существующие или существовавшие события, факты или состояния.
2.5.4.2. Акт оформляется на угловом бланке структурного подразделения Правительства области либо на листах бумаги формата А4.
2.5.4.3. Акт содержит следующие реквизиты: наименование высшего исполнительного органа государственной власти области (Правительство Вологодской области), наименование структурного подразделения Правительства области, название вида документа (АКТ), дата и номер акта, место издания, заголовок, текст документа, отметка о наличии приложений (при необходимости), подписи, гриф утверждения (при необходимости).
Наименование высшего исполнительного органа государственной власти области (Правительство Вологодской области) – указывается полное официальное наименование.
Наименование структурного подразделения Правительства области – указывается полное официальное и сокращенное (в скобках) наименование структурного подразделения Правительства области, к компетенции которого отнесено составление акта.
Наименование вида документа – если акт оформляется на общем бланке или стандартном листе бумаги, слово АКТ печатается прописными буквами в разрядку полужирным шрифтом размером № 17, допускается центрирование.
Дата и номер акта – дата оформляется словесно-цифровым способом и печатается через два межстрочных интервала ниже реквизита «наименование вида документа»; номер акта обозначается арабскими цифрами, состоит из порядкового номера документа, который при необходимости дополняется индексом дела по номенклатуре.
Место составления – г. Вологда.
Заголовок – включает в себя краткое содержание текста. Он может начинаться с предлога «О» или «Об», например: «О проверке наличия и сохранности документов».
Текст имеет сложную структуру и делится на части.
Вводная часть всегда начинается со слова «ОСНОВАНИЕ». Далее в именительном падеже указываются реквизиты правового акта, в соответствии с которым была образована комиссия, например:
ОСНОВАНИЕ: распоряжение Губернатора области от 15 августа 2013 года № 15 «О проведении инвентаризации»
Далее ниже указывается состав комиссии начиная с председателя, например:
Составлен комиссией:
Председатель комиссии должность И.О. Фамилия
Члены комиссии должность И.О. Фамилия
Если во время работы комиссии присутствовали другие должностные лица, не включенные в состав комиссии, это оформляется так:
Присутствовали должность И.О. Фамилия
Констатирующая часть начинается с целей и задач проведения работы, далее фиксируются установленные факты. Эта часть акта может быть оформлена в виде таблицы, которая позволяет в небольшом объеме обеспечить высокую степень информативности.
Текст акта принято излагать от третьего лица единственного числа (комиссия установила).
Число экземпляров акта определяется либо нормативными документами, либо практической необходимостью. При указании экземплярности указывается их местонахождение, например:
Составлен в 2 экземплярах:
1 экз. – в бухгалтерию;
2 экз. – в дело №.
Приложение – отметка о наличии приложений оформляется следующим образом:
Приложение: на 3 л. в 2 экз.
Такое оформление допускается в том случае, когда наименование прилагаемого документа указано в тексте. Если наименование прилагаемого документа не указано в тексте, отметку о наличии приложения оформляют так:
Приложение: Инструкция по делопроизводству на 2 л. в 1 экз.
В самом приложении к акту на первом его листе в правом верхнем углу делается отметка о принадлежности приложения к акту с указанием даты составления и номера акта, например:
Приложение
к акту комиссии
от 05.10.2013 № 7
Если приложений несколько, они обязательно нумеруются.
Подпись – акт подписывают председатель и все члены комиссии без указания должностей. Подпись отделяется от текста тремя межстрочными интервалами. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем.
Гриф утверждения – состоит из слова «УТВЕРЖДАЮ», наименования должности лица, утвердившего акт, его подписи, даты утверждения.
В расшифровке подписи инициалы ставятся перед фамилией, дата утверждения ставится собственноручно в момент утверждения акта должностным лицом, который ставит подпись.
Гриф утверждения акта располагают в правом верхнем углу.
Образец оформления акта представлен в приложении 6 к Инструкции.
Дата добавления: 2016-01-05; просмотров: 19; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!