Порядок передачи электронных документов на государственное хранение
Электронные документы передаются на государственное хранение по истечении 3-летнего предельного срока их хранения в организации в соответствии с законодательными актами.
Электронные документы передаются в государственный архив по графику, составленному государственным архивом, согласованному и утвержденному руководителем организации.
Электронные документы передаются на государственное хранение с сопроводительным письмом, в котором указываются номера и название описей, документы, входящие в комплект сопроводительной документации, машинные носители.
Передача электронных документов производится представителем организации, ответственным за сохранность электронных документов в организации.
При передаче электронных документов в архив проверяются:
- комплектность передаваемых документов;
- комплектность и правильность составления сопроводительной документации (ИПХ, ведомость МНЗ, УД);
- физическое и техническое состояние носителей. В первую очередь производится проверка на наличие вирусов и других вредоносных компьютерных программ;
- воспроизводимость контрольных характеристик, указанных в УД, программными средствами архива.
В случае несовместимости программных средств, применяемых для выработки и проверки контрольных характеристик в передающей организации и в архиве, архив должен в присутствии представителя организации заново выработать контрольные характеристики своими программными средствами. Данные контрольные характеристики указываются в акте приема-передачи.
|
|
|
В случае неправильной подготовки сопроводительной документации носители с электронными документами и сопроводительная документация возвращаются в организацию на доработку.
При первом поступлении электронных документов в государственный архив организация вместе с комплектом сопроводительной документации представляет историко-архивную справку к фонду, которая затем дополняется сведениями об изменениях в названии, функциях, структуре организации.
Передача электронных документов оформляется актом приема-передачи, составляемым в двух экземплярах. Акт утверждается руководителем архива и руководителем организации, передавшей документы. Один экземпляр акта остается в архиве, другой - направляется в организацию.
Дата добавления: 2016-01-03; просмотров: 20; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!