Лекция 5. Экспертиза ценности электронных документов
Экспертиза ценности электронных документов проводится с целью отбора на государственное хранение содержащейся в них информации, которая имеет научную, практическую, историческую ценность и не повторяется в документах на бумажных носителях или приобретает в электронной форме новое качество, которое значительно повышает удобство использования и наглядность информации.
Экспертиза ценности электронных документов проводится на основании общих и специфических критериев отбора.
К общим критериям отбора электронных документов относятся:
- функционально-целевое назначение организации;
- значимость информации электронного документа;
- время и место создания электронного документа;
- подлинность электронного документа и форма ее удостоверения;
- повторение информации электронного документа в информации других документов;
- полнота состава частей и элементов электронного документа;
- наглядность информации и удобство использования по сравнению с бумажными аналогами;
- возможность обеспечения постоянного хранения электронных документов;
- возможность воспроизведения и обработки информации без использования дополнительного специализированного программного обеспечения;
- формы и состав процедур по обеспечению подлинности и целостности электронных документов;
- наличие сопроводительной документации на электронные документы и технологической документации на информационную систему, в которой документы возникли и существовали.
|
|
|
К специфическим критериям относят критерии отбора для определенных видов документов: организационно-распорядительных, научно-технических, цифровых аудио-, видео- и фотодокументов.
Отбор на государственное хранение электронных организационно-распорядительных документов производится на основании критериев, которые аналогичны критериям, применяемым для соответствующих документов на бумажных носителях.
Отбор на государственное хранение научно-технических документов (НТД) проводится на основании следующих критериев:
- степень завершенности проекта;
- патентно-лицензионная ценность;
- значимость для дальнейшего развития науки, техники и производства, народного хозяйства в целом;
- принципиальная новизна, уникальность и оригинальность исследований и разработок;
- степень отражения уровня науки, техники и производства;
- значимость проблем, проектов, конструкций, технологий для развития конкретных отраслей и народного хозяйства в целом;
- экономическая польза на момент внедрения результатов исследований или технических идей;
- степень отражения реально существующих явлений и объектов в определенных видах и разновидностях НТД, образующихся на соответствующих этапах исследования и стадиях разработок;
|
|
|
- автор проекта или научной разработки (доктор наук, заслуженный архитектор, лауреат государственных или международных премий и т.д.).
Отбор на государственное хранение цифровых аудио-, видео- и фотодокументов производится на основании следующих критериев:
- время и место создания;
- авторство;
- обстоятельства появления оригинала документа;
- значение учреждения (лица), создавшего документ;
- оригинальность (подлинность) документа;
- значение события, информации, зафиксированной в документе;
- полнота, достоверность и новизна сообщаемых сведений;
- повторяемость информации;
- художественные достоинства, композиционно-сюжетная целостность, выразительность и оригинальность, цветовое решение видео- и фотодокументов.
Методическую и практическую работу по экспертизе ценности электронных документов и подготовке их к передаче на архивное хранение в организациях осуществляет постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК). ЭК создается приказом руководителя организации из числа ведущих специалистов. В состав ЭК включается представитель государственного архива.
|
|
|
Обязанности по проведению экспертизы ценности электронных документов могут быть возложены на экспертную комиссию по проведению экспертизы ценности документов на традиционных носителях, если таковая уже имеется в организации. В этом случае в ее состав включается специалист, ответственный за работу с электронными документами, а также представитель государственного архива.
Экспертиза ценности проводится на этапах создания, использования и по истечении предельного срока хранения электронных документов в организации.
Экспертиза ценности на этапе создания электронных документов проводится в целях определения требований к созданию воспроизводимых и пригодных для длительного хранения электронных документов.
На протяжении жизненного цикла электронных документов должны быть средства, обеспечивающие их воспроизведение (визуализацию), а также средства для конвертирования документов в формат архивного хранения. Форматы должны быть максимально программно и аппаратно независимы и согласованы с государственным архивом.
Экспертиза ценности на стадии проектирования автоматизированной системы, которая будет использоваться для создания и обращения организационно-распорядительной документации, проводится также в целях определения требований к внешнему представлению создаваемых с ее помощью электронных документов.
|
|
|
По результатам экспертизы ценности на этапе создания электронных документов:
- для управленческой документации в номенклатуре дел организации в графе "Примечание" делается пометка: "ЭД";
- для научно-технической документации составляется перечень разработок НТД, подлежащей передаче на государственное хранение, в соответствии с приложением Правил работы с научно-технической документацией в учреждениях, организациях и на предприятиях.
Если в комплект документации постоянного срока хранения наряду с электронными документами входят бумажные, предельный срок хранения такого комплекта в организации - 3 года. В случае необходимости хранения документации в организации свыше 3 лет должна быть получена санкция профильного архивного учреждения на продление срока;
Экспертиза ценности на этапе использования электронных документов проводится в случае изменений технологической системы, в которой создаются и функционируют электронные документы (перевод на новое программное и аппаратное обеспечение).
По истечении предельного срока хранения электронных документов в организации экспертиза ценности проводится в целях окончательного отбора электронных документов, представляющих историческую или практическую ценность и подлежащих передаче на государственное хранение, и электронных документов, подлежащих уничтожению.
Экспертиза ценности электронных документов проводится по каждому их виду отдельно.
По результатам экспертизы ценности на данном этапе для документов, подлежащих передаче на государственное хранение, составляется опись. Один экземпляр описи, утвержденной в организации и согласованной с государственным архивом, передается в государственный архив.
На электронные документы, вышедшие из обращения и не подлежащие передаче на государственное хранение, составляется акт об уничтожении.
Дата добавления: 2016-01-03; просмотров: 82; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!