ВРЕМЯ – МАТЕРИАЛЬНАЯ ЦЕННОСТЬ
Цель работы: получить навыки разработки плана эффективного использования времени.
Время – уникальный ресурс. Его нельзя накопить, как деньги или сырье. Хотим мы или не хотим, но мы должны тратить его по твердой цене – 60 секунд за минуту. Его нельзя включить или выключить, или заменить, или возместить. «Время – наиболее безжалостный и негибкий элемент нашего существования». Но мы можем проанализировать, как мы тратим его. Как и с любым другим ресурсом, со временем можно обращаться либо эффективно, либо плохо. Питер Друкер отметил: «Запас времени бесконечно мал, и если вы не можете управлять им, то вам не удастся управлять ничем другим». Каждому из нас важно помнить, что время, которое мы тратим, принадлежит нам и нужно стать его хозяином. Мы не сможем управлять своим временем до тех пор, пока он не начнем управлять собой.
Ни опыт, ни мастерство, ни способности, ни знания не могут сделать руководителя эффективным до тех пор, пока он не научится управлять собой.
Многие предприниматели и управленцы любят повторять: «время - деньги». И действительно: значение этого фактора вряд ли можно переоценить. Время, его использование – альфа и омега нашего успеха в жизни. Зададимся в этой связи некоторыми вопросами. Итак: как обстоит у вас дело со временем? Как вы обращаетесь со своим временем? Не будем забывать: успех любого дела, и в особенности предпринимательства, зависит не только от материально-экономических величин, но и от того, как мы распоряжаемся ценнейшим достоянием – временем.
|
|
|
Учитесь эффективно расходовать свое время и восполняйте пробелы в этой сфере. А часто ли задумываемся мы над тем, сколько же осталось в нашем распоряжении времени для профессиональных и личных дел?
Попробуем сделать несложные подсчеты. Мой личный капитал времени (К).
60 лет – пенсионный возраст.
60 – (возраст в настоящее время) = А.
Ка = А * 1760 (220 рабочих дней, умноженные на восемь часов) = … часов.
Ка – капитал рабочего времени, оставшийся до пенсии.
Кср = А * 660 (220 рабочих дней * 3 часов) = … часов.
Ксв = А * 1740 (145 выходных дней * 12 часов) = … часов.
Капитал свободного времени до пенсии состоит из свободного времени рабочих дней (Кср) и свободного времени выходных дней (Ксв). Если сложить обе величины (капитал рабочего времени плюс капитал свободного времени), то получим ваш личный временной капитал. Для многих результат может оказаться неожиданным, так как в этой модели капитал свободного времени больше, чем капитал рабочего времени. Конечно, соотношение ежедневного рабочего времени и времени для досуга не могут быть абсолютно одинаковыми для каждого. Но в любом случае можно констатировать – лучший временной капитал в зависимости от возраста составляет величину порядка лишь нескольких десятков тысяч часов!
|
|
|
Даже, если рабочее время составляет 10 часов ежедневно, трудовая жизнь длится в общей сложности 90000 часов (40 лет * 220 дней = 88000 часов).
Если сложить вместе капитал рабочего и свободного времени и исходить из оптимальных прогнозов, то можно достигнуть максимума: 200000 часов!
Задумываемся ли мы над этим! Следовательно, сегодня начинается первый день до конца нашей жизни! Вывод: нужна и даже очень нужна инвентаризация времени. Проведем инвентаризацию времени за несколько рабочих дней, чтобы проанализировать свой рабочий стиль и вскрыть причины возникающих дефицитов времени. Наблюдения социологов показывают, что «неправильный» рабочий день часто имеет следующие признаки: неизвестно, на что вообще расходуется время; неясно, сколько времени требуют выполнение конкретных задач; неопределенны сильные и слабые стороны до сих пор практикуемого рабочего стиля; мало изучен вопрос о том, какие личности и другие факторы стимулируют или ограничивают работоспособность.
Только если удастся конкретно определить сколько времени, на что и с кем оно тратится, можно вскрыть действительно важные, сильные и слабые моменты своего личного рабочего стиля.
|
|
|
Планирование призвано обеспечить использование имеющегося времени для плодотворной и успешной деятельности (максимальный критерий), либо для достижения поставленных целей с возможно меньшими временными затратами (минимальный критерий).
Чем лучше менеджер распределяет свое время, тем эффективнее он использует его в своих профессиональных и личных интересах. Планирование как составная часть задач и правил менеджмента означает подготовку к реализации целей + структурирование (упорядочение) времени. Главное преимущество, достигаемое путем планирования работы, состоит в том, что планирование времени приносит выигрыш во времени. По мнению Л. Зайверта, кто регулярно в течение 10 минут планирует свой рабочий день, тот может сэкономить до 2-х часов, а также вернее и лучше справиться с важнейшими задачами. Данное высказывание является существенным правилом для любого менеджера.
В деле рационализации использования рабочего времени менеджера большую роль может сыграть использование следующих принципов:
- принцип американского ученого Парето, согласно которому концентрация усилий менеджера на жизненно важных делах практически полностью определяет конечный результат.
|
|
|
- принцип бывшего президента США Эйзенхауэра: определение приоритетов на основе важности и срочности. Эйзенхауэр, подразделяя задачи по их важности и срочности, пришел к так называемым задачам А, В, С (рисунок 1).
А-задачи: очень важные и срочные, исполнять которые следует немедленно;
В-задачи: важные, но не срочные, следует определить в какие сроки выполнить;
С-задачи: менее важные, но срочные, решение которых следует делегировать подчиненным.
Рисунок 1 – Матрица задач
Дела, которые не являются ни важными, ни срочными не должны отвлекать внимание руководителя, стол которого и так завален бумагами. Иногда это требует определенного риска, но такие дела следует сразу отправлять в корзину для бумаг.
Самая большая опасность для менеджера заключается в том, что он дает о себя увлечь срочностью задач и тратит свое время на выполнение С-задач, в то время как В-задачи (а иногда даже А-задачи) остаются невыполненными. Отсюда основательный анализ стоящих перед менеджером задач является хорошей базой для определения действительных приоритетов.
Суть принципа, сформулированного итальянским экономистом Вильфредо Парето, заключается в том, что внутри данной какой-либо группы или множества групп отдельные малые ее части обнаруживают намного большую значимость, чем это соответствует их удельному весу в группе. Например:
- 20% клиентов (товаров) дают 80% оборота или прибыли, а остальные 80% клиентов (товаров) приносят 20 % оборота или прибыли;
- 20% ошибок обуславливают 80% потерь и оставшиеся 80% ошибок обуславливают 20% потерь;
- 20% исходных продуктов определяют 80% стоимости готового изделия и 80% исходных продуктов определяют 20% стоимости готового изделия;
Поэтому в связи с принципом Парето отмечают «соответствие 80 : 20».
В процессе работы менеджера за первые 20% расходуемого времени достигается 80% результатов, а остальные 80% затраченного времени приносят лишь 20% общего итога. Следовательно, менеджеру не целесообразно браться сначала за легкие дела. Необходимо приступать к решению вопросов, сообразуясь с их значением.
При составлении плана использования времени необходимо предпринять следующие шаги:
1) Выявление существенных и несущественных задач (дел) по временному принципу Парето (соотношение 80 : 20). Перенесение этой закономерности на рабочую ситуацию менеджера означает, что в процессе работы за первые 20 % расходуемого времени (затрат) достигается 80 % результатов (выпуска). Остальные 80% затраченного времени приносят лишь 20 % общего результата. Применительно к повседневной работе это означает, что не следует браться за самые легкие, интересные или требующие минимальных затрат дела, а следует приступать к вопросам сообразно с их значением и важностью. Последовательное применение принципа Парето конкретизируется, если все задачи проанализировать в соответствии с их долей в итоговом результате и затем распределить по категориям А, В и С (метод АВС).
2) Установление однозначных приоритетов для существенных задач (дел) с помощью метода анализа АВС и уточнение в соответствии с ними задач дня (рисунок 2).
Рисунок 2 – Примерный вид диаграммы Парето с использованием анализа АВС
Правила экономии времени:
Придумай себе стимулы.
Мы лучше делаем то, что нам хочется делать. Такие дела, как правило, выдвигаем вперед тех, которые нам нужно сделать. Отсюда задача – как-то превратить свои занятия из «надо» в «хочется» и продуктивность вашей деятельности повысится почти автоматически.
Научись говорить «нет».
Если вы не научитесь этому, то окажетесь вовлеченными в такие дела, которыми вы никогда не занялись бы по своей воле. Часть вашей программы самодисциплины и экономии времени именно и должна состоять из того, чтобы отделять второстепенное от главного.
Дата добавления: 2022-06-11; просмотров: 55; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!