ДОКУМЕНТЫ И ДОКУМЕНТООБОРОТ В ТОРГОВОЙ ОРГАНИЗАЦИИ

Документ, документооборот, классификация бухгалтерских документов

Основным принципом учета является документирова­ние. Хозяйственная деятельность торговых предприятий и организаций складывается из большого числа различных по содержанию финансово-хозяйственных операций, которые и отражаются в различных документах.

В торговые предприятия ежедневно поступает масса товаров, тары, огромное количество денежных средств; идет практически непрерывный процесс реализации това­ров, совершаются уценки, переоценки материальных цен­ностей, и буквально каждый шаг, каждая операция, каж­дое действие или явление отражается в определенном документе.

Согласно ГОСТ Р 1141-98 документ (документированная информация) представляет собой зафиксированную на материальном носителе информа­цию с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. В качестве мате­риального носителя допускается использование любого материального объ­екта, пригодного для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде. Одна­ко для целей оформления документов в бухгалтерском учете применимы только бумажные или машинные носители информации. Эта норма содержится в Положении по ведению бухгалтерского учета и отчетности. При этом организация обязана изготовлять за свой счет копии документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с зако­нодательством Российской Федерации, суда и прокуратуры.

Документ получает статус официального, если он создан юридическим или физическим лицом, оформлен и удостоверен в установленном порядке (ГОСТ Р51141-98).

Бухгалтерская документация является частью системы управленческой документации организации согласно Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД), утвержденному Постановлением Госстандарта России от 30.12.1993 № 299 (с изменениями и дополнениями), который классифицирует унифицированные формы управленческих доку­ментов с присвоением им кодов по следующим блокам (табл. 4)

Все записи на счетах бухгалтерского учета основываются только на документах. Бухгалтерский документ является письменным подтверждением на право совершения или действительного совершения хозяйственной опе­рации.

Оформление хозяйственных операций документами на­зывается документацией. При помощи документации про­изводится сплошное отражение хозяйственных операций в момент и на месте их совершения. Таким образом, докумен­тация — одна из отличительных особенностей бухгалтер­ского учета, в котором все записи производятся только на основании полноценных документов.

Таблица 4

Коды управленческих документов в торговле

Код	Наименование форм
0200000	Унифицированная система организационно-распорядительной документации
0211000	Документация по созданию организации
0251000	Документация по распорядительной деятельности организации, предприятия
0281000	Документация по приему на работу
0300000	Унифицированная система первичной учетной документации
0301000	Документация по учету труда и его оплаты
0306000	Документация по учету основных средств и нематериальных активов
0310000	Документация по учету кассовых операций
0315000	Документация по учету материалов
0317000	Документация по учету результатов инвентаризации
0320000	Документация по учету малоценных и быстроизнашивающихся предметов
0322000	Документация по учету работ в капитальном строительстве
0325000	Документация по учету сельскохозяйственной продукции и сырья
0340000	Документация по учету работы строительных машин и механизмов
0345000	Документация по учету работ в автомобильном транспорте
0400000	Унифицированная система банковской документации
0500000	Унифицированная система финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций
0600000	Унифицированная система отчетно-статистической документации
0700000	Унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий
0710000	Отчетная бухгалтерская документация
0720000	Регистры бухгалтерского учета
0730000	Первичная учетная документация
0800000	Унифицированная система документации по труду
0900000	Унифицированная система документации Пенсионного фонда Российской Федерации
1000000	Унифицированная система внешнеторговой документации

 

Документирование осуществляется на основании пер­вичных документов: товарно-транспортных накладных, счетов, счетов-фактур, внутренних накладных и т. д. Имен­но первичные документы являются основанием для регис­трации финансово-хозяйственных операций в учете, обо­сновывают его правильность и придают ему юридическую силу. С формой и правилами их заполнения можно озна­комиться в Положении о документах, о документооборо­те в бухгалтерском учете от 29.07.83 № 105.

Любой документ служит началом всех записей в учете, способом первичной регистрации всех хозяйственных опе­раций.

Документ — это письменное свидетельство совершения какого-либо действия либо права на его совершение и единственное законное основание для записей в учете, для осуществления бухгалтерского учета (вспомните, мы гово­рили, что бухгалтерский учет строго документален).

Существуют особые требования по заполнению доку­ментов: они должны быть оформлены надлежащим обра­зом, содержать исчерпывающие сведения о совершении того или иного действия, той или иной операции. Основ­ными требованиями являются:

— своевременность заполнения;

— реальность и достоверность записей.

Соответствие этим требованиям позволяет вести полный и качественный учет на торговом предприятии, контролиро­вать сохранность товарно-материальных ценностей. Хорошо организованное ведение документов помогает предупредить правонарушения в торговле. На торговых предприятиях до­кументы являются источниками контроля за поступлени­ем, движением и выбытием товарно-материальных ценно­стей, за выполнением плана товарооборота, издержками обращения и производственными показателями. На осно­вании документов ведется анализ хозяйственной деятельно­сти предприятия, осуществляется финансовый контроль, определяется финансовая устойчивость предприятия, его платежеспособность, вскрываются скрытые резервы, наме­чаются пути дальнейшей деятельности и перспективного развития. В этом экономическое значение документов.

Своевременно и правильно заполненные документы позволяют проверить:

— правильность совершения операций;

— надлежащее исполнение приказов, постановлений, инструкций, соблюдение действующего законода­тельства;

— выполнение основных планово-финансовых показа­телей на предприятии.

Согласно значению слова «документ», следует сказать, что своевременно и надлежащим образом оформленные Документы обладают доказательной силой и являются единственной возможностью для разрешения споров и предъявления претензий в суде.

С помощью документов осуществляется оперативное руководство хозяйственной деятельностью предприятий.

Применяют различные документы. Для учета отличи­тельных особенностей и порядка использования отдель­ных видов документов их группируют по определенным признакам.

Существует понятие классификации бухгалтерских доку­ментов. Это группировка документов по определенным при­знакам с целью их изучения и правильного использования. Такими признаками являются назначение, порядок состав­ления, способ отражения хозяйственных операций, место составления, качественные признаки (табл. 5).

 

Таблица 5

Группировка документов по различным признакам

Признак	Виды документов
Назначение документа	Распорядительные Оправдательные Комбинированные Документы учетного оформления
Порядок составления	Первичные Свободные
Порядок отражения хозяйственных операций	Разовые Накопительные
Место составления	Внутренние Внешние
Качественные признаки	Полноценные Неполноценные

Распорядительные документы содержат распоряжение на совершение определенных хозяйственных операций. Такими документами являются приказы, распоряжения и т. п. Например, приказ на перетаривание, подработку или подсортировку товара, приказ на назначение и выплату премий, направление работника в командировку. Распорядительные документы не подтверждают факты совершения хозяйственных операций и поэтому не являются основа­нием для отражения их в учете.

К бухгалтерскому учету принимаются лишь оправда­тельные документы. Но если оправдательный документ составлен по операции, которая совершилась на основа­нии распорядительного документа, то хозяйственная опе­рация отражается при наличии двух документов (распоря­дительного и оправдательного). Например, работник по возвращении из командировки сдал в бухгалтерию органи­зации оправдательные документы вместе с авансовым от­четом (авиабилеты, счет на проживание в гостинице и т. п.). Однако бухгалтер примет к учету эти документы только при наличии приказа руководителя организации о направлении работника в командировку. На основании пе­речисленных документов бухгалтер отразит командировоч­ные расходы в составе расходов на продажу (по дебету ба­лансового счета 44) и уменьшит задолженность работника по полученным под отчет авансам (по кредиту балансово­го счета 71).

Оправдательные документы удостоверяют факт соверше­ния хозяйственных операций. Они являются основанием для отражения хозяйственных операций в счетах бухгалтер­ского учета. К таким документам относятся накладные, приемосдаточные акты и пр.

Комбинированные документы — это бухгалтерские доку­менты, сочетающие в себе признаки нескольких видов документов. Например, расходные и приходные кассовые ордера являются одновременно распорядительными (руко­водитель и главный бухгалтер разрешили выдачу денежных средств из кассы либо главный бухгалтер разрешил внести Денежные средства в кассу). Авансовый отчет по команди­ровке является распорядительным документом (руководи­тель утверждает авансовый отчет, т. е. разрешает возмес­тить расходы подотчетного лица) и документом учетного оформления (на основании авансового отчета бухгалтер может сделать одну обобщенную проводку, так как расхо­ды по командировке отражаются по одной статье расхо­дов).

Документы учетного оформления составляются для под­готовки и упрощения учетных записей. Это распредели­тельные и группировочные ведомости, расчеты, бухгалтер­ские справки, мемориальные ордера и т. п. Документы учетного оформления составляются на основании ранее оформленных первичных документов, данных бухгалтер­ского учета, действующих положений, инструктивных ука­заний и пр.

Первичные документы составляются в момент соверше­ния хозяйственных операций и являются первым свидетель­ством их совершения. Составление первичного документа является началом учетной регистрации хозяйственных опе­раций. Первичные документы — это приходные и расход­ные кассовые ордера, накладные, наряды, квитанции и пр. Первичные документы могут составляться на бумажных и машинных носителях информации. При составлении до­кумента на бумажном носителе записи в нем можно про­изводить чернилами, химическим карандашом, шарико­вой ручкой или на пишущей машине. Запрещается использовать простой карандаш, поскольку документы хранятся в архиве определенное время и записи в них дол­жны хорошо читаться. Все строки первичного документа, которые могут быть заполнены, не должны оставаться сво­бодными. Свободные же строки прочеркиваются.

Свободные документы составляются на основании первич­ных документов. Они содержат показатели по хозяйственным операциям, зафиксированные в первичных документах, а также новые укрупненные показатели. Применение свобод­ных документов позволяет уменьшить количество записей в счетах бухгалтерского учета. К свободным документам относятся разработочные таблицы, группировочные ведо­мости, ведомости распределения расходов и др.

Разовые документы отражают одну или несколько хозяй­ственных операций и составляются единовременно в один прием. Эти документы оформляются сразу после соверше­ния хозяйственных операций и передаются в бухгалтерию. Разовые документы — накладные, требования, приемосда­точные акты, приходные и расходные кассовые ордера.

Накопительные документы — это бухгалтерские доку­менты, которые составляются постепенно, в течение опре­деленного периода времени. В этих документах отражаются однородные, часто повторяющиеся хозяйственные операции. Применение накопительных документов сокращает количе­ство документов и учетных записей, так как один накопи­тельный документ заменяет несколько разовых.

Внутренние документы составляются в данной органи­зации.

Внешние документы поступают от других организаций (выписки банка, счета поставщиков и пр.).

Полноценным является такой документ, который состав­лен по установленной форме, имеет все обязательные рек­визиты и правильно отражает действительно совершенную и законную хозяйственную операцию.

Документ, не удовлетворяющий этим требованиям, явля­ется неполноценным, он не должен приниматься к учету.

Документооборот должен сводить к минимуму количе­ство инстанций, через которые проходит тот или иной документ; должен полностью исключать дублирование этапов, время проверки; должен способствовать тщатель­ному контролю за сохранностью товарно-материальных ценностей.

Первичные документы фиксируют факт совершения хозяйственной операции. Они должны содержать досто­верные данные изаполняться в момент совершения опе­рации, а если это невозможно, то по окончании операции.

На первичных документах можно отразить корреспондирующие счета бухгалтерского учета.

Форма документов играет важную роль. Удобное разме­щение реквизитов на бланках, наличие специальных мест для шифровки дает возможность полностью механизировать учет на предприятии. Такие способы обработки документов упрощают технику счета, усиливают контроль за учетом и т. д.

Упрощение счетных работ влечет за собой рационали­зацию форм документов путем унификации и стандартизации бланков документов. Унификация предполагает единообразие форм документов, т. е. разработку типовых форм бланков для отражения однородных операций (на­пример, кассовые или банковские документы). Стандартизация предполагает создание стандартных по размеру и формату бланков. Им присущи удобство в рабо­те, экономное расходование бумаги, рациональное хране­ние в архиве.

Отдельные документы имеют свои сроки хранения, это зависит от их контрольного значения. Необходимость со­хранения документов обусловливается проверкой право­мерности операций, правильности ведения учета, получения необходимых справок, проведения инвентаризаций и анализа хозяйственной деятельности.

Документы составляются в хозяйственных подразделениях организации (в управлениях, отделах, на складах и т. д.). После завершения хозяйственной операции надлежащим образом оформленные и подписанные документы передаются в бухгалтерию.

По окончании отчетного периода (месяца, квартала, года) документы переплетаются в папки и хранятся в ар­хиве организации. Архив организации — это совокупность документов, относящихся к деятельности этой организации. Движение документов в учетном процессе от момента их составления до сдачи в архив называется документооборотом.

Документооборот в бухгалтерском учете организации включает:

а) все стадии движения первичных документов:

б) движение учетных регистров, сформированных по первичным доку­ментам: от составления до сдачи в архив;

в) движение форм бухгалтерской отчетности (внутренней и внешней): составление, представление пользователям, сдача в архив;

г) движение форм налоговой отчетности: составление, представление пользователям, сдача в архив;

д) движение форм статистической отчетности, которая формируется по данным бухгалтерского учета: составление, представление пользователям, сдача в архив.

 В приказе по учетной политике организации обязательно должен быть график (план) документооборота. Схематично этот график можно представить в таком виде:

 

Наименование документа	Лицо (лица), ответственное за составление документа
	Порядок и сроки представления документа	Кто представляет документ
		Кому представляют документ
	Использование документа в учете

 

Работу по составлению графика документооборота организует главный бухгалтер. Утверждает график доку­ментооборота руководитель организации.

Каждая папка имеет индивидуальную надпись. Бухгал­терские документы должны храниться в сейфах или за­крытых шкафах в специальном помещении. Ответствен­ным за соблюдение правил хранения является главный бухгалтер предприятия.

 

 

---

Дата добавления: 2019-02-26; просмотров: 2551; Мы поможем в написании вашей работы!

Поделиться с друзьями:

---

---

Мы поможем в написании ваших работ!