Экспертиза ценности документов по перечням
Понятие о перечнях. Для установления комплекса документов постоянного хранения, определения конкретных сроков хранения по отдельным группам документов, унификации сроков хранения однородных документов в различных учреждениях, организациях и на предприятиях, а также для оперативного "избавления от ненужных бумаг" существует целостная система нормативно-методических пособий по отбору документов, в которую входят списки источников комплектования, перечни документов, номенклатуры дел, классификаторы, методические рекомендации, указания, памятки и т.п. (Бурова Е.М. Перечни документов по срокам хранения - С. 52-62. [46]) (приложение 3.8).
Приступая к экспертизе ценности документов по перечням, помните, что документация XII - середины ХХ столетий оценивается только на основании критериев.
В современном отечественном делопроизводстве и архивном деле основным методическим пособием по экспертизе ценности документов является перечень.
| Фрагмент документа | Словарь современной архивной терминологии социалистических стран. - М., 1982 |
| П. 270 | Перечни документов - это систематизированные списки документов учреждений, организаций и предприятий, содержащие нормативные указания о сроках хранения документов или о составе документов, подлежащих постоянному хранению |
Если Вы работник службы документационного обеспечения управления, то закладываете фундамент Архивного фонда Российской Федерации, ибо утраченное Вами в дальнейшем невосполнимо. В конце года Вы составляете номенклатуру дел Вашей организации, чтобы оформить в соответствии с нею обложки дел, которые будут создаваться в следующем году. Вам нужно проставить для каждого дела сроки его хранения, которые Вы берете из перечней. Таким образом, Вашим основным инструментом в течение года будет являться номенклатура дел с указанием сроков их хранения.
Если Вы работник архива организации, то являетесь переходным мостиком для документов, поступающих из Вашего учреждения в государственный или муниципальный архив. Основными инструментами Вашего тяжелого и ответственного труда будут служить типовые и ведомственные перечни, а если Вы работник негосударственной организации, то являетесь хранителем архивного фонда своего учреждения и несете за него всю полноту ответственности, в том числе и за документы по личному составу, которые в дальнейшем будут переданы на государственное или муниципальное хранение.
Если Вы работник государственного или муниципального архива и "большой начальник" над своими источниками комплектования, то Вы обязаны строго следить за составом документов, поступающих к Вам от организаций.
Вы должны опираться на списки источников комплектования архива, описи дел постоянного хранения и номенклатуры дел. Но может так случиться, что к Вам поступит большой объем документов в состоянии россыпи. Вам придется самостоятельно осуществлять экспертизу ценности этих документов на основе перечней.
Ведущая роль в процессе установления сроков хранения документов принадлежит именно перечням. Они являются как бы ключом к формированию Архивного фонда Российской Федерации. Но при этом Вы должны помнить три постулата:
во-первых, несмотря на наличие перечней необходимо непосредственное изучение документов, особенно передаваемых на государственное или муниципальное хранение и выделяемых к уничтожению;
во-вторых, перечни устаревают, особенно отраслевые (ведомственные), корпоративные с указанием сроков хранения документов;
в-третьих, перечни, как и законы, обратной силы не имеют - их действие распространяется только на документы, образовавшиеся после издания перечня, если в указаниях по применению перечня не дается особых рекомендаций.
|
|
|
|
|
|
***
Первые перечни так же как и исторические архивы, были ведомственными. Ведомства приступили к разработке правил хранения и уничтожения "решенных дел" к середине XIX в., когда "помещения канцелярий действующих учреждений до того переполнились деловыми бумагами нового времени, что трудно было размещаться канцелярским чиновникам, а передвигать устаревшие делопроизводства в свободные подвалы, на чердаки, в башни, сараи было невозможно, потому что таких помещений уже недоставало" [74, с. 124]. Вот несколько примеров таких перечней:
|
|
|
| Правила Военного министерства "О порядке хранения и уничтожения решенных дел". 1836 г. | Циркуляр Министерства внутренних дел "О разборке архивных дел учреждений Министерства внутренних дел" от 9 декабря 1852 г. и 5 марта 1853 г. | Из "Учреждения губернских правлений" 1845 г. |
| Все вообще дела, относительно времени хранения их разделялись на три разряда [73, с. 55]: 1) к первому разряду "принадлежат все срочные ведомости, кроме годовых отчетов, и все вообще дела, состоящие из одной канцелярской переписки, не заключающей никакой важности в служебном отношении". Эти дела в архив учреждения не сдавались, а уничтожались "по совершенном окончании их в управлении" 2) ко второму разряду относятся дела, заключающие временную отчетность, командировки, претензии, взыскания, заготовления и тому подобные предметы, дела по личному составу, шнуровые книги и счеты, все военно-судные и следственные дела (по Главному военно-судному управлению) о нижних чинах не из дворян, решенные главным военным судом, кроме выписок из тех дел, составленных в Главном военно-судном управлении, последовавших по сим делам решениям и всех бумаг, до исполнения решений относящихся. Дела второго разряда назначаются к хранению в архиве на столько времени, сколько потребуется в них надобность 3) к третьему разряду принадлежат все вообще дела, заключающие в себе закон, положение или разрешение какого-либо важного обстоятельства; дела, имеющие важность в историческом отношении; проекты и предложения, годовые отчеты; журналы и алфавиты; высочайше конфирмованные доклады Главного военного суда, все военно-судные дела о генералах, штаб- и обер-офицерах и нижних чинах из дворян, составленные в главном военно-судном управлении, а также последовавшие по оным решения и все бумаги до исполнения этих решений относящиеся. Дела последнего разряда должны храниться в архиве навсегда" | "Расписание тех родов архивных дел, которые не должны подлежать уничтожению: 1) по свидетельствам о дворянстве и по составлению родословных книг [73, с. 58]; 2) о записи в купечество, мещанство и крестьянство и вообще о приписке и исключении лиц из одного состояния в другое и о выдаче свидетельств; 3) о неправильном укреплении людей или о лицах, отыскивающих свободу и об увольнении от крепостного состояния; 4) о записке на участок земли отставных солдат; 5) о кантонистах; 6) о приведении иностранцев к присяге и в подданство; 7) о приписных по ревизии душах; 8) о лишении гражданских прав по случаю помешательства в уме; 9) о разграничении уездов; об обращении селений в города, о постройке и открытии их, составлении им планов и описаний; 10) о переменах в земляных владениях и их владельцах; 11) о выдаче планов всякого рода, о спорах по имениям, завладении и т.п. 12) о повальных болезнях и скотских падежах 13) об оспопрививании; 14) сведения о населении, торговле, промышленности, фабриках и заводах; 15) о состоянии почт, дорог, мостов, перевозов и т.п.; об учреждении ярмарок; 16) о ценах на предметы продовольствия, строительные материалы и разные другие предметы, на перевозки и о заработной плате; 17) об урожае хлебов; 18) по строению иноверческих церквей, капищ, также мечетей; 19) о происшествиях, как то о градобитии, пожарах, разбившихся судах; 20) дела со сведениями, относящимися до бывшего в 1812 г. ополчения и вообще до отечественной войны; 21) о раскольниках; 22) дела секретные | Уничтожению через 10 лет подлежат следующего рода дела [73, с. 58]: "1) все производства Ревизионного стола; 2) запросы и справки по объявлениям распоряжений других мест; 3) все наряды ведомостей (за исключением журналов по установлению цен и такс); 4) дела о бессрочно отпускных, о передвижении и расквартировании войск; о высылке лиц, об арестантах, по рекрутским наборам; 5) формуляры чиновников, за исключением о служивших собственно по правлению" |
По образцу Военного министерства все ведомства делили свои документы на три разряда: дела, не подлежащие хранению в архиве, дела временного и дела постоянного хранения. Главным недостатком ведомственных перечней XIX в. был полный разнобой и произвол ведомств в отнесении дел к какой-либо категории - в разных министерствах судьба одних и тех же категорий дел решалась порою противоположно.
После революции были сделаны попытки найти единые критерии оценки документации. Вот примеры первых перечней советской эпохи:
|
|
|
| Из Декрета СНКРСФСР "О хранении и уничтожении архивных дел" 31 марта 1919 г. | Из "Общей инструкции комиссиям для разбора архивных фондов, поступающих в Главное управление архивным делом" и Дополнения к инструкции (июль 1919 г.) | Из инструкции Центрархива РСФСР о работе разборочных комиссий от 20 июля 1925 г. |
| Из дел, подлежащих поступлению в архивное отделение, уничтожаются: а) не имеющие значения для изучения истории, дипломатических сношений, поли тической, общественной, экономической и вообще каждой жизни в разных ее проявлениях; вполне однородные, причем одно такое дело или бумага должны быть сохранены" Сборник декретов, циркуляров, инструкций и распоряжений по архивному делу. - М., 1921. С. 103 | К делам постоянного хранения отнесены законы, материалы по их разработке, сметы, годовые отчеты, статистические сведения, всякого рода сводные таблицы, описания и материалы, содержащие данные о международных отношениях, о состоянии и развитии промышленности, сельского хозяйства, финансов и других отраслей народного хозяйства, военных и морских сил государства, науки, культуры, данные о религиозных, политических и социальных движениях и настроениях населения, о правах и быте населения, данные об отдельных выдающихся лицах, а также дела секретные, судебные и дела о недвижимости, как материал по истории социальных и аграрных отношений. Кроме того, к делам постоянного хранения относится научно-справочный аппарат архивов и все дела делопроизводства архивов, имеющие справочное значение, все документы, представляющие интерес в археографическом и палеографическом отношении, независимо от содержания. Утилизации в первую очередь подлежат: судебные повестки, корешки квитанционных книжек, рассыльные книги, книги для записи прихода и расхода канцелярских принадлежностей, делопроизводство о взимании недоимок, солдатские книжки, авансовые книги, депозитные, переходящих сумм, ведомости казначейства" Сборник декретов, циркуляров, инструкций и распоряжений по архивному делу. - М.,1921. С. 68 | "При невозможности дать исчерпывающий перечень книг, дел, и документов, ценных для истории России и ее частей, прилагается примерный перечень материалов, которые подлежат сохранению: а) законы, законопроекты, законодательные материалы, указы, издаваемые в порядке верховного управления; б) международные сношения и международное положение государства; в) организация государственной власти и ее отдельных органов (центральных и местных), управление, самоуправление, суд; г) финансы, государственный бюджет; д) состояние и развитие вооруженных сил государства - армия, флот, вооруженные столкновения; е) статистика и движение населения, национальный состав, религия, быт, народное здравие; ж) состояние и развитие производительных сил, земледелие, промышленность, торговля, кредит, международные отношения в области торговли и кредита, пути сообщения, другие формы связи, история производственной техники; з) просвещение печать, народное художественное творчество, обычное право, верования; и) рабочий вопрос, отношения по землевладению и землепользованию; к) общественные группировки, общественные организации, все формы проявления общественной самодеятельности, политические партии, профессиональное движение, кооперация; л) материалы, имеющие значение для биографии выдающихся в том или ином отношении личностей; м) материалы, имеющие археографический или палеографический интерес, независимо от содержания; н) реестры и описи" Сборник руководящих материалов по архивному делу. 1917-1941 гг. - М., 1961. С. 123 |
В 1925 г., когда список материалов, подлежащих или не подлежащих хранению, получился слишком длинным, чтобы его поместить в одном законодательном акте, было высказано требование подготовки специальных справочников с указанием категорий дел временного, постоянного хранения и не подлежащих хранению (перечней) силами каждого ведомства и учреждения (Положение "О сдаче архивных материалов Центрархиву РСФСР и порядке их отбора для хранения и уничтожения"). Положение ВЦИК и СНК РСФСР от 29 января 1929 г. "Об архивном управлении РСФСР" обязало все учреждения, предприятия и организации приступить к составлению перечней дел с указанием сроков их хранения. Перечни могли составлять центральные органы управления (наркоматы) для всех учреждений (включая низовые), входящих в систему этого органа.
Макулатурная кампания в связи с бумажным кризисом конца 1920-х гг. помешала выполнению этого постановления, поэтому работа по созданию ведомственных перечней развернулась во второй половине 1930-х гг. В 1930- 40-е гг. было издано более 80 ведомственных перечней. Однако они были немногим лучше своих предшественников XIX в. Разнобой в сроках хранения однородных материалов разных ведомств так и не удалось преодолеть.
К 1929 г. относится идея создания типового перечня для документов всех ведомств. Вот основные этапы работы по созданию типового перечня документов:
| 1929 г. | "Перечень документальных материалов денежно-материальной отчетности второстепенного значения" |
| 1938 г. | "Перечень материалов денежно-материальной отчетности второстепенного значения и материалов массового трафаретного характера, подлежащих выделению без утверждения архивных органов" |
| 1943 г. | "Перечень типовых документальных материалов, образующихся в деятельности народных комиссариатов и других учреждений, организаций и предприятий Союза ССР с указанием срока хранения материалов" |
| 1955 г. | "Примерный перечень типовых документальных материалов, хранящихся в районных (городских) государственных архивах и образующихся в деятельности районных, городских, поселковых и сельских учреждений, предприятий и организаций Союза ССР с указанием сроков хранения материалов" |
| 1956 г. | "Примерный перечень технических документальных материалов с указанием сроков и мест хранения" |
| 1957 г. | "Перечень типовых документальных материалов, образующихся в деятельности министерств, других учреждений, организаций и предприятий, с указанием сроков хранения материалов" |
| 1965-1969 гг. | 4 выпуска "Перечня документальных материалов, подлежащих приему в государственные архивы СССР": Вып.1. Типовые категории документальных материалов. Вып. 2. Вопросы народного хозяйства. Вып. 3. Вопросы народного образования, здравоохранения, социального обеспечения, торговли и коммунального хозяйства. Вып. 4. Вопросы культуры. |
| 1973 г. | "Перечень документов, подлежащих приему в государственные архивы СССР" |
| 1989 г. | "Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий с указанием сроков хранения" |
Типовые перечни послужили основой для разработки ведомственных перечней. К 1991 г. в организациях и на предприятиях использовалось около 60 ведомственных перечней, которые образовали систему методических пособий по экспертизе ценности документов во всех отраслях управления.
Обязательность применения перечней в процессе проведения экспертизы ценностей документов, в том числе при установлении сроков их хранения, закреплена в Федеральном законе "Об архивном деле в Российской Федерации" 2004 г. (125-ФЗ). В ст. 23 (ч. 1) содержится указание на то, что федеральные органы государственной власти, иные государственные органы Российской Федерации разрабатывают и утверждают по согласованию с Росархивом перечни документов, образующихся в процессе деятельности подведомственных им организаций, с указанием сроков хранения. В ст. 17 (ч. 1) сказано, что государственные органы, органы местного самоуправления, организации и даже граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без оформления юридического лица, обязаны обеспечить сохранность архивных документов в течение сроков хранения, установленных перечнями. При этом речь идет о перечнях типовых архивных документов, утвержденных Федеральным архивным агентством (ст. 6, ч. 3), или отраслевых перечнях, согласованных также с Федеральным архивным агентством(ст. 23, ч. 1).
При определении сроков хранения документов современные "Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук" (М., 2007. С. 85) рекомендуют руководствоваться:
перечнями типовых архивных документов с указанием сроков хранения (типовыми перечнями);
перечнями документов, образующихся в процессе деятельности федеральных органов государственной власти, иных государственных органов Российской Федерации, а также в процессе деятельности подведомственным им организаций с указанием сроков хранения (отраслевыми перечнями). В ряде случаев для документов, не указанных в этих перечнях, сроки хранения могут устанавливаться законодательными актами.
Сложившаяся система перечней к середине 1980-х гг. достаточно полно выполняла свою функцию для государственных структур, которые входили в ту или иную ведомственную систему. Каждое ведомство управляло учреждениями, организациями, предприятиями определенной отрасли, для которых разрабатывались свои ведомственные, или как сегодня их более широко называют - отраслевые перечни. Было подготовлено более 100 таких перечней.
Обобщающий характер носят типовые перечни, включающие документы по управленческим, кадровым, бухгалтерским и другим функциям, при реализации которых образуются типовые документы во всех учреждениях, организациях и на предприятиях. Создавались и создаются перечни типовых документов не только по управленческой документации, но и по другим, специфическим комплексам, например по научно-технической документации.
Но уже с начала 90-х гг., когда в стране поменялись политические, экономические устои и в связи с этим возникли организации иных форм собственности (организации нового типа или негосударственные организации), в систему нормативно-методических пособий по отбору документов, естественно, были привнесены и новые моменты. В большей степени они коснулись именно перечней.
К особому типу можно отнести перечни типовых управленческих документов постоянного и временного сроков хранения (без указания конкретных временных сроков), которые были разработаны в середине 1990-х гг. для негосударственных организаций.
В конце 1990 - начале 2000-х гг. появилось несколько новых по характеру перечней, которые разрабатываются конкретными организациями для определения сроков хранения своей документации. Такие перечни можно отнести к видовой группе корпоративных перечней. В целом же за последние годы было разработано достаточно много и корпоративных перечней. В ряде случаев корпоративные перечни по сути начинают практически представлять собой сводные номенклатуры дел, рассчитанные на длительный срок применения и имеющие иную компоновку видовых характеристик документов, а именно: в номенклатуре дел приводятся конкретные заголовки дел, а в перечне - виды и разновидности документов.
В настоящее время имеет место еще одна тенденция: сближение типовых и отраслевых перечней, в интегрированном варианте составляющих основу разработанной ВНИИДАД базы данных "Состав и сроки хранения документов, образующихся в организациях". Такая база данных может служить общей платформой разработки отдельных перечней как отраслевых, так и корпоративных.
Что же представляет собой современная система перечней документов? Внутреннее устройство такой системы можно представить в графическом варианте (приложение 3.9).
В данной системе традиционно различают два основных типа перечней документов:
с указанием сроков хранения;
подлежащих постоянному хранению.
Перечни документов с указанием сроков хранения могут быть следующих видов:
типовые для всех учреждений, организаций и предприятий, и даже индивидуальных предпринимателей (не юридических лиц). Назначение типовых перечней - унификация сроков хранения однородной типовой документации, образующейся в деятельности всех учреждений, организаций и предприятий, независимо от их ведомственной подчиненности и отраслевой направленности. Кроме того, типовые перечни определяют состав документов, подлежащих передаче в государственные и муниципальные архивы.
Создание типовых перечней обусловлено тем, что во всех учреждениях, организациях и на предприятиях формируются дела с приказами руководства, с планами и отчетами, с документами по личному составу, с бухгалтерской документацией, материалами общественных организаций. Все эти и другие так называемые типовые документы выполняют одинаковые для всех учреждений функции, а поэтому должны иметь и одинаковые сроки хранения.
Например, приказы руководства по основной деятельности должны храниться постоянно, а документы по личному составу 75 лет (часть из них постоянно), графики распределения отпусков должны храниться только 1 год и т.д. Эти сроки распространяются на документы всех без исключения учреждений, предприятий и организаций.
Однако типовые перечни не содержат сведений о документах, отражающих отраслевые и другие специфические направления деятельности организаций.
Сегодня основными действующими типовыми перечнями документов с указанием сроков хранения являются "Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения" (М., 2010) и "Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения" (М., 2008);
примерные для однородных организаций, зачастую не входящих в ту или иную ведомственную систему, например, кредитных организаций (такой перечень в настоящее время подготовлен, находится в стадии рассмотрения и утверждения).
Для больших и сложных фондов, а также для групп однородных фондов, обычно разрабатываются примерные перечни документов, которые являются своего рода методическими пособиями по экспертизе ценности при научно-технической обработке документов фонда.
В примерных перечнях называются виды документов, подлежащих постоянному хранению и документы, подлежащие выделению к уничтожению как не представляющие научной, исторической, экономической ценности в однородных организациях;
отраслевые - по отдельным отраслям деятельности. Отраслевой перечень представляет собой справочник о составе и содержании документов учреждений, организаций и предприятий одной отрасли, одной ведомственной системы. Перечень предусматривает максимально полный охват видов и разновидностей документов, систематизированных в соответствии с основными функциями и направлениями деятельности учреждений этого ведомства, с указанием сроков хранения каждого вида документа.
Основной массив отраслевых (ранее чаще употреблялся термин "ведомственные") перечней достаточно устарел, в ряде отраслей перечни документов выпускались в конце 1960 - начале 1980-х гг. Но они все еще действуют в части, не противоречащей современным типовым перечням. Из наиболее современных перечней документов с указанием сроков хранения можно назвать перечни Министерства финансов РФ, Министерства по чрезвычайным ситуациям РФ, Министерства РФ по налогам и сборам, Министерства внутренних дел РФ, органов Прокуратуры РФ и др.;
корпоративные представляют собой своего рода "фрагмент" отраслевого перечня и отражают документы с указанием сроков хранения конкретной организации, а также подчиненных ей структур, чаще всего филиалов, представительств, отделений.
К корпоративным перечням, правда достаточно условно, можно отнести перечни документов с указанием сроков хранения Центрального банка РФ, Сбербанка России, ОАО "Российские железные дороги" или созданный только для внутреннего пользования перечень документов, образующихся в деятельности Главного офиса ОАО "ГМК "Норильский никель".
Взаимосвязь рассмотренных перечней заключается в следующем: типовая документация с едиными и обязательными сроками хранения должна входить составной частью во все примерные, отраслевые и корпоративные перечни.
Перечни документов, подлежащих постоянному хранению, разработаны одного вида - типовые. Это "Перечень документов, подлежащих приему в государственные архивы СССР" (М., 1973), который, как сказано выше, был ориентирован на документы государственных учреждений [18].
Но сами учреждения, организации, предприятия непосредственно этот перечень не использовали, он выпускался как база, платформа для подготовки типовых, отраслевых и тому подобных перечней.
***
В типовом "Перечне документов, подлежащих приему в государственные архивы СССР" (М., 1973) иная схема классификации. Разделами служат наименования общих целевых функций, направлений деятельности органов государственной власти и управления, учреждений, предприятий и организаций.
В первый раздел - "Государственная власть" - включены документы, относящиеся к выборам в органы государственной власти и их деятельности.
Второй раздел - "Управление" - состоит из восьми самостоятельных подразделов, включающих в себя наряду с управленческой документацией, общей для большинства государственных, кооперативных и общественных учреждений, также документацию союзных, республиканских и местных плановых, финансовых и статистических органов.
Третий раздел - "Юстиция" - включает в себя основные группы документов суда, прокуратуры, нотариата и арбитража.
Четвертый раздел - "Народное хозяйство" - состоит из девяти подразделов, соответствующих укрупненным отраслям народнохозяйственной жизни. Большинство подразделов разбито на рубрики, соответствующие более мелким отраслям или направлениям деятельности учреждений.
В пятом разделе - "Социально-культурное строительство" - предусмотрены документы по таким отраслям, как "Просвещение", "Среднее специальное и высшее образование", "Литература и искусство", "Печать, издательское дело и книжная торговля", "Радиовещание, социальное обеспечение, физкультура и спорт", каждый из которых состоит из отраслевых и функционально-тематических рубрик.
Обратите внимание на то, что в 3-5 разделах Перечня названа, как правило, документация, носящая специфический, свойственный тому или иному направлению деятельности или отрасли характер. Общая организационно-распорядительная документация по форме, видам документов и их назначению, одинаковая для большинства отраслей и направлений деятельности учреждений (приказы, протоколы, докладные записки, отчеты, справки и т.п.), сосредоточена во втором разделе перечня. В подразделе "Промышленность" в рубриках "Общие вопросы организации производства", "Внедрение новой техники и достижений организации производства" и "Внедрение новой техники и достижений науки..." предусмотрены документы, свойственные не только промышленности, но и большинству отраслей народного хозяйства в целом.
Весьма нужным в свое время явился перечень для негосударственных коммерческих организаций - справочное пособие "Управленческие документы постоянного срока хранения, образующиеся в деятельности негосударственных коммерческих организаций (хозяйственных товариществ и обществ, производственных кооперативов)" (М., 1996). Данное пособие может быть отнесено к системе перечней, так как в первую очередь включает Примерный перечень управленческих документов негосударственных коммерческих организаций. Поскольку справочник был выпущен ВНИИДАД и в электронном формате, он содержал на дискете программу просмотра примерного перечня и выбора статей для формирования собственного перечня управленческих документов.
Оба названных перечня охватывают так называемые "управленческие" документы. Но есть перечни для специальной документации. Например, в 1998 г. был выпущен типовой "Перечень научно-технической документации, подлежащей приему в государственные архивы России".
Рассмотренные перечни, пособия по отбору, как уже отмечалось выше, представляют две типологии перечней документов: с указанием сроков хранения и подлежащих постоянному хранению.
Но с середины 1990-х гг. стали говорить о новом, третьем типе перечней, где были даны группы документов постоянного и временного хранения, но последние не только не дифференцированы по срокам, а напротив, обозначены лишь как "тяготеющие" к постоянному сроку хранения. Среди них нет документов, однозначно имеющих тот или иной временный срок хранения.
Такой перечень типовых видов управленческих документов негосударственных организаций был разработан к методическим рекомендациям ВНИИДАД "Отбор на государственное хранение управленческих документов, образующихся в деятельности негосударственных организаций (новых экономических - хозяйственных структур)" [8].
На тот период эти методические рекомендации и выше названное справочное пособие "Управленческие документы..." (1996 г.) выполняли свою миссию, позднее их суть была поглощена"Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения" (2000 г.), но в этих пособиях кроме перечней были и очень неплохие методические указания, которые по ряду позиций не потеряли актуальности и по сей день.
Пособия, подготовленные для отбора документов негосударственных организаций, имеют много общих черт. Остановимся на некоторых из них.
Во-первых, в пособиях перечни построены по типовым функциям (по производственно-отраслевой схеме), а именно:
организационно-распорядительным, контроля, правового обеспечения управления, документационного обеспечения управления и организации хранения документов;
экономического прогнозирования, текущего планирования, ценообразования, финансирования, учета и отчетности;
организации экономических связей по оперативно-коммерческой деятельности, информационного обслуживания и маркетинга;
трудоустройства, организации и нормирования, оплаты и охраны труда, работы с кадрами;
материально-технического снабжения, административно-хозяйственного обслуживания;
социально-бытовым, жилищным вопросам деятельности общественных организаций.
Во-вторых, видовой состав документов постоянного хранения по указанным функциям, в основном однороден в рассматриваемых перечнях. По сравнению с Перечнем типовых документов... (1989 г.) новыми являются группы документов съездов и общих собраний учредителей, пайщиков и акционеров, по работе с акциями, о долевой собственности и т.п.
В-третьих, особо акцентируется внимание на документах, содержащих сведения о "коммерческой тайне". В перечне, данном в справочном пособии "Управленческие документы постоянного срока хранения..." (1996 г.), предлагается на постоянное хранение оставлять свод сведений, составляющих "коммерческую тайну" организации.
Применение перечней. В рассмотренной системе перечней наиболее общими являются перечни управленческих документов, выходившие в 2000 и 2010 гг. - это типовые перечни документов с указанием сроков хранения.
"Перечень типовых управленческих документов", образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения", 2000 г. явился логическим продолжением "Перечня типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений организаций и предприятий, с указанием сроков хранения", вышедшего в 1989 г.
В чем же взаимосвязь двух этих перечней?
Во-первых, с момента выхода в свет типового перечня (2000 г.) утратила свою силу лишь первая часть типового перечня 1989 г.
Во-вторых, типовой перечень 2000 г. распространял свое действие на документы, начиная с 1995 г., а для установления сроков хранения документов, созданных в 80-90-е гг. (до 1995 г.) необходимо было продолжать пользоваться типовым перечнем 1989 г.
В-третьих, оставалась действующей практически до 2008 г. вторая часть типового перечня 1989 г., которой необходимо было пользоваться при определении сроков хранения документов по отраслям и специфическим направлениям деятельности организаций, например, конструкторской, технологической, проектной, научно-исследовательской и другой подобного рода документации.
31 июля 2007 г. был утвержден "Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения". С выходом этого перечня в 2008 г. утратила свою силу вторая часть типового перечня 1989 г.
В 2010 г. вышел в свет новый перечень типовых управленческих документов. Первоначально он имел название "Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в деятельности государственных органов Российской Федерации, государственных органов субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления и учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения".
С таким названием перечень был представлен в 2009 г. на заседании Центральной экспертно-проверочной комиссии (ЦЭПК) Росархива, но позднее это название самим же Росархивом было уточнено, и новая редакция перечня звучит следующим образом: "Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения".
Следовательно, практически с 2008 по 2010 г. все организации должны были при проведении экспертизы ценности документов и определении их сроков хранения использовать типовые перечни управленческих документов (2000 г.) и научно-технической и производственной документации (2008 г.), а также примерные, отраслевые или корпоративные перечни, изданные ранее 2007 г. Если же такие перечни были изданы в период с 2000 по 2008 г., то они применяются в совокупности с типовым перечнем научно-технической и производственной документации (2008 г.), если же изданы перечни были до 2000 г., то они используются лишь в части своей специфической отраслевой документации с полным применением типовых перечней.
При определении сроков хранения и проведении экспертизы ценности документов, созданных начиная с 2010 г. используют "Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения" (М., 2008) и "Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения" (М., 2010).
Различное применение перечней по хронологическим периодам обусловлено тем, что перечни, как и законы, обратной силы не имеют.
Остановимся на основных, характерных чертах перечней типовых управленческих документов... 2000 и 2010 гг., которые с достаточной степенью подробности изложены в указаниях по применению перечня 2000 г. [22, с. 5-12].
Парадокс заключается в том, что новый перечень 2010 г. был издан без указаний по его применению (по обстоятельствам, зависящим от Министерства юстиции РФ, которое согласовывало данный перечень). Но указания очень важны, и, возможно, их суть будет отражена в новых правилах работы архивов организаций (правилах работы с архивными документами в организациях и т.п.). Сегодня приходится в работе с новым перечнем ориентироваться на указания по применению перечня 2000 г.
Само название типового перечня указывает на то, что он включает однотипные документы, образующиеся в организациях независимо от их назначения, уровня и масштаба деятельности и даже форм собственности, т.е. действие типового перечня распространяется и на документы негосударственных организаций.
Типовой перечень необходимо использовать в качестве основного нормативного документа, в первую очередь при подготовке номенклатур дел и формировании дел в делопроизводстве, а также при определении сроков хранения и отборе документов на постоянное (вечное) хранение.
Однако было одно новшество в построении основной части перечня. Так, для сроков хранения в новом типовом перечне отведена лишь одна графа. Но пользуются перечнем все учреждения: источники и не источники комплектования.
Итак, если Вы работаете в учреждении - источнике комплектования, то без изменений используете те сроки хранения, которые указаны в графе "Срок хранения документов" (графа N 3).
Если же Вы работаете в государственном или муниципальном учреждении, не являющимся источником комплектования, то вместо срока хранения "Постоянно" используете срок хранения "10 лет", т.е. сами преобразуете указанный срок хранения.
Более того, в данном случае негосударственным учреждениям рекомендовано хранить документы "не менее 10 лет, дальнейший срок хранения документов определяет организация в соответствии с действующим законодательством и необходимостью практического использования документов".
Но это правило распространяется не на все документы.
Будьте внимательны, есть целые комплексы документов, которые необходимо хранить во всех организациях, не являющихся источником комплектования - государственных, муниципальных, негосударственных - до момента их ликвидации. Это такие документы, как приказы по основной деятельности, бюллетени голосования, уставы и положения, учредительные документы и документы о регистрации, а также другие документы нормативно-правового, имущественно-хозяйственного характера, список которых дан в п. 2.4.2. Указаний по применению перечня [22].
Особо следует обратить внимание на изменение (и существенное изменение) сроков хранения документов по личному составу в учреждениях всех форм собственности.
Ранее в перечне (1989 г.) срок хранения, например, личных дел определялся 75л-в или 75л-в ЭПК (в - возраст лица на момент его увольнения из организации), хотя в практической деятельности использовали срок 75 лет. В новом типовом перечне срок хранения личных дел и большинства документов по личному составу определен 75 лет ЭПК*1. При этом следует напомнить, что в стране долгое время существовала запретная дата, которой являлся 1945 г. Это означало, что документы, образовавшиеся до 1922 г. (включительно) к уничтожению не выделялись. Личные дела и документы биографического характера по 1945 г. также не подлежали уничтожению. Уничтожение же документов, отложившихся с 1922 по 1945 г., осуществлялось только с разрешения Федерального архивного агентства [12, с. 133].
_____
*1 Ранее и в настоящее время для личных дел отдельных категорий лиц установлен срок хранения "Постоянно".
Необходимо обратить внимание и на отметку ЭПК рядом с определенным сроком хранения, которая означает, что указанная документация в организациях государственного типа возможно будет иметь срок хранения "Постоянно", что решается после ее изучения и по согласованию с экспертно-проверочной комиссией государственного или муниципального архива.
В организациях негосударственного типа отметка "ЭПК" верна лишь в том случае, если данная организация заключила договор с архивным учреждением на передачу документов. Если негосударственная организация "не контактирует" с архивным учреждением, то вопрос о сроках хранения таких документов (срок хранения которых по перечню указан с отметкой ЭПК) решается экспертной комиссией (ЭК) самой организации, но все равно временный срок хранения может быть заменен на постоянный.
Основные позиции этих указаний верны и для нового перечня 2010 г.
Достаточно подробно этапы работы над новым Перечнем, его структурирование, наполнение и в ряде случаев объяснения отсутствия отраслевых комплексов документов и другие сюжеты были изложены в статье М.П. Жуковой [48, с. 28-33].
Не подвергая пока анализу состав документов и их сроки хранения по перечню, можно лишь отметить, что в новом перечне, как и в перечне 2000 г., практически сохранены те же разделы и подразделы по основным направлениям деятельности организаций, независимо от их уровня в системе управления, вида деятельности, формы собственности, т.е. сохранен функциональный принцип построения перечня.
Однако в перечне значительно увеличено количество документов по статьям, вместо 523 позиций (статей) в перечне 2000 г. в новом перечне представлено 1003 позиции. Так, например, перечень дополнен блоками документов о регистрации муниципальных образований; создании особых экономических зон; регистрации юридических лиц и физических лиц (индивидуальных предпринимателей); разграничении объектов собственности между Российской Федерацией и субъектом Российской Федерации, а также закреплении границ муниципальных образований и т.д. и т.п.
Включены документы, получившие распространение в последнее время, например, административные регламенты федеральных органов исполнительной власти и должностные регламенты государственных и муниципальных служащих. Следует обратить внимание, что неоднократно в специальной печати упоминалась судьба документов филиалов и представительств и в этом контексте говорилось о доверенности, выданной им на осуществление отдельных видов деятельности. И эти доверенности теперь отражены в проекте перечня.
В разделе ДОУ теперь представлена целая группа документов о служебной и коммерческой тайне, документов, содержащих конфиденциальную информацию, а также сведения персонального характера, отдельным блоком идут документы по информационным системам, базам данных, о защите информации, изготовлении и сертификации ключа электронной цифровой подписи (ЭЦП) и др. В составе документации по организации хранения документов необходимо обратить внимание на названные впервые здесь заключения государственного, муниципального архива о составе документов приватизируемой либо ликвидируемой организации.
Кадровая документация расширилась за счет дополнения документами о федеральных государственных гражданских и муниципальных служащих, прохождении ими службы, а также сведениями об их доходах и имуществе; о формировании резерва кадров на прием или увольнение и письменными уведомлениями работодателя об увольнении работников с указанием причин; составе работников, замещающих государственные должности по полу, возрасту, образованию, стажу работы и др.
Система перечней постоянно пополняется новыми видами.
Должен выйти "Примерный перечень документов, образующихся в деятельности кредитных организаций, с указанием сроков хранения". Его аналог выходил в 2000 г., но быстро утратил свою силу. Хронология событий была следующая: в начале года вышел перечень для кредитных организаций, а в конце года - типовой перечень управленческих документов, который содержал по ряду позиций иные сроки хранения, но являлся основным нормативным пособием. Предполагается, что в новом перечне будут отражены документы по организационным вопросам управления, экономическому прогнозированию и кредитованию, кассовым операциям и инкассации, операциям с ценными бумагами и внешнеэкономической деятельности, бухгалтерскому учету и отчетности, автоматизации банковских работ и др.
Данный перечень будет направлен на рационализацию организации документов в делопроизводстве, обеспечение сохранности, отбор документов на постоянное (вечное) хранение, установление конкретных сроков хранения документов, а также защиту законных интересов кредиторов, вкладчиков клиентов кредитных организаций.
Особо следует отметить, что применение этого перечня является обязательным для кредитных организаций, заключивших договор с архивным учреждением системы Федеральной архивной службы.
***
Структура примерного перечня несколько отличается от структуры перечня типовых управленческих документов в части количества граф для сроков хранения. В Примерном перечне сроки хранения дифференцированы по двум графам: в графе N 3 даны сроки хранения для собственно кредитной организации, в графе N 4 - для филиалов, представительств и отделений кредитной организации, которые не являются самостоятельными юридическими лицами в соответствии с Гражданским кодексом РФ (ч. 1, ст. 55), а следовательно, и не могут быть источниками комплектования.
Документы постоянного срока хранения таких филиалов, представительств должны передаваться в состав архивного фонда собственно кредитной организации. Исключение возможно лишь в том случае, когда филиалы или представительства достаточно удалены территориально. В этом случае о передаче их документов самостоятельно в государственный или муниципальный архив собственно кредитная организация должна заключить договор с архивным учреждением Федеральной архивной службы или оформить ответственность за хранение и дальнейшую передачу на хранение документов доверенностью.
В то же время в Примерном перечне отметка "ЭПК" (Экспертно-проверочная комиссия) заменена на "ЭК" (экспертная комиссия) кредитной организации. Отметка "ЭК" означает, что документы могут иметь научно-историческое или практическое значение и срок их хранения экспертной комиссией кредитной организации может быть установлен "Постоянно".
В настоящее время ВНИИДАД разработал автоматизированную базу данных "Состав и сроки хранения документов, образующихся в организациях", которая представляет собой современный интегрированный вариант системы типовых, отраслевых (ведомственных), корпоративных перечней.
База данных должна обеспечивать оперативный и эффективный поиск информации о составе и сроках хранения документов (управленческих, научно-технических, отраслевых, специфических) организаций разных ведомственных систем.
В основу функционирования базы данных заложены следующие принципы:
учет социально-экономических изменений в стране;
открытость и доступность для пользователей;
автоматизация процесса поиска информации о составе и сроках хранения документов;
методическое организационное единство системы ввода информации;
периодическая актуализация информации;
совместимость с другими базами данных, применяемыми в архивном деле, взаимосвязь в едином информационном пространстве;
возможность внесения изменений без нарушения принятой общей системы построения.
База данных решает следующие основные задачи:
обеспечивает возможность поиска сведений о составе и сроках хранения документов по каждому уровню в отдельности и в комплексе;
обеспечивает возможность поиска сведений о различиях в сроках хранения аналогичных документов в разных организациях или разных ведомствах;
обеспечивает возможность последовательного поиска сведений о составе и сроках хранения документов по нескольким блокам;
обеспечивает возможность оперативного внесения изменений и дополнений в уже сформированные блоки;
предусматривает возможность постепенного заполнения блоков базы по мере подготовки исходных данных;
предусматривает возможность сопоставления и наращивания в будущем базы данных информацией, отражающей опыт работы субъектов Российской Федерации;
обеспечивает достоверность информации;
обеспечивает возможность получения информации на разных носителях.
База данных (система) должна обеспечивать защиту данных от случайных и несанкционированных действий, возможность получения и формирования контрольного дубликата, сохранность при непредвиденном отказе работы компьютеров.
База данных должна иметь возможность функционирования как в виде самостоятельного средства, обеспечивающего локальное использование, так и в режиме экспорта информации (Концепция разработки автоматизированной базы данных "Состав и сроки хранения документов, обучающихся в организациях" [52]).
В 2011 г. ВНИИДАД подготовил "Методические рекомендации по подготовке перечней документов, образующихся в деятельности федеральных органов государственной власти, а также в процессе деятельности подведомственных им организаций, с указанием сроков хранения".
По состоянию на май 2011 г. эти рекомендации согласованы с ЦЭПК при Росархиве и находятся на стадии дальнейшего согласования.
Данное пособие является первым методическим документом общероссийского уровня, которое рассматривает вопросы разработки отраслевых перечней документов со сроками хранения, создание отраслевых перечней является самой сложной и трудоемкой составляющей в деле организации и методического обеспечения делопроизводственной и архивной служб отрасли.
Разработка данных рекомендаций является очень актуальной, тем более, имея в виду внедрение нового "Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности государственных органов, органов местного самоуправления, организаций с указанием сроков хранения", распоряжение Правительства Российской Федерации от 12 февраля 2011 г. N 176-р, где федеральным органам государственной власти дано указание о создании перечней документов, которые могут вестись в электронном виде.
В методических рекомендациях удалось проанализировать и творчески обобщить многолетний опыт, накопленный федеральными органами государственной власти, ВНИИДАД по разработке перечней. В них достаточно полно и логично изложены основные принципы и методика составления отраслевых перечней. При составлении методических рекомендаций использованы новейшие действующие государственные и ведомственные акты.
Структура перечня. Любой перечень состоит из основной части и справочного аппарата.
Основная часть - описательные статьи - представляет собой наименования видов и разновидностей документов с указанием сроков хранения и вопросов деятельности организаций, систематизированных в соответствии с классификационной схемой и имеющих сквозную валовую нумерацию.
Классификационная схема перечня представляет собой систематизированный список наименований отраслей, функций, направлений деятельности организаций, отраженных в документах. Каждая из отраслей, функций и направлений деятельности организаций выступает в качестве разделов и подразделов перечня, которые расположены по степени важности.
В связи с тем, что типовые перечни включают в себя наименования документов, образующихся при документировании однотипных управленческих функций, выполняемых министерствами, ведомствами, организациями, учреждениями, предприятиями в процессе своей деятельности, в основе построения этих перечней лежит функциональная схема. Типовой перечень включает разделы, отражающие основные направления деятельности организаций, свойственные им, как правило, независимо от уровня в системе управления и ведомственной принадлежности: руководство, контроль, кадры и т.п. Разделы обычно имеют подразделы по более узким вопросом. Для отраслевых (ведомственных и корпоративных перечней) применяется функционально-отраслевая схема построения (ранее она называлась производственно-отраслевой схемой), так как в ней наряду с функциональными разделами представлены и отраслевые направления деятельности:
| Функциональная схема | Функционально-отраслевая схема |
| Раздел 1. Организация системы управления Подразделы 1.1. Распорядительная деятельность 1.2. Организационные основы управления 1.3. Контроль ... | - То же |
| Раздел 2. Планирование деятельности Подразделы 2.1. Прогнозирование 2.2. Текущее планирование 2.3. Ценообразование ... | - То же |
| Раздел 7. Трудовые отношения Подразделы 7.1. Трудоустройство 7.2. Организация труда 7.3. Нормирование труда, тарификация, оплата труда 7.4. Охрана труда ... | - То же |
| Раздел 9. Организация и безопасность движения поездов Подразделы 9.1. Организация движения поездов 9.2. Работа железнодорожных станций 9.3. Безопасность движения и т.д. |
Описательная статья перечня. Любой перечень состоит из описательных статей, расположенных в соответствии с классификационной схемой по степени значимости вопросов и видов документов в логической последовательности. Статьям в перечнях присваивается единая сквозная нумерация.
Каждая описательная статья в перечне включает в себя - порядковый номер; наименование видов и разновидностей документов (иногда для документов указывается автор или корреспондент, вопрос или тема, для планов или отчетов - период планирования или отчетности и др.); сроки хранения документов, дифференцированные по звеньям перечня; примечания, уточняющие сроки хранения документов. Иногда "Примечания" располагаются под строкой, что позволяет не повторять одних и тех же примечаний на одной странице.
Способы группировки учреждений в схеме перечня. Одни и те же виды документов создаются в разных организациях. Не только одинаковые виды документов могут откладываться в фондах разных учреждений, но копии одного и того же документа могут быть и в фонде автора этого документа, и в фондах как выше-, так и нижестоящих на иерархической лестнице управления организаций. Все это ведет и к внутрифондовой, и межфондовой дублетности.
Для того чтобы избежать поступления в государственные и муниципальные архивы одних и тех же документов, но от разных организаций, в перечнях предусмотрена их группировка по звеньям управления. Группировка организаций в перечне позволяет отразить различное значение одних и тех же документов, в зависимости от масштаба деятельности организации и характера взаимоотношений различных организаций, входящих в систему одного ведомства.
В отраслевых (ведомственных) перечнях все учреждения, организации и предприятия группируются в звенья в соответствии с выполняемыми ими функциями или в соответствии с уровнями управления. Имеются в виду следующие уровни управления:
1. Федеральный;
2. Субъекта РФ;
3. Муниципальный.
Одни и те же документы (например, постановления высших органов власти и управления) зачастую откладываются в учреждениях всех уровней. Однако в зависимости от того, в организации какого уровня отложился документ, он имеет разные сроки хранения.
Организации одного уровня управления, сгруппированные в одну графу, образуют звено перечня. Именно в конкретном звене указывается срок хранения документов для данной группы организаций.
Группировка организаций по звеньям ведомственной системы позволяет установить и круг учреждений, являющихся и не являющихся источниками комплектования государственных и муниципальных архивов. Многозвенность перечней 1980-90-х гг. напрямую связана со списками источников комплектования.
Современные перечни имеют разную звенность, сравнительный анализ которой приведен в приложении 3.10.
Группировка учреждений по звеньям системы помогает выявить, какие документы создаются на каждом из уровней управления, в каждой группе учреждений, какие из них должны храниться постоянно или выделяться к уничтожению во всех видах учреждений, а также, какие документы и сколько лет хранятся в зависимости от их принадлежности к разным уровням системы. Одинаковые виды документов во всех организациях должны храниться одинаковые сроки.
Группировка учреждений по звеньям в перечнях позволяют выявить также дублетные документы и определяет, от каких учреждений они должны поступать в архивы. Срок хранения "Постоянно", при наличии разных сроков хранения одного и того же вида документов, указывается в том звене, учреждения которого и должны передавать свои документы на постоянное госхранение в архив. Во всех других учреждениях эти документы будут храниться в течение определенных перечнем сроков.
Организации, не являющиеся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов хранят документы постоянного срока следующим образом. Государственные, муниципальные организации - 10 лет. Негосударственные организации - не менее 10 лет, дальнейший срок хранения документов определяет организация в соответствии с действующим законодательством и/или необходимостью практического использования документов.
Определенные документы (нормативно-правового, имущественно-хозяйственного характера, об итогах деятельности и перспективах развития организации) постоянного срока хранения необходимо хранить в организациях всех форм собственности, документы которых не поступают в государственные, муниципальные архивы, до ликвидации данных организаций, что обусловлено действующим законодательством и/или длительным практическим значением указанных документов [22, с. 8].
Справочный аппарат к перечням. Он включает в себя титульный лист с названием перечня и выходными данными, указания по применению перечня, список сокращений, указатель видов документов. Могут быть и другие элементы справочного аппарата (типовое положение об ЭК, ЦЭК организации, формы акта о выделении дел к уничтожению, итоговой части номенклатуры дел и т.п.).
Он помогает ориентироваться в перечне, пользоваться им при проведении экспертизы ценности документов.
Указания по применению перечня обычно состоят из нескольких разделов:
общие положения;
структура и порядок применения перечня;
организация проведения экспертизы ценности документов и порядок оформления результатов отбора документов на хранение и уничтожение.
Список сокращений чаще всего составляют к большим по объемам перечням.
В указателе видов документов в алфавитной последовательности перечисляются все виды документов, включенных в описательные статьи, с указанием номеров статей (приложение 3.11).
В некоторых перечнях (отраслевых, ведомственных, корпоративных) в качестве приложений иногда включаются примерные списки организаций ведомственной системы, сгруппированные по звеньям перечня. В этих списках все организации подразделяются на: 1) источники комплектования полного приема; 2) источники комплектования выборочного приема (с указанием формы отбора - повидовой или групповой); 3) не источники комплектования, но передающие свои документы на хранение в составе фондов вышестоящих организаций; 4) не источники комплектования и вообще не передающие свои документы в архивы.
Таким образом, перечни документов являются одновременно и инструментом экспертизы ценности для установления сроков хранения документов, и инструментом по комплектованию государственных и муниципальных архивов, а в современных условиях и архивов организаций.
Методика установления сроков хранения документов по перечню. Для установления сроков хранения документов какого-либо фонда следует просистематизировать документы по группам в соответствии с разделами классификационной схемы типового, отраслевого (ведомственного), корпоративного перечня. Например, по таким, как "Планирование", "Финансирование", "Учет и отчетность", "Научно-исследовательская работа", "Кадры" и др.
Затем в перечне надо найти подраздел, содержащий документы по конкретному вопросу и статью, соответствующую документам. При этом удобно воспользоваться указателем видов документов в конце перечня.
Не забывайте, что в любом перечне содержатся не конкретные наименования дел, а обобщенные наименования видов документов. Поэтому срок хранения каждого дела может быть установлен лишь в том случае, если все документы имеют единый срок хранения.
Исчисление сроков хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания дела в делопроизводстве. Так, например, срок хранения документов из дел, законченных в любом месяце 2005 г., начинается с 1 января 2006 г.
Отметка ЭПК, проставленная к конкретным видам документов с временными сроками хранения, означает, что часть такого рода документов может иметь научно-историческое значение и должна передаваться на государственное или муниципальное хранение по истечении указанного срока. Экспертиза ценности документов с отметкой ЭПК около конкретного срока хранения проводится не в конце делопроизводственного года, а по истечении этого срока хранения.
***
История знает много примеров необоснованного уничтожения документов. Еще в древности говорили: лучше лишнее сохранить, нежели ценное уничтожить.
Нормативными правилами экспертизы ценности документов предусматривался один год хранения для журналов входящих и исходящих бумаг. Однако далеко не всегда это отвечало интересам науки. Приведем пример с подобными журналами Штаба войск гвардии и Петербургского военного округа за 1880-1893 гг., которые большей частью были сохранены в ЦГВИА СССР и по которым нам удалось восстановить состав и содержание уничтоженного в 1897 г. архивного дела о постройке и испытании самолета А.Ф. Можайского... В этом отношении нельзя не присоединиться к доктору филологических наук, писателю И. Андроникову, который неоднократно и настойчиво обращал внимание архивистов на необходимость проявлять осторожность при уничтожении "частных", на первый взгляд не имеющих научного значения исторических источников. Выступая на Всесоюзном совещании архивных работников в Москве в марте 1961 г., он рассказал о том, какую помощь в его исследованиях оказала тетрадь мелкого петербургского чиновника, написанная в 30-х гг. прошлого столетия и отвергнутая ЦГАЛИ СССР как не представляющая интерес. С большим трудом писателю удалось найти эту тетрадь и доказать с ее помощью важные факты из биографии Александра Чавчавадзе и М.Ю. Лермонтова.
После установления сроков хранения всех дел составляется акт о выделении к уничтожению дел с истекшими сроками хранения. В акте следует указать номер статьи по перечню, на основании которой и был установлен срок хранения.
Дела включаются в акт, если срок их хранения в соответствии со статьями перечня истек к 1 января астрономического (делопроизводственного) года, следующего за последним годом хранения документов. Так, дела, законченные делопроизводством в 2005 г., со сроками хранения 5 лет включаются в акт, который должен составляться не ранее 1 января 2011 г., со сроками хранения 10 лет - не ранее 1 января 2010 г. и т.д. и т.п.
Сроки хранения документов обозначаются не только конкретным количеством лет. Для некоторых копийных и дублетных материалов срок хранения определяется их практической надобностью, а в перечне вместо конкретного количества лет указывается "До минования надобности", "До замены новыми" и т.д. Например, срок хранения "До минования надобности" применяется, как правило, к документам практического значения, чаще всего копийным, означает, что хранить их можно по усмотрению организации, но не менее одного года. Во многих случаях статьи перечней дополняются примечаниями, уточняющими сроки хранения документов ("После снятия с учета", "По истечении срока действия договора", "После увольнения", "При отсутствии годовых" и т.п.).
Снижение сроков хранения, установленных перечнями, категорически запрещается за исключением тех редких случаев, когда ведомство выходит с мотивированным обращением на заседание ЦЭПК Росархива. Повышение возможно в случае необходимости организации хранить конкретные документы более установленного перечнями срока. Такое решение обязательно оформляется протоколом заседания Экспертной комиссии (ЭК) организации. В этом случае в номенклатуре дел организации и в актах о выделении документов к уничтожению в графе "срок хранения" необходимо будет указать номер и дату заседания ЭК организации.
Обратите внимание на следующие моменты: определение ценности документов по заголовкам дел не допускается!
***
Н.В. Калачов требовал, чтобы "при отборе дел на хранение дело всегда просматривалось от листа до листа, и при малейшем сомнении, к какому разряду отнести дело, всегда относить его к разряду дел, подлежащих вечному хранению" [65, с. 63].
Имейте в виду, если в деле, отбираемом к уничтожению, наряду с не имеющими ценности документами есть ценные документы, то вы можете переформировать дело, а не полностью оставлять его на хранение.
В результате проведенной экспертизы ценности выделяются три группы дел для последующего оформления:
первая группа - дела постоянного хранения, которые в дальнейшем будут включены в опись;
вторая группа - дела со сроками долговременного хранения, в том числе 75 лет и 75 лет ЭПК, которые будут включены в соответствующие описи;
третья группа - дела временного хранения. Эти дела подлежат уничтожению, если сроки хранения их истекли и они включаются в акт о выделении документов и дел к уничтожению.
Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, составляется на дела всей организации по структурной схеме, когда название каждого подразделения организации указывается перед группой заголовков дел этого подразделения, дела вносятся по значимости видов и разновидностей документов в полном соответствии с составленными на дела заголовками. Однородные дела вносятся в акт под одним порядковым номером и суммарно указываются их крайние даты, затем указывается количество таких дел.
Подлежащие уничтожению документы ни в коем случае нельзя использовать в хозяйственно-бытовых целях, они обязательно должны быть переданы на переработку в пункты вторсырья или для промышленного "шредирования". Передача документов сторонним организациям для утилизации должна проходить под контролем сотрудника, ответственного за работу с архивными документами [12, c. 12, 13].
Дата добавления: 2019-02-12; просмотров: 966; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!