Порядок формирования дел, учета и хранения дел
9.2.1. Хранение документов, в том числе приказов и распоряжений осуществляется в соответствии с Номенклатурой дел РГЭУ (РИНХ). Оригиналы приказов и распоряжений ректора хранятся в канцелярии с последующей их передачей в архив РГЭУ (РИНХ). Копии приказов и распоряжений ректора хранятся в структурных подразделениях РГЭУ (РИНХ) на бумажных носителях в соответствии со сроком, определенным Номенклатурой дел РГЭУ (РИНХ).
9.2.2. При формировании дел в структурных подразделениях РГЭУ (РИНХ) необходимо соблюдать следующие правила:
помещать в дело исполненные документы, соответствующие по своему содержанию заголовку дела по номенклатуре;
помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса;
помещать приложения вместе с основными документами;
группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;
раздельно группировать в дела документы постоянного и временных сроков хранения;
включать в дело по одному экземпляру каждого документа;
помещать в дела факсограммы, телеграммы, телефонограммы на общих основаниях;
помещать в дело документ, правильно и полностью оформленный (документ должен иметь дату, подпись и др. реквизиты);
не помещать в дело документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры и черновики;
по объему дело не должно превышать 250 листов, при толщине не более 4 см (толщина дел со сроками хранения до 10 лет не должна превышать 10 см). При превышении данного объема заводится второй том. При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением обозначений: «Т. 1», «Т. 2» и т.д.
|
|
|
9.2.3. Документы внутри дела располагаются сверху вниз в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.
9.2.4. Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.
9.2.5. В отдельные дела по хронологии, в зависимости от вида документов, формируются копии принятых федеральных законов, актов Президента Российской Федерации, актов Правительства Российской Федерации в сфере образования.
9.2.6. Все документы отчетного и информационного характера по исполнению приказов, распоряжений и поручений ректора, а так же вышестоящих органов государственной власти и управления находящиеся на контроле, подшиваются в заведенное на этот документ дело. Если на документ дело не заводилось, то отчетные документы подшиваются в дело переписки постоянного срока хранения за текущий год.
9.2.7. Если имеется документ о снятии с контроля нескольких документов, подшитых в разные дела, то следует подшить необходимое количество копий этого документа в соответствующие дела с указанием номера дела, в котором подшит подлинник этого документа.
|
|
|
9.2.8. Документы коллегиальных органов (ученого, наблюдательного, попечительского советов и др.) группируются в два дела: а) протоколы и решения коллегии; б) документы к заседаниям коллегии.
9.2.9. Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам.
9.2.10. Документы к заседаниям группируются в отдельное дело, так же, как и приложения к протоколам, если они содержат более 25 страниц.
9.2.11. Документы к протоколам, если они сгруппированы в отдельные дела, систематизируются внутри дела по номерам протоколов.
9.2.12. Положения, уставы, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.
9.2.13. Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.
9.2.14. При формировании приказов по личному составу формируются в отдельные дела приказы по личному составу по различным вопросам, в соответствии со сроками хранения. Например, приказы о приеме, перемещении, увольнении работников формируются отдельно от приказов по другим вопросам (командировкам и т.д.).
|
|
|
9.2.15. Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от их проектов;
9.2.16. Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.
9.2.17. Обращения (предложения, заявления и жалобы) граждан по вопросам работы РГЭУ (РИНХ), его подразделений, и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от заявлений граждан по личным вопросам.
9.2.18. Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности: документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.
9.2.19. Законченные делопроизводством электронные документы формируются в дела (папки, директории) в соответствии с номенклатурой дел РГЭУ (РИНХ), отдельно от документов на бумажных носителях, на жестком диске специально выделенного компьютера.
9.2.20. Дела со дня их заведения до передачи в архив РГЭУ (РИНХ) или на уничтожение хранятся по месту их формирования.
9.2.21. Дела считаются заведенными с момента включения в них первого исполненного документа. После исполнения документов и окончания работы с ними они помещаются (подшиваются) для обеспечения физической сохранности в твердые обложки или папки-регистраторы.
|
|
|
9.2.22. В каждом структурном подразделении выделяются сотрудники, ответственные за сохранность документов и формирование их в дела (как правило, это сотрудники, ответственные за делопроизводство). Руководители подразделений и указанные сотрудники обеспечивают сохранность документов и дел.
9.2.23. Для обеспечения сохранности и учета документов и дел, доступа к ним проводится комплекс работ:
создание оптимальных технических (физических) условий хранения документов и дел;
размещение дел;
проверка наличия и состояния документов и дел;
соблюдение порядка выдачи дел.
9.2.24. Дела размещают в рабочих комнатах или специально отведенных для этой цели помещениях в запирающиеся шкафы, сейфы и т.п., чтобы обеспечить их сохранность и защиту от воздействия пыли и солнечного света.
9.2.25. Дела в шкафах для их учета и быстрого поиска располагаются вертикально, корешками наружу и в соответствии с номенклатурой дел. На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.
9.2.26. При поиске какого-либо документа вначале следует найти нужный заголовок дела, а затем по индексу дела – соответствующую папку на полке.
9.2.27. Дела документального фонда РГЭУ (РИНХ), находящиеся на текущем хранении подлежат учету. Периодически, как правило, перед передачей в архив РГЭУ (РИНХ), проводится проверка наличия и состояния документов и дел в целях установления фактического наличия дел и соответствия их количеству, числящемуся по номенклатуре дел.
9.2.28. Проверка наличия и состояния документов и дел проводится при перемещении дел, при возврате дел, при смене руководителя структурного подразделения, руководителя управления кадров, при реорганизации и ликвидации РГЭУ (РИНХ) или его структурного подразделения.
9.2.29. Проверка наличия проводится путем сверки статей номенклатуры дел с описанием дел на обложке, а физическое состояние дел определяется путем их визуального просмотра. Все обнаруженные недостатки фиксируются в акте проверки наличия и состояния дел.
9.2.30. В случае утраты документов и дел проводится служебное расследование, по результатам которого, лицо, виновное в утрате, несет ответственность в установленном порядке.
9.2.31. Выдача дел другим подразделениям производится с разрешения
начальника УК. Выдача дел сотрудникам подразделений для работы осуществляется под расписку. На выданное дело заводится карта-заместитель, помещаемая на место выданного дела. В ней указывается структурное подразделение, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.
9.2.32. Дела выдаются во временное пользование сотрудникам структурных подразделений на срок не более одного месяца и после его истечения подлежат возврату.
9.2.33. Иным государственным органам и организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения ректора или проректора, курирующего вопросы делопроизводства, по актам.
9.2.34. Если отдельные документы, уже включенные в дело, находящееся на текущем хранении в структурном подразделении, временно требуются сотруднику, они могут быть выданы из дела ответственным за формирование и хранение дел, а на их место вкладывается лист-заместитель, с указанием –когда, кому и на какой срок выдан документ.
9.2.35. Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения ректора с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.
Дата добавления: 2019-01-14; просмотров: 127; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!