Использование списков в EXCEl (РАБОТА С ФАЙЛАМИ БД В MS ЕXCEL)
В ЕXCEL в качестве базы данных можно использовать список.
При выполнении обычных операций с данными, например, при поиске, сортировке или обработке данных, списки автоматически распознаются как базы данных.
Файл БД в EXCEL называется списком.
При организации данных в базу данных учитываются следующие элементы списка:
- Столбцы списков становятся полями БД.
- Заголовки столбцов становятся именами полей базы данных.
- Каждая строка списка преобразуется в запись данных.
Рекомендации по созданию списка
В Microsoft Excel имеется набор функций, облегчающих обработку и анализ данных в списке. Чтобы использовать эти функции, данные в список должны быть организованы в соответствии с приведенными ниже рекомендациями.
1. Размер и расположение списка
1.1. На листе не следует помещать более одного списка.
Некоторые функции обработки списков, например, фильтры, не позволяют обрабатывать несколько списков одновременно.
1.2. Между списком и другими данными листа необходимо оставить, по меньшей мере, одну пустую строку и один пустой столбец. Это позволяет Microsoft Excel быстрее обнаружить и выделить список при выполнении сортировки и наложении фильтра.
1.3. В самом списке не должно быть пустых строк и столбцов.
При обнаружении пустой строки или столбца Excel считает, что таблица закончена.
1.4. Важные данные не следует помещать у левого или правого края списка; после применения фильтра они могут оказаться скрытыми.
|
|
|
2. Заголовки столбцов
2.1. Заголовки столбцов должны находиться в первой (заглавной) строке списка.
2.2. Они используются Microsoft Excel при составлении отчетов, поиске и организации данных.
2.3. Заглавная строка ( заголовки столбцов ) должна выделяться от строк данных шрифтом, Для отделения заголовков от расположенных ниже данных следует использовать границы ячеек, а не пустые строки или прерывистые линии.
3. Содержание строк и столбцов
3.1.Список должен быть организован так, чтобы во всех строках в одинаковых столбцах находились однотипные данные.
3.2.Перед данными в ячейке не следует вводить пробелы, так как они влияют на сортировку.
Обработка данных в списках производится с помощью команд, приведенных в позиции горизонтального меню ДАННЫЕ.
СВОБОДНАЯ ТАБЛИЦА
Сводная таблица — это таблица, которая используется для быстрого подведения итогов или объединения больших объемов данных. Меняя местами строки и столбцы, можно создать новые итоги исходных данных; отображая разные страницы можно осуществить фильтрацию данных, а также отобразить детальные данные области.
http://gvm.ksu.ru/books/Excel%20-%20Web/Excel12.htm как построить
|
|
|
МАКРОСЫ
Если требуется периодическое выполнение задачи в Microsoft Excel, можно автоматизировать задачу с помощью макроса. Макрос — это последовательность команд и функций, хранящаяся в
модуле Visual Basic. Ее можно выполнять всякий раз, когда необходимо выполнить данную задачу. Например, если в ячейки часто вводятся длинные текстовые строки, можно создать макрос для форматирования этих ячеек для охватывания ими текста.
Запись макросов. При записи макроса Microsoft Excel сохраняет информацию о каждом шаге выполнения последовательности команд. Последующий запуск макроса вызывает повторение («воспроизведение») команд. Если при записи макроса была допущена ошибка, сделанные исправления также будут записаны. Visual Basic хранит каждый записанный макрос в отдельном модуле, присоединенном к книге.
Упрощение запуска макроса. Макрос можно запустить, выбрав его из списка в диалоговом окне Макрос. Чтобы макрос запускался после каждого нажатия определенной кнопки или сочетания клавиш, можно назначить макросу кнопку на панели инструментов, сочетание клавиш или графический объект на листе.
Управление макросами. После записи макроса код программы можно посмотреть в редакторе Visual Basic для исправления ошибок и внесения требуемых изменений в макрос. Например, если макрос, переносящий текст по словам, должен также выделять текст полужирным шрифтом, можно записать другой макрос, выделяющий шрифт полужирным шрифтом, и скопировать инструкции из этого нового макроса в старый макрос, переносящий текст по словам.
|
|
|
Редактор Visual Basic разработан для упрощения написания и редактирования программ начинающими пользователями и предоставляет обширную оперативную справку. Для внесения простейших изменений в макросы нет необходимости изучать программирование на языке Visual Basic. Редактор Visual Basic позволяет редактировать макросы, копировать макросы из одного модуля в другой, копировать макросы из других книг, переименовывать модули, хранящие макросы и переименовывать макросы.
Безопасность макросов. Microsoft Excel обеспечивает защиту от вирусов, которые могут передаваться макросами. Если макросы используются совместно с другими пользователями, макросы могут быть снабжены цифровой подписью, так что пользователи могут проверить надежность источника макросов. Всякий раз при открытии книги, содержащей макросы, можно проверить источник макросов, прежде чем разрешить их.
Дата добавления: 2018-10-26; просмотров: 289; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!