Порядок хранения документов акционерных обществ
Организация хранения документов общества обеспечивается его единоличным исполнительным органом.
Организация хранения документов, образовавшихся в деятельности структурных подразделений общества, до передачи их в архив обеспечивается руководителями структурных подразделений общества.
Документы с грифом "коммерческая тайна" должны находиться на хранении в сейфах. (Об охране конфиденциальности информации см. Федеральный закон от 29 июля 2004 г. N 98-ФЗ).
Передача документов из одного структурного подразделения в другое фиксируется в соответствующем учетном журнале.
Хранению подлежат подлинники документов общества. В случае утраты или повреждения подлинника документа общества хранению подлежит заверенная в установленном порядке копия такого документа. О каждом случае утраты или повреждения подлинника документа общества должен быть составлен соответствующий акт с указанием причины утраты или повреждения, приобщаемый к передаваемой на хранение копии документа общества и подлежащий хранению вместе с ней. Указанный акт должен быть подписан руководителем структурного подразделения и утвержден единоличным исполнительным органом общества, а в случае утраты или повреждения документов бухгалтерского учета, бухгалтерской отчетности - также главным бухгалтером общества.
Хранение документов акционерного общества организуется в зависимости от выбранной обществом формы организации делопроизводства. Наибольшую сохранность документов обеспечивает полная централизация хранения, так как в этом случае все дела общества хранятся в одном месте и под контролем одного должностного лица. Однако, чем крупнее общество, тем сложнее решаются вопросы хранения документов, поскольку в этом случае дела формируются в структурных подразделениях по месту создания или получения документов. В таких акционерных обществах значительно возрастает роль службы ДОУ в организации хранения и обеспечения контроля за сохранностью документов. Служба ДОУ обязана вести контроль за формированием дел и их сохранностью в структурных подразделениях. Обычно эта функция осуществляется в виде систематических (два раза в год) проверок. В ходе проверок устанавливается количество дел, находящихся на хранении в структурном подразделении общества, соответствие количеству учетных документов (номенклатуре дел). Нормативный срок хранения документов в делопроизводстве зависит от срока хранения документов, определенных перечнем. Дела с постоянным сроком хранения и дела со сроком хранения свыше 10 лет должны передаваться в архив ежегодно. В структурных подразделениях по месту создания документов они хранятся два-три года (должно быть определено инструкцией по делопроизводству), не считая того года, в котором дело было заведено. Исчисление срока хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством. Весь этот период секретарь (лицо, ответственное за делопроизводство) должны осуществлять контроль за сохранностью архивных документов.
|
|
|
|
|
|
Все документы, образующиеся в деятельности общества, должны формироваться в документальные дела в соответствии с требованиями утвержденной в установленном порядке номенклатуры дел общества.
Систематизация отдельных видов документов. Основной принцип систематизации документов в делах – хронологический, при этом документы располагаются по датам, начиная с самого раннего и заканчивая самым поздним. Соблюдение этого правила обеспечивает расположение документов внутри дела в прямой хронологической последовательности, которая является обязательной при сдаче документов в архив. Кроме того, можно систематизировать документы внутри дела по алфавиту, по номерам, в логической последовательности решения управленческого вопроса. Естественно, что особое внимание уделяется правильной систематизации документов внутри дел постоянного хранения. 1.Распорядительные документы (например, решения единоличного исполнительного органа общества (директора, генерального директора, президента), приказы, распоряжения, постановления и др.) формируют в дела по видам документов и хронологии с относящимися к ним приложениями. Приказы по основной деятельности и приказы по личному составу группируют в отдельные дела.
|
|
|
2. Уставы, положения, инструкции, утвержденные в качестве самостоятельного документа, группируются в самостоятельные дела. Если же они утверждены распорядительными документами и являются приложениями к ним, то группируются вместе с указанными документами.
3. Документы коллегиальных органов (совета директоров, наблюдательного совета, правления, дирекции) акционерного общества группируют в два дела: а) протоколы заседаний и принятые решения и б) документы к заседаниям (повестка дня, доклады, справки заключения, проекты решений и пр.). Протоколы размещают в деле в хронологическом порядке и по номерам, документы к заседаниям формируют в дело в соответствии с номером того протокола, к которому они относятся. При этом, группируя документы к заседаниям, необходимо придерживаться порядка рассмотрения вопроса, установленного повесткой дня.
|
|
|
4. Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки группируют отдельно от их проектов. Независимо от времени составления или поступления, плановые и отчетные документы хранятся в делах того года, к которому они относятся по содержанию. Например: план на 2014 г., составленный в 2013 г., должен войти в дела 2013 г. Отчет за 2013 г., составленный в 2014 г., хранится в делах 2014 г.
Документы, связанные последовательностью делопроизводства (например, личные, персональные, арбитражные и др.), формируются по принципу «досье», т.е. отдельного дела. Также целесообразно формировать дела о выдаче лицензий, авторских свидетельств (патентов). Внутри таких дел систематизация документов начинается с инициативного документа, а все последующие располагают по хронологии, т.е. по датам их создания.
5. Предложения, заявления, жалобы граждан формируют в отдельное дело (дела). В зависимости от объема этих документов формируют отдельные тома на каждую букву алфавита или объединяют в одном деле документы заявителей с начальной буквой фамилии, например, от А до Д, от Е до К и т.д. Внутри дела каждое обращение гражданина и все документы по его рассмотрению составляют отдельную группу, которая отделяется от другой чистым листом бумаги.
6. Переписка группируется в пределах календарного года и систематизируется в хронологической последовательности: письмо-ответ помещается после поступившего письма-запроса. Это правило относится и к внутренней переписке, например, к докладным, служебным запискам, справкам.
7. Квитанции, счета, наряды, накладные и другие документы, имеющие порядковый номер, размещают внутри дела в порядке номеров.
Подлежащие хранению документы до передачи их в архив общества хранятся в рабочих комнатах по месту нахождения исполнительного органа общества.
Документы общества, переданные на хранение в архив общества, должны находиться в специально отведенных для этой цели помещениях. Документы общества, находящиеся на хранении в архиве общества, должны располагаться в запираемых шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света.
Бюллетени для голосования, включая бюллетени, признанные недействительными, должны быть опечатаны счетной комиссией и сданы в архив общества на хранение после составления протокола счетной комиссии об итогах голосования на общем собрании.
Хранение опечатанных бюллетеней для голосования должно осуществляться обществом в специальном запирающемся опечатываемом ящике или специальном шкафе с запирающимися ячейками. По каждому факту вскрытия находящихся на хранении опечатанных бюллетеней для голосования лицом (лицами), уполномоченным обществом на такое вскрытие, должен быть составлен соответствующий акт.
Выдача документов общества для их предъявления акционерам общества в целях обеспечения доступа акционеров к документам общества производится под расписку сотруднику (лицу, состоящему в трудовых или гражданско-правовых отношениях с обществом), уполномоченному обществом на получение документов общества.
Выдача документов сотрудникам общества (лицам, состоящим в трудовых или гражданско-правовых отношениях с обществом) осуществляется под расписку с разрешения единоличного исполнительного органа общества или уполномоченного им лица. Документы выдаются во временное пользование сотрудникам общества на срок не более одного месяца. После истечения указанного срока документ должен быть возвращен на место его хранения.
На каждый выданный документ заводится карта-заместитель, в которой указываются вид (наименование) документа, дата его выдачи, фамилия, имя, отчество лица, которому документ выдан, дата его возвращения, а также предусматриваются графы для расписок в получении и приеме документа.
В случае ликвидации общества, если оно имело договор с учреждением системы Федеральной архивной службы России и часть его документов отнесена к составу Архивного фонда Российской Федерации, документы постоянного срока хранения и по личному составу передаются в соответствующий государственный архив. Если договорных отношений с архивом не имелось, то в этом случае государственный архив обязан принять на хранение только документы по личному составу работников общества. Место хранения остальных документов определятся председателем ликвидационной комиссии или конкурсным управляющим.
В случае реорганизации общества, влекущей его прекращение, находящиеся на хранении и подлежащие хранению подлинники документов общества могут быть переданы только одному из вновь создаваемых в результате реорганизации обществ.
Если иное не устанавливается договором о слиянии или присоединении (решением о преобразовании) и (или) передаточным актом либо решением о разделении или выделении и (или) разделительным балансом, находящиеся на хранении и подлежащие хранению подлинники документов общества подлежат передаче вновь создаваемому в результате реорганизации обществу с наибольшей стоимостью чистых активов.
Дата добавления: 2018-10-26; просмотров: 506; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!