Автоматизация ввода даты заключения договора, срока оплаты по нему и формирования номера договора

Стр 1 из 5Следующая ⇒

Лабораторная работа 03 Тема "Автоматизация формирования текстовых документов с помощью Excel на примере типового договора купли-продажи" На предприятиях довольно часто приходится работать с однотипными текстовыми документами: договора, письма, служебные записки и пр. Создание этих документов занимает относительно много времени и требует предельной внимательности. Как правило, все ранее подготовленные документы в памяти компьютера хранятся в виде большого множества файлов, а более они востребованы в бумажном виде. Если и происходит их регистрация, то, в большинстве случаев, в журнале, заполняемом от руки. Порой на поиск необходимых документов уходит довольно много времени. Процесс обработки текста, в отличие от применения электронных таблиц в профессиональной деятельности, является массовой задачей и часто занимает до 50% рабочего времени, проводимого сотрудниками за экраном монитора. Причем, как следует из опыта автора, большая часть этого времени тратится впустую, на выполнение той работы, которую есть возможность избежать. Создание приложений, автоматизирующих процесс формирования однотипных документов, позволяет и текстовый процессор Microsoft Word, который также имеет возможность создания приложений на основе языка Microsoft Basic of Application. Следующее простое разрабатываемое приложение - возможность управления текстовыми данными, находящимися в Microsoft Word из Excel, на примере формирования типовых договоров.

Договор

Структура договора и его основные условия

Договор - это документ, в котором взаимоотношения между подписавшими его сторонами, регламентируются законодательством или прочими условиями, которые они предусмотрели в своем договоре. Многое зависит от того, как этот документ разработан и оформлен.

Договор состоит из следующих частей:

Вводной части (преамбула);
Предмета договора, прав и обязанностей сторон;
Дополнительных условий договора;
Реквизитов сторон.

Рис. 6.1. Пример структуры упрощенного договора купли-продажи

Вводная часть (преамбула) договора

Эта часть содержит следующие основные положения:

Название договора (договор покупки-продажи, комиссии, поручения, и т.д.).
Дата подписания договора.
Место подписания договора или населенный пункт.
Полное название контрагентов, под которым они зарегистрированы в реестре государственной регистрации.
Название стороны по договору (например, "Продавец", "Покупатель", "Поставщик" и пр.)
Наименование должности, фамилии, имени, отчества лица, которое подписывает договор, а также название документа, из которого следуют его полномочия на подписание договора.

Предмет договора, права и обязанности сторон

Эта часть договора содержит существенные условия договора:

Обязательства и права первой стороны по договору;
Обязательства и права другой стороны по договору;
Срок выполнения сторонами своих обязательств;
Место выполнения обязательств каждой из сторон;
Способ выполнения обязательств каждой из сторон.

Дополнительные условия договора

Этот раздел включает в себя такие условия, которые можно не обязательно предусматривать в договоре, однако их наличие существенно влияет на права и обязанности сторон, а также на порядок их выполнения.

Срок действия договора;
Ответственность сторон;
Способы обеспечения обязательств;
Условия досрочного расторжения договора в одностороннем порядке и порядок действий сторон при одностороннем расторжении договора;
Условия о конфиденциальности информации по договору;
Порядок решения споров между сторонами по договору.

Прочие условия договора

Определяют, какими законодательными (и прочими) документами, кроме договора, регулируются отношения сторон;
Условия о средствах и методах связи между сторонами;
Реквизиты сторон;
Количество экземпляров договора;
Порядок исправлений текста договора.
Подписи представителей сторон.

Как бывает на практике

К возможности автоматизации заполнения договоров и других документов (например, письма, служебные записки, различные формы текстовых отчетов, нотариально оформленная доверенность) многие относятся скептически. Это действительно так, если речь идет о единичных договорах, регулирующих довольно сложные взаимоотношения сторон, но в любом случае создание этих документов происходит по какому-либо разработанному алгоритму. За основу принимается какой-то шаблон, а потом происходит его доработка до требуемых норм.

Предположим, что юристы организации (предприятие, банк) разработали какой-то шаблон типового документа (договора) и в него необходимо внести некоторые изменения и вывести его на печать.

Для этого открывается ранее составленный шаблон, ему присваивается новое имя, происходит вычитка от начала документа до конца с одновременным редактированием. На этом этапе довольно часто встречаются внесенные или неисправленные ошибки. После вывода документа на печать происходит вычитка, и документ предоставляется на ознакомление и подписание его другой стороне.

Тот, кто занимался подобной работой, знает, что она довольно трудоемка.

Кроме того, созданные документы в виде отдельных файлов хранятся под разными именами и если приходится подготавливать через некоторое время аналогичный договор с этим же лицом (или другим), то дополнительное время уходит на поиск предыдущей версии. Причем потери времени на этом этапе значительны. После создания документа, его необходимо зарегистрировать в журнале, на что требуется дополнительное время.

Рис. 6.2. Последовательность формирования документа

Например, клиент бывает неоднократно у своего нотариуса и оформляет однотипные документы. Тем не менее, нотариус каждый раз, с клавиатуры вводит все данные паспорта, а затем проверяет правильность ввода этих данных.

Задача

Уменьшить потери времени на эту механическую работу и избежать ошибок можно, если проанализировать саму структуру договора или другого подобного документа и разработать безошибочный алгоритм его заполнения и последующего хранения этих данных.

В качестве примера предположим, что предприятие занимается только оптовой торговлей, то есть покупает и продает различный товар. Как правило, предприятию приходится часто подписывать договора на покупку/продажу партий товара. Это типовые договора купли - продажи. В эти типовые договора вносятся изменения только в отдельные пункты, а остальной текст остается неизменным.

Техническое задание

Необходимо создать своими силами приложение в Excel, которое позволило бы внести быстро и безошибочно изменения в типовой договор, созданный в текстовом редакторе Word.

Исходим из того, что в создаваемом приложении:

ввод всех реквизитов контрагента происходит автоматически из имеющейся табличной базы данных клиентов предприятия;
ввод изменяемых данных в договор осуществляется не в текстовом редакторе, а в определенных формах в Excel, которые позволят внести необходимые изменения в договор быстро и без ошибок;
элементы изменяющихся данных (реквизиты и пр.), внесенных в создаваемые договора должны храниться в архиве, с помощью которого можно просмотреть любой, находящийся в нем договор;
вводимые данные автоматически экспортируются в текстовый редактор.

Рис. 6.3. Алгоритм работы создаваемого приложения по управлению текстовыми данными

Создание приложения в Excel

Создаваемое приложение включает в себя один файл Excel и два файла Word, которые поместите в одну папку (директорию), которой присвойте имя Договор купли продажи. Присвойте создаваемой рабочей книге Excel имя База.

База данных контрагентов

Табличная база данных с реквизитами контрагентов (список) расположена на рабочем листе Реквизиты (рис. 6.4.). Она должна быть составлена с учетом особенностей конкретного автоматизируемого документа, в частности, договора, и, например, должность подписывающего лица указывается в ней два раза с учетом склонения: текста директора, находящегося в преамбуле договора и Директор в разделе реквизитов.

Рис. 6.4. База данных контрагентов

В этот список вносятся все данные, которые необходимы для заполнения реквизитов договора:

Предприятие (столбец В) - полное наименование предприятия;
Адрес (столбец С) - почтовый адрес предприятия;
Расчетный счет (столбец D) - расчетный счет предприятия;
Банк (столбец E) - учреждение банка;
МФО (столбец F) - МФО банка;
Должность 1 (столбец G) - должность руководителя предприятия, подписывающего договор, которая указывается во вступительной части договора. Пишется с маленькой буквы и склоненная в соответствующем падеже;
Должность 2 (столбец H) - должность руководителя предприятия в именительном падеже, которая указывается в реквизитах;
Ф.И.О. 1 (столбец I) - полностью фамилия, имя и отчество руководителя предприятия, подписывающего договор, которая указывается во вступительной части договора. Пишется полностью в именительном падеже
Ф.И.О. 2 (столбец J) - фамилия и инициалы руководителя предприятия, который подписывает договор;
На основании (столбец K) - на основании какого документа этот руководитель подписывает договор. Первый руководитель - на основании устава, другие, например, на основании выданной им доверенности.

При создании списка исходим из того, что находящееся в базе данных предприятие может выступать как в роли продавца, так и в роли покупателя. При вводе в столбец А значения 1 предприятие будет выступать в роли продавца, а при вводе значения 2 - в роли покупателя.

Пользователь при создании нового договора от имени своего предприятия, просматривает, - присутствует ли в списке организация, с которой заключается договор. Если отсутствует, то тогда необходимо в базу данных ввести ее реквизиты. И после этого в этой строке в столбец А ввести, например, значение 2 - покупатель, а в строке с реквизитами своей организации ввести в столбец А значение 1 (или наоборот).

Корректировка содержимого договора

При формировании типовых договоров вводятся данные лишь в отдельные его пункты и реквизиты. Поэтому нет необходимости хранить в архиве весь текст типового договора, а разделить текст договора на две части: переменную и постоянную.

Предполагается, что текст постоянной части договора не изменяется, а изменение переменной его части и будет являться предметом автоматизации.

Переменная часть договора находится на рабочем листе Договор (рис. 6.5.) и состоит из двух частей: области ввода данных (диапазон А1:I7) и области просмотра сформированного "переменного" текста (диапазон А8:С21).

Рис. 6.5. Рабочий лист Договор

Область ввода данных

Ячейки А1 и С1 предназначены для ввода значений 1 и 2, по которым определяются реквизиты предприятия из табличной базы данных на листе Реквизиты.

Диапазон ячеек С2:С7 предназначен для ввода переменных данных договора:

С2 - сумма договора;
C4 - место заключения договора;
С5 - дата заключения договора;
С6 - предмет покупки/продажи (партия товара, наименование или ссылка на Спецификации к договору);
С7 - срок оплаты партии товара;
С3 - формируется присваиваемый номер договора.

Автоматизация ввода даты заключения договора, срока оплаты по нему и формирования номера договора

Дата заключения договора

В ячейку С5 могут вводиться следующие данные:

функция СЕГОДНЯ, автоматически возвращающая текущую дату, если предполагается, что договор будет подписываться в день его формирования на компьютере; ничего не введено, то есть дата затем записывается от руки при подписании договора; дата произвольная, известен срок подписания договора, и она вводится в ячейку С5 с клавиатуры.

Рассмотрим два первых случая. Для формирования текущей даты в ячейку С5 введите формулу:

=ЕСЛИ(B5;СЕГОДНЯ();0)

которая при значении ИСТИНА в ячейке В5 возвращает в ячейке С5 текущую дату. При значении ячейки В5 равном нулю (ничего не введено) или ЛОЖЬ возвращает значение 0.

Для ввода другой даты, ее необходимо ввести с клавиатуры, следовательно, удалив формулу, находящуюся в ячейке С5.

Определение номера договор и сроков оплаты по нему

В зависимости от взаимной договоренности между сторонами, в договор могут быть внесены различные сроки оплаты по нему. Номер договора может быть сформирован по методологии принятой на одном из предприятий, представители которого подписывают договор. Исходя из этого, эти данные могут вводиться при создании договора на компьютере или иметь пробелы для внесения этих данных от руки в момент его подписания. Исходя из этого, при создании договора в Excel могут быть следующие версии:

Номер договора и дата оплаты указывается в момент формирования на компьютере (создания);
Номер договора не указан, а дата оплаты указывается в момент создания;
Номер договора указывается в момент создания на компьютере, а дата оплаты в момент подписания;
Не указаны ни номер договора, ни дата оплаты.

Исходя из этого и созданы формулы в ячейках С3 и С7, которые в зависимости от значения от 1 до 4, введенных в ячейку В3, формируют одно из значений.

Формирование текста срока оплаты по договору

Срок оплаты покупателем, согласно условий договора, вводится (или формируется) в ячейку С7 и может быть:

введена какая-либо дата оплаты с клавиатуры;
дата не указана.

Для автоматизации определения даты оплаты введите в ячейку С7 формулу:

=ЕСЛИ(ИЛИ(B3=3;B3=4);"";ЕСЛИ(C5=0;"";C5+14))

которая в первом аргументе функции ЕСЛИ проверяет содержимое ячейки В3 на значение 3 или 4. При любом из двух этих значений логическая функция ИЛИ возвращает значение ИСТИНА и тогда в ячейке С7 ничего не указано (во втором аргументе функции ЕСЛИ находится ""). В противном случае при введенной дате в ячейку С5 (дата заключения договора) формула прибавляет к введенной дате значение 14 (оплатить в течение двух недель). Вместо значения 14 (дней) можно ввести ссылку на какую-либо ячейку, в которую будет вводиться это значение.

Генерация текста номера договора

Номер, присваиваемый создаваемому договору, можно вводить в ячейку С3 и с клавиатуры, а можно задать алгоритм, по которому этот номер будет формироваться самостоятельно. Рассмотрим формулу, которая находится в ячейке С3:

=ЕСЛИ(И(B3<>2;B3<>4);ЕСЛИ(C5=0;"________";АА3);"б/н")

В первом аргументе первой функции ЕСЛИ находится функция И, которая возвращает значение ЛОЖЬ, если в ячейке В3 находятся значения 2 или 4. Тогда формула возвращает текст б/н, введенный в третий аргумент первой функции ЕСЛИ.

Если же формула переходит к вычислению второй функции ЕСЛИ, то тогда при отсутствии в ячейке С5 введенной даты заключения договора, второй аргумент второй функции ЕСЛИ возвращается значение: ____________ (прочерк).

При введенной в ячейку С5 дате заключения договора, вторая функция ЕСЛИ переходит к своему третьему аргументу, который содержит ссылку на ячейку АА3.

Формула в ячейке АА3:

=СЦЕПИТЬ(ПРАВСИМВ(ГОД(C5);2);СЦЕПИТЬ(ЕСЛИ(МЕСЯЦ(C5)<9;"0";"");МЕСЯЦ(C5));СЦЕПИТЬ(ЕСЛИ(ДЕНЬ(C5)<9;"0";"");ДЕНЬ(C5));"/";МАКС(Архив!A2:A1000)+1)

содержит алгоритм формирования номера заключаемого договора, который заключается в следующем.

Допустим, номер создаваемого договора состоит из двух частей: даты заключения договора и порядкового номера, соединенных через символ "/".

Дата, в свою очередь, состоит из шести символов расположенных последовательно: двух последних цифр номера текущего года, двух цифр текущего номера месяца и двух цифр номера дня заключения договора в этом месяце. Порядковый номер определяется, как увеличенный на единицу максимальный порядковый номер договора, которые содержатся в базе данных регистрации номеров.

Формула с помощью функции СЦЕПИТЬ объединяет следующие элементы:

два правых символа номера года даты, введенной в ячейку С5, которые выделяются с помощью функции ПРАВСИМВ;
два символа номера месяца, причем если номер месяца имеет только дну цифру, то перед этой цифрой добавляется значение 0;
аналогично происходит формирование символов номера дня в месяце;
разделительный знак "/";
порядковый номер в базе регистрации договоров, который определяется с помощью функции МАКС, к которому суммируется значение 1.

Создание элементов управления Переключатель

Как было написано выше, управление формулами в ячейках С3 (номер договора) и С7 (срок оплаты) производится с помощью значений 1, 2, 3 и 4, вводимых в ячейку В3. Но не совсем удобно - вводить с клавиатуры эти значения, которые нужно помнить, и, как следствие, возможен ввод ошибки.

Для выбора нужного значения, вводимого в ячейку В3, используя панель Формы (рис. 4.6.) создайте четыре элемента управления Переключатель (рис. 6.6.), активизация каждого из которых, будет изменять содержимое ячейки В3 от значения 1 до значения 4. Эти элементы управления создаются аналогично описанным в главе 3 (Счетчик и Список).

При создании переключателей, введите в них текст:

Номер договора и дата оплаты;
Только дата оплаты;
Только номер договора;
Нет номера договора и даты оплаты,

который будет отражать назначение каждого переключателя. Для ввода (редактирования) текста воспользуйтесь командой контекстного меню Изменить текст (рис. 6.9.)

Рис. 6.6 Фрагмент рабочего листа Договор с элементами управления

Для управления содержимым ячейки В3 выделите первый созданный элемент управления Переключатель и выполните команду Формат/Элемент управления или комбинацию клавиш [Ctrl+1], вызовите диалоговое окно Формат элемента управления (рис. 6.7.), в котором на вкладке Элемент управления в поле Связать с ячейкой укажите адрес ячейки В3.

Рис. 6.7. Диалоговое окно Формат элемента управления элемента управления Переключатель

В каждый конкретный момент времени активным может быть только один переключатель из четырех. При активизации одного из переключателей, переключатель, который до этого был активизирован, автоматически меняет свое состояние на пассивное, а соответственно будет изменяться и содержимое управляемой ячейки В3 от значения 1 до значения 4.

Создание элемента управления Флажок

Для управления содержимым ячейки В5, значение которой управляет формулой, находящейся в ячейке С5 (дата заключения договора) создайте элемент управления Флажок (рис. 6.6.).

Для управления ячейкой В5 в диалоговом окне Формат элемента управления на вкладке Элемент управления в поле Связать с ячейкой укажите адрес ячейки В5. Если флажок активизирован, то ячейка В5 будет возвращать значение ИСТИНА, в противном случае ЛОЖЬ.

Назначение макросов элементам управления

В зависимости от номера, присваиваемого договору и его даты заключения, присутствует возможность их ввода непосредственно в ячейки с клавиатуры. Естественно, в таком случае формулы, содержащиеся в этих ячейках, будут удалены. Для того чтобы не вводить их в последующем, назначьте элементам управления Переключатель и Флажок макросы, которые будут автоматически восстанавливать эти формулы при обращении к любому из этих элементов управления.

Ввод формул создания номера договора и сроков оплаты по нему

Задача макроса НомерДатаОплатыДоговор (рис. 6.8.) - при активизации любого переключателя предусмотреть возможность ввода формул в ячейки С3 и С7. Для этого запишите макрос, выполнив следующую последовательность действий:

предварительно введите формулы в ячейки С3 и С7;
запустите макрос на запись;
поместите табличный курсор в ячейку С3, нажмите последовательно клавиши F2 и Enter;
поместите табличный курсор в ячейку С7 и повторите операцию;
остановите запись макроса.

Рис. 6.8. Макросы, назначенные элементам управления для обновления формул

Ввод формулы заключения договора

Макрос ДатаЗаключенияДоговора (рис. 6.8.) вводит формулу в ячейку С5 при обращении к элементу управления Флажок и создается аналогично предыдущему.

Присвоение макросов элементам управления

Для присвоения макроса элементу управления, выделите его и нажатием на правую кнопку мыши и вызовите контекстное меню (рис. 6.9.), в котором выберите команду Назначить макрос. В появившемся диалоговом окне Назначить макрос объекту (рис. 4.18.) в поле Имя макроса выберите макрос и нажмите кнопку ОК.

Рис. 6.9. Контекстное меню при назначении макроса элементу управления

Дата добавления: 2018-06-27; просмотров: 660; Мы поможем в написании вашей работы!

Поделиться с друзьями:

12 3 4 5 Следующая ⇒

Мы поможем в написании ваших работ!