Командировочное удостоверение

Лабораторные работы для студентов маг истратуры

Лабораторная работа 01. Тема "Автоматизация рабочего процесса на примере оформления и регистрации командировочных удостоверений"

Рассмотрим возможную автоматизацию рабочего процесса делопроизводства на примере оформления командировочных удостоверений В этой лабораторной работе последовательно описаны все этапы создания такого приложения и сам процесс автоматизации заключается в использовании электронных таблиц Excel для заполнения бланка командировочного удостоверения и последующему выводу его на печать.

Основным элементом приложения, на основании данных которого будут генерироваться командировочные удостоверения, является журнал регистрации.

В этой лабораторной работе не рассматривается задача полной автоматизации ввода данных в журнал регистрации, а уделяется внимание разработке и внедрению отдельных элементов возможного облегчения труда пользователя при его заполнении.

Для создания приложения откройте новую книгу Excel и присвойте ей имя, которое будет понятно не только создавшему ее. Например, Генератор Командировочных Удостоверений, и сохраните файл на жестком диске компьютера.

В новой книге будут находиться два рабочих листа:

КомандировочноеУдостоверение - с лицевой и обратной стороной командировочного удостоверения;
ЖурналРегистрацииКУ - с журналом регистрации командировочных удостоверений.

Журнал регистрации командировочных удостоверений

Журнал регистрации представляет обыкновенную табличную базу данных, или с позиции Excel - список. Поля базы данных расположите в любом, удобном для пользователя порядке, например, как показано на рис. 4.1. и 4.2.

Рис. 4.1. Левая область журнала регистрации командировочных удостоверений на рабочем листе ЖурналРегистрацииКУ

Рис. 4.2. Правая область журнала регистрации командировочных удостоверений на рабочем листе ЖурналРегистрацииКУ

Наименование предприятия введите в ячейку А1.

Данные по каждому командировочному удостоверению размещены горизонтально в ячейках одной строки (запись базы данных), количество ячеек которой ограничена столбцами А:М (поля базы данных). По усмотрению пользователя можно вводить дополнительные поля, в зависимости от необходимости. Количество записей в списке ограничивается размерами самого рабочего листа, то есть может содержать несколько десятков тысяч. В нашем примере заполнено только несколько строк. При проектировании зададимся условием, что разрабатываемое приложение будет содержать до 200 записей. Поэтому ограничьте вертикальное расположение таблицы 200-й строкой.

Следует заметить, что применение подобного приложения на практике представляет интерес для пользователя при количестве оформляемых документов (командировок) до двух-трех тысяч в год, когда руководство предприятия считает, что данный рабочий процесс еще не нуждается в автоматизации, но тем не менее уже занимает значительную часть рабочего времени.

Один из методов ввода записей в журнал регистрации приведен в главе 2, и предполагает метод копирования заполненных строк с наиболее подходящими данными, вставку их в конец списка и последующее редактирование находящегося в ячейках этой строки текста. Это не самый оптимальный способ, но далее в книге будут предложены и другие возможные варианты, которые читатель сможет применить в этом примере по мере освоения материала.

Для удобства в работе со списком желательно использовать некоторые сервисные возможности Excel, например, закрепление областей рабочей таблицы.

Закрепление областей позволяет видеть одновременно на экране строку заголовков и, например, два левых столбца, с расположенными в них порядковым номером и фамилией. Для закрепления областей рабочей таблицы в рассматриваемом примере поместите табличный курсор в ячейку С4 и выполните команду Окно/Закрепить области.

Формулы на листе ЖурналРегистрацииКУ

При подобном заполнении журнала регистрации все-таки присутствует довольно большая доля ручного труда по вводу новых и редактированию данных, введенных методом копирования. Но если приложить некоторые усилия, можно заставить Excel выполнять часть этих операций автоматически. Для этого введите в журнал регистрации формулы, рассмотренные ниже.

Определение порядкового номера записи

Обратите внимание на строку формул на рис. 4.1. с формулой, находящейся в ячейке А5. Формула определяет максимальное значение порядкового номера в диапазоне ячеек, расположенных выше активной ячейки в столбце А, и добавляет к нему значение единица.

Копирование этой формулы в ячейки столбца А, расположенные ниже ячейки А5 позволит не допустить ввода ошибок с нумерацией командировочных удостоверений. При указании диапазона в формуле применена абсолютная ссылка на ячейку А4 и поэтому при копировании ее, диапазон определения максимального номера будет изменяться - от ячейки А4 до соседней ячейки, находящейся выше ячейки, в которую будет осуществляться вставка.

Автоматизация ввода текста даты и номера командировочного удостоверения

Следующий элемент возможного повышения эффективности ввода данных в журнал регистрации, формула в столбце Н - Дата и номер командировочного удостоверения. В ячейку Н4 может быть введена формула, которая соединяет первые элементы текста в столбце G - Дата и номер приказа, и порядковый номер документа в журнале регистрации:

=СЦЕПИТЬ(ЛЕВСИМВ(G4;14);A4)

Функция ЛЕВСИМВ из текста 19.01.2003г. № 01-К, введенного в ячейку G4, возвращает левые 14 символов (в том числе и пробелы). Функция СЦЕПИТЬ производит соединение выделенного текста с порядковым номером, находящимся в ячейке А4.

Но данная формула имеет существенный недостаток - предполагается, что текст даты и номера приказа в ячейку G4 введен правильно и из этого текста нужно выделить только 14 левых символов. Если же при наборе текста с клавиатуры введены лишние пробелы, то формула возвратит совсем не ту текстовую строку, которая предполагалась. И второй недостаток -значение 14 (номер позиции символа № в тексте) введено в формулу в виде константы.

Недостатки устраняются вводом в формулу функции СЖПРОБЕЛЫ, которая удаляет лишние пробелы в тексте, введенном в ячейку G4, после чего функция НАЙТИ производит поиск номера позиции символа №. Возвращенный номер позиции и является тем количеством символов, которые будут возвращены далее функцией ЛЕВСИМВ. Полученная усовершенствованная формула:

=СЦЕПИТЬ(ЛЕВСИМВ(СЖПРОБЕЛЫ(G4);НАЙТИ("№";СЖПРОБЕЛЫ(G4)));A4)

Таким образом, текст 19.01.2003г. №1 в ячейке Н4, содержащий дату и номер командировочного удостоверения, формируется в полуавтоматическом режиме.

Определение продолжительности командировки

В зависимости от методологии принятой на предприятии, возможен:

либо расчет продолжительности командировки как разность, определяемая датами выбытия и прибытия;
либо, наоборот, по дате выбытия и продолжительности командировки, определяется дата прибытия.

Автоматизация этого процесса избавит специалиста от расчета количества дней на пальцах или с помощью подсчета количества дней в настольном календаре.

В первом случае для автоматического определения продолжительности командировки в ячейку К5 (Срок командировки) введите формулу:

=J5-I5+1

которая вычитает из даты прибытия дату выбытия и прибавляет значение 1

Во втором случае в ячейке J6 может находиться формула:

=I6+K6-1

которая прибавляет к дате выбытия количество дней продолжительности командировки и вычитает значение 1.

Командировочное удостоверение

Создание формы удостоверения

При создании формы командировочного удостоверения (рис. 4.3.) на рабочем листе КомандировочноеУдостоверение, не следует пренебрегать объединением ячеек и переносом текста в ячейках с формулами, созданием границ различной толщины (линии ограничивающие границы ячеек), применением различных шрифтов и их размеров. Эти параметры можно ввести или изменить с помощью диалогового окна Формат ячеек, вызываемого командой Формат/Ячейки.

Шрифту текста, формируемому в ячейках с формулами, желательно задать другой цвет, отличный от стандартного, например, синий. Это позволит в дальнейшем избежать возможных ошибок, обнаруживаемых после вывода документа на печать, из-за уменьшения объема просматриваемого изменяющегося текста с реквизитами этого документа, перед выводом его на печать, а при печати на цветном принтере придаст документу еще и достойный дизайн.

Рис. 4.3. Форма командировочного удостоверения

Формулы поиска информации

Функция, на которой базируется автоматизация заполнения командировочного удостоверения - функция поиска ВПР.

Описание формулы поиска ФИО

Рассмотрим формулу, введенную в ячейку Е3 (Фамилия, имя, отчество):

=ВПР(L1;'ЖурналРегистрацииКУ'!A4:J200;2;ЛОЖЬ)

Функция ВПР ищет значение, заданное в первом аргументе, в крайнем левом столбце диапазона, указанного во втором аргументе. Возвращает она значение из строки содержащей найденное в первом аргументе значение, но находящегося в столбце, который задан в третьем аргументе функции. Четвертый аргумент - логическое выражение ЛОЖЬ, задается для поиска точно соответствующей информации, введенной в первом аргументе.

В первом аргументе функции ВПР введена ссылка на ячейку L1. По значению порядкового номера, введенного в эту ячейку, будет осуществляться поиск всех данных в журнале регистрации для заполнения выведенного на экран монитора командировочного удостоверения на конкретного работника.

Остальные формулы

Остальные формулы (кроме формулы в ячейке D5) отличаются от описанной выше только номером столбца в третьем аргументе. Значения аргументов:

5 - ячейка F7 (пункт назначения)
6 - ячейка D9 (наименование предприятия)
11 - ячейка G12 (срок командировки)
12 - ячейка D13 (цель командировки)
7 - ячейка G15 (приказ от)
13 - ячейка I16 (паспорт серии)
8 - ячейка В11 (дата и номер командировки)

Ввод текста места работы и должности

Формула в ячейке D5 использует комбинацию функций СЦЕПИТЬ, ВПР, а также ссылку и ввод текстовых данных.

=СЦЕПИТЬ(ЖурналРегистрацииКУ!A1;", ";ВПР(L1;ЖурналРегистрацииКУ!A4:J200;3;ЛОЖЬ);", "; ВПР(L1;ЖурналРегистрацииКУ!A4:J200;4;ЛОЖЬ))

По ссылке на ячейку А1 листа ЖурналРегистрацииКУ осуществляется ввод текста наименования предприятия.

Первая функция ВПР производит поиск должности работника, а вторая - наименования отдела, в котором он работает.

Все определенные текстовые значения (предприятие, должность и наименование отдела) соединены функцией СЦЕПИТЬ с разделением между собой знаками запятых и пробелами.

Обратная сторона командировочного удостоверения

Обратная сторона командировочного удостоверения расположена на том же рабочем листе - КомандировочноеУдостоверение, ниже области занимаемого лицевой стороной документа (рис. 4.4.).

Деталь, на которой следует остановиться - это заполнение прописью даты выбытия. На рис. 4.4. в строке формул видно, что в ячейке В25 находится ссылка на ячейку N25, которая является выходом модуля формирования даты прописью.

Рис. 4.4. Обратная сторона командировочного удостоверения

Модуль написания даты прописью с формулами показан на рис. 4.5. и формирует этот текст на основании даты в формате Excel, введенной в столбец I журнала регистрации командировочных удостоверений. В свою очередь поиск этой даты осуществляется формулой, введенной в ячейку L25 с помощью функции ВПР по порядковому номеру, введенному в ячейку L1.

Модуль имеет три ячейки:

L25 - вход модуля. Это ячейка для ввода даты, которая будет отображена в виде текстовой строки. В ячейку входа модуля может быть введена дата с клавиатуры, указана ссылка на ячейку содержащей дату или формула, возвращающая эту дату;
M25 - ячейка проведения промежуточных вычислений;
N25 - выход модуля. В этой ячейке, окончательно формируется текстовая запись введенной на вход даты. На выход модуля может быть указана ссылка, из ячейки в которой должен находиться текст даты.

Рис. 4.5. Модуль написания даты прописью с формулами

Дата добавления: 2018-06-27; просмотров: 570; Мы поможем в написании вашей работы!

Поделиться с друзьями:

Мы поможем в написании ваших работ!