Роль коммуникации в управлении
Коммуникации – это обмен информации между двумя или более людьми на основе, которой руководитель получает данные необходимые для принятия решений, и доводят информацию до сведения сотрудников. Выделяют следующие элементы процесса обмена информации:
1) Отправитель – человек, который генерирует идею и отправляет ее;
2) Сообщение, которое может быть закодировано определенными символами;
3) Канал – способ передачи информации;
4) Получатель – адресат, которому предназначена информация;
5) Обратная связь – реакция на полученную информацию.
Главная цель коммуникации является обеспечение понимания информации, которой обмениваются между собой отправитель и получатель. Коммуникации могут, осуществятся в виде монолога, диалога и обратная связь. Сообщение можно кодировать с помощь вербальных и невербальных символов. Вербальные способы коммуникации это разговорный, устный и письменный. Невербальные способы – это мимика, жесты, тон речи, паузы, акценты. Эффективная коммуникация, та, которая приводит к желающему результату, имеет 4 стадии:
1) Обеспечение внимания адресата;
2) Обеспечение понимания сути сообщения;
3) Обеспечение готовности адресата сделать, то, что от него требуется в связи с полученной информации;
4) Действие – на основании полученной информации.
Существует 2 признака классификации коммуникации по типу объектов и по формализации. По типу объектов выделяют следующие признаки – организация внешняя среда; межуровневая восходящая; межуровневая нисходящая; горизонтальная; руководитель – подчиненный; руководитель – рабочая группа.
По степени формализации выделяют формальные коммуникации и неформальные. Формальные коммуникации предусмотрены организационной структурой предприятия, выделяют вертикальные; горизонтальные и диагональные. К вертикальным относятся коммуникации сверху вниз и снизу вверх и мало эффективными являются коммуникации, которые идут снизу вверх. Коммуникации, которые идут сверху вниз решают 5 основных задач:
|
|
|
1) Знакомят работников с целями предприятия;
2) Определяют конкретные инструкции по выполнению заданий;
3) Предоставляют информацию о различных методах и процедурах выполнения работы;
4) Обеспечивают понимание работы и ее связи с целями и задачами предприятия;
5) Обеспечивают сотрудникам информации о результатах деятельности предприятий.
Горизонтальные коммуникации осуществляются между лица, которые находятся на одном уровне иерархии и такой обмен информации обеспечивает координацию деятельности предприятия. Горизонтальные коммуникации наиболее эффективны, доходит до 90% информации т.к. велико взаимопонимание.
Диагональные коммуникации, осуществляются между лицами, которые находятся на различных уровнях иерархии.
Неформальные коммуникации – такие коммуникации не предусмотрены организацией предприятия, возникают спонтанно, очень эффективны, но быстро исчезают. Могут быть вертикальными, горизонтальными и диагональными.
Письменные коммуникации могут выражаться в виде распоряжения, приказов, докладных записок и т.д. Достоинства этих коммуникации в том, что информация сохраняется, сотрудник в любой момент прочесть информацию и возможность доведения до многих сотрудников. Недостатком является сложность обновлений и большой объем информации, особенно если она идет снизу вверх.
Устные коммуникации могут осуществляться в виде совещаний, выступлений, общения и т.д. и позитивными факторами является экономия времени и обеспечение более полного понимания.
Барьеры, которые возникают в процессе обмена информации:
|
|
|
1) Неопределенность сообщений;
2) Неудачное представление информации;
3) Неспособность получателя воспринимать информацию;
4) Несоответствие представления отправителя и получателя, обусловленное разным уровнем знаний и опыта работы;
|
|
|
5) Несовместимость точек зрения;
6) Дезинформация – искажение информации, которое может быть как осознанное, так и неосознанное;
7) Недостаток каналов или их перегрузки.
6. Система управления туризмом. Объект и субъект
Система вообще – это упорядоченная совокупность элементов, между которыми существует или может быть создана взаимосвязь. Система туризма представлена совокупностью отношений, в которых туристические предприятия, регионы взаимодействуют с внешней средой. В основе системы управления лежат 2 системы 1 – субъект 2 – объект. Субсистема туризма включает тур регион, тур предприятие, тур организамю. Отдельно выделяется субсистема субъекта туризма.
В основе системы туризма лежат две субсистемы: субъект туризма и объект туризма. Под субъектом туризма понимается участник туристского мероприятия, или турист, который ищет возможности удовлетворения своих потребностей путем получения специфических туристских услуг. Названые услуги предоставляются объектом туризма. Под объектом туризма понимается все то, что может стать для субъекта туризма (туриста) целью путешествия. Это может быть туристский регион широкой специализации со всеми его туристскими структурами.
истема туризма существует в общественном окружении. Окружающий систему туризма мир представлен экономикой, экологией, технологиями, политикой и социальной системой. Перечисленные системы общественного окружения оказывают сильное воздействие на туризм, хотя они и не являются единственными. Зависимость туризма от внешней среды — одна из самых значительных его характеристик и особенностей. Как между субсистемами субъект-туризма и объект-туризма, так и между внешними системами и системой туризма существуют определенные взаимосвязи.
Поскольку между системой туризма и внешним миром, в котором существует туризм, существуют определенные взаимосвязи, то можно утверждать, что туризм — это открытая система, которой можно и нужко управлять, используя методы и принципы современного менеджмента.
Таким образом, туризм как открытая система находится во взаимосвязи с внешним миром, представленным такими общественными системами, как экономика, экология, социальная среда, политика и технологии. Система туризма разделяется на две субсистемы: субъект управления туризмом и объект управления туризмом.
|
|
|
Туризм большей частью зависит он от окружающей среды. Он проходит внутри какого-то общества, экономики, политики, экологии и технологии. Все эти факторы оказывают на него влияние. Экономика влияет на туризм по-своему, чем выше доход населения, тем больше спрос на услуги этого вида. Чтобы большее количество людей могло путешествовать, необходимо равномерное распределение этого дохода. Менеджмент же управляет системой туризма с учетом влияния внешних факторов на туристическую сферу.
Рассматривая влияние на туризм внешней среды, следует иметь в виду, что оно не везде одинаково. Для менеджмента важно выявить наиболее существенные факторы внешнего воздействия и выработать эффективные способы реагирования на них.
7. Стратегия управления временем и самоменеджмент.
Управление временем или тайм менеджмент – это система повышения личной эффективности путем рационального использования рабочего времени. Основные стратегии управления временем это:
· анализ реальной временной ситуации и временных потерь – проводятся различные исследования;
· планирование использования времени – на этом этапе непосредственно ставятся цели и разрабатывается сам план использования времени;
· реализация планов – принимаются решения, как индивидуального характера, так и могут быть сопряжены с другими людьми;
· организация контроля, учета и анализа, а также корректировки.
Самоменеджмент это последовательное и целенаправленное использование испытанных методов работы в повседневной практике. Основная цель самоменеджмента – это максимально использовать собственные возможности, сознательно управлять течениями собственной жизни, способность преодолевать внешние обстоятельства. Применительно к стратегии управления времени Самоменеджмент можно определить как круг правил или методик которые позволяют максимально использовать свое время, как рабочее так и личное. Существуют следующие принципы организации времени.
Степень свободы Необходимо иметь степень свободы, возможность для маневра, например оставлять резервы времени.
Использование отходов Использование отходов времени – мелких отрезков возникающих между большими делами, во время ожидания.
Режим совмещения Использование возможности параллельно выполнять несколько действий, особенно тех в которых задействуют различные части человека. Например ехать и читать.
Вынесение нужнейшегоНаиболее часто или легко использоемая часть выносится в самостоятельный объект (например относящейся к текущему дню раздел органайзера). При этом желательно учитывать принцип Парето: 20% системы выполняют 80% функций, или требуют 80% затрат и т.д.
Картотечность Полная дифференцированность носителей информации: единице информации соответствует 1 носитель. Бумажка, папка и пр.
Допущение контролированного хаоса Не следует пытаться поддерживать порядок постоянно, структурирование и упорядочивание должны быть сконцентрированы в пространстве.
Основные приемы организации времени.
Правило 60 на 40 – при планировании рабочего дня необходимо оставлять 40% времени – не спланированы, 20% - на спонтанную активность, 20% - на непредсказуемые изменения внешних обстоятельств.
Маленькая книга – при поездках в переполненном транспорте можно читать книгу небольшого формата; степень облегченности содержания – сообразно умению сосредотачивать внимание в неблагоприятных обстоятельствах.
Закладка для вывесок – при чтении книги на закладку делаются выписки в формате страницы, суть и т.д.
Отстойники – ненужно структурировать процессы по ходу дела, например в течении недели на рабочем столе или в папке для вырезок из газет накапливается хаос, следует упорядочивать их в какой-то день недели.
На выполнение работы не остается времени, работу либо забирают на дом или работают в дополнительное время. Возникает дефицит времени – причина – привычка откладывать на потом трудную или неприятную работу. Следующая причина дефицита времени – постоянная спешка – не позволяет сосредоточится на проблеме, которую необходимо решить в данный момент. Частые телефонные звонки и прием посетителей, которые постоянно отвлекают от дел, необходимо умение говорить «нет». Привычка выполнять работу за своих подчиненных. Избавившись в какой-то мере от таких негативных привычек можно увеличить рабочее время.
Таблица потерь рабочего времени.
Номер Дата Время Чем я занимался Что или кто помешал мне работать Что сделать чтобы это не повторилось в будущем или кто помешал мне работать
Методы планирования рабочим временем
Существует множество методик планирования времени.
Оптимальная система планирования рабочего времени должна обеспечить достижение вашей цели, также эта методика не должна требовать много времени на освоение и должна быть удобной при использовании. Перед тем как выбирать методику планирования времени необходимо поставить цели, существуют 3 фазы постановки целей:
1) Нахождение цели – чего я хочу;
2) Что я могу – ситуационный анализ;
3) Формулировка целей – к чему я конкретно приступаю.
В процессе постановки целей необходимо ответить на вопросы:
1) Согласуются ли ваши цели?
2) Какими возможностями вы обладаете?
3) Какие у вас слабости?
Цели должны быть четкими и хорошо сформулированными. Желательно фиксировать цели на бумаге. При постановке целей не всегда надо стремится к тому, чтобы цели были реалистическими. Нахождение ваших личных целей может осуществляться по средствам 4 ступеней:
1) Разработка общих представлений о жизненных устремлениях;
2) Распределение жизненных целей во времени;
3) Конкретизация представлений о развитии профессиональной карьеры;
4) Инвентаризация целей.
Цели бывают долгосрочные, среднесрочные и краткосрочные. Производится раздел на личные и рабочие цели.
Желаемые цели Необходимые средстваСитуационный анализ Имеется в наличии (способности и средства)Не имеются в наличии Практические шаги по увеличению ресурсов
Методы планирования:
ü Метод Альпы. Включает 5 стадий:
1) Составление заданий;
2) Оценка длительности планируемых действий;
3) Резервирование времени в отношении 60 на 40.
4) Принятие решений по приоритетам и перепоручение отдельных задач или операций.
5) Учет несделанного.
1) Составление плана дня – ежедневник;
2) Определение длительности задании.
ü Планирование по системе Франклина. Отличается от других систем тем что она планирует время, а не анализ потраченного:
1) Вид пирамиды: основание жизненные цели, а верхушка это задание на сегодня.
2) Должны решить чего вы хотите добиться, поставить перед собой глобальную цель.
3) Третий этаж опирается на второй – генеральный план, который необходимо выполнить для достижения цели.
4) Долгосрочные цели – с указанием конкретных сроков и конкретных целей, также необходимо указать цели достижения каждого пункта и определение сроков.
5) Краткосрочные цели – на период 2-3 месяцев.
6) План на день. Кроме всего задачи должны быть разделены на первостепенные, второстепенные и малозначительные.
ü Метод при помощи планирования картотек и дневников времени. Фрагмент карточки ежедневного учета.
Приоритет Время дня Вид деятельности Затраты времени Примечание (как можно сэкономить время в будущем.)
Анализ приоритетов по Эйзенхауэру: два критерия важность и срочность. Важность – на сколько результат дела влияет на вашу работу; срочность – насколько быстро необходимо выполнить работу. Матрица Эйзенхауэра.
Срочность – Несрочность Неважность – Важность
Принцип анализ А, Б, В. Он основан на категоричности. Категория А (важнейшие – 15% всех дел и задач, которыми занят менеджер, а собственная значимость этих задач представляет 65%). Менее важные задачи – категория Б. Приходится в среднем 20% от общего количества задач или дел и значимость этих задач составляет тоже 20%. Несущественные и неважные задачи – категории В – 65% общего числа всех дел и задач, а 15% - значимость.
Дата – Приоритетность (А, Б, В) - Задача, дело акция - Кому поручено- Начато –Закончено – Примечания
Дата добавления: 2018-05-13; просмотров: 404; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!