ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА И ЕГО РОЛЬ В РЕКЛАМНОМ МЕНЕДЖМЕНТЕ
Документы для проведения переговоров с заказчиком.
Этапы работы с клиентом и их документальное сопровождение.
Производственная документация рекламной фирмы.
Договор и/или счет с описанием работы и условий ее выполнения.
Бланки-заказы на производство и размещение рекламы.
Брифы. Сценарии, рекламные тексты, макеты.
Графики размещения рекламных материалов.
Календарный график рекламной кампании.
Утвержденный бюджет.
Эфирная справка.
Финансовая справка.
Акт сдачи-приемки работ.
Накладная. Доверенность. Платежное поручение. Приходный ордер.
В обязанности рекламных менеджеров входит постоянное отслеживание нововведений в налоговой и законодательной сферах и соблюдение правил документального оформления любых операций в сфере рекламной деятельности. Кроме того, документальное оформление любых операций в сфере рекламной деятельности способствует решению задач упорядочения, контроля, учета материальных, трудовых и финансовых ресурсов. Грамотное документирование отношений между всеми субъектами рекламной деятельности позволяет уменьшить количество ошибок, недоразумений, недопонимания, конфликтов.
На этапе сбора и накопления рекламодателем информации о РД и РА, а также других субъектах рекламного рынка важную роль играют презентационные пакеты документов. Обычно такие документы складываются в папку и предоставляются потенциальным клиентам для подробного ознакомления. По сути, такой пакет документов выполняет, кроме информационной, еще и рекламную функцию. И все же здесь следует избегать рекламных штампов, стремиться к тому, чтобы презентационные материалы создавали впечатление объективной информации. Какие документы можно включить в презентационную папку? Лицензии, сертификаты, дипломы и т.д. Для полноты впечатления стоит дополнить документы рекламными материалами проспектом, буклетом. Важная составляющая презентационной папки — прайс-листы. Информация, содержащаяся в прайс-листах, имеет рационалистический характер и в значительной степени влияет на выбор того или иного РА рекламодателем. Зачастую важным этапом принятия решения о выборе РА становится сравнительный анализ информации прайс-листов различных РА. И. Гольман выделяет следующие виды прайс-листов [11]:
|
|
|
Первый – «Выписка из прайс-листа», формат А-4, двусторонний, в одну краску. В него входят основные, наиболее часто заказываемые изделия. Рекламная продукция, требующая более сложного расчета (многоцветная полиграфия, наружная реклама), в графе «цена» имеет надпись: «звоните».
«Выписка» — документ, несущий и рекламную нагрузку, т.к. предназначен для первого знакомства Заказчика с РА. Это диктует особенности его графического и литературного оформления. Каждая «Выписка» снабжена датой ее выпуска, чтобы снять напряженность, если Заказчик пришел с ней в руках, а цены, по независящим от РА обстоятельствам, уже повысились.
|
|
|
Второй вид прайс-листов тоже формат А-4, одно- или двусторонние, в одну краску. Их около трех десятков и каждый дает полную информацию о продукции того или иного направления. Например, «Прайс-лист на наружную рекламу». Эти листы активно используют менеджеры «по направлениям», размножая на ризографе тот или иной, конкретно необходимый в данный момент прайс. Их же отсылают по факсу по просьбе потенциального Заказчика.
Третий вид прайса книжка формата А-5, с обложкой красочностью 4+4. Это - «Представительская продукция». С учетом российского отношения к посредникам необходимо, чтобы люди по представленным фотографиям видели, что большую часть указанной в прайсах продукции агентство делает самостоятельно
Общие принципы составления прайс-листов таковы:
*«Выписка...» - максимально простой документ для восприятия неподготовленным читателем. Он недорог в производстве и распространяется по почте, на выставках и ярмарках, в местах «скопления» потенциальных Заказчиков».
|
|
|
*IIрайсы «по направлениям» и их сборники - максимально подробные, позволяющие производить первичный расчет стоимости даже сложных изделий, при изготовлении которых используется несколько видов работ. Обычно выдаются или высылаются по требованию уже заинтересовавшегося Заказчика.
Установление договорных отношений в системе «рекламодатель — РА» - этап, который юридически закрепляет в документе «Договор» всю информацию, полученную на двух предыдущих этапах. Это, кстати, одна из причин того, что на первых двух этапах РА и СМИ следует давать только объективную, правдивую информацию о своих услугах, ценах, сроках и т.д., в противном случае, рекламодатель просто не подпишет договор, если увидит несоответствие между обещаниями и конкретными пунктами договора.
Контракт, или договор, является документом, определяющим права и обязанности двух сторон в процессе разработки, создания я распространения рекламы. Чем больше конкретных пунктов будет содержаться в контракте, тем более действенным он будет и тем меньшим станет риск возможных конфликтов. Договор должен иметь учетный номер, на который можно будет ссылаться в переписке и банковских документах. Может быть использована, например, такая система нумерации договоров: первая цифра - его порядковый номер в текущем месяце; вторая цифра, отделенная от первой тире или косой чертой, порядковый номер месяца. Например, заголовок «Договор 14/З» означает, что это четырнадцатый по счету договор, заключенный в третьем месяце, т.е. в марте.
|
|
|
В контракте необходимо обязательно отразить следующие моменты:
* название и перечень услуг рекламистов, включая перечень всех этапов работы; *перечень предметов рекламы и их характеристики;
*общий срок договора;
*общая сумма договора;
*условия платежа;
*порядок и сроки предоставления исходных данных; порядок и сроки выполнения отдельных этапов;
*порядок и сроки предоставления отчетов о разрабатываемых или проводимых рекламных мероприятиях;
*условия имущественной ответственности сторон за нарушение порядка и сроков договора;
*другие условия, которые рекламодатель и рекламист (РА) считают возможным предусмотреть в договоре;
*почтовые и банковские реквизиты обеих организаций;
*номера ИНН, коды по классификаторам ОКОНХ и ОКПО.
Договор может быть изменен или расторгнут, о чем имеется также специальный пункт в контракте, по соглашению сторон. Изменение или расторжение договора оформляется дополнительным протоколом за подписью двух сторон.
Если договор подписывает человек, чья должность не отмечена в Уставе предприятия среди имеющих право подпись, он должен иметь доверенность от своего предприятия. Вместо ссылки па Устав, будет ссылка на доверенность, а сама доверенность будет приложена к договору.
Описанные выше разделы договора типичны для деловых операций в бизнесе и их документального оформления. Однако поиск взаимовыгодных условий договора связан с большими затратами труда со стороны обоих участников. Приведем в качестве примера договор между заказчиком и рекламным отделом СМИ.
Договор № _____/____
г. Краснодар 2005 г.
Краснодарская телерадиокомпания, именуемая в дальнейшем «Исполнитель», в лице генерального директора Иванова Ивана Ивановича, действующего на основании Устава, с одной стороны, и 000 «ХХ» именуемое в дальнейшем «Заказчик», в лице директора Петрова Петра Петровича, действующего на основании ____________________________ с другой стороны, заключили настоящий договор о следующем:
1. Предмет договора
1.1. Заказчик поручает, а Исполнитель обязуется предоставить услуги по размещению в эфире рекламных материалов в объеме и на условиях, предусмотренных настоящим договором.
2. Обязанности исполнителя
Исполнитель принимает на себя выполнение следующих работ:
2.1. Размещает рекламный видеоролик, хронометражем 20 секунд, по согласованному с Заказчиком графику (Приложение 1) в следующих передачах:
в рекламном блоке («РТР», 18.25) 7,33 минуты;
в рекламном блоке («РТР», 18.55) 3,67 минуты;
в рекламном блоке («РТР», 20.35) 3 минуты;
в передаче «День Кубани» («ОРТ»,16.15) 1,33 минуты;
в передаче «Местное время» («ОРТ»,17.55) 1,33 минуты;
в тематической передаче (25 канал «Вести»,19.00-20.00) 2,33 минуты:
в худ. фильме (25 канал ,20.05-21.00) 8 минут;
в худ. фильме (25 канал, 22.05-23.00) 10 минут
Общий хронометраж проката рекламных материалов составляет 37 минут.
2.2. Осуществляет контроль над размещением рекламных материалов в эфире и представляет Заказчику (по его требованию) эфирную справку, подтверждающую прохождение рекламного материала в эфире.
3. Обязанности Заказчика
Заказчик принимает на себя следующие обязанности:
3.1. Оплатить услуги Исполнителя по размещению в эфире рекламных материалов.
3.2. Предоставляет и согласовывает с Исполнителем условия заказа (хронометраж материла, его жанр, метро размещения, сроки исполнения, особые условия и пожелания и т.п.). После согласования Заказчик не вправе вмешиваться в работу творческой группы, исполняющей заказ.
3.3. Своевременно в письменном виде информирует об обстоятельствах, требующих корректировки условий исполнения заказа. Издержки, вызванные корректировкой условий исполнения заказа по вине Заказчика, относятся на счет Заказчика. Письмо должно содержать точные параметры корректировки. В противном случае действуют условия настоящего договора.
3.4. В случае размещения в эфире готовых рекламных материалов (видеороликов, видеоклипов), Заказчик представляет в передает эти материалы Исполнителю по акту не менее, чем за три дня до начала проката. Эти материалы должны в полной мере соответствовать техническим требованиям, предъявляемым к эфирным материалам в телерадиокомпании.
3.5. В случае если рекламируемые товары или вид деятельности подлежит обязательной сертификации или лицензированию, Заказчик обязан предоставить соответствующие лицензии, сертификаты или надлежаще заверенные копии.
4. Стоимость работ и порядок оплаты
4.1. Стоимость работ по настоящему договору составляет 48 850,00 рублей (Сорок восемь тысяч восемьсот пятьдесят рублей 00 копеек). НДС не предусмотрен. Расчет стоимости осуществлен на основании расценок Исполнителя, действующих на дату подписания настоящего договора.
4.2. Заказчик после подписания настоящего договора перечисляет на расчетный счет Исполнителя сумму, указанную в п.4.1. в качестве 100 % предоплаты в течение 5-ти банковских дней.
4.3. Исполнитель приступает к выполнению работ по настоящему договору только после поступления средств в полном объеме на его расчетный счет. Если в течение 5-ти банковских дней средства в полном объеме не поступили на расчетный счет, Исполнитель вправе расторгнуть настоящий договор в одностороннем порядке.
5. Ответственность сторон
5.1. За неисполнение или ненадлежащее исполнение обязательств по настоящему договору Исполнитель и Заказчик несут ответственность в соответствии с действующим законодательством.
5.2. Исполнитель не несет ответственности за качество рекламируемых товаров (услуг).
5.3. Заказчик несет полную ответственность за достоверность материала, предоставленного Исполнителю для подготовки рекламной продукции.
5.4. В случае если Заказчик в нарушение настоящего договора прервал размещение рекламного материала в соответствии с согласованным графиком, перечисленные за прокат средства Заказчику не возвращаются. В случае если договорные отношения
прекращены по инициативе Исполнителя. Исполнитель возвращает перечисленные Заказчиком средства.
6. Срок действия
6.1. Срок действия настоящего договора устанавливается с момента его подписания до окончания работ согласно пункту 2.1. настоящего договора.
6.2. По согласованию сторон договор может быть изменен или расторгнут. Стороны вправе заключить дополнительные соглашения.
6.3. Договор может быть расторгнут в одностороннем порядке, если одна из сторон не исполняет или исполняет ненадлежащим образом условия настоящего договора. Сторона, инициирующая расторжение договора обязана письменно предупредить противную сторону не позднее, чем за неделю с указанием мотивации расторжения.
7. Форс-мажор
7.1. Стороны освобождаются от ответственности за неисполнение или ненадлежащее исполнение своих обязательство по настоящему договору, если надлежащее исполнение оказалось невозможным вследствие форс-мажорных обстоятельств, как-то: стихийные бедствия, гражданские или общественные волнения, трудовые конфликты, забастовки, аварии на предприятии, а также решения органов власти и (или) изменения в законодательстве, препятствующие выполнению обязательств, предусмотренных настоящим договором.
7.2. Сторона, которая подверглась действию вышеуказанных обстоятельств, должна в течение 10 (десяти) дней уведомить противную сторону о наступлении таких обстоятельств.
7.3. В случае возникновения форс-мажорных обстоятельств исполнение сторонами своих обязательств по настоящему договору отодвигается на срок действия таких обстоятельств. Если подобные обстоятельства действуют в течение 4-х последующих месяцев, стороны вправе расторгнуть настоящий договор без возмещения понесенных затрат.
8. Прочие условия
8.1. Настоящий договор составлен в двух подлинных экземплярах, по одному для каждой стороны.
9. Особые условия
9.1. Заказчику на прокат рекламы предоставлена «объемная» скидка в размере 25%
10. Юридические адреса и банковские реквизиты сторон
Телерадиокомпания ООО «ХХ»
Россия, 350000, г. Краснодар, ул. Радио, 5 ____________________________________
E-mail: ______________________________ ____________________________________
Телефон (факс) ______________________ ____________________________________
р/с _________________________________ ____________________________________
в ___________________________________ ____________________________________
к/с _________________________________ ____________________________________
БИК ________________________________ ____________________________________
ОКПО ______________________________ ____________________________________
Генеральный директор ________________ ____________________________________
(Иванов И.И.) _________________________(Петров П.П.)
М.П. М.П.
11. 1. Стороны обязуются немедленно письменно извещать друг друга в случае изменения сведений, указанных в п.1О настоящего договора.
Договор может сопровождаться приложением, в котором указываются различные виды работ, этапы работ, их стоимость, сроки и др.
Приложение к Договору № ___/____
от «____» ___________________ 2005г
| №/№ | Наименование работ (этапа) | Стоимость работ (включая НДС=18%) | Сроки выполнения работ (этапа) |
Всегда ли нужен договор? Можно обойтись выписыванием счета (см. образец 1). Это упрощенная форма договорных отношений, и пригодна она для небольших, самых традиционных работ.
Образец 1.
Если соблюдать все правила, то сначала следует заключить договор, а потом выписывать счет (или счета) в соответствии с договором.
После того как выписан счет, рекламодатель оплачивает работы РА или СМИ. Это можно сделать как наличными, так и безналичными средствами. Наличные деньги поступают непосредственно в кассу РА или СМИ. Свидетельством их поступления является приходный кассовый ордер (см. образец 2).
Свидетельством безналичного перевода денег является документ, который называется платежным поручением (см. образец З).
В договоре, который был представлен ранее в качестве примера, указывается, что исполнитель приступит к выполнению заказа только после поступления денег на его счет. Но если РА или СМИ работает с рекламодателем достаточно давно, если у них сложились доверительные отношения, то, как правило, достаточно заказчику представить копию платежного поручения для того, чтобы РА или СМИ начали выполнять заказ.
После поступления денег на счет РА выписывает особый документ — счет-фактуру (см. образец 4).
Счет-фактура содержит реквизиты обеих сторон, в нем представлена сумма переведенных средств и описаны те услуги и продукты, которые оплачены рекламодателем.
Важным, во многом предопределяющим дальнейший ход сотрудничества между РА и рекламодателем и качество рекламы, является так называемый бриф
, в котором формулируются цели, описывается техническое задание, где содержится информация о том, чего хочет клиент и какого результата он ожидает. Совместное заполнение брифа представителями рекламодателя и РА упорядочивает информацию и сам процесс взаимодействия, экономит время и усилия, снимает возможные конфликты на этапе сдачи работы. Брифы бывают двух видов — креатив-бриф и медиабриф. Бриф является важным документом, он подписывается рекламодателем. Приведем в качестве примера брифы из книги А.Курилиной и А.Курнатовской «Рабочая тетрадь специалиста по продажам рекламных возможностей СМИ» [1 2,с.ЗЗ—36].
Творческое задание
Сгеаtivе Вгiеf
Логотип Вашей компании______________________________________________________________________
Клиент______________________________________________________________________________________
Бренд _______________________________________________________________________________________
Задание ______________________________________________________________________________________
Дата_________________________________________________________________________________________
Внутренняя рецензия___________________________________________________________________________
Финальная рецензия___________________________________________________________________________
Презентация__________________________________________________________________________________
Что требуется? (Укажите формат рекламного материала — ТВ, радио, печать и т.д.)_____________________
_____________________________________________________________________________________________
Почему рекламируется? (Опишите существующую ситуацию. Характеристика бренда, конкурентная среда, рекламные цели, ключевые черты, определяющие бренд. Что является источником бизнеса бренда? В чем заключаются возможности для бренда?)__________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________________
Для кого (Опишите целевую группу)_____________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________________
Отношение и мнения потребителя? (Отношение потребителя, наиболее важное мнение о бренде/категории продукта — как рациональное, так и эмоциональное) _______________________________________________
_____________________________________________________________________________________________
Каковы ключевые барьеры в сознании потребителя относительно бренда? (Укажите, что может удерживать потребителя от уверенности в том, что бренд приносит пользу, выгоду, либо от понимания, что выгода, приносимая брендом, ему необходима)____________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________________
Каково ключевое сообщение потребителю? Выразите наиболее важное мнение о бренде, ключевую идею, выгоду бренда, то, чему должен поверить потребитель) _____________________________________________
_____________________________________________________________________________________________
Каково наиболее существенное сообщение? (Определите в 3—5 словах суть сообщения) _________________
_____________________________________________________________________________________________
Почему потребитель должен нам поверить? (Укажите причины, по которым потребитель поверит нашему сообщению; аргументируйте это наиболее сильными сторонами продукта либо установите эмоциональные ключевые связки, которые поддержат ваше обращение на психологическом уровне) _____________________
_____________________________________________________________________________________________
Характер бренда (Что, по-вашему мнению, скажет потребитель, если его попросят описать бреид как личность) ____________________________________________________________________________________
Что мы получим в результате? Что потребитель будет чувствовать/думать/делать в результате сообщения? _
_____________________________________________________________________________________________
Существую ли какие-либо элементы, которые обязательно должны быть использованы в рекламных материалах? __________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________________
Руководитель проекта: _________________________________________________________________________
Проект-менеджер: _____________________________________________________________________________
Креативный директор: _________________________________________________________________________
Креативная группа: ____________________________________________________________________________
Клиент: ______________________________________________________________________________________
Заметим, что это не единственный вариант творческого брифа. РА может разработать собственный вариант, учитывая специфику своей деятельности. Кроме того, для конкретного клиента бриф может корректироваться.
Не менее важным документом является медиабриф. Этот документ предопределяет многие параметры и характеристики медиаплана.
Медиабриф
Media brief
Логотип вашей компании _______________________________________________________________________
Клиент: ______________________________________________________________________________________
Продукт: _____________________________________________________________________________________
Период кампании: _____________________________________________________________________________
Дата составления брифа: _______________________________________________________________________
Представитель клиента: ________________________________________________________________________
Менеджер по маркетингу: ______________________________________________________________________
Бренд-менеджер: ______________________________________________________________________________
Медиаменеджер: ______________________________________________________________________________
Руководитель проекта: _________________________________________________________________________
Руководитель медиагруппы: ____________________________________________________________________
Подпись клиента: _____________________________________________________________________________
Подпись исполнителя: _________________________________________________________________________
Предмет рекламной кампании___________________________________________________________________
Предмет рекламной кампании (бренд/марка/продукт)_______________________________________________
Информация о бренде (доля рынка/тенденции/динамика)____________________________________________
Что данный продукт предлагает потребителю /позиционирование бренда ______________________________
Частота потребления — текущая и желаемая ______________________________________________________
Где и когда потребляется продукт? ______________________________________________________________
Предпочтение бренда лояльность к бренду________________________________________________________
Описание ситуации____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________________
Информация о рынке (емкость /тенденцин /динамика)_______________________________________________
Основные приоритеты предыдущих рекламных кампаний ___________________________________________
Маркетинговые цели___________________________________________________________________________
Продажи доли /целевая группа на определенном временном интервале_________________________________
Долгосрочные цели развития бренда______________________________________________________________
Конкуренция
Перечислите основных конкурентов бренда, товара.
Следует ли детально анализировать какие-либо отдельные бренды?___________________________________
Для кого?_____________________________________________________________________________________
Для чего? __________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________________
Доступная информация о бизнесе конкурента (сильные и слабые стороны, доли рынка) __________________
_____________________________________________________________________________________________
Каналы дистрибуции___________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________________
Каким образом система дистрибуции влияет на структуру медиаплана ________________________________
_____________________________________________________________________________________________
Должен ли уровень рекламной активности в регионе определяться системой дистрибуции? _______________
Цели рекламной кампании
Какая реакция (действие, ощущение) ожидается от пользователя продукта по окончании рекламной кампании? ___________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________________
Что является целью: охват высокоактивных/ низкоактивных /бывших потребителей, увеличение доли рынка и т.д.? _______________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________________
Новые потребители: должны переключиться с продукта конкурента, собственной марки, впервые включиться в потребление и т.д.? ________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________________
Что является целью: стимуляция пробной /повторной покупки /увеличение интенсивности потребления? ___
_____________________________________________________________________________________________
Бюджет
Медиа-поддержка и стимулирование продаж
Валовой /чистый /стоимость услуг агентства ______________________________________________________
_____________________________________________________________________________________________
Медиасплит (определяется либо клиентом, либо исполнителем)______________________________________
_____________________________________________________________________________________________
Условия, при которых бюджет может измениться __________________________________________________
Рамки изменения бюджета______________________________________________________________________
Целевой рынок (аудитория)_____________________________________________________________________
Опишите демографические, психографические характеристики представителя целевой аудитории _________
_____________________________________________________________________________________________
Основные характеристики информированности потребителя (например, осведомленность о бренде / рекламе) _____________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________________
Если существует несколько целевых аудиторий, выделите основную, наиболее важную. Почему именно она? Расставьте приоритеты ____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________________
Существует ли дополнительная целевая аудитория? ________________________________________________
Изменяются ли приоритеты от региона к региону? _________________________________________________
География
Существуют ли специфические требования к размещению в отдельных регионах?
Существуют ли регионы, в которых допускается снижение рекламной активности в течение кампании?____
_____________________________________________________________________________________________
Каким образом варьируется от региона к региону дистрибуция / позиционирование / уровень продаж?______
_____________________________________________________________________________________________
Сезонность
Существуют ли сезонные колебания продаж? ______________________________________________________
Каким образом сезонные колебания влияют на план рекламной кампании?_____________________________
Отбор медиаканалов
Существуют ли какие-либо ограничения при выборе медиаканалов?___________________________________
Характеристики рекламного материала___________________________________________________________
Формат размер /хронометраж /цвета /моно /стерео и т.д._____________________________________________
Инструкции по ротации рекламных материалов ____________________________________________________
Краткое описание рекламных материалов, если возможно____________________________________________
Промоушн
Краткое описание особенностей промоушн-акций (ценовой промоушн /промоушн в местах продаж и т.д.)__
_____________________________________________________________________________________________
Сроки / продолжительность промоушн-акций _____________________________________________________
Ожидаемое влияние проведения промоуши-акиий на целевую аудиторию______________________________
_____________________________________________________________________________________________Прочие мероприятия
Какие мероприятия планируются к проведению: PR /информационная поддержка/ самплинг и т.д.? ________
_____________________________________________________________________________________________
Мероприятия, проводимые конкурентами?________________________________________________________
Спонсорство
Необходимо ли спонсорство? ___________________________________________________________________
Сфера интересов спонсорства? __________________________________________________________________
Представленный бриф является очень подробным. В нем, по сути, содержится и информация, которая лишь опосредованно может предопределять параметры медиаплана. Еще один вариант медиабрифа — более краткий — можно найти в разделе, посвященном вопросам медиапланирования. На основе медиабрифа составляется бланк-заказ на медиапланирование, который также подписывается заказчиком и является важным документом.
Бланк-заказ на медиапланирование
Заказ № _____ от «______» _________________ 2005 года
Клиент-менеджер _____________________________________________________________________________
Заказчик _____________________________________________________________________________________
Рекламируемый продукт /услуга /марка ___________________________________________________________
На какие СМИ необходимо составить медиаплан:
? Телевидение (перечислить каналы ______________________________________________________________
? Радио (перечислить каналы) ___________________________________________________________________
? Пресса (перечислить издания) _________________________________________________________________
? Любые необходимые, по мнению специалиста, каналы (отметить), где еще будет проходить данная рекламная кампания, помимо перечисленных ранее каналов _________________________________________
_____________________________________________________________________________________________
Используемые рекламные материалы:
| Название | Хронометраж / формат | |
| Видеоспоты | Сек | |
| Аудиоспоты | Сек | |
| Макеты | См х см |
Форма оплаты ________________________________________________________________________________
Срок рекламной кампании с «_____»____________________2005 г. по «_____» ___________________ 2005 г.
Планируемый бюджет (если необходимо, указать для каждого СМИ отдельно)__________________________
_____________________________________________________________________________________________
Скидка _____________________________ фиксированная __________________________________ от объема
Срок исполнения заказа ____________________________________________________________рабочих дней
Согласовано ____________________________________________________________ (подпись медиаплеэнера)
Примечания __________________________________________________________________________________
Этот документ — основа для проведения медиаобсчета (который документом не является), расчета бюджета рекламной кампании, составления графика размещения рекламы в СМИ и календарного плана проведения рекламной кампании, которые должны быть завизированы заказчиком и являются документами.
С образцами этих документов можно ознакомиться, прочитав раздел, посвященный медиапланированию.
На основании брифов составляются медиапланы, оригинал-макеты, эскизы, тексты. Это как бы промежуточные рекламные продукты, проекты будущей рекламы. Все это своего рода документы их подписывает рекламодатель.
Одним из самых важных документов на этапе проектирования и производства рекламного продукта является бланк сопровождения заказа, который заполняется менеджером РА совместно с представителем рекламодателя
И.Гольман [11] предлагает следующий вариант бланка сопровождения заказа, снабжая его комментариями:
Рассмотрим его внимательнее. Вверху сведения о заказчике. Справа - место для визы директора или его заместителя. С получением этой визы работе дают ход.
Таким образом, не запускаются в дело неоплаченные работы, что раньше бывало сплошь и рядом.
В левой колонне сверху вниз даны:
• сведения о тираже (количестве) продукции (изделий);
• срок исполнения, указанный производственному отделу;
• даты основных этапов производственного цикла.
Во второй слева колонке:
вид изделия (из наиболее употребительных), для уникального оставлена строчка;
дополнительные виды обработки.
Третья колонка:
вид печати (сюда, правда, затесался плоттер, который бывает и режущим);
• материал;
• используемые цвета.
В крайней колонке справа:
• сведения об оригинал-макете;
• формат издания (изделия);
• виды вывода (очень важно, с учетом многообразия видов производства);
• масштаб при выводе;
• архивные сведения (очень важно: заказчики все время повторяют работы, и хорошая архивация сохраняет много времени и сил).
Заполненный «Бланк заказа» передается по технологической цепочке от одного производственного участка к другому, пока не будут выполнены все запланированные в «Бланке» работы. С готовой продукцией он возвращается к менеджеру, курирующему заказ, и, вместе с подписанным заказчиком оригинал-макетом, служит основным документом для оценки ее соответствия требованиям заказчика.
По «Бланку» определят и причину задержки исполнения, если таковая произошла, и «автора» ошибок, если таковые случились. А то, что каждая ошибка должна иметь вслух названного «автора», нам теперь предельно ясно. Даже степень его наказания не столь важна. Главное, чтобы все «бракоделы» были вызваны. Это — мощный заслон на пути систематического повторения ошибок.
Это не единственный вариант бланка заказа. Каждое РА (рекламный отдел СМИ) разрабатывает для себя наиболее удобный вариант, учитывающий специфику производства рекламы и особенности клиентуры. Приведем еще один пример.
(Сценарный план с подробным описанием аудио- и видеоряда составляется отдельно и, после согласования с заказчиком, является неотъемлемой частью данного заказа).
Стоимость производства заказа (без налогов) _____________________________________________________
Стоимость с учетом налогов ____________________________________________________________________
Срок исполнения заказа (с момента согласования сценария и внесения предоплаты) рабочих дней _________
_____________________________________________________________________________________________
| Форма оплаты | Документ | Дата прихода | Примечания |
Согласовано и утверждено: _____________________________________________________________________
Клиент-менеджер:_____________________________________________________________________________
Примечание:__________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________________
Бланки заказа сопровождают производство рекламных продуктов при их путешествии по разным отделам РА, помогают избежать ошибок, недоразумений.
Итак, рекламный продукт готов, услуги оказаны и наступает последний этап сотрудничества рекламодателя с РА или с рекламным отделом СМИ — завершение отношений в системе «рекламодатель — РА». Документом, подытоживающим сотрудничество РА (СМИ) и рекламодателя, закрывающим договор, является акт сдачи-приема работ. Он должен быть подписан обеими сторонами. В случае несогласия заказчика, подкрепленного реальными аргументами (например, несоответствие по какому-то параметру продукции согласованным образцам), составляется с перечислением необходимых доработок и сроком их исполнения.
Акт
Дата добавления: 2018-05-12; просмотров: 715; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!