Системы управления базами данных (СУБД)
Несмотря на всю универсальность приложения MS Excel, о которой было сказано выше, оно значительно уступает по своим возможностям как текстовым редакторам, так и специализированным приложениям по работе с базами данных – СУБД. Поэтому кратко рассмотрим еще одно приложение из состава MS Office – MS Access. Типичное окно при создании новой базы данных показано на рис. 1.13. Оно состоит из 2 подокон, большего по размеру (внешнего) и внутреннего (рабочего).
Первые три верхних панели внешнего окна аналогичны панелям предыдущих рассмотренных приложений – это заголовок окна, панель меню и панель инструментов. Внутри большого окна находится рабочее окно собственно базы данных (БД) со своим заголовком и панелью инструментов.
В левой части этого окна расположен список объектов базы данных, в правой части – список основных способов создания этих объектов и ярлыки уже созданных объектов (на рис. 1.13 они отсутствуют).
Рис. 1.13
Самыми основными объектами СУБД являются таблицы, без них невозможно создание других объектов – запросов, форм и отчетов и др. В отличие от текстовых редакторов и электронных таблиц к данным, заносимым в ячейки таблицы СУБД, предъявляются более жесткие требования. Во-первых, строки таблицы, называемые записями, как правило, пронумерованы, а столбцы, называемые полями, обязательно имеют уникальное для данной таблицы имя. Кроме того, в поле (столбце) таблицы должны содержаться данные одного типа: текстовый, числовой, денежный, дата/время, логический и др. Для создания таблиц существует 3 способа: конструктор, мастер и ввод данных.
|
|
|
Основным и самым универсальным является способ с применением конструктора таблиц, окно которого вызывается из рабочего окна MS Access. Это окно (рис. 1.14) выглядит необычно для не подготовленного пользователя – здесь нет самой таблицы, но есть столбец в верхней левой части для имен полей и правее столбец для типа данных полей. В нижней части окна расположена область свойств полей для уточнения формата данных для поля. Вид ее изменяется в зависимости от типа данных поля.
Рис. 1.14
Имя поля задается вручную, а тип данных выбирается из заданного списка. Таким образом, в конструкторе таблиц задается только структура таблицы, а данные вводятся на следующем этапе с ограничениями, наложенными в конструкторе таблиц.
Мастер создания таблиц предлагает выбрать имена полей и тип данных из шаблонов таблиц, которых в СУБД MS Access достаточно много (шаблоны существуют и в других рассмотренных выше приложениях). Третий способ – ввод данных – просто открывает пустую таблицу и в тех случаях, когда Access не в состоянии распознать вводимый тип данных, то присваивает этому полю текстовый тип данных.
|
|
|
Необходимо отметить следующее. СУБД MS Access имеет дело с так называемыми реляционными БД, которые представляют собой набор взаимосвязанных между собой двумерных таблиц. Каждая таблица должна иметь так называемый уникальный (первичный) ключ – это одно или несколько полей таблицы, по которому (которым) однозначно определяется каждая запись таблицы, т. е. значение уникального ключа не может повторяться в нескольких записях. Если таких полей несколько, то ключ называется составным. Связь каждой пары таблиц обеспечивается одинаковыми полями в них – ключом связи. Так обеспечивается рациональное хранение недублированных данных и их объединение в соответствии с требованием решаемых задач. В СУБД MS Access различают два вида связи между таблицами: «один к одному» и «один ко многим». Первый тип связи предполагает, что каждой записи одной таблицы соответствует одна запись другой и наоборот. Этот тип связи используется не очень часто, поскольку большая часть сведений, связанных таким образом, может быть помещена в одну таблицу. Отношение «один к одному» может использоваться для разделения таблиц, содержащих много полей, для отделения части таблицы по соображениям безопасности и в ряде других случаев.
|
|
|
Отношение «один ко многим» является наиболее часто используемым типом связи между таблицами. В отношении «один ко многим» каждой записи в таблице A могут соответствовать несколько записей в таблице B, но запись в таблице B не может иметь более одной соответствующей ей записи в таблице A. Пример: один поставщик может поставлять несколько товаров, но у каждого товара может быть только один поставщик. Из двух таблиц, находящихся в отношении «один ко многим», одна из них, представляющая сторону «один», называется главной и в ней в качестве поля связи обязательно используется уникальный ключ. Вторая таблица называется подчиненной и в ней ключ связи необязательно входит в состав уникального ключа. В этой таблице ключ связи называют еще внешним ключом.
Проектирование БД для решения конкретной задачи – определение количества таблиц, их структуры, задание ключевых полей таблиц и связей между ними – является непростой задачей. Эта работа выполняется разработчиками БД, а в дальнейшем нормальное функционирование и поддержка БД обеспечивается администра-тором БД. Итак, ядром любой реляционной БД является набор таблиц. Однако с таблицами, содержащими много полей и записей, работать не очень удобно, особенно когда требуется информация, содержащаяся в нескольких таблицах. Для решения подобных задач в СУБД MS Access существуют другие объекты – запросы, формы, отчеты (список показан на рис. 1.13). Запросы на выборку служат для выборки нужных данных из одной или нескольких связанных таблиц. Результатом выполнения запроса является таблица, которая запоминается в БД и в дальнейшем используется наряду с другими таблицами. Запросы действия позволяют редактировать таблицы, а также создавать новые таблицы на основе уже существующих.
|
|
|
Формы являются основным средством создания диалогового интерфейса (не табличного) для пользователя БД. Форма создается для ввода и просмотра взаимосвязанных данных БД на экране монитора в удобном для пользователя виде. В формы могут вставляться рисунки, диаграммы, звуковые фрагменты, видео.
Отчеты предназначены для формирования выходных документов, содержащих результаты решения задач пользователя, и выводы их на печать. Использование графических объектов позволяет дополнять данные отчета различными иллюстрациями.
Создание презентаций
Программа Power Point необходима для создания презентаций и автоматического показа видеоматериалов на стенде во время выставки-ярмарки, конференции, лекции и др. Основные компоненты презентации, создаваемой в программе PowerPoint:
1. Слайды. Слайдами называют черно-белые и прозрачные пленки, предназначенные для презентации на видеоаппаратуре, а также изображения, представляемые на экране компьютера или с помощью проектора, управляемого компьютером.
2. Заметки. К каждому слайду прилагается страница заметок, на которой находится уменьшенная копия слайда и отведено место для примечаний докладчика.
3. Раздаточные материалы. Это краткое содержание презентации, напечатанное на одной странице (на ней могут быть размещены два, три или шесть слайдов), которое помогает следить за ходом презентации.
Программа Power Point запускается стандартным методом, как и другие прикладные программы. Окно программы используется для создания и просмотра презентации (рис. 1.15). Вверху окна расположена строка заголовка, ниже строка меню и панели инструментов. Строка меню содержит дополнительно пункт Показ слайдов (Slide Show).
Рис. 1.15
В строке состояния (в нижней части окна) показывается номер текущего слайда и их общее число. Здесь также указывается имя шаблона или фонового рисунка, использованного для создания презентации.
В левой части окна размещается область, содержащая две вкладки: Структура (Outline) и Слайды (Slides). С помощью вкладки Структура можно изменять порядок слайдов, вводить и обрабатывать текст презентации. На вкладке Слайды отображаются все слайды презентации.
В центре находится рабочая область, где представляется содержимое каждого слайда.
Для перемещения между слайдами можно использовать полосу прокрутки, расположенную справа от окна PowerPoint.
В правой части окна отображается область задач Создание презентации (New Presentation) PowerPoint, которая предоставляет следующие способы создания новой презентации:
1. Новая презентация (Blank presentation). Открытие нового пустого файла презентации.
2. Из шаблона оформления (From design template). Кроме стандартных шаблонов в PowerPoint используются самостоятельно созданные шаблоны.
3. Из мастера автосодержания (AutoContent Wizard). Он помогает качественно и быстро подготовить профессионально оформленные презентации. Он задает несколько вопросов о том, как долго планируется выступление, о чем будет идти речь (жанр, характер выступления и т. п.), каким должно быть оформление и другие.
4. Из имеющейся презентации (From existing presentation). Новая презентация создается с заданным оформлением на основе уже имеющейся. Вносятся изменения в содержимое и в оформление исходной презентации.
5. Фотоальбом (Photo album). Создается презентация в виде фотоальбома, в который можно добавлять рисунки с жесткого диска, со сканера, из цифровой камеры или веб-камеры.
Панели инструментов
Для отображения на экране панелей инструментов выберите в меню Вид команду Панели инструментов и требуемую панель. Основные панели инструментов PowerPoint:
1. Стандартная – создание, открытие, сохранение презентации, копирование, вставка, добавление таблиц и диаграмм, удаление объектов, вставка гипертекстовых связей.
2. Форматирование – выбор шрифта, выравнивание абзаца и т. д. А также содержит кнопки, Конструктор слайдов (применение шаблона оформления) и дублирующую команду Создать слайд (вставка необходимого шаблона оформления).
3. Веб-узел – работа с World Wide Web.
4. WordArt – создание различных рисованных объектов с помощью программы WordArt.
Создание презентаций
Каждая презентация PowerPoint состоит из набора слайдов. Создание презентации заключается в первую очередь в размещении текста и объектов на слайдах. При создании каждой презентации в PowerPoint выполняется одна и та же последовательность действий:
1) проектирование презентации с помощью мастера или на основе шаблона;
2) корректировка схемы презентации и форматирование слайдов;
3) добавление в слайд звуковых эффектов, музыкальных файлов и видеозаписей;
4) настройка времени показа слайдов и создание анимационных эффектов;
5) подготовка раздаточных (печатных) материалов и заметок докладчика;
6) демонстрация презентации.
Вставка рисунка в слайд
Для того чтобы вставить рисунок или картинку в слайд, необходимо выбрать Меню / Вставка / Рисунок / Картинки; в правом нижнем углу появится подсказка Коллекция картинок. Из открывшейся Коллекции Microsoft Office выбрать понравившееся изображение и щелкнуть правой кнопкой мыши на пункт Копировать, затем перейти на слайд и Вставитькартинку в слайд.
Создание нового слайда
Для создания нового слайда необходимо войти в Меню / Вставка / Создать слайд или нажать кнопку на панели инструментов Создать слайд.
Слайды с таблицами и диаграммами
Для того чтобы вставить в слайд таблицу или диаграмму достаточно зайти в Меню / Вставка / Таблица или Диаграмма, или выбрать соответствующую кнопку на панели инструментов.
Режимы просмотра слайдов
PowerPoint предоставляет возможность работать и просматривать информацию на экране в различных режимах. Режим выбирается с учетом вида выполняемых операций (ввод текста, просмотр его структуры, создание заметки, вставка в слайд графического объекта). В PowerPoint существуют три режима просмотра: обычный, режим сортировщика слайдов и режим показа слайдов. Для их установки предназначены кнопки, расположенные в левом нижнем углу главного окна программы, а также команды, находящиеся в меню Вид.
Обычный (Normal) режим позволяет упростить выполнение многих операций, в том числе добавление новых слайдов, редактирование текста и ввод примечаний, а также перемещение по презентации при ее редактировании.
В Режиме сортировщика слайдов (Slide Sorter) отображаются миниатюры всех слайдов презентации с текстом и графикой. В этом режиме можно просмотреть все слайды в установленной последовательности, добавить, удалить и переместить слайды с помощью кнопок панели инструментов. Сортировщик слайдов может установить интервалы показа слайдов в ходе демонстрации и задать анимационные переходы при смене слайдов. Однако в этом режиме нельзя редактировать текст или встраивать объекты.
Режим Показ слайдов (Slide Show) разработан для того, чтобы пользователь мог увидеть результаты своей работы. В этом режиме слайды, начиная с текущего или выделенного, отображаются по очереди, занимая при этом весь экран. Нажмите клавишу Enter, чтобы вернуться в предыдущий режим.
В этом режиме слева от слайда расположена панель структуры, состоящая из двух вкладок – Структура и Слайды, выполняющие те же функции, что и используемые ранее режимы.
Демонстрация презентации
Самый простейший способ просмотра созданных слайдов: Меню / Показ слайдов / Начать показ.
Однако в PowerPoint существуют три режима проведения презентации:
1. Управляемый докладчиком. Докладчик получает полный контроль над презентацией. Он может проводить ее вручную или в полуавтоматическом режиме, останавливать для записи замечаний или выполнения каких-либо действий.
2. Управляемый пользователем. Слайды отражаются в специальном окне, содержащем специальные команды и меню, которые предоставляют пользователю возможность самостоятельно управлять презентацией.
3. Автоматический. Презентация демонстрируется без докладчика. Целесообразен для показа на стенде фирмы или в рекламном окне.
PowerPoint имеет развитые средства глобального поиска. Команда Слайды из файлов (Slides from Files) в меню Вставка (Insert) используется для поиска слайдов не только на вашем компьютере, но и в сети или в Интернете. Окно диалога команды позволяет предварительно просмотреть слайды и вставить только необходимые. Полный путь к файлу вводится в поле Файл (File). Если трудно задать полный путь, можно воспользоваться кнопкой Обзор (Browse). Кнопка Показать (Display) позволяет просмотреть отобранный слайд.
Предусмотрена возможность с помощью команды Презентация PowerPoint Central (PowerPoint Central) в меню Сервис (Tools) загрузить видеоклипы и картинки из Clip Gallery Live сweb-сервера для демонстрации слайдов, если на компьютере установлена Clip Gallery. Подробную справку о возможностях использования Web в Power Point можно получить в меню (Help).
Вопросы для самопроверки
1. Набор и редактирование текста в текстовом редакторе MS Word:
а) разбиение и соединение текстов;
б) редактирование текста;
в) копирование текста;
г) одновременное расположение нескольких окон на экране.
2. Форматирование текста в MS Word:
а) форматирование абзаца;
б) создание списков;
в) разбиение текста на колонки;
г) обрамление текста, изменение цвета фона;
д) изменение напечатанных символов (регистр);
е) изменение и создание стиля;
ж) сохранение документа в Microsoft Word.
3. Ввод, набор и редактирование данных в Microsoft Excel:
а) создание таблицы, обрамление таблицы;
б) выделение ячеек, их диапазонов, строк и столбцов;
в) ввод данных, редактирование данных, форматирование данных;
г) ввод данных через формы;
д) копирование данных или формул в смежные ячейки;
е) создание формул;
ж) функции в Microsoft Excel;
з) подготовка документа к печати.
4. Реляционные базы данных (БД) и СУБД MS Access:
а) записи и поля таблицы БД;
б) создание новой таблицы, способы создания таблиц;
в) конструктор создания таблиц;
г) связи между таблицами, ключевые поля;
д) дополнительные объекты СУБД MS Access: запросы, формы, отчеты.
5. Назначение и структура окна PowerPoint:
а) какой дополнительный пункт содержится в строке меню PowerPoint?
б) в каких режимах можно просматривать слайд?
в) из чего состоит Панель инструментов?
г) какие дополнительные команды содержит меню Вставка?
д) что такое шаблон оформления?
Дата добавления: 2018-05-12; просмотров: 509; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!