Цель. Правильная постановка задачи
Оглавление
ВВЕДЕНИЕ....................................................................................................................................... 3
1.ПРИЧИНЫ ДЕФИЦИТА РАБОЧЕГО ВРЕМЕНИ................................................................ 4
2. СУЩНОСТЬ ПЛАНИРОВАНИЯ РАБОЧЕГО ВРЕМЕНИ. ПРИНЦИПЫ. МЕТОДЫ. 6
2.1.Цель. Правильная постановка задачи................................................................................................................................ 6
............................................................................................................................................................................................................. 6
2.2.Планирование.Распределение времени............................................................................................................................. 6
2.3.Принятие решений..................................................................................................................................................................... 8
2.4.Организация и реализация запланированных дел........................................................................................................ 9
2.5.Контроль....................................................................................................................................................................................... 10
2.6.Информация и коммуникация........................................................................................................................................... 10
............................................................................................................................................................................................................. 10
3.АНАЛИЗ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ И ИНВЕНТАРИЗАЦИЯ РАБОЧЕГО ВРЕМЕНИ ..... 12
4.ОСОБЕННОСТИ ПЛАНИРОВАНИЯ РАБОЧЕГО ВРЕМЕНИ В РОССИИ................ 14
ЗАКЛЮЧЕНИЕ.............................................................................................................................. 15
СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМОЙ ЛИТЕРАТУРЫ........................................................................ 16
|
|
|
ВВЕДЕНИЕ
Время – безвозвратно; это ресурс, который невозможно накопить, взять в кредит, передать, поэтому очень важно уметь правильно его использовать. Успех каждого человека зависит от того, насколько правильно он распорядился своим временем.
Планирование рабочего времени – это совокупность правил, следуя которым человек может эффективно использовать свое рабочее время, добиваться поставленных задач и целей, увеличивая тем самым успешность своей трудовой деятельности.
В условиях постоянно усиливающейся конкуренции очень важно умение правильно использовать и организовывать рабочее время. Понятно, что в организации, где руководитель и подчиненные не владеют основными методами рационального использования рабочего времени трудно наладить работу. Менеджер, четко представляющий, что и когда ему нужно сделать имеет очевидное преимущество перед тем, кто не планирует своего времени.
Планирование - одна из важнейших функций, от которой зависит успех организации.
Планирование приносит предприятию значительную экономию главного ресурса – времени.
|
|
|
ПРИЧИНЫ ДЕФИЦИТА РАБОЧЕГО ВРЕМЕНИ
Существует множество причин, приводящих к потери рабочего времени. Но все причины тесно взаимосвязаны между собой. Некоторые из них зависят от действий руководителя, его личностных качеств, а некоторые проявляются независимо от него. Но все же на руководитель способен устранить большую часть выявляющихся причин нерационального использования рабочего времени. Рассмотрим, самые распространенные из них[1]:
а) причины, зависящие непосредственно от самого руководителя:
-отсутствие плана работы .Данная причина является результатом стиля жизни самого руководителя, а также всей организации в целом. Это приводит к постоянным частым перерывам в работе, для уточнений, разъяснений различных незапланированных и непродуманных заранее деталей. При чем отвлекаются не только те кто обращается за помощью, но и те, к кому обращаются. В итоге – значительное количество потерянного, зря потраченного времени.
-выполнение руководителем задач, которые вполне могут выполняться подчиненными. Происходит это чаще всего в результате недоверия начальника по отношению к своим подчиненным, его неуверенности в соответствующей квалификации сотрудников. Поэтому руководитель стремится выполнить определенные задачи сам.
|
|
|
-неправильное распределение работ по степени их важности. Значительное время руководитель тратит на менее важные дела, а на важные дела времени уже не остается.
- отсутствие в организации налаженного обмена информацией. Во многих организациях нет единой формы передачи информации, можно сказать регламента передачи информации. Часто используется неформальное общение не только внутри организации, но и при общении с клиентами, партнерами, поставщиками и другими.
- слабовыраженная мотивации труда, либо ее полное отсутствие. Слабая мотивация труда приводит к низкой производительности в организации, а значит к потери рабочего времени, его неправильное трате.
б) Причины, не зависящие от руководителя:
-поток срочных, рутинных дел. Например выбор мебели для помещения, ремонт офиса, решение других вопросов, которые не хотят брать на себя подчиненные.
-просмотр ненужной корреспонденции. По статистике из всей корреспонденции, просматриваемой руководителями, всего 30 % по настоящему нужны. Больше всего ненужной информации поступает конечно из внешних источников (реклама, опросы и т.д.)
|
|
|
- непредвиденные дела, которые не могут быть переданы подчиненным. Например : проблемы с компьютерным оборудованием, телефонные звонки, посетители, исправление ошибок, плохо организованные рабочие собрания, бесполезные разговоры о своей работе и работе других.
в) Причины, связанные с личностью руководителя:
-частые доработки дома. Плохой отдых приводит к снижению работоспособности, к низкой производительности труда.
-суета на рабочем месте. Нерешительность, импульсивность человека приводит к значительной трате времени, из за неспособности человека принимать обдуманные, сразу правильные решения.
-спешка. Плохое продумывание дел, выбор поверхностных вариантов, торопливость в принятии решений.
Все эти причины возможно устранить с помощью некоторых методов, выведенных на основе анализа и статистики использования рабочего времени.
СУЩНОСТЬ ПЛАНИРОВАНИЯ РАБОЧЕГО ВРЕМЕНИ. ПРИНЦИПЫ. МЕТОДЫ
Для того чтобы оптимально использовать свое рабочее время необходимо последовательное и целесообразное использование принципов работы в повседневной деятельности. Самоменеджмент позволяет лучше управлять своим временем, организовать деятельность, уменьшить загруженность работой, увеличить производительность труда, выполнять работы с меньшими затратами времени и других ресурсов.
В современном мире существуют выработанные основные методы рационального использования рабочего времени, которые должны последовательно выполняться.
Цель. Правильная постановка задачи
Постановка целей и задач необходимый этап в распределении рабочего времени. Правильно поставленные задачи помогают определить изначально какие методы управления нужно применить, какие ресурсы использовать, выявить ненужные элементы работы.
Даже самый лучший метод работы будет безнадежен, если руководитель изначально неправильно определил цели и задачи деятельности.
Нужно уметь устанавливать четкие, согласованные между собой цели, чтобы их можно было правильно спланировать и превратить в действие. Цели лучше фиксировать на бумаге, так как тогда они приобретают обязательный характер, побуждают к анализу и самопроверке.
Для более быстрого достижения задач, обязательно должны быть определены сроки их выполнения.
Цели бывают долгосрочные, среднесрочные и краткосрочные. Как показывает практика, более достижимыми являются краткосрочные цели.
Но на основе долгосрочных целей устанавливаются все остальные цели. В каждой цели выделяется ряд подцелей (обычно по временному признаку), каждая которая способствует достижению долгосрочной цели. Выделяются цели на год, квартал, месяц, неделю и т.д.
Планирование.Распределение времени
Цель всегда служит основой любого планирования.
Планирование- это процесс осуществления составления перечня задач, которые необходимо выполнить за определенный период. Планирование включает в себя подготовку к реализации поставленных целей.
Статистика и анализ показывает, что правильно составленный план рабочего времени, в конце концов приводит к экономии времени в целом. А время потраченное на планирование окупается в несколько десятков раз. Но все таки на планирование не стоит тратить более 1% планового рабочего времени.
Процесс планирования заключается в формулировке результатов, установлении сроков для их достижения. Цели должны соответствовать результатам, и наоборот.
Можно выделить основные правила планирования:
1.Единый план действий.
Необходимо распределить предстоящие дела на долгосрочные, среднесрочные, краткосрочные задачи, установить их приоритетность.
2.Анализ результатов предшествующего использования рабочего времени.
3.Правильное соотношение запланированного и незапланированного рабочего времени.
Не стоит планировать время полностью. Только 60% времени -должно быть запланировано (40%-остается на непредвиденные дела (неожиданные посетители, телефонные звонки, кризисы и т.д.)).
4.Установление четких временных границ на выполнении определенного дела.
Практика показывает, что на дело тратится столько времени, сколько было выделено на него.
5.Определить точные сроки выполнения дела в целом.
Должен быть определен срок окончания работ, и в соответствии с этим сроком составлен план.
6. Системно и регулярно планировать свое время.
Над планированием времени нужно постоянно и системно работать, постепенно доводя начатое дело до поставленных целей.
7.Своевременно пересматривать и корректировать планы.
Над планированием времени нужно постоянно и системно работать, постепенно доводя начатое дело до поставленных целей.
8.Реалистично планировать рабочее время.
Нужно планировать те дела и то время, которые человек действительно может выполнить, согласно составленному плану, в меру своих физических и умственных способностей. Поэтому важно и согласование планов с сотрудниками, партнерами (проведение производственных совещаний по планированию).Можно по возможности передавать не очень важные дела подчиненным .
9. Своевременное восполнять потери рабочего времени.
Если какое то дело было не выполнено вовремя в течении рабочего дня, в силу различных обстоятельств, то необходимо по возможности устранить этот пробел сразу же. (например, задержаться на работе, но не переносить дело на следующий день, завтра запланированы другие дела).
10.Фиксировать в плане не действия, а их результаты.
При фиксации в планах результатов, все усилия изначально будут направлены их достижение.
Существуют целые системы методов планирования рабочего времени. Например, метод «Альпы». Состоит он из пяти этапов: составление задач, заданий; оценка длительности; резервирование времени (60:40); принятие решений; контроль и перенос несделанного, но запланированного.
Нужно постоянно пересматривать и перепроверять планы, если они не позволяют достичь поставленных задач к сроку. Если дело начато – оно обязательно должно быть доведено до конца.
Принятие решений
После составления четкого плана, необходимо принимать решения по осуществлению данного плана: выбрать первоочередные задачи; определить приоритетные дела; определить количество и качество материалов для достижения целей; определить штат работников, участвующих в выполнении задач; распределить обязанности.
Решения должны приниматься обдуманно, полностью соответствовать составленному ранее плану.
Очередность выполнения задач можно определять, руководствуясь следующими методами:
- Принцип Парето. Соотношение 80:20. Заключается он в том что за первые 20% расходуемого времени достигается 80% результатов. Означает это, что нужно правильно составить приоритеты, и не браться сразу за более легкие дела.
- Анализ АБВ.С помощью трех букв А,Б,В все дела распределяются на три группы, по степени важности: важнейшие, важные, менее важные. Обычно важнейшие задачи составляют 15% из всего количества, 20%-важные, менее важные – 65%.
- Принцип Эйзенхауэра. Ускоренный анализ. Все дела делятся на четыре группы: срочные - важные (необходимо выполнять самому руководителю), срочные – менее важные (следует делегировать), менее срочные -важные (их не обязательно выполнять сразу, но необходимо выполнить самому руководителю), менее срочные – менее важные (от их выполнения можно воздержаться).
Организация и реализация запланированных дел
Реализация дел представляет собой составление распорядка дня и организацию трудового процесса для достижения поставленных целей.
Правила организации своего рабочего дня делятся на три группы (см. Таблица 1.):
Таблица 1.: «Правила организации своего рабочего дня»
|
Правила организации своего рабочего дня | ||
| Начало дня | Основная часть дня | Конец дня |
| Начинать день с позитивным настроением. | Хорошая подготовка работы. | Завершить начатые небольшие дела. |
| Начинать работу по возможности в одно и то же время. | Влиять на фиксацию сроков в собственных интересах. | Контролировать результаты. |
| Перепроверка плана дня – в течении работы, выделение ключевых задач. | Перепроверять все дела, с точки зрения их необходимости. | Составить план на следующий день. |
| Приступать к работе без «раскачки». | Отклонять дополнительно возникающие проблемы. | |
| Согласование плана дня с секретарем | Избегать незапланированных действий, импульсивных решений. | |
| Утром заниматься сложными и важными делами. | Соблюдать размеренный темп, делать своевременные паузы. | |
| Однородные задачи выполнять сериями. | ||
| Начатое завершать рационально (доводить до конца). | ||
| Использовать незапланированное время для подготовки и рутинной работы. | ||
| Антициклично работать (сначала – важные дела, затем – менее важные). | ||
Помимо этих правил необходимо соблюдать естественный ритм дня, учитывая физиологические и психологические особенности людей. Пик работоспособности у всех приходится на различное время дня. Но всё же относительные ритмичные колебания одинаковы для всех людей, что должно быть несомненно учтено в плане рабочего дня.
Контроль
Контроль над итогами деятельности приводит к оптимизации и улучшению трудовой деятельности. Все вышеперечисленные методы будут гораздо менее эффективны, при отсутствии контроля. У контроля существует три задачи:
- осмысление физического состояния;
- сравнение запланированного с достигнутым;
- корректировка;
Обязательно нужно регулярно, с четкой периодичностью анализировать свою деятельность, проверять организацию труда и свои планы, пользоваться учетом помех в работе.
Контроль должен проводиться после выполнения задач, для оценки результата деятельности.
Информация и коммуникация
Информация – главная составляющая любого процесса , каждая функция планирования, управления рабочим временем непрерывно связана с данной функцией. Для того чтобы экономить свое рабочее время необходимо разработать оптимальный подход к обладанию информацией.
При получении информации из печатных источников, ознакомлении с документацией, договорами, инструкциями важно уметь пользоваться рациональным чтением, результативно тратить время на прочтение информации, правильности оценивать важность получаемой информации.
Рабочие совещания отнимаю от руководителя и подчиненных значительную часть время. Для того чтобы это время было потрачено с пользой повестку дня необходимо составлять с указанием времени для обсуждения конкретных тем, невыполненные цели должны быть первым пунктом повестки совещания, также нужно обязательно планировать время совещания с учетом расходов, издержек на подготовку, количества потраченного времени.
Также значительным и наиболее частым источником информации является телефон. Для того чтобы не тратить свое время на посторонние телефонные разговоры, необходимо перед звонком четко определить цель и ход беседы, если же разговор получается не по делу, нужно как можно раньше этот разговор закончить.
Дата добавления: 2018-04-15; просмотров: 289; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!