Средства электронной таблицы для работы с базой данных: Понятие таблицы-списка.



Электронная таблица, все строки которой содержат однородную информацию, рассматривается как список или база данных.
Термины база данных и список в Excel используются как синонимы. При этом нужно иметь в виду следующее:

  • каждая строка списка рассматривается как запись базы данных;
  • столбцы списков считаются полями базы данных;
  • заголовки столбцов считаются именами полей базы данных.

К средствам, которые предназначены для обработки и анализа данных в списке относятся команды из меню Данные: Сортировка, Фильтр, Форма, Итоги, Проверка. При выполнении этих команд, редактор автоматически распознает список как базу данных и осуществляет обработку и анализ данных в списке как в базе данных.

Список данных или база данных в Excel–это упорядоченная таблица, все строки которой имеют одинаковую структуру

Первая строка списка должна содержать названия столбцов, которые называются именами полей

Для использования этих команд таблица (список) должна удовлетворять следующим условиям:

·Все столбцы (поля) должны иметь заголовки.

·В таблице не может быть пустых строк или столбцов.

·Таблица должна быть отделена от других данных хотя бы одной пустой строкой и одним пустым столбцом.

·Активная клетка (курсор клеток) должна быть расположена в пределах таблицы.

Работа со списками: сортировка, фильтрация, подведение итогов.

Сортировка списков

Изменение порядка строк в списке называется сортировкой. Строки в списке можно сортировать по значениям ячеек одного или нескольких столбцов. Строки в процессе сортировки переупорядочиваются в соответствии с заданным порядком сортировки.

Чтобы отсортировать список по одному полю необходимо:

1) установить курсор в тот столбец таблицы, по которому нужно выполнить сортировку;

2) нажать кнопку Сортировка по возрастанию или Сортировка по убыванию на панели инструментов Стандартная

Если необходимо выполнить сортировку по двум или нескольким столбцам:

1) выполнить команду Данные – Сортировка;

2) в появившемся диалоговом окне Сортировка диапазонав поле Сортировать по нужно выбрать название столбца и указать порядок сортировки;

Фильтрация списков

Фильтруя список, можно отображать только те строки, которые удовлетворяют заданным условиям отбора. В Microsoft Excel доступны два способа фильтрации данных: автофильтр и расширенный фильтр.

 

Автофильтр

В автофильтре условия отбора задаются с помощью кнопок со стрелками, расположенными в заголовках столбцов списка. Применять команду Автофильтр необходимо для того, чтобы быстро отфильтровать данные с одним или двумя условиями, накладываемыми на ячейки отдельного столбца.

1. Указать любую ячейку в фильтруемом списке.

2. В пункте меню Данные выберите пункт Фильтр, затем команду Автофильтр.При этом в строке с именами столбцов устанавливаются кнопки скрытых списков , содержащие команды и список значений данного. С помощью этого меню можно отобрать записи с заданным значением поля.

Пункт «Форма» дает возможность быстрого ввода данных в список. Пункт «Итоги» позволяет подвести суммирующие итоги под данными каждой группы в списке

Пункт «Группа и структура» применим не только к спискам Excel и позволяет изменять уровни детализации представления информации на листе Excel. Чтобы создать простейшую структуру на листе можно выделить несколько столбцов или строк и нажать пункт «Группировать».


Дата добавления: 2018-04-15; просмотров: 541; Мы поможем в написании вашей работы!






Мы поможем в написании ваших работ!