Порядок проверки и обработки документов

Документация и инвентаризация

 

План

1. Документ и документация.

2. Документооборот и требования, предъявляемые к документам.

3. Классификация документов.

4. Порядок проверки и обработки документов.

5. Инвентаризация, ее значение и виды.

6. Учетные регистры и техника учетной регистрации.

7. Формы бухгалтерского учета.

8. Способы исправления ошибок в бухгалтерских записях.

 

Термин "документ" происходит от лат. "decumentum", что значит "свидетельство, доказательство".

 

Документ и документация.

 

Обязательным условием отражения хозяйственных операций в бухгалтерском учете является оформление их соответствующими документами.

Документы представляют собой письменное доказательство действительного осуществления хозяйственной операции или письменное распоряжение на право ее совершения.

Способ оформления хозяйственных операций документами называется документацией. Документация является важным элементом метода бухгалтерского учета: она служит для пер­вичного наблюдения за хозяйственными операциями и являет­ся обязательным условием для отражения их в учете.

Порядок документального оформления хозяйственных опе­раций и требования относительно составления документов рег­ламентируются Положением о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденном приказом Министерства финансов Украины от 24.05.95 № 88.

Документы применяются для предварительного и последующего контроля за законностью и целесообразностью хозяйственных операций, соблюдением государственной дис­циплины. Предварительный контроль осуществляют руководя­щие работники предприятия: подписывая документ, они берут на себя ответственность за законность операции, оформленной этим документом. Последующий контроль осуществляют работ­ники бухгалтерии при приемке и обработке документов, а также работники налоговых, финансовых и ревизионных органов.

Важное «значение документы имеют в обеспечении контроля за сохранностью имущества предприятия, рациональном его использовании.

Документы имеют и правовое (юридическое) значение как письменное доказательство осуществления хозяйственных опе­раций, а поэтому используются судебными органами при рассмотрении хозяйственных исков. Судебные органы признают за документами доказательную, юридическую силу только в том случае, если; они составлены своевременно и правильно оформлены.

С применением в учете электронной вычислительной техни­ки; для сбора и обработки информации наряду с бумажными документами широко используются машинные носители учетной информации. Одни из них фиксируют хозяйственную операций в момент ее совершения, другие — составляются по дан­ным первичных носителёй информации и используются для удобства ее отработки и автоматического ввода в вычислительную машину.

 

Документооборот и требования, предъявляемые к документам.

 

Для обеспечения своевременного и качественного учета не­обходимо организовать такую систему составления и обработ­ки документов, которая бы обеспечивала ускорение документо­оборота.

Документооборотом называется движение документов в процессе их оперативного использования и бухгалтерской обра­ботки с момента составления или поступления от других пред­приятий и организаций до передачи на хранение в архив после за­писей в учетные регистры.

Рис. 1. Основные этапы создания системы управления документооборотом на предприятии.

Правильная организация документооборота требует состав­ления плана документооборота, который должен определить порядок оформления документов, поступление их в бухгалте­рию, обработку, использование для записей в учетные регист­ры и передачу в архив. План документооборота на каждом предприятии разрабатывается главным бухгалтером и утверж­дается руководителем. Требования главного бухгалтера отно­сительно порядка составления и сдачи в бухгалтерию или на вычислительную установку и обработку документов являются обязательными для всех подразделений и служб предприятия. От качества, составления и оформле­ния документов в значительной мере зависит полнота и досто­верность показателей учета и отчетности. Поэтому к. докумен­там предъявляются требования: своевременность составления, достоверность показателей, правильность оформления.

Рис. 2. Стадии прохождения документа при документообороте

 

Правильно оформленный документ должен содержать пока­затели необходимые для обеспечения полной информации о совершаемой операции. Показатели, содержащиеся в документе и характеризующие операцию, называются его реквизитами

Рис. 3. Порядок принятия первичных документов

 

Обязательными реквизитами каждого документа являются:

ü название предприятия, от имени которого составлен документ;

ü название документа, его номер, код формы, дата составления документа;

ü содержание хозяйственной операции и ее измерите­ли, подписи должностных лиц, ответственных за содержание операции и правильность ее оформления.

Если документ не имеет какого-либо обязательного реквизита, он теряет свою юридическую силу.

Термин "реквизит" - от латинского "необходимое".

Классификация документов.

 

Классификация документов - это их группировка по определенным отличительным признакам.

I. По назначению документы подразделяются на распорядительные, оправдательные (исполнительные), бухгалтерского оформления и комбинированные.

Распорядительными называют документы, содержащие распоряжение (приказ, задание) на осуществление хозяйственной операции. К ним относятся чеки на получение денежных средств в банке, платежные поручения банку на перечисление денежных средств, доверенности на получение материальных ценностей и др. Однако распорядительные документы не под­тверждают факта совершения хозяйственных операций, а по­этому не служат обоснованием для отражения их в учете.

Исполнительными (оправдательными) называют документы, подтверждающие факт осуществления хозяйственной операции (т.е. содержат сведения о ее выполнении), а поэтому служат обоснованием для учетных записей. К ним относятся выписки банка с текущего или иного счета предприятия о зачислении или списании денежных средств, акты, квитанции, авансовые отчеты и др. Для исполнителей (банков, подотчетных, матери­ально ответственных лиц и др.) они являются оправданием в использовании денежных средств или материальных ценностей.

Документы бухгалтерского оформления составляются самими работниками бухгалтерии на основании соответствующих оправдательных документов или данных текущего учета для технической подготовки учетных записей. К таким документам относятся мемориальные ордера, бухгалтерские справки, расче­ты (например, ведомости начисления амортизации и износа основных средств, распределения косвенных расходов, отчетные калькуляции и др.). Документы бухгалтерского оформления самостоятельного значения не имеют, они не отражают непос­редственно хозяйственной операции, их назначение состоит в технической подготовке учетных записей.

В практике учета предприятий документы распорядитель­ные, исполнительные и бухгалтерского оформления в от­дельности применяются редко. Наиболее часто используют документы, сочетающие в себе признаки всех трех видов до­кументов. Документы, которые по своему назначению вы­полняют функции двух и даже трех документов (распоряди­тельных, исполнительных и бухгалтерского оформления), называются комбинированными. К ним относятся приходные и расходные кассовые ордера, требования, лимитно-заборные карты, наряды на выполнение работ и др. Так, расходный кассовый ордер, переданный для исполнения кас­сиру, выполняет функцию распорядительного документа; после выдачи кассиром денежных средств и расписки по­лучателя на ордере в их получении этот документ становится оправдательным; наконец, после указания на этом ордере корреспондирующих счетов он выполняет функцию доку­мента бухгалтерского оформления.

Использование комбинированных документов способствует сокращению количества документов, облегчает их обработку.

II. В зависимости от порядка отражения хозяйственных опера­ций документы различают первичные и сводные. Первичные до­кументы составляют в момент совершения хозяйственной опе­рации (кассовые ордера, накладные на сдачу продукции на склад, акты приемки выполненных работ и др.). Сводные доку­менты составляются на основании однородных первичных до­кументов путем группировки и обобщения их показателей (от­четы кассира, авансовые отчеты, ведомости распределения заработной платы и др.). Такие документы имеют важное зна­чение для систематизации и сокращения учетных записей.

III. По способу охвата хозяйственных операций документы под­разделяют на разовые и накопительные. Разовые документы ис­пользуют для оформления одной или нескольких операций, за­писываемых в документ одновременно. Сразу же после составления эти документы могут использоваться для учетных записей. К разовым относится большинство первичных доку­ментов (денежные чеки, кассовые ордера, требования, наклад­ная, наряды, акты и др.). Отличительной особенностью этих документов является одноразовое их использование для на­чальной регистрации хозяйственных операций.

Накопительные документы используются для оформления однородных, систематически повторяющихся хозяйственных операций в течение определенного периода — декады, месяца. К таким документам относятся, например, лимитно-заборные накопительные наряды и др. В отличие от разовых, нако­пительные документы используются для учетных записей толь­ко после того, как в них записана последняя операция и подве­ден итог всех записей. Использование накопительных документов имеет большое значение для сокращения учетных записей и является одним из важных направлений рационали­зации учета. Однако их использование возможно только в тех случаях, когда не требуется ежедневное отражение хозяйствен­ных операций в учете.

IV. По месту составления документы подразделяются на внут­ренние (составляемые на самом предприятии) и внешние (посту­пающие от других предприятий и организаций).

V. По способу составления - документы, составляемые вручную и машинописным путем.

 

Порядок проверки и обработки документов.

Документы, составленные в разных хозяйственных подраз­делениях (цехах, бригадах, на складах и др.), после выполнения хозяйственных операций передаются в бухгалтерию в порядке и сроки, установленные главным бухгалтером. Принятые доку­менты подлежат обработке, цель которой — подготовить доку­менты для последующих записей в регистры синтетического и аналитического учета. Обработка документов состоит в их про­верке, расценке (таксировке), группировке и контировке.

Проверка документов в соответствии с Положением о доку­ментальном обеспечении записей в бухгалтерском учете долж­на осуществляться с точки зрения законности операций, со­блюдения требований относительно их оформления и правильности арифметических подсчетов. Исходя из этих требований, документы подлежат проверке: по существу, формальной и арифметической.

Проверка документов по существу состоит в установлении законности и хозяйственной целесообразности операции, офор­мленной документом, соблюдения сметы, норм, расценок, ли­митов.

При формальной проверке документов устанавливают полно­ту и правильность заполнения всех реквизитов документа, под­линность подписей должностных лиц. Арифметическая провер­ка состоит в проверке правильности всех арифметических подсчетов, содержащихся в документе. Следующий этап обработки документов — расценка (такси­ровка), состоящая в проставлении в соответствующих графах документа цены и суммы, т.е. денежной оценке натуральных показателей хозяйственной операции. Необходимость в расценке обусловлена тем, что значительное количество поступающих в бухгалтерию документов имеют только натуральные измерители (требования, накладные, лимитно-заборные карты и др.), а поэтому требуют проставления цены и суммы. Документы, в которых одним из обязательных реквизитов при составлении является денежный измеритель, расценке не подлежат.

Группировка документов состоит в объединении однородных по содержанию первичных документов в группы и записи в группировочные ведомости для определения общего итога по каждой группе. Это позволяет значительно сократить число за­писей в учетных регистрах.

Контировка документов состоит в указании корреспондиру­ющих счетов, на которых должна быть отражена хозяйственная операция, оформленная документом или группой документов, т.е. в составлении бухгалтерских проводок.

 

Рис. 4. Стадии обработки первичных документов в бухгалтерии

 

---

Дата добавления: 2018-04-05; просмотров: 1619; Мы поможем в написании вашей работы!

Поделиться с друзьями:

---

---

Мы поможем в написании ваших работ!