Організаційно-розпорядчої документації
МЕТОДИЧНІ РЕКОМЕНДАЦІЇ
Практична дiяльнiсть працівника праводiлової сфери пов’язана з інтенсивним усним та писемним спілкуванням, з підготовкою i складанням великої кiлькостi документів, з передачею та отриманням iнформацiї в усній та писемній формах. Це вимагає належного знання норм i правил мовлення, дотримання їх при створенні будь-якого документа в певнiй сферi. При роботі з документами головним завданням працівника праводiлової сфери є зміцнення і контроль за дотриманням законності у виробничій діяльності, захист конституційних iнтересiв i прав людини.
Ефективність правової роботи залежить від грамотного обліку та оформлення документації. Від того, наскільки правильно складений та оформлений документ, організована робота з ним, багато в чому залежить своєчасне i правильне прийняття управлінського рішення. Процес документування є однією з основних складових частин професійної діяльності працівника органів внутрішніх справ.
Юридичне документознавство – це система науково обґрунтованих засад щодо юридичної техніки та лінгвістичних вимог до створення юридичних документів.
Об’єктами вивчення цієї навчальної дисципліни є документ, система документації, організаційні принципи й технологія документаційного забезпечення діяльності ОВС.
Метоюкурсу „Юридичне документоведення” є: підготовка до самостійної роботи з документами; надання відомостей щодо існуючих класифікацій документів, особливостей організації діловодства в системі МВС України, документообігу, контролю за виконанням, архівації документів; розвиток умінь і навичок написання й оформлення документів різних типів.
|
|
|
Діловодство відіграє важливу роль у праводiловiй сфері, що залежить як від технічного оснащення, так i від документацiйного чинника. Тому нині надзвичайно важливим є вдосконалення його системи.
Роботу з документами у праводiловiй сфері України регулює нормативна база, завдяки якій визначаються та регламентуються процеси діловодства, починаючи з моменту надходження або створення їх та до здачі в архів.
Сучасний діловий документ використовується в усіх сферах служ6ової ділової дiяльностi. Він є носієм iнформацiї, виступає як необхідний елемент внутрішньої органiзацiї будь-якої установи, забезпечує взаємодію їх частин. Iнформацiя документа є основою для прийняття рішень, служить доказом їх виконання і джерелом для узагальнення, а також матеріалом для довiдково-пошукової роботи. Вiдповiдно до реалій життя документ набув рис, що характеризують його з усіх боків, має певні вимоги, які полегшують роботу з ним не тільки під час складання, а й при використанні його за призначенням.
|
|
|
Отже, сучасний діловий документ – це важливий елемент сучасного життя, що забезпечує обмін iнформацiєю необхідного i визначеного характеру, впливає на відносини в суспiльствi.
У наш час підвищення рівня організації та ефективності управлінської діяльності залежить від того, наскільки раціонально поставлене діловодство в установах, організаціях, закладах, наскільки грамотно встановлюються офіційні, службові, ділові контакти між організаціями та установами.
Від того, наскільки правильно складений та оформлений документ, залежить ефективна робота відповідної організації.
Основною умовою існування та розвитку суспільства є документно-комунікативна діяльність. З розвитком суспільного прогресу, ускладненням інформаційних потреб постійно зростають обсяги документних ресурсів та темпи їх доведення до користувачів.
Процес документування є однією з основних складових частин професійної діяльності працівника органів внутрішніх справ.
Практична дiяльнiсть працівника праводiлової сфери пов’язана з інтенсивним усним та писемним спілкуванням, з підготовкою та укладанням великої кiлькостi документів, з передачею та отриманням iнформацiї в усній та писемній формах. Це вимагає належного знання норм i правил мовлення, дотримання їх при укладанні будь-якого документа в певнiй галузі. При роботі з документами головним завданням працівника праводiлової сфери є зміцнення й контроль за дотриманням законності у виробничій діяльності, захист конституційних iнтересiв i прав людини.
|
|
|
Ефективність правової роботи залежить від грамотного обліку та оформлення документації. Від того, наскільки правильно укладений і оформлений документ, організована робота з ним, багато в чому залежить своєчасне й правильне прийняття управлінського рішення.
Тема: ДОКУМЕНТ ТА ЙОГО ПРИЗНАЧЕННЯ.
КЛАСИФІКАЦІЯ ДОКУМЕНТІВ
Основні поняття: документ, нормотворча база, функції документа, ознаки документа, юридична сила документа, класифiкацiя документів.
Методичні рекомендації
Готуючись до практичного заняття, необхідно пригадати, що роботу з документами в праводiловiй сфері України регулює нормативна база, завдяки якій визначаються та регламентуються процеси діловодства, починаючи з моменту надходження або укладання їх та до передавання до архіву.
У статті 27 Закону України „Про iнформацiю” зазначено, що документ – це передбачена законом матеріальна форма одержання, зберігання, використання i поширення iнформацii шляхом фiксацiї на папері, кiно-, вiдео-, фотоплiвцi або на іншому носiєвi.
|
|
|
Документ – (від лат. dokumentum – повчальний приклад, взірець; свідчення, доказ) – матеріальна форма відображення, поширення, використання i зберігання iнформацiї, яка надає їй юридичної сили. Документ може фіксуватися не лише на папері, а й на магнітних чи інших носіях. Характерною особливістю документа є те, що він матерiалiзується лише у писемній формі мовлення.
Історія виникнення і еволюції терміна „документ” вивчена недостатньо.
Серед спеціалістів, які займались спостереженням цього питання слід назвати Х. Арнтца, Г.Г. Воробйова, М.А. Комарова, С.Г. Кулешова, Ю.Н. Столярова, Г.Н. Швецову-Водку та інших.
Слово документ (лат. dokumentum-зразок, доказ, свідоцтво) походить від дієслова “docere”- вчити, навчати. Дефініція поняття, різні значення поняття “документ” у нормативно-правових документах. Поняття “документ” є центральним, фундаментальним у понятійній системі документознавства. Воно відображає ознаки реального існування предметів, які служать об’єктами практичної діяльності по створенню, аналітико-синтетичній обробці, зберіганню, пошуку і використанню документної інформації в суспільстві.
Нормативно-правова база діловодства – це сукупність законів, нормативних актів і методичних документів, що регламентують технологію створення, оброблення, зберігання та використання документів у дiяльностi установи, а також ті, що регламентують роботу діловодства – її структуру, функції, штати, технічне забезпечення тощо. Вона включає:
- законодавчі акти України у сфері інформації та документації (Закон України «Про мови»; Закон України «Про інформацію»; Закон України «Про державну таємницю»; Закон України «Про звернення громадян»);
- укази i розпорядження Президента України, що регламентують питання документацiйного забезпечення на найвищому рiвнi (Постанова Кабінету Міністрів №1153; Постанова Кабінету Міністрів № 348);
- правові акти органів виконавчої влади (Наказ МВС України №1308);
- методичні документи з діловодства установ, організацій, підприємств (Інструкції з діловодства № 55; № 1050);
- державні стандарти; уніфіковані системи документації (Єдина державна система діловодства (ДСТУ 4163 – 2003)).
Діловодство відіграє важливу роль у праводiловiй сфері, що залежить як від технічного оснащення, так i від документацiйного чинника. Тому нині надзвичайно важливим є вдосконалення його системи.
За своїми властивостями документ:
1) є носієм i сам служить джерелом потрібної iнформацiї, саме в документах iнформацiя фіксується вперше;
2) має правову вагу, господарське значення, оскільки сам може служити письмовим доказом, засобом засвідчення чого-небудь;
З) уможливлює вилучення iнформацiї з архiвiв і обробку в поточній дiяльностi.
Загальними функціями документа є:
- iнформацiйна: будь-який документ створюється для зберігання документації, оскільки потреба зафіксувати iнформацiю – причина укладання будь-якого документа;
- соціальна: документ є соціально значущим об’єктом, оскільки його поява
спричинена тією чи іншою соціальною потребою;
- комунiкативна: документ виступає як засіб зв’язку між окремими елементами офiцiйної, громадської структури;
- культурна: документ є засобом закріплення i передавання культурних традицій, що найкраще простежується на великих комплексах документів, де відтворюється рівень наукового, технічного i культурного розвитку суспільства.
Спеціальними функціями документа є:
- управлінська: документ є інструментом управління; цю функцію мають управлiнськi документи (органiзацiйно-розпорядчi, звiтнi, фiнансовi та ін.), створені спеціально для реалізації завдань управління;
- правова: документ є засобом закріплення i зміни правових норм та правовзаємин у суспiльствi; цю функцію мають законодавчі та правові нормативні акти, попередньо створені для фiксацiї правових норм i правовзаємин, а також будь-яке документи, які набувають правової функції на деякий час (наприклад, для використання як судового доказу це може бути будь-який документ);
- iсторична: документ виступає як джерело історичних відомостей про розвиток суспільства; цю функцію має лише частина документів, які створюються в суспiльствi i лише після того, коли вони виконають свої оперативні функції i надійдуть до архіву на зберігання.
Документна комунікація – це комунікація, яка опосередкована документом, побудована на обміні документами між двома або більше учасниками комунікаційного процесу, є підсистемою соціальної комунікації.
Література
Основна
1. Діденко А. Н. Сучасне діловодство / А. Н. Діденко. – К., 2006.
2. Зразки процесуальних документів (заяви, позовні заяви, скарги, клопотання) / Укл. : Хавронюк М. І. – К. : Атіка, 2008. – 256с.
3. Інструкція з діловодства, що ведеться в центральному апараті Міністерства внутрішніх справ України, органах і підрозділах внутрішніх справ, на підприємствах, в установах і організаціях, що належать до сфери управління МВС України, навчальних закладах освіти та урядових органах державного управління, які діють у складі МВС України, затвердженої наказом МВС України від 04 жовтня 2003 року №1150.
4. Інструкція про вимоги щодо оформлення документів у системі МВС України, затверджена наказом МВС України від 20.01.2004 № 55.
5. Інструкція про організацію діловодства в системі МВС України, затверджена Наказом МВС України від 24.11.2003 № 1440.
6. Корж А. В. Документознавство. Зразки документів праводілової сфери : навч. посібник / А. В. Корж. – 2-ге вид., змін. та доп. – К. : КНТ, 2008. – 372 с.
7. Красницька А. В. Юридичні документи: техніка складання, оформлення та редагування / А. В. Красницька. – К., 2003.
8. Погиба Л. Г. Складання ділових паперів. Практикум / Л. Г. Погиба, Т. О. Грібіниченко, М. П. Баган– К., 2002.
Додаткова
1. Комісаров О. Г. Основи діловодства: документування та документообіг : навч. посібник / О. Г. Комісаров, А. П., Купін А. С. Савельєв. – Запоріжжя, 2005.
2. Корж А. В. Юридичне документоведення : навч. посібник для студентів вищих закладів освіти Міністерства внутрішніх справ України /А. В. Корж. – К. : Ін-т держави і права імені В. М. Корецького НАН України, 2001. – 168 с.
3. Організація діловодства та навчальна практика: навч. посібник / за ред. Я. Я. Чорненького, В. М. Когута. – К. : Алерта, 2006. – 600 с.
4. Пащук Р. І. Ділове мовлення правоохоронця : навч. посібник / Р. І. Пащук, Н. М. Поліщук, Н. Є. Таран – 2-ге вид., переробл. і доп. / МВС України, Луган. акад. внутр. справ МВС ім. 10-річчя незалежності України / відп. ред. О. М. Литвинов; Вст. ст. І. П. Ющука. – Луганськ : РВВ ЛАВС, 2004. – 304 с.
5. Універсальний довідник-практикум з ділових паперів / за ред. Бибик С. П. – К., 1997.
6. Токарська А. С., Кочан І. М. Українська мова фахового спрямування для юристів : підручник / А. С. Токарська, І. М. Кочан.. – К. : Знання, 2008.
7. Швецова-Водка Г. М. Документознавство : навч. посібник / Г. М. Швецова-Водка. – К. : Знання, 2007. – 398 с. – (Вища освіта ХХІ століття).
8. Шевчук С. В. Службове листування / С. В. Шевчук. – К., 2000.
9. Шевчук С. В., Кабиш О. О. Практикум з українського ділового мовлення : навч. посібник / С. В. Шевчук, О. О, Кабиш. – К. : Атіка, 2007.
Тема: Загальні вимоги
До розташування реквізитів
У службових документах
Основні поняття: реквізит (постійний, змінний), формуляр, бланк, робоча площа документа, береги документа.
Методичні рекомендації
При підготовці до заняття, необхідно звернути увагу на те, що документ може розглядатися в різних аспектах, зокрема, для управлінського документознавства актуальним є його аналіз як інструмента управління, як юридичного – юридичної сили документної інформації, яка, між тим, має місце за умови наявності позатекстових інформаційних елементів – бланка, печатки, підпису, резолюції тощо). Більш масштабною є концепція документа як елемента соціальної пам’яті. Власне і аспекти розгляду функціонування документа як знакової системи у певному середовищі текстів споріднені з такого роду концепціями в плані соціальних комунікацій, з одного боку, і документальною пам’яттю людства – з іншого. Ретроспективна і оперативна частини світового документального поля розглядаються з точки зору їхнього руху, актуалізації, потенційного інформаційного ресурсу суспільства.
Необхідно пам’ятати загальні вимоги до розташування реквізитів у службових документах.
Основним завданням працівника праводілової сфери при оформленні документів є дотримання правильності, законності та порядку оформлення службових документів, що визначені Державним стандартом України 4163 – 2003 „Уніфікована система органiзацiйно-розгiорядчої документації. Вимоги до оформлення документів”, що діє з 1 вересня 2003 року і застосовується в усіх галузях держави. У Державному стандарті зазначено: „Реквізит – це обов’язковий елемент оформлення офiцiйного документа. Реквізити у документі розміщують з урахуванням послідовності операцій його підготовки, оформлення i виконання.
Кожному реквізиту, який містить постійну інформацію, відводиться суворо обмежений обсяг аркуша, достатній для розміщення максимальної кількості друкованих знаків”. Саме реквізити надають документові юридичної сили.
Державний стандарт України має 32 реквізити.
Варто запам’ятати склад реквізити документів
1 – зображення Державного Герба України;
2 – зображення емблеми організації;
З – зображення нагород;
4 – код організації;
5 – код форми документа;
б – назва міністерства чи відомства;
7 – назва підприємства (структури);
8 – назва структурного пiдроздiлу;
9 – довiдковi дані про установу (індекс, поштова адреса, номер телефону, рахунку в банку);
10 – назва виду документа;
11 – дата документа;
12 – реєстраційний індекс (вихідний номер документа);
13 – посилання на реєстраційний індекс і дату вхідного документа,
14 – місце складання чи видання документа;
15 – гриф обмеження доступу до документа;
16 – адресат;
17 – гриф затвердження документа;
18 – резолюція;
19 – заголовок до тексту документа;
20 – позначка про контроль;
21 – текст документа;
22 – вiдмiтка про наявність додатка;
23 – підпис;
24 – гриф погодження документа;
25 – візи документа;
26 – відбиток печатки;
27 – вiдмiтка про завірення коли;
28 – прізвище виконавця i номер його телефону;
29 – вiдмiтка про виконання документа та направлення його до справи;
30 – вiдмiтка про наявність документа в електронній формі;
31 – відмітка про надiйдення документа до організації;
32 – запис про державну реєстрацію.
Згідно з державним стандартом України 4163 – 2003 реквізити вирізняють постiйнi та змiннi.
Постійні реквізити наносять тоді, коли виготовляють уніфіковану форму чи бланк документа, а змінні – під час його складання.
Документ, як правило, складають за певним формуляром-зразком, який визначає робочу площу та береги документа.
Формуляр-зразок – це сукупність розміщених у певній послiдовностi реквiзитiв, необхідних для всіх видів даної системи документів. У ньому зазначаються реквізити документів і встановлюються їх межі.
Робоча площа – це площа уніфікованої форми чи бланка документа, призначена для заповнення основними реквізитами.
Береги документа – це площі, призначені для закріплення документа в технічних засобах зберігання, а також для нанесення спеціальних позначок та зображень.
Розрізняють два основних види формуляра-зразка – з поздовжнім та кутовим розміщенням реквізитів. У різних типах документів склад реквізитів неоднаковий. Кожному реквізиту відведене певне місце.
Поздовжнє розміщення реквiзитiв доцільне тоді, коли назва установи складається з великої кількості слів i не може розміститися на площі, відведеній для кутового штампа.
Бланк – це друкована стандартна форма документа з реквізитами, що
містить постійну інформацію. Бланки заповнюють точними даними. Найпоширенішими є бланки наказу, розпорядження, службового листа, довідки.
Бланк з кутовим штампом доцільніший, оскільки праворуч від штампа на вільному місці можна заповнити такі реквізити, як: „адресат”, „резолюція”, „затвердження” , „гриф обмеження доступу до документа”.
Бланки з найменуванням органу зберігаються в металевих шафах. Зіпсовані бланки негайно знищуються.
Згідно з Державним стандартом України 4163 – 2003 складання й оформлення документів передбачає додержання вимог, що висуваються до реквізитів, інакше документ не матиме юридичної сили.
Документ як об’єкт дослідження, є одним з найголовніших понять у вивченні курсу “Юридичне документознавство”. Це поняття широко використовується у всіх сферах суспільної діяльності. Майже у кожній області знання є одна або декілька версій його поняття з узгодженою специфікою тих об’єктів, яким дають статус документа.
Основна
1. Діденко А. Н. Сучасне діловодство / А. Н. Діденко. – К., 2006.
2. Зразки процесуальних документів (заяви, позовні заяви, скарги, клопотання) / Укл. : Хавронюк М. І. – К. : Атіка, 2008. – 256с.
3. Інструкція з діловодства, що ведеться в центральному апараті Міністерства внутрішніх справ України, органах і підрозділах внутрішніх справ, на підприємствах, в установах і організаціях, що належать до сфери управління МВС України, навчальних закладах освіти та урядових органах державного управління, які діють у складі МВС України, затвердженої наказом МВС України від 04 жовтня 2003 року №1150.
4. Інструкція про вимоги щодо оформлення документів у системі МВС України, затверджена наказом МВС України від 20.01.2004 № 55.
5. Інструкція про організацію діловодства в системі МВС України, затверджена Наказом МВС України від 24.11.2003 № 1440.
6. Корж А. В. Документознавство. Зразки документів праводілової сфери : навч. посібник / А. В. Корж. – 2-ге вид., змін. та доп. – К. : КНТ, 2008. – 372 с.
7. Красницька А. В. Юридичні документи: техніка складання, оформлення та редагування / А. В. Красницька. – К., 2003.
8. Погиба Л. Г. Складання ділових паперів. Практикум / Л. Г. Погиба, Т. О. Грібіниченко, М. П. Баган– К., 2002.
Додаткова
1. Комісаров О. Г. Основи діловодства: документування та документообіг : навч. посібник / О. Г. Комісаров, А. П., Купін А. С. Савельєв. – Запоріжжя, 2005.
2. Корж А. В. Юридичне документоведення : навч. посібник для студентів вищих закладів освіти Міністерства внутрішніх справ України /А. В. Корж. – К. : Ін-т держави і права імені В. М. Корецького НАН України, 2001. – 168 с.
3. Організація діловодства та навчальна практика: навч. посібник / за ред. Я. Я. Чорненького, В. М. Когута. – К. : Алерта, 2006. – 600 с.
4. Пащук Р. І. Ділове мовлення правоохоронця : навч. посібник / Р. І. Пащук, Н. М. Поліщук, Н. Є. Таран – 2-ге вид., переробл. і доп. / МВС України, Луган. акад. внутр. справ МВС ім. 10-річчя незалежності України / відп. ред. О. М. Литвинов; Вст. ст. І. П. Ющука. – Луганськ : РВВ ЛАВС, 2004. – 304 с.
5. Універсальний довідник-практикум з ділових паперів / за ред. Бибик С. П. – К., 1997.
6. Токарська А. С., Кочан І. М. Українська мова фахового спрямування для юристів : підручник / А. С. Токарська, І. М. Кочан.. – К. : Знання, 2008.
7. Швецова-Водка Г. М. Документознавство : навч. посібник / Г. М. Швецова-Водка. – К. : Знання, 2007. – 398 с. – (Вища освіта ХХІ століття).
8. Шевчук С. В. Службове листування / С. В. Шевчук. – К., 2000.
9. Шевчук С. В., Кабиш О. О. Практикум з українського ділового мовлення : навч. посібник / С. В. Шевчук, О. О, Кабиш. – К. : Атіка, 2007.
Тема: Основні вимоги
До укладання документів
Основні поняття:документ, реквізит документа (постійний i змінний), бланк, формуляр.
Методичні рекомендації
Основою правильної організації документообігу в будь-якій установі є виконання вимог до оформлення документації. Усі документи, де б i ким вони не укладалися, мають правові, технічні, логічні та лінгвістичні вимоги. Пригадайте основні вимоги до укладання документів.
Сутність правових вимог у тому, що документ видає повноважний орган або особа відповідно до її компетенції. Документ не повинен суперечити чинному законодавству i директивним вказівкам керівних органів, має бути достовірним i вiдповiдати завданням конкретного керівництва – тобто базуватися на фактах і містити конкретні та реальні пропозиції чи вказівки.
Документ необхідно складати за встановленою формою. Він має бути бездоганно відредагований та оформлений. У ньому неприпустимі юридичні та граматичні помилки. У текстах ділових документів використовується лише офіційно-діловий стиль.
Технічні вимоги. Для укладання будь-якого документа існує вiдповiдний формат паперу білого кольору. Загальновизнаний формат А4, текст якого друкується через півтора міжрядкових інтервали, на бланках формату А5 – через один інтервал. У діловодстві розроблені й діють певні вимоги i правила щодо оформлення сторінки та її нумерації.
При оформленні документів на двох i більше сторінках, починаючи з другої, вони мають бути пронумеровані. Номер проставляється посередині верхнього берега сторінки арабськими числами. Крапки i тире перед числами i після них не ставляться. Номер сторінки друкують в iнтервалi 10 – 15 мм від верхнього берега. Дiловi документи набираються 14 кеглем у текстовому редакторі Word (шрифт Тimes New Roman), верхній і нижній береги 2 см, лівий – З см, правий – 1 см.
Якщо документ оформляють також i на зворотньому боці (термін зберігання такого документа має становити не більше трьох років), то лівий і правий береги на звороті вiдповiдно міняються місцями.
Назва документа має друкуватись 16 кеглем, великими літерами, напівжирним шрифтом i розміщуватись по центру рядка бланка.
Дата у документі записується арабськими числами в один рядок за послiдовнiстю: число, місяць, рік: 12.09.2006.Якщо порядковий номер місяця або числа складається з однозначного числа, тоді перед ним проставляється 0: 02.09.2006.
У нормативно-правових актах та фінансових документах застосовується словесно-цифровий спосіб оформлення дати – 15 вересня 2006 року.
Для логічних вимог характерні використання засобів логічно оцінки матеріалу для зв’язності окремих частин, зазначення черговості здійснення (насамперед, водночас, зокрема, отже); врахування таких елементів, як актуальність фактів та їх своєчасність; послідовність викладення тексту та його частин.
Логічна послідовність викладу особливо увиразнюється в тих видах ділових документів, де зовсім виключаються суб’єктивні елементи: прояви роздратування, незадоволення, привнесення особистого ставлення до справи чи особи в текст документа. Ознаки логічної послідовності: тісний логічний зв’язок усіх компонентів документа, чітко виявлені причиново-наслiдкові зв’язки між повідомлюваними фактами.
Логічна послідовнiстъ викладу досягається також за рахунок чіткого членування тексту документа на окремі пункти. Зовнішніми проявами такого членування є нумерація, буквені позначення, абзаци.
Лiнгвiстичнi вимоги. Текст ділового документа становить його основу, він має бути грамотно складений. Писемна форма мовлення вимагає чітких синтаксичних конструкцій, суворого дотримання стилістичних норм i правил граматики. Зокрема, мовна грамотність – це дотримання норм орфографії, пунктуації та граматики. Усі терміни, спеціальні поняття, конструкції, що сформувалися під впливом особливостей професійного мислення, повинні вiдповiдати сучасному рівню правових знань, вживатися лише тоді, коли вони дійсно є необхідними.
Текст документа має бути зрозумілим. Мова офіційних документів абстрагується від iндивiдуальних мовних особливостей людей, що вимагає від мовця застосування стандартних термінів, усталених мовних конструкцій із встановленими правилами їх тлумачення. Вибір слів i термінів, стійких зворотів (на підставі викладеного, відповідно до вимог постанови, керуючись статтею тощо), побудова речень, форма викладу тексту документа (наказую, пропоную, зобов’язую, слухали, виступили, ухвалили, просимо надіслати, надсилаємо на розгляд тощо).
Усі зазначені вище вимоги до ділових документів становлять загальну культуру мовлення особистості.
Текст, зазвичай, складається із трьох частин: вступної, яка готує до сприйняття наступної розповіді; основної, або викладу, у якій реалізується основна розробка теми; і закінчення, що завершує текст і, до речі, містить основну його думку.
У вступі до повідомлення звичайно вказується мета повідомлення та даються вихідні дані про предмет мовлення. Найважливішу інформацію містить основна частина, якій притаманні динамічність, розгорнутість і зв'язність. У висновках коротко підсумовуються основні положення викладеної інформації, у зв'язку з чим вона відрізняється від інших частин лаконічнішим змістовно-насиченим викладом.
Структурним елементом тексту також є абзац. Він має особливу структурно-семантичну організацію, що проявляється у таких елементах, як зачин, розробка й завершення. Абзац – цечітко об’єднані змістом і будовою відрізки тексту. Речення в середині абзацу перебувають у досить тісних смислових і граматичних зв’язках між собою.
Поділ тексту на абзаци має важливе практичне значення. Це допомагає осмислити прочитане й підготуватися до сприйняття іншої підтеми. Абзаци не повинні бути великими. Нормативним можна вважати абзац із трьох-п’яти речень. Для сприйняття краще, якщо ці речення будуть різні: найкоротші – на початку і в кінці. Абзаци теж вимагають чергування залежно від розмірів.
Текст як основний елемент службового документа, що є джерелом інформації і має чітко й переконливо відбивати причину й мету його укладання, містити докази й висновки, розкривати суть конкретної справи.
При складанні тексту документа необхідно дотримуватися певних вимог. Найголовніші такі:
1. Достовірність (досягається тоді, коли викладені факти відображають справжній стан речей).
2. Точність (коли не допускається подвійне тлумачення слів і висловів).
3. Стислість (відсутні зайві слова та смислові повтори, надмірно довгі міркування не по суті справи).
4. Переконливість (переконливим є текст, який веде до прийняття адресатом пропозиції або виконання прохань, викладених у документі).
Пригадайте основні відомості про текст як основну складлву документа. Текст – це сукупність мовленнєвих дій, здійснюваних для досягнення певної комунікативної мети. Комунікативний намір автора виявляється у різних композиційно-мовленнєвих формах (повідомлення, опис, міркування), що є формами мислення й служать для оформлення тексту.
Зверніть увагуна те, що документний текст – являє собою складний лінгвістичний об’єкт. На особливості їх укладання та вибір мовних засобів, особливості сприйняття впливають як мовні закони, закони побудови писемного мовлення, так і позамовні чинники, пов’язані, зокрема з розвитком й удосконаленням інформаційного середовища. Зміна інформаційного середовища призводить і до зміни складу документів, які супроводжують організаційні, управлінські, правові та інші дії й рішення. З трансформацією складу документів змінюється й система лінгвістичних засобів, за допомогою яких створюються ДТ. С.П. Кушнерук напролягає на розрізненні понять «документ» і «документний текст», пропонуючи розглядати ДТ як писемно-мовленнєвий об’єкт, який становить знакову основу текста.
До основних ознак писемних ДТ можна віднести ряд закономірностей загального характеру, які ми розглядали раніше, зокрема:
- максимальне прагнення до стандартизованості й лаконічності тексту, що закладені певними зразками укладання конкретних документів й забезпечує ефективність документної комунікації;
- точність і адресність, оскільки ДТ текст завжди адресований особі чи групі (навіть якщо це тести законів – населенню країни); точність – однозначний зв'язок текста з конкретною позамовною ситуацією, без чого документ втрачає свої повноваження;
- нейтральність викладу, що підтримується вибором засобів, які забезпечують доказовість й аргументованість викладу;
- актуальність, що підкреслюється уведенням у ДТ хронологічних даних, посилює зв'язок з певним фрагментом дійсності, конкретною ситуацією, що має часові параметри;
- достовірність текстової інформації досягається у тому числі й вибором текстових засобів, якістю тексту в цілому.
Не зважаючи на функціональну неоднорідність, відмінності у змісті, структурі, можна виділити характерні властивості, що відрізняють ДТ від текстів недокументних:
- стабільність композиційних структур (кожен вид документа має стійку композиційну конструкцію, зі усталеними схемами рубрикацій, що супроводжуються появою текстового маркування (у текстах правових документів, зокрема, протоколах, навіть якщо зовні ці тексти виглядають вільними у композиційному відношенні, структурні схеми зберігаються й відтворюються);
- на лексико-фразеологічному рівні обов’язковою складовою документних текстів є термінованість та наявність мовних формул (кліше, характерних для конкретного виду документа; використання лексичних одиниць з нейтральним значенням та іншомовного походження; як засвідчують дослідження великих обсягів ДТ різних груп, наявність відповідної термінології та мовних формул створює особливі умови формування й сприйняття ДТ;
- на граматичному рівні переважають іменники чоловічого роду на розначення професій, звань, посад, обов’язкове використання особливих форм Кл. в.; надається перевага відносним прикметникам суспільно-політичної семантики, аналітичні форми ступенів порівняння прикметників, що сприймаються як стилістично-нейтральні; обов’язкове дотримання правил запису цифрової інформації; обмежене використання особових займенників, відсутність форми множини (просимо, надсилаємо, повідомляємо), що надає суворої об’єктивності викладу; надання переваги інфінітивним, безособовим конструкціям на но-, то-, дієприкметникам пасивного стану, уникання форм наказового способу у чистому вигляді; прямий порядок слів, чітке розташування компонентів речення, перевага непрямої мови; віддієслівних конструкцій, підрядних обставинних речень тощо.
Безумовно, це далеко не всі властивості ДТ і виявляються вони у різній мірі у різних документах, але засоби й можливості конкретного документа знаходяться у безпосередній залежності від якості одиниць ДТ.
Юридична техніка –це сукупність засобів і прийомів, які застосовують для забезпечення високого рівня досконалості правових (нормативних) актів.
Література
Основна
1. Діденко А. Н. Сучасне діловодство / А. Н. Діденко. – К., 2006.
2. Зразки процесуальних документів (заяви, позовні заяви, скарги, клопотання) / Укл. : Хавронюк М. І. – К. : Атіка, 2008. – 256с.
3. Інструкція з діловодства, що ведеться в центральному апараті Міністерства внутрішніх справ України, органах і підрозділах внутрішніх справ, на підприємствах, в установах і організаціях, що належать до сфери управління МВС України, навчальних закладах освіти та урядових органах державного управління, які діють у складі МВС України, затвердженої наказом МВС України від 04 жовтня 2003 року №1150.
4. Інструкція про вимоги щодо оформлення документів у системі МВС України, затверджена наказом МВС України від 20.01.2004 № 55.
5. Інструкція про організацію діловодства в системі МВС України, затверджена Наказом МВС України від 24.11.2003 № 1440.
6. Корж А. В. Документознавство. Зразки документів праводілової сфери : навч. посібник / А. В. Корж. – 2-ге вид., змін. та доп. – К. : КНТ, 2008. – 372 с.
7. Красницька А. В. Юридичні документи: техніка складання, оформлення та редагування / А. В. Красницька. – К., 2003.
8. Погиба Л. Г. Складання ділових паперів. Практикум / Л. Г. Погиба, Т. О. Грібіниченко, М. П. Баган– К., 2002.
Додаткова
1. Комісаров О. Г. Основи діловодства: документування та документообіг : навч. посібник / О. Г. Комісаров, А. П., Купін А. С. Савельєв. – Запоріжжя, 2005.
2. Корж А. В. Юридичне документоведення : навч. посібник для студентів вищих закладів освіти Міністерства внутрішніх справ України /А. В. Корж. – К. : Ін-т держави і права імені В. М. Корецького НАН України, 2001. – 168 с.
3. Організація діловодства та навчальна практика: навч. посібник / за ред. Я. Я. Чорненького, В. М. Когута. – К. : Алерта, 2006. – 600 с.
4. Пащук Р. І. Ділове мовлення правоохоронця : навч. посібник / Р. І. Пащук, Н. М. Поліщук, Н. Є. Таран – 2-ге вид., переробл. і доп. / МВС України, Луган. акад. внутр. справ МВС ім. 10-річчя незалежності України / відп. ред. О. М. Литвинов; Вст. ст. І. П. Ющука. – Луганськ : РВВ ЛАВС, 2004. – 304 с.
5. Універсальний довідник-практикум з ділових паперів / за ред. Бибик С. П. – К., 1997.
6. Токарська А. С., Кочан І. М. Українська мова фахового спрямування для юристів : підручник / А. С. Токарська, І. М. Кочан.. – К. : Знання, 2008.
7. Швецова-Водка Г. М. Документознавство : навч. посібник / Г. М. Швецова-Водка. – К. : Знання, 2007. – 398 с. – (Вища освіта ХХІ століття).
8. Шевчук С. В. Службове листування / С. В. Шевчук. – К., 2000.
Тема: Основи документування
організаційно-розпорядчої документації
Основні поняття: органiзацiйнi документи, розпорядчі документи, iнструкцiя, правила, статут, наказ, розпорядження.
Методичні рекомендації
Як уже зазгначалося, складовою частиною управлінської діяльності є видання організаційно-розпорядчих документів. Організаційно-розпорядчі документи (ОРД) – це управлінська документація, що слугує засобом здійснення та регулювання процесів управління. Усвідомте, що документи, які належать до ОРД, можна умовно поділити на такі групи:
– організаційні(положення, інструкції, правила, статути тощо);
– розпорядчі(постанови, рішення, розпорядження, вказівки тощо);
Органiзацiйнi документи – це документи, що створюються в установленому правовому порядку i використовуються у процесі взаємодії суб’єктів та об’єктів управління як один із засобів закріплення i реалiзацiї їх функцій та завдань. Усі установи, заклади, підприємства, органiзацiї України у своїй дiяльностi поряд з актами органів державної влади керуються постановами, положеннями, статутами, правилами, iнструкцiями тощо.
Це документи, що надходять до органів внутрішніх справ з вищих органів, у необхідних випадках доводяться до підпорядкованих органів шляхом видання самостійних розпорядчих документів (наказів, вказівок тощо), у яких викладається зміст документів вищого органу щодо завдань даного органу або шляхом ознайомлення з ними.
Документи, що видаються на підставі розпорядчих актів вищих органів влади, повинні містити посилання на них із зазначенням найменування цих документів, дати, їх номерів і заголовків.
Наказ– основний розпорядчий документ управлінської діяльності, що видається керівником органу на основі єдиноначальності та містить індивідуальні приписи або правові норми з питань внутрішньоорганізаційної діяльності, звернений до підпорядкованих органів і працівників.
Наказами з основної діяльності оформляються рішення керівника, пов'язані з організацією роботи, порядком діяльності установи чи її структурних підрозділів; у разі необхідності довести до відома керівника директивні документи, що надійшли від вищих органів, спланувати конкретні заходи щодо їх виконання, призначити відповідальних осіб, терміни доведення цих заходів.
Накази можуть бути нормативні та індивідуальні. Нормативний – це наказ керівника про затвердження правил внутрішнього порядку та трудового розкладу в структурі. Він загальний і безособовий, оскільки маються на увазі не лише конкретні особи, а весь колектив працівників, встановлює певні правила. Індивідуальний – це наказ про притягнення до дисциплінарної відповідальності, преміювання однієї чи кількох осіб.
Процедура складання та оформлення наказу визначається інструкціями з діловодства, правилами про порядок оформлення і підготовки проекту наказу та іншими правовими актами, що передбачають обов'язкове дотримання ряду вимог і правил, які повинні забезпечувати юридичну повноцінність документів, оперативне їх виконання, правильне і всебічне вирішення питання.
Проект наказу обов'язково погоджується з усіма зацікавленими особами даної установи, а в разі необхідності – інших організацій. Ці особи, відповідно до своєї компетенції, повинні погодити питання, що містяться у проекті наказу. Наказ, виданий з порушенням вимог, підлягає скасуванню. До проекту наказу додаються документи, які обґрунтовують його доцільність.
Наказ набуває чинності з часу підписання його керівником установи, якщо інший термін не зазначений у самому наказі.
Відповідно до законодавства України наказ видає та підписує міністр, керівник центрального галузевого відомства, начальник управління та відділу тощо. Право підписання наказу мають перший керівник, його заступники та інші посадові особи відповідно до їх обов'язків, повноважень, компетенції, що визначаються законодавством.
Особливе значення надається доведенню наказу до відома виконавців та зацікавлених осіб. Трудове законодавство, наприклад, зобов'язує адміністрацію під розписку ознайомити працівника з наказом про накладення на нього дисциплінарного стягнення.
Здебільшого наказ діє постійно, тобто продовжує правові наслідки протягом усього часу, поки не закінчиться його термін або він буде відмінений компетентною особою чи органом.
Основними елементами наказу є: найменування акта й органу щодо якого він видається; назва виду документа; дата; місце видання; номер; заголовок; текст наказу з додатками (якщо вони є); підпис керівника органу; візи (у разі потреби); виконавець.
Як правило, текст наказу з основної діяльності складається з двох частин: констатуючої і розпорядчої.
У констатуючій частинівикладаються причини й обставини, що зумовили видання наказу, зазначаються його мета і завдання, дається оцінка існуючого стану справ. Ця частина наказу викладається за можливістю стисло і торкається лише тих питань, щодо яких будуть дані приписи в розпорядчій частині. Вона може обмежуватись однією-двома фразами. Якщо мотиви видання і мета наказу ясні й не вимагають спеціального обґрунтування, то констатуюча частина в наказі випускається.
Основною частиною наказу є розпорядча, в якій викладається його сутність. Вона починається словом "НАКАЗУЮ"і містить конкретні приписи про те, що має бути виконано. У ній зазначають заходи для виконання поставлених у наказі завдань, виконавців цих заходів, їх права й обов'язки, строки виконання, форми і методи роботи тощо. Структура розпорядчої частини залежить від обсягу і змісту наказу. В останньому пункті розпорядчої частини зазначають осіб, яким доручено здійснювати контроль за виконанням наказу.
Розпорядження– правовий акт управління державного органу, що видається одноособово керівником, головним чином колегіального органу державного управління з метою вирішення оперативних питань. Як правило, розпорядження має обмежений термін дії, стосується вузького кола організації, посадових осіб і громадян, кому адресоване.
Розпорядження становлять підзаконні акти, що поділяються на дві групи:
а) розпорядження загального характеру — тривалої дії;
б) розпорядження часткового (окремого) характеру — стосуються конкретного вузького питання.
Розпорядження видають Кабінет Міністрів України, виконкоми Рад народних депутатів, а також керівники підприємств, організацій, установ та їхні заступники для вирішення оперативних завдань.
Реквізити:Герб України; назва органу управління, що видає розпорядження; назва виду документа; заголовок; дата, місце видання, номер документа; текст; підпис відповідальної особи; виконавець.
Текст розпорядження оформляють так само, як і текст наказу з основної діяльності або вказівки.
Інструкція –це нормативний акт, що видається органом державного управління, у якому в систематизованому вигляді викладені правила, що визначають порядок впровадження в життя актів, які приймаються органами державної влади: управління, порядок діяльності певних категорій працівників органів внутрішніх справ щодо здійснення покладених на них завдань і виконання конкретних видів роботи.
Інструкції бувають: посадові, з техніки безпеки, з порядку роботи, з порядку проведення оперативних нарад, з організації контролю тощо.
Інструкція затверджується вищими органами чи керівниками установ (чи їх наказом із зазначенням номера й дати видання), де може бути й відмітка про те, що вона є додатком до розпорядчого документа. При затвердженні інструкції розпорядчим документом у ньому встановлюється термін введення інструкції та зазначаються виконавці.
Реквізити: назва виду документа, гриф затвердження, заголовок, дата, індекс, місце видання, текст, підпис, види погодження.
Текст викладається у вказівно-наказовій формі з формулюванням типу "повинен", "не дозволено", "необхідно", "слід" тощо. Текст документа має бути стислий, точний, зрозумілий, оскільки він призначений для постійного користування. Зміст викладається від другої чи третьої особи, рідше у безособовій формі.
Широко використовуються посадові інструкції.
Посадова інструкція – це документ, який визначає організаційно-правове становище працівника у структурному підрозділі, що забезпечує умови для його ефективної праці.
Посадова інструкція складається з таких розділів: загальна частина, функції, обов'язки, права, взаємовідносини, відповідальність працівника, оцінка працівника.
У загальній частині зазначають: основні завдання працівника; порядок займаної посади; професійні вимоги; кому підпорядковується; основні документи, якими треба керуватись.
У розділі "Функції" визначають предмет, зміст і перелік видів робіт.
Інструкцію підписує керівник організації.
В інструкції немає констатуючої частини і весь її текст, що викладається у вигляді статті, має резолютивний характер. Великі за обсягом і складні за змістом та структурою інструкції розбиваються на частини, розділи і глави.
Правила –це службові документи організаційного характеру, в яких викладаються постанови чи вимоги, що регламентують певний порядок будь-яких дій чи поведінки.
Групи:
1. Правила внутрішнього розпорядку.
2. Правила підготовки документації для передачі до архіву.
3. Правила працівників ... тощо.
За формою та змістом правила подібні до інструкції, іноді є їх складовою частиною.
Реквізити:гриф затвердження; назва виду документа; заголовок (стислий виклад призначення правил), дата і номер; текст; підпис особи, яка відповідає за складання правил.
Література
Основна
1. Діденко А. Н. Сучасне діловодство / А. Н. Діденко. – К., 2006.
2. Зразки процесуальних документів (заяви, позовні заяви, скарги, клопотання) / Укл. : Хавронюк М. І. – К. : Атіка, 2008. – 256с.
3. Інструкція з діловодства, що ведеться в центральному апараті Міністерства внутрішніх справ України, органах і підрозділах внутрішніх справ, на підприємствах, в установах і організаціях, що належать до сфери управління МВС України, навчальних закладах освіти та урядових органах державного управління, які діють у складі МВС України, затвердженої наказом МВС України від 04 жовтня 2003 року №1150.
4. Інструкція про вимоги щодо оформлення документів у системі МВС України, затверджена наказом МВС України від 20.01.2004 № 55.
5. Інструкція про організацію діловодства в системі МВС України, затверджена Наказом МВС України від 24.11.2003 № 1440.
6. Корж А. В. Документознавство. Зразки документів праводілової сфери : навч. посібник / А. В. Корж. – 2-ге вид., змін. та доп. – К. : КНТ, 2008. – 372 с.
7. Красницька А. В. Юридичні документи: техніка складання, оформлення та редагування / А. В. Красницька. – К., 2003.
8. Погиба Л. Г. Складання ділових паперів. Практикум / Л. Г. Погиба, Т. О. Грібіниченко, М. П. Баган – К., 2002.
Додаткова
1. Комісаров О. Г. Основи діловодства: документування та документообіг : навч. посібник / О. Г. Комісаров, А. П., Купін А. С. Савельєв. – Запоріжжя, 2005.
2. Корж А. В. Юридичне документоведення : навч. посібник для студентів вищих закладів освіти Міністерства внутрішніх справ України /А. В. Корж. – К. : Ін-т держави і права імені В. М. Корецького НАН України, 2001. – 168 с.
3. Організація діловодства та навчальна практика: навч. посібник / за ред. Я. Я. Чорненького, В. М. Когута. – К. : Алерта, 2006. – 600 с.
4. Універсальний довідник-практикум з ділових паперів / за ред. Бибик С. П. – К., 1997.
5. Токарська А. С., Кочан І. М. Українська мова фахового спрямування для юристів : підручник / А. С. Токарська, І. М. Кочан.. – К. : Знання, 2008.
6. Швецова-Водка Г. М. Документознавство : навч. посібник / Г. М. Швецова-Водка. – К. : Знання, 2007. – 398 с. – (Вища освіта ХХІ століття).
7. Шевчук С. В. Службове листування / С. В. Шевчук. – К., 2000.
8. Шевчук С. В., Кабиш О. О. Практикум з українського ділового мовлення : навч. посібник / С. В. Шевчук, О. О, Кабиш. – К. : Атіка, 2007.
Тема: Правила оформлення
Дата добавления: 2018-04-05; просмотров: 581; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!