Копирование с помощью специальной вставки



При копировании могут возникнуть и более сложные задачи: копирование из ячейки части информации; преобразование данных; установки связи между ячейками. Они решаются с использованием возможностей специальной вставки.

Для извлечения из буфера обмена фрагмента с помощью специальной вставки:

· скопировать диапазон/ячейку;

· во вкладке Главная в группе Буфер обмена щелкните стрелку кнопки Вставить и в появившемся меню выберите один из способов вставки.

Сортировка данных

Сортировка – расположение данных на листе в определенном порядке.

Чаще всего необходимо сортировать строки с данными. Как правило, при сортировке упорядочиваются целиком строки, но можно сортировать и отдельные ячейки.

Сортировку можно производить как по возрастанию, так и по убыванию. При желании можно сортировать данные в соответствии с собственным порядком сортировки.

Поскольку при сортировке Microsoft Excel автоматически определяет связанный диапазон данных, сортируемый диапазон не должен иметь пустых столбцов. Наличие пустых строк допускается, но не рекомендуется.

При сортировке заголовки столбцов обычно не сортируются вместе с данными, но сортируемый диапазон может и не иметь заголовков столбцов.

Прежде чем приступать к сортировке, рекомендуется сделать видимыми скрытые строки и столбцы.

Можно выполнять сортировку данных по тексту (от А к Я или от Я к А), числам (от наименьших к наибольшим или от наибольших к наименьшим), а также датам и времени (от старых к новым или от новых к старым). Можно также выполнять сортировку по настраиваемым спискам или по формату, включая цвет ячеек, цвет шрифта, а также по значкам.

 

Простейшая сортировка производится по данным одного столбца (ГлавнаяРедактированиеСортировка и фильтр).

 

Сортировка по нескольким столбцам

Сортировку можно осуществлять по нескольким столбцам. Например, если взять столбцы "Отдел" и "Сотрудник", сначала можно отсортировать строки по столбцу "Отдел" (для группировки всех сотрудников одного отдела), а затем по имени (для расположения имен сотрудников в каждом отделе в алфавитном порядке). Можно одновременно осуществлять сортировку по 64 столбцам.

Для добавления сортировки по второму столбцу необходимо нажать кнопку Добавить уровень и после того, как появится новая строка, выбрать название столбца, по данным которого будет выполняться последующая сортировка и указать параметры сортировки.

 

Сортировка по формату

· Выделить одну любую ячейку в диапазоне сортируемых данных.

· ГлавнаяРедактированиеСортировка и фильтр → Настраиваемая сортировка…

· Выбрать название столбца, по данным которого будет выполняться сортировка, признак сортировки (цвет ячейки, цвет шрифта или значок ячейки). В раскрывающемся списке Порядок и выбрать цвет или значок.

Строки, содержащие ячейки с выбранным оформлением, будут располагаться в верхней части сортируемого диапазона. При необходимости в рядом расположенном раскрывающемся списке можно выбрать Внизу, чтобы строки располагались в нижней части диапазона данных.

 

Отбор данных

Простейшим инструментом для выбора и отбора данных является фильтр. В отфильтрованном списке отображаются только строки, отвечающие условиям, заданным для столбца.

В отличие от сортировки, фильтр не меняет порядок записей в списке. При фильтрации временно скрываются строки, которые не требуется отображать.

Строки, отобранные при фильтрации, можно редактировать, форматировать, создавать на их основе диаграммы, выводить их на печать.

Фильтры можно установить для любого диапазона, расположенного в любом месте листа. Диапазон не должен иметь полностью пустых строк и столбцов, отдельные пустые ячейки допускаются.

· Выделить одну любую ячейку в диапазоне, для которого устанавливаются фильтры.

· ГлавнаяРедактированиеСортировка и фильтрФильтр

или ДанныеСортировка и фильтрФильтр

· В заголовках строк в выделенном диапазоне появятся значки раскрывающегося списка, при нажатии на который появляется окно настройки фильтра (Рис. 30).

· Для выборки данных с использованием фильтра следует щелкнуть по значку раскрывающегося списка соответствующего столбца и выбрать значение или параметр выборки. Заголовки строк листа, выбранных из таблицы с помощью фильтра, отображаются синим цветом. На значках раскрывающихся списков в названиях столбцов, по которым была произведена выборка, появляется особая отметка.

Рис. 30. Окно настройки фильтра

 


Дата добавления: 2018-04-05; просмотров: 52; ЗАКАЗАТЬ РАБОТУ