Змістовий модуль 2. Функції самоменеджменту
Тема 2. Постановка цілей
Навчальні цілі:
1. Систематезувати знання про теорію і техніку постановки цілей
2. Поглибити знання про процес постановки цілей та ситуаційний аналіз.
План вивчення теми
1. Сутність поняття «цілі». Значення постановки цілей.
2. Процес постановки цілей. Етапи знаходження цілей.
3. Ситуаційний аналіз. Баланс успіхів та невдач.
4. Формулювання цілей. Плани життя кар’єри .
Методичні рекомендації
Постановка цілей – це перша функція самоменедменту.
Постановка цілей вимагає чітко і в точних формулюваннях висловлювати наші явні і приховані потреби, інтереси, чи бажання, і зорієнтувати наші дії на досягнення цієї мети.
Процес постановки цілей включає три фази:
1) перша фаза – визначення мети: тобто – чого я хочу?
2) друга фаза – ситуаційний аналіз: що я можу?
3) третя фаза – формулювання мети: до чого я конкретно прагну.
Для визначення цілей необхідно задати собі такі питання:
1) Яких цілей ви хочете досягти в житті?
2) Чи стикуються вони між собою?
3) Чи існує головна, вища мета, чи визначені проміжні цілі на шляху до головної?
4) Чи знаєте Ви, що Ви самі можете зробити для досягнення мети (тобто сильні сторони) і над чим ще треба працювати (слабкі сторони)?
Основний принцип визначення і постановки цілей – це ясність мети. Це передумова успіхів у професійному й особистому житті. Деякі люди настільки активно втягуються в процес виконання завдань, що втрачають уявлення про зміст своєї діяльності: як говорять “за деревами не видно лісу”.
|
|
|
Другий найважливіший принцип постановки цілей – реалістичність цілей. Треба ставити реальні цілі, тобто, такі, що можуть бути втілені в конкретні дії.
Розглянемо деякі приклади формулювання цілей:
- Я хочу мати гарні взаємини зі своїми співробітниками.
- Я хочу вести більш здоровий спосіб життя.
Наведені приклади формулювання цілі вказують на область, у якій Ви хочете досягти успіху, і на загальну мету, але вони не конкретні і не пов’язані з часом (терміном виконання).
Цілі, що сформульовані в загальному виді, як правило, залишаються лише намірами, тому що таке формулювання не показує, що потрібно зробити, щоб досягти успіху.
Щоб цілі були досяжні (а не залишилися лише намірами ), вони повинні бути конкретизовані за допомогою питання:
“Як цих загальних цілей можна досягти?”, а також постановки конкретних завдань, чітко розписаних у часі.
Наприклад:
| Як не треба. | Як треба. |
| - Я хочу вести більш здоровий спосіб життя. | - Я хочу з наступного дня кинути курити. - Я хочу ходити на роботу пішки. - Я хочу двічі на тиждень бігати протягом 30 хвилин. |
| - Я хочу вміти краще контактувати зі своїми співробітниками | - Я хочу для кожного співробітника зарезервувати 1 годину додаткового часу в тиждень, щоб поговорити на особисті і професійні теми |
|
|
|
Таким чином, щоб ціль була досяжна, необхідно при визначенні мети:
1) Формулювати конкретні цілі, орієнтовані на дії, тобто чітко встановлювати конкретний кінцевий результат.
2) Встановлювати часовий інтервал.
3) Для успішного просування до мети кроками поділити головну мету на підціли, задачі, завдання.
Слід визначити бажані цілі на найближче і віддалене майбутнє: довгострокові, середньострокові та короткострокові цілі.
Для інвентаризації цілей треба скласти список усіх ваших цілей і виділити найважливіші позиції – тобто ті життєві цілі (особисті)і (професійні), яких ви хочете досягти.
Визначте для себе з цього списку 5 найважливіших пунктів (цілей), особистих і професійних, випишіть їх (письмова форма є обов’язковою).
Ситуаційний аналіз дозволяє виявити Ваші сильні і слабкі сторони і визначити, які Ваші якості Ви можете розвивати і над чим вам належить ще працювати.
Етапи ситуаційного аналізу:
1) аналіз по основних спрямовуючих питаннях в особистому і професійному середовищі;
|
|
|
2) особистий баланс успіхів і невдач;
3) сильні і слабкі сторони;
4) аналіз “ціль – засіб”.
Для того, щоб визначити свої сильні та слабкі сторони, треба скласти баланс успіхів і невдач.
Для цього необхідно виявити ваші успіхи в роботі й особистому житті, а також ті здібності, знання, досвід, що були необхідні для досягнення цих успіхів.
У такий спосіб ви складаєте баланс особистих успіхів, у якому вказуєте свої найбільші успіхи і досягнення і ті ваші здібності, що були для цього необхідні.
Наступним кроком слід скласти особистий негативний баланс, у якому вказуєте, відповідно, ваші найбільші невдачі, а також ті здібності, яких вам бракувало, і як ви їх подолали?
Ви повинні ясно уявити свої слабини, щоб ужити заходів до подолання своїх недоліків.
Відомий афоризм говорить: “ Знати свої слабкі сторони – значить зміцнювати свої сильні сторони”, тому що як тільки ви перебороли свою слабість, вона відразу перетворилася у Вашу сильну сторону.
Для виявлення сильних і слабких сторін треба згрупувати Ваші достоїнства і недоліки і виділити 2-3 найважливіші сильні і слабкі сторони. Таке визначення особистих якостей є передумовою для планування подальших заходів для досягнення цілей.
|
|
|
Мої сильні та слабкі сторони
| Здібності | Сильні сторони | Слабкі сторони |
| Професійні знання | 1. Спеціальні знання. 2. Загальна ерудиція. | 1. Відсутність необхідних професійних навичок. 2. Брак досвіду. |
| Соціальні та комунікаційні якості | 1. Тактовність. 2. Доброзичливість. | 1. Сором'язливість. 2. Категоричність. |
| Особисті якості | 1. Активність. 2. Наполегливість. | 1. Безкомпромісність. 2. Неприйняття критики. |
| Інтелектуальні здібності | 1. Гарна пам'ять. 2. Розсудливість. | 1. Недосконале вміння формулювати цілі. 2. Недосконала техніка постановки задач. |
| Організаційні робочі | 1. Вміння концентрації уваги. | 1. Невміння раціонально |
| прийоми | 2. Раціональність і | планувати свій час. |
| системність в роботі. | 2. Недосконала техніка | |
| прийняття рішень. |
У процесі аналізу “ціль – засіб” необхідні для досягнення бажаних цілей засоби (особисті, фінансові, часові) порівнюються з реальною ситуацією. Для професійних цілей у графі “засоби” треба вказувати необхідну для їхнього досягнення кваліфікацію і ставити конкретні реалістичні цілі для надбання досвіду і здібностей, яких вам ще не вистачає.
Остання фаза постановки цілей: формулювання цілей.
Формулювання цілей передбачає фіксацію термінів їх виконання і очікуваних результатів.
Тобто, кожна мета має сенс тільки тоді, коли встановлені терміни її втілення і сформульовані бажані результати.
Формулювати мету треба:
- конкретно;
- с прив'язкою до термінів;
- так, щоб вона мала одиницю вимірювання.
Приклади:
1. Припустимо, керівник повернувся з відпустки, він добре відпочив і поставив собі мету: „бути завжди у формі, не дозволяти собі втомлюватися і втрачати працездатність.”
Добре він сформулював мету?
Таке формулювання мети під впливом неминучих організаційних ускладнень в житті керівника, імовірніше всього, не дозволить досягти бажаного.
Щоб така ціль була досягнута, треба уявити собі ряд конкретних цілей. Наприклад:
- З наступного дня кинути курити.
- Двічі на тиждень грати в теніс.
- Двічі на тиждень плавати.
- Двадцять хвилин на день займатися йогою.
- Протягом місяця ретельно стежити за використанням свого часу.
2. “До Різдва знизити свою вагу на 5 кг”.
- ця мета добре сформульована, але вона теж потребує конкретизації, розробки плану дій.
3. А от таке формулювання мети, як, наприклад: “Бути щасливим у роботі” – швидше за все так і залишиться благим наміром, якщо її не конкретизувати, наприклад, так:
1) До кінця року визначити свою головну мету в професійній діяльності і найближчі цілі для її здійснення.
2) До початку нового року розробити довгострокові і короткострокові плани для здійснення професійних цілей.
3) Протягом місяця зробити інвентаризацію своїх видів діяльності і проаналізувати використання часу.
4) Протягом наступного тижня за допомогою спеціальних тестів зробити аналіз своїх сильних і слабких сторін (щодо особистих і професійних якостей).
5) Постійно працювати над собою для виправлення своїх слабких сторін і зміцнення сильних сторін.
6) Визначити осіб з мого найближчого оточення, що можуть допомогти мені в досягненні цілей.
Процес постановки цілей завершується складанням Вашого особистого життєвого плану, у якому Ви записуєте Ваші найважливіші особисті цілі, а також проміжні цілі для досягнення головних життєвих цілей і терміни їхнього виконання.
При формулюванні своїх цілей Ви повинні пам’ятати про такі аспекти як фізичний стан, здоров’я, оскільки вони є неодмінною умовою активного життя, успішного самоменеджменту і кар’єри.
Для цього треба передбачати у своїх планах (річних, місячних, тижневих, денних) спортивні заходи: гімнастику, плавання, лижні пробіги, заняття йогою і інш.
Не слід забувати, також, про самоосвіту, підвищення кваліфікації, про свою культурну освіту.
Не беріть на себе занадто багато, тому що нереальні задачі мають мало шансів бути виконаними.
Встановлювати собі конкретні короткострокові цілі, погоджені з вашими довгостроковими, глобальними цілями, необхідно тому, що на шляху до виконання довгострокових цілей іноді ми стикаємося зі зміною зовнішніх умов. Тому, поряд із загальними цілями, важливо, з погляду психологічної мотивації, ставити перед собою і короткострокові досяжні проміжні цілі і домагатися проміжних успіхів.
Ваші особисті цілі з часом можуть змінюватися. Тому треба регулярно переглядати свої цілі, перевіряти, чи зберегли вони свою актуальність для Вас на сучасний момент.
Таким чином, ми встановили:
1. Постановка цілей в самоменеджменті здійснюється шляхом:
- знаходження цілей, тобто аналізу – чого я хочу;
- ситуаційного аналізу, тобто – що я можу;
- визначення своїх сильних і слабких сторін;
- вироблення цільових стратегій і методів досягнення цілей;
- формулювання цілей: - до чого я конкретно прагну.
2. Для постановки цілей треба:
1) забезпечити ясність цілей – чого Ви конкретно хочете досягти – розробити життєві цілі;
2) зробити “інвентарний опис” цілей, тобто звести воєдино Ваші особисті і професійні орієнтири;
3) ситуаційний аналіз – це аналіз Ваших особистих ресурсів (чи засобів) для досягнення цілей – він дозволяє виявити Ваші сильні і слабкі сторони;
4) наступний крок – аналіз “мета-засіб” – необхідні для досягнення цілей засоби порівнюються з реальною ситуацією;
5) з визначених Вами в ході аналізу мір, необхідних для досягнення мети, випливають конкретні практичні цілі (або задачі). Формулювання цілей передбачає фіксацію терміну виконання і конкретних результатів.
6) Проміжні практичні цілі фіксуються в плані життя і кар'єри, що повинний регулярно перевірятися, переглядатися, доповнюватися.
Щодня, виконуючи свою роботу, задавайте собі питання:
- “ Чи наближає мене те, що я в даний момент роблю, до досягнення відповідної моєї мети?”
Приклад складання плану життєвих цілей
| Сфера | № п\п | Життєва ціль | Значимість | Строк виконання | Практичні цілі для її досягнення | Строк виконання практичних цілей |
| Професійна | 1 | Стажування у Великобританії | Висока | 2009 | 1. Початок трудової діяльності на посаді бухгалтера та отримання досвіду роботи у фінансовій сфері 2. Оволодіння англійською мовою 3.Працевлаштування до фінансової установи, що співпрацює із зарубіжними компаніями 4. Проходження співбесіди 5. Стажування за кордоном | 2007 2008 2008 2009 2009 |
| Професійна | 2 | Отримання другої вищої юридичної освіти | Середня | 2010 | 1. Вибір вищого закладу юридичної освіти 2. Підготовка до вступу 3. Вступ до юридичного ВУЗу 4. Навчання та самоосвіта 5. Отримання диплому юриста | 2007 2008 2008 2009 2010 |
Питання для контролю знань
1. У чому полягає сутність поняття “постановка цілей”?
2. Яке значення має вміння правильно поставити цілі?
3. Які етапи включає процес постановки цілей?
4. У чому сутність поняття “знаходження цілей”?
5. Якими правилами слід керуватися при визначенні цілей?
6. Які Ви знаєте етапи знаходження особистих цілей?
7. Яке значення має ситуаційний аналіз?
8. Які етапи ситуаційного аналізу Ви знаєте?
9. Як правильно сформулювати цілі?
Завдання до самостійної роботи:
1. Вивчення та конспектування теоретичного матеріалу з питань «Етапи знаходження цілей» та «Ситуаційний аналіз»
2. Вивчення основних термінів і понять та складання термінологічного словнику за темою. Основні терміни: цілі, три фази постановки цілей, ситуаційний аналіз, етапи ситуаційного аналізу, основні вимоги до формування цілей.
Література:1, 3, 4, 10, 18, 20, 22, 23
Тема 3. Планування робочого часу менеджера
Навчальні цілі:
1. З'ясувати сутність і значення планування робочого часу.
2. З'ясувати правила планування робочого часу.
3. Усвідомити систему планування робочого часу.
4. З'ясувати сутність основних методів планування робочого часу
План
1. Основи планування робочого часу .
2. Система планування робочого часу.
3. Методи планування робочого часу.
Методичні рекомендації
Нове покоління фахівців приділяє дуже велику увагу плануванню й ефективній організації своєї праці, більш раціональному використанню робочого часу, тому що невпорядкованість дня створює непродуктивний стиль і приводить до нераціонального використання часу у всіх сферах діяльності.
Планування як складова частина задач і правил самоменеджменту означає:
- підготовку до реалізації поставлених цілей;
- упорядкування часу.
Головна перевага планування полягає в тому, що планування часу приносить виграш у часі.
Практичний досвід свідчить, що збільшення витрат часу на планування приводить до скорочення часу на виконання і, у кінцевому рахунку, до економії часу в цілому. Щоб планування було ефективним, потрібно від загального планового періоду (рік, місяць, тиждень, день) максимально 1% часу витрачати на планування. Наприклад, для розробки плану дня потрібно 5 – 10 хвилин.
На жаль, багато хто під плануванням мають на увазі простий запис поточних справ наступного дня. При цьому, у кращому випадку обмежуються спробою об'єктивно оцінити обсяг майбутньої роботи без аналізу бюджету часу, маючи тільки перелік робіт.
Розглянемо принципи і правила планування ефективного використання робочого часу й особистої роботи. Розривати ці елементи не можна. Аналізувати і планувати треба тільки разом, тобто треба чітко визначати і види робіт і час на їх виконання.
1.Основним принципом планування є дотримання співвідношення 60:40. Це означає, що складати план треба лише на визначену частину свого робочого часу, як показує досвід, найкраще на 60%.
Події, що важко передбачити, моменти що відволікають («поглиначі часу»), а також події особистого плану не можуть бути заплановані цілком. Відповідно, свій час треба розподілити між 3-ма блоками.
Основне правило планування часу:
60 % - запланований час;
20 % - непередбачений час (резерви часу на неплановані дії);
20 % - спонтанна активність (управлінська діяльність, творчість).
У залежності від виду Вашої діяльності ці величини можуть відхилятися в той чи інший бік. Більш точно Ви можете їх визначити, виходячи з аналізу окремих видів діяльності і витрат часу, тому що саме такий аналіз є основою всякого планування часу.
2. Другий принцип планування – аналіз видів діяльності і витрат часу, листок «денних перешкод».
Сутність цього принципу полягає в документуванні того, як і на що Ви використовуєте свій час (див. тему 1).
3. Принцип планування – зведення задач воєдино – складання плану дій.
Треба:
· перелічити всі майбутні в плановому періоді задачі;
· розділити їх на довго-, середньо- і короткострокові;
· встановити пріоритетність у рішенні задач.
4. Регулярність – системність – послідовність. Цей принцип означає, що треба регулярно і систематично працювати, послідовно доводити до кінця розпочату справу.
5. Реалістичне планування - тобто планування такого обсягу робіт, з яким реально можна впоратися.
6. Пристосовність – це значить, що треба виявляти гнучкість, щоб досягалися Ваші цілі.
7. Поповнення втрат часу: слід прагнути відразу ж поповнювати втрати часу: наприклад, краще один раз довше попрацювати ввечері, ніж протягом наступного цілого дня наганяти втрачене напередодні.
8. Письмова форма – обов'язкова.
9. Перенос незробленого – невиконані задачі переносяться в план наступного періоду.
10. Фіксація результатів замість дій, тобто в планах треба записувати результати і цілі (кінцевий стан), а не просто які-небудь дії.
Наприклад, замість: «подзвонити пану Дорошенко» краще записати конкретно: „погодити з паном Дорошенко програму ЕОМ”.
11. Установлення часових норм.
Треба встановлювати точні норми, що передбачають рівно стільки часу на визначену роботу, скільки вона того варта.
Досвід показує, що на роботу, як правило, витрачається стільки часу, скільки його є взагалі. Тобто якщо Ви, наприклад, призначили нараду і відвели на цю нараду 2 години, то вона стільки і триватиме, хоча, можливо, що цілі наради можуть бути досягнуті набагато швидше, наприклад, за 1 годину чи 90 хвилин.
12.Обов'язково встановлювати точний термін виконання.
У такий спосіб Ви привчите себе до самодисципліни. Фіксація точних термінів виконання особливо важлива при складанні домовленості з іншою стороною. Тут треба уникати неточних формулювань, наприклад, « Якомога швидше». Що значить: «Якомога швидше ?» - це через годину?, протягом дня?, чи завтра?, через тиждень ?
Обов'язково домовляйтеся, до якого терміну завдання повинно бути виконано. Це дасть вам змогу уникати непорозумінь.
13.Установлення пріоритетів (тобто ступеня важливості справ).
Точно встановлюйте, якій справі якого роду пріоритети Ви віддаєте, тобто що слід виконувати в першу чергу, що – в другу, що – потім.
14.Позбавлення „тиранії нагальності”.
Треба учитися відрізняти найважливіше від нагального. Термінова (спішна) справа не завжди буває найважливішою, однак саме нагальні і невідкладні справи займають часто велику частину нашого дорогоцінного часу.
„Тиранія нагальності” виникає внаслідок того, що неважливим справам віддається перевага тільки тому, що через погане планування не важливі справи стають терміновими.
15.Делегування (передоручення) справ.
Тобто, треба встановлювати у своїх планах, яку роботу Ви повинні виконувати самі (особисто), а яку можна передоручити. Про делегування мова докладно буде вестися пізніше.
16. „Поглиначі” часу і резерви часу.
Треба залишати визначений відсоток свого часу як резерв для несподіваних відвідувачів, телефонних дзвоників чи на випадок недооцінки тривалості окремих справ і намагатися скоротити кількість «перешкод».
17.Переробка – повторний огляд.
Варто постійно перевіряти і переробляти свій план з погляду – чи можуть бути ті чи інші його пункти виконані цілком у встановлений термін.
18.Вільний час.
Принцип передбачає планування і використання свого вільного часу, а також часу, що іде на поїздки і очікування.
19.Часові блоки і спокійний час (закриті години).
Цей принцип означає, що треба визначати тривалі безперервні періоди часу (блоки) для рішення великих задач (це так званий спокійний час, закриті години) і короткі проміжки - для обробки декількох дрібних справ.
Доцільно при цьому для закритих годин планувати найбільш сприятливі години, з урахуванням біоритмів (це, як правило, ранкові години).
20.Час для планування і творчості.
Треба резервувати також визначену частину свого часу для планової, підготовчої і творчої роботи, а також для підвищення кваліфікації. Якщо цей час губиться в повсякденних справах, треба подбати про те, щоб найближчим часом заповнити втрати.
Крім зазначених, треба враховувати у своїх планах також принципи планування:
21.Рутинної роботи.
22.Непродуктивної діяльності.
23.Піклуватися про різноманітність виконуваних робіт.
24.Треба також погоджувати свої власні часові плани з планами інших людей (своїх колег, начальника, підлеглих).
25.Варто також враховувати можливість альтернативного планування - за принципом: «Завжди можна знайти інший шлях – кращий».
З указаних принципів та правил планування робочого часу слід вибрати і написати для себе 5 ключових правил - принципів, яких Ви збираєтеся дотримуватися найближчим часом.
Система планування робочого часу
На схемі планування часу представлене як закрита система, у якій чітко видно взаємозв'язки між окремими видами планів: довгострокові плани конкретизуються у відповідних середньо- і короткострокових, річних, а потім у планах поточного періоду – квартальних, місячних, декадних, які зрештою втілюються в планах дня.
Після закінчення відповідного планового періоду порівнюється, що заплановано і що фактично виконано, визначаються результати періоду, що враховуються для коригування планів на наступний період.
Якщо Ви вирішили скласти свій план життя, то довгостроковий план послужить Вам основою для процесу планування.
З плану на кілька років уперед Ви виводите річний план шляхом переносу в нього з відповідного річного стовпця всіх тих завдань, що Ви собі намітили.
Наприкінці поточного року треба робити план на наступні 12 місяців, найкраще з поквартальною розбивкою.
На підставі поквартального плану складається місячний, потім декадний план. Тут уже підвищується точність планування – у місячному плані задачі враховуються з більшою деталізацією, витрати часу вимірюються у годинах.
Останнім й одночасно найважливішим кроком в системі планування часу є денний план, у якому конкретно втілюються поставлені цілі.
Таким чином, розглянувши систему планування робочого часу, бачимо, що планування являє собою поступове просування вперед, до Вашої головної мети шляхом розкладання загальної задачі на частки. І робиться це для того, щоб різні дії можна було розподілити в часі.
Методи планування робочого часу
Найбільш розповсюдженими методами планування робочого часу є:
1. Метод «Альпи»
2. Щоденник часу.
1. Планування за методом «Альпи» при щоденних витратах 10- 15 хвилин приносить багаторазовий виграш у часі.
Метод «Альпи» включає 5 стадій:
1. Складання завдань
2. Оцінку тривалості завдань
3. Резервування часу (у співвідношенні 60/40)
4. Прийняття рішень по пріоритетах і передорученню справ (делегуванню)
5. Контроль (облік незробленого)
Ι стадія – складання завдань.
Треба записати у відповідних розділах свого плану дня все те, що Ви повинні зробити наступного дня:
1) задачі зі списку справ з тижневого (місячного) плану;
2) невиконані напередодні справи;
3) справи, що додалися;
4) термінові справи;
5) задачі, що періодично виникають.
При цьому слід вживати загальноприйняті скорочення, наприклад:
В - візити або відрядження;
Н - наради;
Д - делегування справ;
К - контроль;
П - у процесі, у роботі;
Т - телефонні розмови і т.д.
Два – три дні тренувань - і Ви зможете легко в першому наближенні розподіляти завдання за пріоритетами.
Однак це тільки початок складання Вашого плану дня.
Реалістичний план дня повинний бути завжди обмежений тими завданнями, що Ви фактично в змозі зробити.
ΙΙ стадія: оцінка тривалості справ.
Проти кожного завдання треба проставити приблизний час для його виконання. Потім просумуйте все і визначте загальний час.
Якщо Ви спробуєте протягом 10 днів складати письмові плани і дотримуватися їх, то на 11-й день Ваш план буде виконаний у повному обсязі і з великою точністю по термінах.
ΙΙΙ стадія: резервування часу про запас.
При складанні плану дня треба дотримуватися основного правила планування часу: тобто прикидати його приблизно на 60% робочого часу, а 40% залишати про запас. При 8 – годинному робочому дні запланований час слід складати не більш як на 5 годин. Якщо Вам не вдається укластися в таку пропорцію, то треба:
1)скоротити список справ;
2)зробити це за рахунок менш важливих справ;
3)передоручити;
4)скоротити час на кожну задачу;
5)перенести частину справ на завтра;
Якщо не виходить – працюйте більше 8-ми годин.
IY стадія – прийняття рішень по пріоритетах і делегуванню.
Ціль цієї стадії – скоротити час, відведений на виконання завдань дня.
Треба:
· установити пріоритети для своїх справ (наприклад, за допомогою аналізу АБВ) і уточнити по них задачі дня;
· перевірити ще раз термін виконання всіх справ;
· розглянути можливість делегування справ.
Y стадія - контроль і перенос незробленого.
Досвід показує, що не всі задачі вдається виконати. Не всі телефонні розмови можуть відбутися. Тому їх слід переносити на інший день.
Для раціоналізації використання часу можна використовувати, також, графічні символи – бюрографию:
Терміново
! важливо
NB! особливо важливо
? з'ясувати
+ пріоритет категорії А
. задачу виконано
.. задачу виконано особливо добре
Можна застосовувати свої власні позначення.
При успішному використанні техніки планування часу Ви зможете щодня заощаджувати 10 - 20 % Вашого часу!
Як ефективний інструмент планування і керування своїм часом, у повсякденній практиці варто застосовувати щоденник часу.
Щоденник часу є найважливішим робочим засобом особистого самоменеджменту. Він являє собою одночасно: календар-пам'ятку, особистий щоденник, записну книжку, інструмент планування, довідник, абонентську книжку, картотеку ідей, інструмент контролю.
Структура щоденника часу
Календарна частина – тут формуляри для місячних, декадних і денних планів. Особливе значення придається плану дня. Принцип – одна сторінка на день.
Розділ службових та інших дат – тут можна записати, щоб постійно мати при собі найважливішу інформацію, наприклад:
· терміни проведення семінарів, нарад
· тарифи зарплати і доходів
· списки днів народжень і інших важливих дат
· поштові тарифи
· розклад літаків, потягів
· адреси готелів
· календар футбольних матчів
· картки для запису ідей
Розділ: адреси і телефони
· у Вас завжди будуть під рукою найважливіші телефонні номери й адреси, якими Ви найчастіше користуєтеся
Загальна частина
· різні візитки, службовий пропуск, фотографії і т.п.
Щоденник часу підвищує якість роботи. При 8-годинному робочому дні раціональне ведення щоденника часу дозволяє заощаджувати щодня цілу годину!
Приклади форм для розробки системи планів
Довгостроковий план (план на декілька років вперед, наприклад на 5 років) можна скласти за такою формою:
Довгостроковий план (план на 5 років)
| Задача | Строк виконання | Контроль (відмітка про виконання) | Примітка |
| 1 | 2 | 3 | 4 |
Такі ж форми можна використовувати при складанні плану на рік.
Для розробки місячного, тижневого, декадного плану та планів дня краще скористатися іншою формою, що передбачає аналіз завдань за пріоритетами А, Б, В:
План роботи на січень
| Дата | Пріоритети | Завдання | Виконавець | Розпочато | Закінчено | Відмітка про виконання | ||
| А | Б | В | ||||||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 |
При складанні планів за цією формою розподіліть свої завдання за пріоритетами. Слід усвідомити, що план – не догма. В залежності від обставин плани можуть змінюватися, доповнюватися, перероблятися. Переглядати свої плани і коригувати їх слід регулярно.
Приклад складання плану роботи на день.
План роботи на день ____________ листопада 2007 р.
| Час | Пріоритети | Завдання | Розпочато | Закінчено | Відм. про виконання | ||
| 9.00 | А | Сортування документів за пріоритетами | 9.00 | 9.30 | Вик. | ||
| 9.30 | А | Підготовка даних для річного звіту до ДПІ | 9.30 | 10.30 | Вик. | ||
| 10.30 | А | Виробнича нарада | 10.30 | 11.30 | Вик. | ||
| 11.30 | Б | Оформлення касових ордерів | 11.30 | 12.00 | Вик. | ||
| 12.00 | Б | Здійснення обов'язкових відрахувань з фонду заробітної плати до Держказначейства та фондів соціального страхування | 12.00 | 13.00 | Вик. | ||
| 14.00 | В | Робота зі спеціалізованою літературою | 14.00 | 16.00 | Вик. | ||
| 16.00 | В | Приймання вхідної кореспонденції | 16.00 | 16.30 | Вик. | ||
| 16.30 | В | Здійснення записів у касовій книзі | 16.30 | 17.00 | Вик. | ||
| 17.00 | В | Робота зі спеціалізованою літературою | 17.00 | 18.00 | Вик. | ||
Питання для контролю знань
1. Яке значення має планування робочого часу?
2. У чому переваги планування робочого часу?
3. Які принципи і правила планування робочого часу Ви знаєте?
4. Що таке система планування робочого часу?
5. Які методи планування робочого часу Вам відомі?
6. Що таке метод “Альпи”? Які його переваги?
7. Що таке бюрографія, яке її значення?
8. Що таке щоденник часу та у чому його переваги?
Дата добавления: 2018-04-05; просмотров: 308; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!