Задание 4. Составьте бюджет проекта
Бюджет и объяснение бюджета. Это один из самых важных разделов заявки. Основа для хорошего бюджета существует, только если организация последовательно прошла все этапы процесса планирования.
Многие организации, составляющие заявку на грант, делают ошибку, определяя сначала сумму денежных средств, являющуюся зачастую наибольшей суммой, которую они могут запросить у грантодателя, а затем начинают писать проект, подгоняемый под эту сумму. Заявки подобного типа видны с первого взгляда для тех, кто оценивает проекты, и оставляют неблагоприятное впечатление у экспертов.
В противоположность простому бюджету письма-заявки (запроса) бюджет полной заявки должен отражать все нюансы предполагаемых затрат. К бюджету прилагается несколько абзацев объяснений наиболее необычных статей расходов, которые могут вызвать вопросы у грантодателя.
Разные фонды предъявляют различные требования к составлению бюджета. Частные фонды обычно запрашивают менее подробные сведения, чем государственные.
Приведем пример возможного формата бюджета проекта.
Рекомендуемый бюджет состоит из трех разделов:
1. Оплата труда;
2. Основные расходы;
3. Непрямые расходы .
Планируя бюджет, полезно заглянуть в разделы
«Цели и задачи» и «Методы» для выработки подходящего плана, поскольку всякий бюджет должен опираться на цели и задачи проекта. В контексте программы следует начать составлять список необходимых должностей, используемого оборудования, требующихся принадлежностей, транспортных расходов и пр. Это важно учесть, иначе может оказаться, что бюджет и проект не совпадают.
|
|
|
I. Оплата труда
А. Зарплата и гонорары
В этот раздел следует записать всех работников с указанием должностей как работающих на постоянной основе, так и временно. В последнем случае грантрайтер должен указать долю рабочего периода в процентах, за которую работник получает зарплату.
В этот раздел не следует включать оплату услуг консультантов, разовых и прочих услуг.
Как правило, расходы на заработную плату в сумме должны составлять не более трети или четверти запрашиваемой на реализацию проекта суммы. Важно помнить, что при необходимости сократить бюджет проекта, статьёй, расходы по которой предложит снизить грантодатель в первую очередь, наверняка будет «Оплата труда».
Предпочтительно, чтобы оклады участников проекта были сопоставимы с таковыми в других аналогичных организациях. Для этого при конструировании бюджета грантрайтеру необходимо соотнести описание рода деятельности, квалификационные требования и обязанности работников этих организаций с требованиями заявителя, в которой он работает.
|
|
|
Еще одна важная категория, включаемая в данную часть, это уже доступные средства — либо принадлежащие организации, либо полученные из других источников (например, от еще одного участника проекта, от другого грантодателя). Эти средства следует указывать в графе «Имеется». Эти средства еще называют «выравнивающими». Шансы заявителя на получение гранта значительно увеличатся, если ее «выравнивающие» средства составят хотя бы 10% бюджета проекта. Это могут быть как денежные, так и безденежные вклады. К безденежным вкладам относятся товары или услуги, имеющие непосредственное отношение к проекту и используемые в ходе его реализации. Примером такого вклада может быть помещение, предоставленное другой организацией, обеды, оплаченные участниками семинаров. В проект можно вложить определенную долю заработной платы участников проекта, эквивалентной тому времени, которое они затрачивают на исполнение работ по проекту, и которую они получали бы в качестве сотрудников, исполняющих данный проект.
В том случае, если в данный раздел включаются средства и услуги, предоставляемые на добровольной основе, в столбце «Имеется» указывается сумма, достаточная для оплаты труда добровольца, исходя из выполняемых им обязанностей. Например, если инженер в свободное время добровольно помогает учить детей рисованию, следует указать оклад, обычный для учителя рисования, а не инженера. Таким образом, если используется работа добровольцев, то она должна быть документирована так же, как если бы она оплачивалась.
|
|
|
Готовностью потратить собственные средства заявителя подтверждает уверенность в успешной реализации проекта. Есть еще несколько причин, из-за которых следует указывать долю, вносимую за счет ресурсов организации. Прежде всего фондам важно знать, что организация вносит свой материальный вклад, помимо проведения работ по проекту. Это позволяет им оценить, имеет ли организация какие-то ресурсы для последующей работы по окончании финансирования. Кроме того, это дает возможность оценить полную стоимость услуги, обеспечиваемой за счет проекта. Это важно знать на случай, если аналогичный проект будет организован в другом месте совсем без участия местных ресурсов.
Для наглядности ниже рассмотрен вариант составления бюджета по статье «Оплата труда».
В данном случае организация подает заявку на годичное (12 месяцев) финансирование и принимает на работу:
|
|
|
(суммы приводятся не реальные и не большие для простоты расчета!!!)
- директора проекта с окладом 500 руб. в месяц, работающего по проекту 40% рабочего времени на весь период предоставления гранта (12 месяцев) и просит грантодателя полностью оплатить его работу;
- двух ассистентов с окладами 400 руб. (для более квалифицированного ассистента) и 300 р. (для менее квалифицированного), работающих на полную ставку (100%). У организации есть возможность платить часть зарплаты ассистенту более высокой квалификации, и она просит грантодателя оплатить оставшуюся часть. Услуги второго ассистента требуются только в течение 8 месяцев, и организация просит грантодателя оплатить их в полном объеме; — бухгалтера с окладом 400 р. и работающего по проекту 25% рабочего времени, причем у организации есть средства для оплаты его труда.
Таблица 8
Оплата труда персонала
| Ф.И.О. | Должность | Полная месяч- | % рабочего | Про- должи- | Всего | Имеется | Требуется |
| ная | времени | тель- | |||||
| зарплата | по проекту/месяц | ность работы | |||||
| Иванов В.В. | директор про- | 500 | 40% | 12 мсс. | 2400 | 2400 | |
| екта | |||||||
| Сидоров А.Ю. | первый ассистент | 400 | 100% | 12 мое. | 4 800 | 1600 | 3200 |
| Петров Д.Б. | второй асси- | 300 | 100% | 8 мсс. | 2400 | 2400 | |
| стент | |||||||
| Коваль Л.В. | бухгалтер | 400 | 25% | 12 мсс. | 1200 | 1200 | - |
| ИТОГО: | 10800 | 2800 | 8000 | ||||
Б. Консультативные и контрактные услуги
Это вторая часть первого раздела бюджета, куда включаются услуги оплачиваемых консультантов и консультантов-добровольцев. Кратковременные услуги, связанные с оказанием помощи в освоении технологий, программного обеспечения и оборудования, также хорошо подходят для размещения в данном разделе. Таким образом, к данному разделу относится оплата услуг всех тех лиц, которые не могут быть отнесены к персоналу (так как требуются лишь на краткосрочный период), но необходимы для реализации проекта. При этом следует помнить, что в рассматриваемый раздел не входят транспортные расходы и суточные для консультантов.
Таблица 9 Консультативные и контрактные услуги
| ФИО | Должность по проекту | Зарплата за! рабочий час | Количество рабочих часов | Всего | Имеется | Требуется |
| Сидоров И.П. | Консультант по учебно-методической работе | 8 | 100 | 800 | $800 | |
| Федоров А.В. | Ведуший семинара | 10 | 80 | 800 | 200 | 600 |
| Афонина К.М. | Ведуший семинара | 10 | 60 | 600 | - | 600 |
| Воронов С.П. | Ведуший семинара | 10 | 60 | 600 | - | 600 |
| Кривен-коН.А. | Литературный редактор | 8 | 40 | 500 | - | 500 |
| Филиппов Л.К. | Технический сотрудник | 5 | 75 | 375 | 375 | - |
| ИТОГО: | 3675 | 575 | 3 100 | |||
В. Обязательные отчисления из фонда заработной платы
В целях учета социального, медицинского страхования и других обязательных выплат из фонда заработной платы заявитель может выбрать один из следующих вариантов:
• составлять бюджет по оплате труда с учетом обязательных выплат, а соответственно, увеличивать суммы в графах «Всего», «Имеется», «Требуется», оговаривая данный момент для грантодателя (чтобы не возникали вопросы о завышенных притязаниях );
• вынести обязательные выплаты из фонда заработной платы в отдельный пункт бюджета.
При составлении заявки грантрайтером должен быть учтен размер обязательных выплат из фонда заработной платы в соответствии с действующим законодательством. Следует иметь в виду, что размер обязательных отчислений постоянно изменяется, поэтому вносить эти расходы в бюджет лучше перед самой отправкой заявки.
Ниже представлен пример расчета обязательных выплат (исходя из размера 38,5%) и внесения их в бюджет отдельным пунктом.
Для расчета обязательных выплат необходимо сложить итоговые суммы по разделам «Оплата труда» и «Консультативные и контрактные услуги» соответственно по графам «Всего» (14 475), «Имеется» (3 375), «Требуется» (11 100). Далее от каждой суммы требуется рассчитать размер обязательных выплат, как это представлено в таблице 10.
Таблица 10 Обязательные отчисления из фонда заработной платы
| Всего | Имеется | Требуется |
| 5573 | 1300 | 4273 |
После того как рассчитан весь первый раздел бюджета, следует подвести итог.
Таблица 11 Итого на оплату труда
| Всего | Имеется | Требуется |
| 20 048 | 4675 | 15373 |
II. Основные расходы
А. Помещения и коммунальные услуги В этой части второго раздела указывается стоимость всех помещений, используемых коммуникаций и т.д., включая арендуемые и переданные организации в постоянное пользование. Стоимость аренды помещения и эксплуатационных расходов должны соответствовать преобладающим в местности, в которой реализуется проект. В этот раздел также может быть включена стоимость страховки, ремонта и т.п., а также плата за телефон (в т.ч. число телефонных аппаратов, номеров, стоимость установки номера/аппарата, ежемесячная плата за один номер).
Грантодатели зачастую имеют свои представления о том, что относится к этому разделу бюджета. Например, аренда помещения для проведения семинаров, конференций или совещаний может не включаться в данный раздел, а относиться к разделу «Прочие прямые расходы».
Таблица 12 Помещения и коммунальные услуги
| Всего | Имеется | Требуется | |
| Помещение для офиса — 1 комната 26 кв. м, 200 р. за 1 кв. м на 12 мес. | 5200 | 5200 | - |
| Коммунальные услуги (20% от стоимости аренды) | 1040 | 1040 | - |
| Складское помещение -20кв.м -150 р. на 1 мес. | 150 | 150 | - |
| Междугородние телефонные переговоры | 500 | - | 500 |
| Электронная почта, интернет | 600 | - | 600 |
| Почтовые расходы по рассылке | 5000 | 3500 | 1 500 |
| ИТОГО: | 12 490 | 9890 | 2600 |
Б. Аренда и покупка оборудования
В данный раздел следует записать все оборудование, которое организация предполагает арендовать или купить для использования в работе по проекту: оборудование офиса, мебель, компьютеры, копировальные машины, факс, автомобиль и т.д. Запрашивать оборудование необходимо в разумных пределах. Кроме того, стоимость собственного оборудования организации следует указывать в графе «Имеется». Это не только снизит общую сумму проекта, но и продемонстрирует грантодателю потенциальные возможности самофинансирования организации. Возможно также, что покупка оборудования ограничена, а поощряется его аренда.
Таблица 13 Аренда и покупка оборудования
| Всего | Имеется | Требуется | |
| Компьютер Репйшп | 1200 | - | 1200 |
| Факс Рапозошс КХ- Р130 | 300 | 300 | - |
| Принтер НР Ьазег ^16Ь | 480 | - | 480 |
| Сканер (используется на 20%) | 160 | 160 | - |
| Копировальный аппарат 8Ьагр (используется на 50%) | 200 | 200 | - |
| ИТОГО: | 2340 | 660 | 1680 |
В. Расходные материалы
Обычно сюда относятся канцелярские принадлежности, т.е. бумага, ручки, скрепки, папки и пр.
Также в данный раздел можно включить стоимость учебников, учебных таблиц, расходы на подписку, печать публикаций и почтовые расходы.
Таблица 14 Расходные материалы
| Всего | Имеется | Требуется | |
| Бумага, бумага для факса | 300 | 100 | 200 |
| Подписка на научно-методический журнал | 100 | 100 | - |
| Покупка наглядных пособий для семинаров | 250 | - | 250 |
| Канцелярские товары | 150 | 50 | 100 |
| Картриджи для принтера, порошок для множительного аппарата | 250 | - | 250 |
| ИТОГО: | 1050 | 250 | 800 |
Г. Командировочные и транспортные расходы.
В данном разделе указываются все расходы, связанные с поездками. Каждый пункт должен быть подробно описан, при наличии больших сумм они должны быть включены с соответствующими разъяснениями, чтобы не вызывать у представителя фонда вопросов. Сюда также относятся расходы на проезд исполнителей проекта наземным транспортом, суточные (из расчета на каждый день в соответствии с существующими в организации или районе работы нормами), перевозку грузов, аренду автомобилей (если это не было ранее включено в раздел «Оборудование») и др.
Таблица 15 Командировочные и транспортные расходы
| Всего | Имеется | Требуется | |
| Билеты в оба конца для ведущего семинара в Новгороде | 100 | - | 100 |
Окончание табл. 15
| Всего | Имеется | Требуется | |
| Суточные ведущего семинара в Новгороде (6 суток по $50 в сутки) | 300 | - | 300 |
| Билеты в оба конца для участников семинара из Архангельска (5 чел., $170 начел.) | 850 | 425 | 425 |
| Суточные иногородних участников семинаров в Москве (15 чел., $50/сутки * 6 суток) | 4500 | 1000 | 3500 |
| ИТОГО: | 5750 | 1425 | 4325 |
Д. Прочие расходы
Этот раздел включает все расходы, которые не вошли в предыдущие категории, например, расходы на оплату конференций, совещаний и рабочих семинаров, печатание материалов и объявлений и др.
Таблица 16 Прочие расходы
| Всего | Имеется | Требуется | |
| Помещение для семинаров в Москве ($800/мес.) | 800 | 800 | - |
| Проведение рекламной компании в прессе | 1000 | 1000 | - |
| Видеосъемка одного из семинаров | 1000 | 1000 | - |
| Раздаточные материалы | 300 | - | 300 |
| ИТОГО: | 3 100 | 2800 | 300 |
После того, как второй раздел бюджета полностью заполнен, по нему необходимо подвести итог.
Таблица 17 Итого на основные расходы
| Всего | Имеется | Требуется |
| 24 730 | 15025 | 9705 |
III. Непрямые расходы
Третий большой раздел бюджета называется «Непрямые расходы», к которым относятся «расходы, которые трудно связать с какой-то конкретной деятельностью или проектом, но тем не менее необходимые для нормального функционирования организации и успешного выполнения ее задач». Стоимость износа основных фондов, амортизации капитального оборудования, оплата труда административных работников, общие коммунальные расходы (телефон, газ, электричество, лифт, антенна и др.) могут быть квалифицированы как непрямые. Иногда неудобно располагать подобные расходы в частях I и II, поэтому организация может поместить их все вместе в конце бюджета в
разделе III.
Как правило, организации имеют свои уровень непрямых расходов, обычно исчисляемый как процент от общего фонда оплаты труда или от общих расходов, употребляемый в расчетах с источником госфинансирования. В то же время многие грантодатели, финансирующие проекты, предпочитают, чтобы непрямые расходы отсутствовали в проектах. В основном фонды финансируют только первые две статьи бюджета проектов. Поэтому, прежде чем подавать проект, следует выяснить, финансирует данный грантодатель непрямые расходы или нет.
После того, как бюджет по основным позициям составлен, можно рассчитать реальную стоимость проекта, имеющиеся у организации для его реализации средства, а также запрашиваемую у грантодателя сумму. В рассматриваемом примере (без учета возможных непрямых расходов) получается:
Полная стоимость проекта: 44 778. Имеется: 19 700. Требуется: 25 078.
Задание 5. Составьте план-график реализации проекта
После описания проекта следует предоставить подробный календарный план, который отражает хронологическую последовательность мероприятий. Чтобы сделать проект более наглядным, возможно оформить календарный план как в виде текста, так и в виде таблицы.
Таблица 7 График исполнения задач проекта
| Мероприятия | май | июнь | июль | авг. | сент. | окт. | нояб. | дек. | -> | апр. |
| Приобретение раздаточных и канцелярских материалов | X | X | X | — | — | — | — | — | — | |
| Размещение публикаций в печати | — | X | — | — | X | — | X | — | X | |
| Отбор участников | ~ | X | X | X | — | — | — | — | — |
26.
| Мероприятия | май | июнь | июль | авг. | сент. | окт. | нояб. | дек. | -> | апр. |
| Подготовка персонала | __ | ___ | X | __ | __ | _ | __ | __ | __ | |
| Проведение курсов | — | — | — | X | — | X | — | — | — | |
| Консультации | — | — . | — | — | X | X | X | X | -> | |
| Оценка | — | — | — | — | X | — | — | X | X | |
| Отчеты | — | — | — | — | X | __ | — | X | X |
Таблица — удобный способ проиллюстрировать мероприятия, указанные в разделе «Методы», особенно если по проекту запланированы разные виды деятельности в одно и то же время. Таблицу хорошо использовать и для того, чтобы проиллюстрировать последовательность событий.
Таким образом, грамотно составленный календарный план поможет равномернее распределить нагрузку, оценить, насколько реально определены временные рамки отдельных мероприятий, наглядно изобразить последовательность их выполнения и в дальнейшем контролировать осуществление проекта.
Дата добавления: 2018-04-05; просмотров: 271; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!