Загальна характеристика документів. Службові записки

Стр 1 из 2Следующая ⇒

Nbsp; Лисичанський ордена Трудового Червоного Прапора гірничий технікум Освітньо-кваліфікаційний рівень молодший спеціаліст Напрям підготовки 6.050301 «Гірництво» Спеціальність 5.05030105 «Маркшейдерська справа» Семестр 6 Навчальна дисципліна Українська мова (за професійним спрямуванням) ЕКЗАМЕНАЦІЙНИЙ БІЛЕТ №14 1. Основні закони риторики. Риторика – це наука ораторського мистецтва про способи переконання, ефективні форми мовленнєвого впливу на аудиторію з урахуванням її особливостей. Закони риторики: Перший закон (концептуальний) формує і розвиває в особистості вміння всебічно аналізувати предмет дослідження і вибудовувати систему знань про нього (задуми і концепцію). Другий закон (закон моделювання аудиторії) формує і розвиває в особистості вміння вивчати в системі три групи ознак, які визначають "портрет" будь-якої аудиторії: соціально-демографічні; соціально-психологічні; індивідуально-особистісні. Третій закон (стратегічний) формує і розвиває в особистості вміння розробляти програму діяльності на основі створеної концепції, зважаючи на психологічний "портрет" аудиторії: - визначення настанови діяльності (навіщо?); - виявлення й розв'язання суперечностей у проблемах, що досліджуються; - формулювання тези (головної думки, власної позиції). Четвертий закон (тактичний) формує і розвиває в особистості вміння оперувати з фактами та аргументами, а також активізувати мисленнєву діяльність співрозмовника (аудиторії), тобто створювати атмосферу інтелектуальної та емоційної співтворчості. П'ятий закон (мовленнєвий) формує і розвиває в особистості вміння володіти мовленням (втілювати свою думку в дійову словесну форму). Система п'яти вмінь, кожне з яких виробляється шляхом оволодіння людиною відповідним законом риторики, і становить зміст того поняття, яке зазначене вище "організаційний аспект". Шостий закон (закон ефективної комунікації) формує і розвиває в особистості вміння встановлювати, зберігати й закріплювати контакт з. аудиторією як необхідну умову успішної реалізації результату мисленнєво-мовленнєвої діяльності. Сьомий закон (системно-аналітичний) формує і розвиває в особистості вміння рефлексувати (виявляти й аналізувати власні відчуття), щоб навчитися робити висновки з помилок і накопичувати цінний досвід. Два останніх закони є складовими такого поняття, як "власне управлінський аспект" мисленнєво-мовленнєвої діяльності. 2. Оформлення довідково-інформаційних документів: оголошення, запрошення, доповідні і пояснювальні записки, виробничі звіти. Виробничі протоколи. Витяг з протоколу. Укладіть витяг з протоколу.

Оформлення довідково – інформаційних документів: оголошення, запрошення, доповідні та пояснювальні записки, виробничі звіти.

Оголошення— це повідомлення про час і зміст нарад, засідань; необхідність виконати якусь роботу; потребу в заміщенні вакантної посади чи набір робочої сили та ін.Оголошення – це документ, у якому подається потрібна інформація, адресована певному колу зацікавлених осіб. За змістом оголошення поділяються на два види:

- оголошення про майбутню подію;

- оголошення про потребу в послугах або можливість їх надання.

За формою оголошення можуть бути: писані, мальовані, друковані в газетах, журналах,, на окремих аркушах. До них належать афіші, що рекламують кінофільми, концерти, вистави тощо.

Оголошення про майбутню подію має такі реквізити:

- Назва виду документа.

- Текст, що містить: - дату; - місце; - організатора; - зміст (порядок денний) події; - коло осіб, які запрошуються на подію; - умови входу (платний чи вільний).

- Підпис (назва установи або колегіального органу, прізвище або посада особи, яка дає оголошення) — якщо потрібно.

Оголошення про потребу в послугах або можливість їх надання містить такі реквізити:

Назва виду документа.

Заголовок.

Текст.

Адреса автора оголошення.

Запрошення давно вже стали невід’ємним атрибутом ділового етикету. Існує багато варіантів письмових запрошень на різноманітні заходи — від лаконічних, ділових, шаблонних, які сотнями заготовляють для певної урочистості чи події, до персональних, художньо оформлених, розрахованих на конкретного адресата.

Щоб запрошенням не знехтували, а навпаки, були приємно здивовані (і тоді перше очко — за вами!), необхідно, щоб воно мало належний вигляд і зміст, було бездоганно акуратним і грамотним. При підготовці запрошення дуже важливо правильно визначитися з такими складовими: на чому воно має бути написаним, яким ми бути текст, як оформити запрошення.

Суто ділові (на конференцію, форум, з’їзд, нараду, презентацію, симпозіум, засідання тощо) пишуться на фірмових бланках. Для запрошення на культурно-мистецькі заходи часто виготовляють спеціальні художньо оформлені запрошення.

У тексті запрошення основною інформацією є хто, кого, куди, коли, з якої нагоди запрошує. Ці факти мають, бути викладені чітко й недвозначно, щоб в адресата не виникло жодних сумнівів чи вагань. І зовсім добре, якщо вони самі впадатимуть в око, працюватимуть на зорове сприйняття (виділені великими буквами, іншим шрифтом, іншим кольором).

Стиль і оформлення запрошення буде визначатися трьома чинниками:

— характером відповідного заходу;

— рівнем ваших стосунків з адресатом;

— вашою зацікавленістю в його присутності.

Загальна характеристика документів. Службові записки

Більша частина документів, що утворюється в організаціях та ті, що надходять до неї зовні, мають інформацію про фактичний стан справ у даній чи іншій організації. Інформація є підставою для складання розпорядчих документів чи може бути прийнята до увага.

Документи цієї групи можна поділити на 3 підгрупи:

· докладні, пояснювальні записки, посвідчення, розписки, акти, заяви;

· протокольні документи, стенограми, звіти;

· службові листи, телеграми, телефонограми.

Докладні пояснювальні та службові записки. Докладні, пояснювальні та службові записки - документи, які інформують про вже здійснивши сі явища і факти, виконані роботи, склавшуся ситуацію.

Записки в залежності від змісту можуть бути ініціативного, інформаційного або звітного характеру. З точки зору адресності розрізняють внутрішні доповідні записки (керівнику підприємства або підрозділу, де працює складач) та зовнішні - (керівнику вищої організації).

Пояснювальна записка, яка не виходить за межі установи оформлюється на бланку або на стандартному листу паперу формату А4 (підписує укладач). Якщо направляється за межі організації - оформляють на бланку та реєструють, підписується керівником.

Реквізити доповідної записки:

· 1. Посада, П. І. Б. керівника, на чиє ім'я адресується доповідна записка.

· 2. Найменування структурного підрозділу.

· 3. Посада, П. І. Б. автора доповідної записки.

· 4. Найменування документа.

· 5. По якому питанню укладена записка (заголовок до тексту).

· 6. Текст.

· 7. Перелік додатків,

· 8. Дата та місце укладання доповідної записки.

· 9. Підпис посадової особи, яка уклала записку.

· 10. Вихідний номер.

Пояснювальна та службова записки мають аналогічні реквізити.