Сохранение изменений в существующем файле



Лекция № 2 Работа с файлами

http://www.intuit.ru/department/office/msword2007/2/

Лекция посвящена работе с файлами в Microsoft Word 2007. Представлены новые форматы файлов Microsoft Word 2007. Рассмотрены особенности окон для работы с файловой системой. Показаны способы создания новых документов на основе шаблонов, в том числе загружаемых с сайта Microsoft Office Online. Изучаются вопросы сохранения файлов. Рассмотрено преобразование файлов из форматов предыдущих версий в Word 2007

Содержание

  • О файлах Microsoft Office Word 2007
  • Окна для работы с файловой системой в Word 2007
  • Открытие файлов
  • Создание документов
  • Сохранение файлов
    • Сохранение изменений в существующем файле
    • Сохранение изменений в виде нового файла
    • Сохранение файла в другом формате
    • Особенности сохранения файлов предыдущих версий Word в формате Word 2007
    • Особенности сохранения документов Word 2007 в формате предыдущих версий Word
  • Преобразование файлов предыдущих версий Word в формат Word 2007
  • Закрытие файлов
  • Упражнение 2
    • Задание 1
    • Задание 2
    • Задание 3
    • Задание 4

О файлах Microsoft Office Word 2007

В Microsoft Office 2007 введен новый формат файлов, основанный на языке XML. По умолчанию документы, создаваемые в Word 2007, сохраняются с новым расширением имени файла, которое получается путем добавления суффикса "x" или "m" к привычному расширению. Суффикс "x" указывает на то, что XML-файл не содержит макросов, а суффикс "m" – что XML-файл макросы содержит. Таким образом, имена обычных файлов Word 2007 имеют расширение docx, а не doc.

XML-форматы предоставляют целый ряд преимуществ – не только для разработчиков и создаваемых ими продуктов, но также для отдельных пользователей и организаций.

Файлы автоматически сжимаются, и в некоторых случаях их размер может сокращаться на 75 процентов по сравнению с предыдущими версиями Word.

Формат обеспечивает улучшенное восстановление поврежденных файлов. Файлы построены по модульному принципу, при котором разные компоненты данных хранятся отдельно друг от друга. Это позволяет открывать файлы даже при разрушении или повреждении какого-либо компонента (например, диаграммы или таблицы).

Обеспечивается более легкое обнаружение документов, содержащих макросы. Файлы, которые сохраняются с расширением docx, не могут содержать макросы, написанные на языке VBA (Visual Basic для приложений) или элементы управления ActiveX, следовательно, в них отсутствует угроза безопасности, связанная с такого рода внедренными кодами. Только файлы с расширением docm могут содержать макросы на языке VBA и элементы управления ActiveX, хранящиеся в обособленных частях файла. Различные расширения имен файлов позволяют легко отличать файлы, содержащие макрос, от файлов, которые его не содержат, и облегчают обнаружение антивирусными программами файлов, содержащих потенциально опасный код. Кроме того, системные администраторы могут заблокировать документы с нежелательными макросами или элементами управления, — это повышает общий уровень безопасности при работе с документами.

Следует отметить, что с файлами новых форматов невозможно работать в предыдущих версиях Word. Чтобы можно было открывать и изменять файлы Word 2007 в более ранних версиях, следует загрузить необходимые конвертеры файлов.

Окна для работы с файловой системой в Word 2007

Многочисленные окна для работы с файловой системой в Word 2007 выглядят примерно одинаково. Их внешний вид зависит от операционной системы. Некоторые из окон при работе в операционной системе Windows Vista показаны на рис. 2.1.


увеличить изображение
Рис. 2.1. Окна для работы с файловой системой

Для удобства работы размер окна можно изменить перетаскиванием его границ. При уменьшении размера окна некоторые его элементы могут оказаться скрытыми.

В верхней части окна в поле с раскрывающимся списком (1 на рис. 2.2) отображается имя текущей папки и имя (имена) вышерасположенных папок. Например, на рис. 2.2 текущей папкой является папка Материалы к выставке.


увеличить изображение
Рис. 2.2. Элементы окна для работы с файловой системой

Для перехода в вышерасположенную папку достаточно щелкнуть по ее имени. Если щелкнуть по стрелке справа от имени папки, будет отображен список всех содержащихся в ней папок (рис. 2.3). Для перехода в нужную папку достаточно щелкнуть по ее имени в этом списке.


увеличить изображение
Рис. 2.3. Просмотр списка и переход в вышерасположенные папки

Если щелкнуть по двойной стрелке в левой части поля, будет отображен список вышерасположенных папок и специальных папок Windows (рис. 2.4). Для перехода в нужную папку достаточно щелкнуть по ее имени.


увеличить изображение
Рис. 2.4. Просмотр списка и переход в вышерасположенные и системные папки

Поле Поиск (2 на рис. 2.2) предназначено для поиска файлов в текущей папке и во всех вложенных папках.

Кнопки Назад и Далее (3 на рис. 2.2) позволяют перейти к предыдущей папке или вернуться в только что покинутую. Если щелкнуть по стрелке, расположенной справа от этих кнопок, появится список всех папок, которые были отображены в текущем окне.

Щелчок по кнопке Упорядочить (4 на рис. 2.2) вызывает меню (рис. 2.5). Меню содержит команды для работы с файлами (Вырезать, Копировать, Удалить и др.), свойствами файлов, а также команды для настройки внешнего вида окна (Раскладка). Команды подчиненного меню Раскладка позволяют отобразить или скрыть Панель навигации (расположена в левой части окна – 8 на рис. 2.2), Панель подробностей, предназначенную для отображения некоторых свойств файла (в окне на рис. 2.2 отсутствует), Панель просмотра, предназначенную для предварительного просмотра файла (в окне на рис. 2.2 отсутствует).


увеличить изображение
Рис. 2.5. Меню Упорядочить

 

Кнопка Виды http://www.intuit.ru/department/office/msword2007/2/2.html (5 на рис. 2.2) предназначена для выбора режима отображения значков папок и файлов в окне. Как и в Проводнике Windows может быть выбран один из семи режимов: Огромные значки, Крупные значки, Обычные значки, Мелкие значки, Список, Таблица, Плитка. Для практической работы чаще всего используют режимы Мелкие значки и Список, при которых в окне отображается максимальное количество значков. В режиме Таблица можно просмотреть некоторые свойства файлов.

 

Независимо от выбранного режима отображения значков папок и файлов, их можно сортировать, используя кнопки Имя, Дата изменения, Тип, Размер, Ключевые слова (6 на рис. 2.2). При щелчке правой кнопкой мыши по любой из этих кнопок появляется контекстное меню, в котором можно выбрать и другие поля сортировки, например, Авторы, Заголовок и др. Помимо сортировки, указанные кнопки можно использовать и как фильтры. Для этого необходимо навести указатель мыши на кнопку, и щелкнуть по появившейся стрелке. Например, можно фильтровать файлы по дате изменения (рис. 2.6).


увеличить изображение
Рис. 2.6. Фильтрация файлов по дате изменения

Щелчок по кнопке Новая папка (7 на рис. 2.2) создает новую папку в текущей папке. После создания папки следует ввести ее имя.

Панель навигации, которая называется также Область переходов (8 на рис. 2.2), содержит ссылки на некоторые папки пользователя (C:\Users\Имя_пользователя), специальные папки Windows и папки поиска. Для удобства работы границу между Панелью навигации и остальной частью окна можно перетащить вправо или влево.

Щелчок по ссылке Недавние места открывает в окне виртуальную папку с ярлыками папок, недавно открывавшихся пользователем. Щелчок по ссылке Недавно измененные открывает в окне виртуальную папку с ярлыками файлов, недавно открывавшихся пользователем.

В эту панель можно добавлять ярлыки обычных папок. Это можно сделать как в Проводнике Windows, так и в окне для работы с файлами. При нажатой левой кнопке мыши перетащите значок папки в Панель навигации. После того, как появится всплывающая подсказка (рис. 2.7), отпустите кнопку мыши.


увеличить изображение
Рис. 2.7. Создание ярлыка папки в Панели навигации

В нижней части Панели навигации расположена ссылка Папки. Она отображает в Панели навигации область с деревом папок (рис. 2.8). Для удобства работы с деревом папок можно перетащить границу этой области вверх, при этом уменьшится число отображаемых избранных ссылок. Для закрытия области щелкните по ссылке Папки.


увеличить изображение
Рис. 2.8. Дерево папок в Панели навигации

Поле Имя файла (9 на рис. 2.2) предназначено для указания имени файла при открытии или сохранении.

Кнопка с указанием типа файла (10 на рис. 2.2) открывает меню, в котором можно выбрать тип файла.

Окно сохранения документа, в отличие от других окон, имеет область свойств документа (рис. 2.9). В ней можно указать автора документа и ключевые слова.


увеличить изображение
Рис. 2.9. Окно Сохранение документа

В этой же области имеется ссылка Скрыть папки. Щелчок по ней скрывает Панель навигации и отображает более полный список свойств документа (рис. 2.10). Для заполнения свойств документа щелкните мышью в соответствующем поле и введите информацию с клавиатуры или извлеките из буфера обмена. Для отображения Панели навигации щелкните по ссылке Обзор папок.

 


увеличить изображение
Рис. 2.10. Окно Сохранение документа со свернутой Панелью навигации

 

Открытие файлов

Http://www.intuit.ru/department/office/msword2007/2/3.html

Для открытия файла выполните следующие действия.

  1. Нажмите кнопку Office и выберите команду Открыть (рис. 2.11).
  2. В окне Открытие документа (рис. 2.12) перейдите к папке, содержащей нужный файл, и щелкните два раза по значку открываемого файла или выделите этот файл и нажмите кнопку Открыть. При необходимости можно открыть сразу несколько файлов одной папки. Выделите значки требуемых файлов и нажмите кнопку Открыть.


увеличить изображение
Рис. 2.11. Открытие файла


увеличить изображение
Рис. 2.12. Выбор открываемого файла

Для открытия недавно открывавшегося файла можно выбрать его в списке Последние документы меню Office (см. рис. 2.11). Кроме того, можно воспользоваться списком Недавние документы Главного меню Windows.

Для открытия файла можно также щелкнуть по его значку в окне Проводника Windows.

Word позволяет открывать файлы разных форматов. По умолчанию в окне Открытие документа (см. рис. 2.12) отображаются только файлы Word. Чтобы открыть файл другого формата, щелкните по кнопке, на которой указан тип открываемых файлов (рис. 2.13), и выберите необходимый формат или режим Все файлы.


увеличить изображение
Рис. 2.13. Выбор типа открываемого файла

Таким образом, например, можно открывать файлы формата txt или rtf. При открытии текстовых файлов формата txt может появиться запрос на выбор кодировки для преобразования файла.

При открытии в Word 2007 документа, созданного в Word 2003, Word 2002 или Word 2000, автоматически включается режим совместимости, а в строке заголовка окна документа отображается надпись Режим ограниченной функциональности. Включение режима совместимости гарантирует, что при работе с документом не будут использоваться новые и расширенные возможности Word 2007 и пользователи более ранних версий Microsoft Word смогут редактировать любую часть этого документа.

Следует отметить, что в режиме совместимости можно открывать, редактировать и сохранять документы Word 97–2003, но использование новых возможностей Word 2007 будет невозможно.

Создание документов

Http://www.intuit.ru/department/office/msword2007/2/4.html

Новый документ создается автоматически сразу после запуска Word.

Новый пустой документ или документ на основе шаблона можно создать в процессе работы.

  1. Нажмите кнопку Office и выберите команду Создать (см. рис. 2.11).
  2. В окне Создание документа (рис. 2.14) для создания пустого документа выберите группу шаблонов Пустые и последние и дважды щелкните по значку Новый документ.
  3. Для создания документа на основе шаблона выберите группу Установленные шаблоны. Прокручивая список (рис. 2.15) выберите нужный шаблон и дважды щелкните по его значку.
  4. При наличии подключения к Интернету можно обратиться к шаблонам, расположенным на сайте Microsoft Office Online. Выберите соответствующую группу шаблонов, дождитесь, пока они загрузятся в окне Создание документа. Прокручивая список (рис. 2.16), выберите нужный шаблон и дважды щелкните по его значку.


увеличить изображение
Рис. 2.14. Создание нового пустого документа


увеличить изображение
Рис. 2.15. Создание документа на основе установленного шаблона


увеличить изображение
Рис. 2.16. Создание документа на основе шаблона с сайта Microsoft Office Online

В процессе загрузки шаблона будет произведена проверка подлинности установленной на компьютере версии Word, о чем появится сообщение. Нажмите кнопку Продолжить. Чтобы такое сообщение более не появлялось, в окне сообщения установите соответствующий флажок.

Сохранение файлов

Http://www.intuit.ru/department/office/msword2007/2/5.html

Сохранение изменений в существующем файле

Для сохранения изменений в существующем файле достаточно нажать кнопку Сохранить панели быстрого доступа.


Дата добавления: 2018-04-05; просмотров: 728; Мы поможем в написании вашей работы!

Поделиться с друзьями:






Мы поможем в написании ваших работ!