VI ПОРЯДОК ДЕЙСТВИЙ И РАСПРЕДЕЛЕНИЕ ОТВЕТСТВЕННОСТИ



Алгоритм проведения внутренних аудитов

Пояснения к блок-схеме п.6.1.

К пункту 1. Проект годовой программы аудита (Приложение №1) составляется начальником службы качества ежегодно и включает в себя все процессы общества, все подразделения, включенные в СМК, все требования стандарта ISO 9001:2008, кроме обоснованных исключений, исходя из степени важности процессов общества, их актуальности на момент составления.

После согласования программы аудита представителем руководства по качеству, осуществляется ее утверждение генеральным директором общества. Утверждение годовой программы аудита производится не позднее 30 декабря года, предшествующего планируемому.

Изменение в годовую программу аудита вносит начальник службы качества по согласованию с представителем руководства по качеству в соответствии с ДП-СМК-07-33-02.

 

К пункту 2. На каждый аудит составляется план проведения аудита (в соответствии с программой аудитов на год) (Приложение №2), которыйвключает в себя:

  1. цель аудита, которая может включать следующее:

- определение степени соответствия СМК или ее частей критериям аудита;

- оценки способности СМК обеспечить соответствие законодательным, регламентирующим требованиям;

- оценка результативности СМК в достижении поставленных целей;

- определение областей возможного улучшения СМК, и прочее.

  1. область аудита – проверяемые подразделения и владельцы процессов, обозначение процесса, наименование процесса; место и время проведения аудита (время проведения аудита согласовывается на совещаниях СМК);
  2. критерии аудита - совокупность политик, процедур или требований;
  3. этап аудита;
  4. состав аудиторской группы.

 

К пункту 3.Начальник службы качества знакомит с планом проведения аудита сотрудников, принимающих участие в предстоящем аудите на совещании СМК. Время проведения аудита планируется и согласовывается с руководителями подразделений на совещании.

В процессе проведения аудита, по согласованию с заинтересованными сторонами, план проведения аудита может корректироваться.

К пункту 4.После согласования с руководителями проверяемых подразделений сроков проведения аудита издаётся приказ генерального директора о проведении аудита, которым утверждается план проведения аудита. Аудит может проводиться с привлечением назначенных приказом внутренних аудиторов. Руководители структурных подразделений на время проверки обязаны освободить внутренних аудиторов от основной работы с сохранением заработной платы.

К пункту 5.

На этапе подготовки руководитель группы аудиторов должен совершить следующие действия:

- распределить полномочия и ответственность в группе;

- согласовать с руководителем проверяемого подразделения срок и время проведения аудита;

- запросить у руководителя проверяемого подразделения необходимую документацию;

Руководитель проверяемого подразделения должен совершить следующие действия:

- провести работу с сотрудниками подразделения, разъясняющую цели и задачи аудита;

- предоставить аудиторам необходимую документацию;

- при необходимости назначить сотрудника, который будет сопровождать аудиторов в процессе их работы.

К пункту 6,7,8. Внутренние аудиты СМК состоят из трех фаз:

1. Предварительное совещание:

- представление группы аудиторов;

- обзор целей и области проверки СМК;

- согласование и уточнение отдельных вопросов, сроков заключительной беседы;

- руководитель группы аудиторов при необходимости вносит изменения в план.

2. Сбор и проверка информации:

Аудиторы осуществляют интервьюирование работников (получение свидетельств аудита), задействованных в процессе. Информация, полученная в ходе проведения интервью, должна быть перепроверена анализом деятельности и изучением записей по качеству (формирование наблюдений).

При проведении сбора и проверки информации проверяется результативность функционирования процессов СМК путем проверки:

- наличия документации СМК в подразделении;

- выполнения требований, изложенных в документах СМК;

- оптимальности выделения ресурсов на процесс;

- выполнения запланированных мероприятий по реализации целей в области качества структурного подразделения.

Собранные свидетельства оцениваются по критериям аудита для того, чтобы получить результаты аудита. Наблюдения аудита могут указать на соответствие или несоответствие критериям аудита и/или определить возможности улучшения.

Группа по аудиту анализирует наблюдения аудита на определенных его этапах.

При обнаружении несоответствий аудиторы заполняют бланк Протокола о несоответствии/ наблюдении (Приложение №4). Протокол о несоответствии составляется аудитором на те несоответствия, которые не могут быть устранены в ходе проведения аудита. При обнаружении несоответствий, руководитель проверяемого подразделения своей подписью в протоколе о несоответствии подтверждает факт несоответствия, разрабатывает предложения по его устранению (коррекция/корректирующие действия) и срок его выполнения, согласовывает с аудитором и фиксирует их в протоколе о несоответствии. Несоответствия и их свидетельства записываются и классифицируются аудитором (указывается раздел стандарта, или пункт внутреннего нормативного документа, категория несоответствия: значительное/незначительное).

Выявленные несоответствия фиксируются даже в том случае, если они не входят в перечень контрольных вопросов и не относятся к проверяемому процессу (пунктам стандарта).

 

Если в ходе аудита получено наблюдение, т.е. несоответствия еще нет, но существует возможность его появления и возможно, проведение предупреждающих действий, то в протокол о несоответствии/наблюдении включить наблюдение. Руководитель проверяемого подразделения своей подписью в протоколе подтверждает его наличие, разрабатывает предупреждающие действия и срок его выполнения, согласовывает с аудитором и фиксирует их в протоколе.

Все последующие аудиты будут начинаться с анализа результативности выполнения корректирующих и предупреждающих действий.

 

По итогам проведения аудита в подразделении аудитор предлагает проверяемой стороне заполнить анкету оценки процесса аудита (Приложение №6). Заполненные анкеты собираются руководителем аудиторской группы, фиксируются в отчете по результатам внутреннего аудита, и передаются начальнику службы качества для анализа результативности процесса аудита в разделе отчёта по анализу со стороны руководства.

 

Если в ходе аудита выявлено несоответствие, вследствие чего не может быть выполнен план аудита, то следует продолжать аудит в пользу разбора несоответствия, а не выполнения программы аудита. Если какое – либо подразделение/процесс не были проверены в ходе аудита, в отчете по внутреннему аудиту необходимо сделать запись об этом факте, и учесть это при планировании последующих аудитов.

 

3. Заключительное совещание.

После проведения всех необходимых процедур проверки руководитель аудиторской группы должен оценить полноту и качество выполнения всех пунктов плана. Так же он должен провести систематизацию и аналитический обзор результатов проверки, чтобы составить объективное аудиторское заключение. Аудиторское заключение о проведенной проверке представляет мнение аудитора о степени функционирования СМК в проверяемом подразделении и фиксируется в отчете.

До заключительного совещания группа по аудиту должна осуществить следующее:

- анализ наблюдений аудита и другой соответствующей информации, собранной во время аудита, на соответствие его целям;

- согласовать заключение по результатам аудита с учетом элемента неопределенности при аудите;

- подготовить рекомендации, если это предусмотрено целями аудита;

- обсудить последующий аудит.

Заключения по результатам аудита должны охватывать следующее:

- степень соответствия СМК критериям аудита (выделяют наиболее существенные ошибки и замечания: неверные учетные записи, отсутствие оправдательных документов по процедурам, нарушение правил техники безопасности, несоответствие пунктам ISO 9001:2008, документам СМК подразделения и т.д.);

- результативность функционирования СМК.

Заключения по результатам аудита могут содержать рекомендации относительно улучшений, сертификации и дальнейшей деятельности по аудиту.

 

Цель заключительного совещания - представить наблюдения и заключение по аудиту таким образом, чтобы они были поняты и признаны проверяемыми подразделениями, и было дано согласие с их стороны на проведение корректирующих действий в определенные сроки. Заключительное совещание проводится под председательством руководителя группы аудиторов вместе с руководителями структурных подразделений и ответственными за проверяемые функции/процессы.

Любые разногласия по наблюдениям и заключению между группой по аудиту и проверяемым подразделениями должны быть обсуждены и, при возможности, разрешены (если нет единого мнения, они должны быть зарегистрированы протоколом).

К пункту 9.По результатам аудита разрабатываются и документируются корректирующие и/или предупреждающие действия в соответствии с требованиями процедур ДП-СМК-07-33-06 «Корректирующие действия» и ДП-СМК-07-33-07 «Предупреждающие действия», а также выясняется необходимость участия в корректирующих и предупреждающих мероприятиях других подразделений.

К пунктам 10,11. Составление отчёта о внутреннем аудите.

Отчёт о внутреннем аудите (Приложение 5) оформляется, подписывается руководителем группы аудиторов и аудиторами. Протоколы о несоответствиях и контрольные листы (если при необходимости они заполнялись) являются неотъемлемой частью отчёта о внутреннем аудите.Оформленный отчёт об аудите руководитель группы аудиторов передаёт на подпись представителю руководству по качеству и утверждение Генеральному директору. Утвержденный отчет передают в службу качества для регистрации и хранения.

К пункту 12.Разработку мероприятий по улучшению деятельности (корректирующие и предупреждающие действия) осуществляет руководитель группы аудиторов совместно с руководителями подразделений, принимающими участие в выполнении предлагаемых действий. Руководители подразделений несут ответственность за своевременное выполнение корректирующих и предупреждающих действий.

К пунктам 13,14.Если при проведении последующего аудита и/или анализа со стороны руководства, выясняется, что мероприятия по улучшению деятельности выполнены нерезультативно, то необходимо заново провести мероприятия по улучшению деятельности (корректирующие и предупреждающие действия).

При оценке выполнения корректирующих действий «Нерезультативно» (например, при проведении последующего аудита и/или анализа со стороны руководства) руководитель подразделения, при необходимости, разрабатывает новый план корректирующих действий и устанавливает новый срок устранения несоответствия (с внесением новой даты в протокол несоответствия и соответствующими подписями) и информирует об этом главного аудитора. Сотрудник службы качества осуществляет проверку правильности ведения записей в протоколе несоответствия.


Дата добавления: 2018-02-28; просмотров: 198; Мы поможем в написании вашей работы!

Поделиться с друзьями:






Мы поможем в написании ваших работ!