Вопрос 3 – Сравнение систем автоматизации
Документооборота, представленных
на российском рынке
Сравнение 12 систем смешанного типа, представленных на российском рынке целесообразно представить в виде серии таблиц, характеризующих функционал и стоимость систем.
Таблица 5
Таблица 6
Таблица 7
Таблица 8
Таблица 9
Таблица 10
Таблица 11
Лекция №6 – Информационные технологи в решении отдельных управленческих задач
Вопрос 1 – Информационные технологии в управлении персоналом
В условиях рынка любая компания заинтересована в управляемости и эффективности бизнеса. Информация о состоянии организации – во всех ее аспектах и составляющих – должна быть как можно более достоверной, прозрачной и оперативной. И хотя необходимость внедрения автоматизированных систем управления персоналом в основном определяется целями и задачами бизнеса, каждая организация идет своим непростым путем к выбору и внедрению автоматизированной системы управления персоналом. На сегодняшний день реальный бизнес без использования автоматизированных систем управления персоналом практически невозможен.
Можно привести основные движущие факторы, стимулирующие развитие систем управления персоналом:
• персонал рассматривается как стратегический ресурс компании;
• высокий уровень менеджмента, ориентация на западный стиль управления (многие руководители имеют опыт работы в иностранных компаниях, хорошее бизнес-образование);
|
|
|
• повышение роли «интеллектуальных» работников для успеха бизнеса;
• необходимость оптимизации бизнес-процессов в целом по холдингу;
• резкое возрастание вероятности и цены ошибок руководителей любого уровня;
• сложная многоуровневая, постоянно совершенствующаяся (динамическая) структура управления;
• стремительный рост объема обрабатываемой информации. имеющиеся приложения не справляются с обработкой.
Современные автоматизированные системы управления персоналом предназначены для оптимизации работы, в первую очередь, руководства и персонала кадровых служб предприятий (помимо бухгалтерии и некоторых других подразделений) и играют большую роль в повышении производительности их труда. В частности, менеджеры по персоналу при помощи таких систем избавляются от выполнения рутинных операций при работе с кадрами, подготовке и учете приказов (существуют оценки, что только на работу с документацией по персоналу кадровики тратят до 60% своего рабочего времени). Автоматизированное хранение и обработка полной кадровой информации также позволяет эффективно осуществлять подбор и перемещение сотрудников. Кроме того, автоматизированный расчет заработной платы с учетом информации о позициях штатного расписания, отпусках, больничных, командировках, льготах и взысканиях дает возможность работникам бухгалтерии точно и оперативно начислять зарплату, формировать бухгалтерские отчеты, относить затраты на себестоимость. И это лишь некоторые из функций современных автоматизированных систем управления персоналом.
|
|
|
Первые попытки использовать автоматизированные системы управления персоналом предпринимались, начиная со второй половины 90-х гг. Как правило, это были локальные решения, достаточно простые (т. е. с весьма ограниченными возможностями), рассчитанные на автоматизацию части бизнес-процессов кадровой службы. Внедряемые автоматизированной системы управления персоналом “латали дыры” в информационном обеспечении управления персоналом на определенный период, затем изменялись задачи, появлялись новые требования к автоматизации, и системы либо отмирали, либо продолжали независимо существовать в отдельном подразделении, удовлетворяя лишь его ограниченные потребности.
Однако эти первые попытки помогли сформулировать требования к автоматизированным системам управления персоналом, сформировали понимание того, что продукт должен быть комплексным и соответствовать потребностям не только отдела кадров, но организации в целом.
|
|
|
Главная причина разработки более совершенной автоматизированной системы управления персоналом связана с тем, что изменение принципов кадровой работы потребовало качественно нового подхода к информационным технологиям управления персоналом. Компаниям необходимо было иметь реальный механизм, который сможет оказывать содействие в решении возникающих проблем.
Принятие решения о внедрении автоматизированной системы управления персоналом, как правило, происходит на уровне первых лиц компании. Основной позитивный фактор, способствующий успешности внедрения автоматизированной системы управления персоналом, – это заинтересованность первого лица компании, его осведомленность в проблемах внедрения, апробирования и эксплуатации автоматизированной системы управления персоналом. Выбор определенной автоматизированной системы управления персоналом – прерогатива руководства компании. Работнику кадрового подразделения достаточно сложно осуществить квалифицированное сравнение предлагаемых на IT-рынке автоматизированных систем управления персоналом. Кроме того, проблема оценки эффективности автоматизированных систем управления персоналом на сегодня еще не решена. Автоматизированная система управления персоналом, как правило, выбирается под задачи организации в целом, и HR-служба выстраивает свою работу исходя из возможностей данной системы.
|
|
|
Автоматизированную систему управления персоналом нужно приобретать с учетом перспектив развития компании. Сложность состоит в том, чтобы точно определить реальность этих перспектив и, соответственно, приобрести автоматизированную систему управления персоналом, возможности которой могут быть максимально использованы в процессе развития компании.
Стандартная автоматизированная система управления персонала может успешно решить проблемы очень малого круга компаний – только если организация имеет незначительное количество сотрудников. Сегодня IT-рынок предлагает иной уровень услуг – комплексный: от настройки автоматизированных систем управления персоналом, поставки необходимого “железа”, прокладки каналов связи, администрирования и кадрового консалтинга, до предоставления всего перечисленного через Интернет. Это более удобная (с точки зрения пользователя) и, по большому счету, самая перспективная форма внедрения и эксплуатации передовых автоматизированных систем управления персоналом. Речь идет о передоверии функции обслуживания автоматизированной системы управления персоналом сторонней организации, профессионально занимающейся информационными технологиями в сфере управления персоналом, что гораздо выгоднее экономически, так как специалисты, оборудование и IT-решения этого профиля весьма дороги даже для крупных компаний. Подобные предложения только начинают предлагаться российскими компаниями, но уже стали обычными услугами на западном рынке.
Еще один важный момент – системность ввода автоматизированной системы управления персоналом на предприятии. Если организация собирается вводить автоматизированную систему управления всего бизнеса, нет причин отказываться от ее введения в службе персонала. С другой стороны, сама по себе система автоматизации управления персоналом недостаточно перспективна. Поэтому оптимальным является вариант, когда решение относительно внедрения автоматизированной системы управления персоналом принимается на уровне организации в целом, при этом руководство службы персонала участвует в обсуждении этого вопроса, представляя интересы именно своего подразделения.
В ходе внедрения автоматизированной системы управления персоналом возникают проблемы адаптации персонала кадровой службы к новым методам и формам работы. В этом плане важно понять главное: если автоматизированная система управления персоналом создается только ради самой себя, то внедрить ее практически невозможно.
Важно, чтобы внедрение автоматизированной системы управления персоналом формировало позитивное восприятие не только у руководителей, использующих аналитические инструменты для принятия решений, но и у работников, пользующихся достаточно узким спектром возможностей системы. Сопротивление внедрению автоматизированной системы управления персоналом резко снижается, как только возникают реальные результаты, т. е. как только человек на своем рабочем месте начинает получать необходимую ему информацию. Поэтому необходимо вывести автоматизированную систему управления персоналом на уровень эксплуатации как можно быстрее. Это можно осуществить, введя в автоматизированную систему управления персоналом хотя бы первичную информацию о сотрудниках. Реальный опыт показывает, что существует оптимальная последовательность этапов введения данных, позволяющая решить проблему сроков. Это ряд существенных моментов, которые являются универсальными, и их необходимо учитывать всем HR-службам, начинающим автоматизацию процессов управления персоналом.
Классификация систем
Существующие в настоящее время на рынке программное обеспечение для построения автоматизированный системы управления персоналом (не учитывая до сих пор эксплуатируемые на ряде предприятий локальные АРМ от многочисленных разработчиков) по их функциональной направленности можно разделить на следующие основные группы:
- многофункциональные экспертные системы, позволяющие проводить профориентацию, отбор, аттестацию сотрудников предприятия;
- экспертные системы (системы поддержки принятия решений) для группового анализа персонала, выявления тенденций развития подразделений и организации в целом;
- программы расчета зарплаты;
- комплексные HR-системы (HumanResources – человеческие ресурсы), позволяющие формировать и вести штатное расписание, хранить полную информацию о сотрудниках, отражать движение кадров внутри фирмы, рассчитывать зарплату.
В частности, с помощью экспертных систем сопоставляются личностные, профессиональные и психофизиологические качества претендента на занятие вакансии с аналогичными параметрами лучших специалистов предприятия. Такие программы позволяют достаточно эффективно (с формальной точки зрения) отбирать перспективных специалистов. Подобные системы достаточно дороги, их имеет смысл использовать только для крупных предприятий при наличии на них большого количества вакансий. Эти системы не позволяют автоматизировать повседневные рутинные операции персонала кадровых служб.
Комплексные системы используются для автоматизации кадровой работы на любом предприятии. В первую очередь, такие системы необходимы руководству для получения оперативной информации по любому вопросу, связанному со структурой предприятия, штатным расписанием, вакансиями и информацией о сотрудниках. Оперативно принять правильное решение сможет лишь руководитель, способный быстро оценить сложившуюся ситуацию на основе анализа актуальной информации о состоянии дел на предприятии. Поэтому немаловажным фактором условий использования HR-систем является также возможность интеграции системы кадрового учета с системами бухгалтерского учета и управления предприятием.
Хотя выбор системы должен быть оптимальным, не стоит забывать, что программная СУП – всего лишь мощный инструмент, позволяющий если не исключить, то сильно уменьшить количество рутинных операций.
Задачи и структура HR-систем
(на примере системы mySAPHR)
Внедрение на предприятии современной комплексной HR-системы часто происходит не автономно, а в составе системы планирования всех видов ресурсов (ERP-системы). Таким образом, можно более эффективно решить целый ряд проблем, среди которых можно выделить следующие:
· Отсутствие единой политики управления персоналом, расчета заработной платы
· Разрозненные информационные системы, призванные решать в основном учетные задачи (учет и движение кадров, расчет зарплаты)
· Трудности со сбором и консолидацией информации (различные платформы, отсутствие масштабируемости и поддержки распределенной работы)
· Даже при предоставлении информации в электронном виде ее консолидация производится вручную
· Выполнение любого нестандартного запроса требует сбора данных по всем предприятия и нескольких недель или месяцев времени
· Невозможность оценить качество получаемых агрегированных результатов из-за отсутствия контроля достоверности, полноты и непротиворечивости исходных данных.
Внедрение адаптированных к российским условиям западных HR-систем способствует переходу к современным методам управления персоналом – к «управлению на основе компетенций». В данном контексте компетенция (от латинского competentis – соответствующий) – это степень осведомленности в каком-либо вопросе или области знаний, уровень владения той или иной техникой и т.п. Оценивая человека по целому ряду параметров (определяя его «компетенции») и сравнивая эти оценки с профилем должности (набор требований к уровню знаний, умений, физических возможностей) можно определить его соответствие занимаемой должности, найти ему наиболее подходящее рабочее место, определить направление его дополнительной подготовки для перехода на более высокий уровень служебной иерархии.
Но функции HR-систем не сводятся только к этому. Обычно HR-модуль сам состоит из ряда блоков. Их состав определяется взглядами разработчиков системы на вопрос управления персоналом. Так специалисты немецкой компании SAPAG - лидера в производстве управленческих систем, считают, что для достижения успеха необходимо задуматься над вопросами:
- Как мы находим лучших людей?
- Как мы используем наших людей?
- Как мы выравниваем цели и поведение?
- Как мы обучаем наших людей?
- Как мы сохраняем наших людей?
Рисунок 19 - Структура системы mySAPHR
Среди продуктов компании SAPAG можно выделить систему mySAPHumanResources. В составе mySAPHR можно выделить следующие блоки:
- блок оперативного управления, решающий задачи организационного менеджмента, администрирования персонала, учета рабочего времени, расчета заработной платы;
- блок развития кадрового потенциала, отвечающего за процедуру найма, ведение базы талантов, эффективную расстановку и обучение персонала;
- блок управления сотрудничеством и коммуникациями – так как ERP-система охватывает все подразделения компании, почему не организовать с ее помощью каналы обмена опытом между сотрудниками и другие информационные сервисы;
- блоки планирования и анализа, обеспечивающие планирование (управление) на основе анализа контрольных показателей.
Таблица 12
Традиционные заблуждения[2]
| Заблуждение | Опровержение |
| Заблуждение 1 Автоматизированная СУП решит все проблемы | Программное обеспечение всего лишь автоматизирует уже существующие технологии работы. Если задачи управления человеческими ресурсами (HR function) хорошо продуманы, средства автоматизации ускорят процесс. В противном случае, автоматизированная система просто быстро выявит проблемы и недостатки. |
| Заблуждение 2 Внедрение автоматизированной СУП приведет к сокращению сотрудников кадрового отдела | Крайне редко появление автоматизированной системы сопровождается потерей рабочих мест. Сотрудники кадровых служб будут избавлены от рутинной работы и смогут переключиться на решение задач, требующих творческого подхода. Бывшие клерки превратились в прекрасных специалистов по трудоустройству, сосредоточившись на вопросах поиска и найма сотрудников. |
| Заблуждение 3 Автоматизированная СУП - очень сложное и, следовательно, очень дорогое программное обеспечение | По сравнению с бухгалтерскими системами, которые как раз и могут быть весьма дорогими, автоматизированная СУП отнюдь несложное программное средство. Хранение информации о сотрудниках, равно как и создание отчетов и выполнение ряда тривиальных вычислений, не представляет какой-либо сложности. |
| Заблуждение 4 Внедрение автоматизированной СУП требует много времени | Технология работ кадрового отдела небольшой или средней компании может быть автоматизирована за очень короткий промежуток времени, иногда для этого достаточно одной-двух недель. |
| Заблуждение 5 Для работы с автоматизированной СУП требуется долгая и дорогостоящая подготовка | Хорошо спроектированное и разработанное программное обеспечение опирается на существующие методики работы кадрового отдела. На рынке программного обеспечения принято говорить: "Если с программой трудно работать, ее не будут использовать". Легкость освоения подразумевает удобство применения. Вероятно, потребуется несколько дней, чтобы вы освоились с программой; если же на это уйдет больше времени, вполне возможно, вы платите не за обучение, а за плохой программный продукт. |
| Заблуждение 6 Консультирование и настройка автоматизированной СУП с учетом ваших пожеланий - очень дорогая услуга | Если вы знаете, что вам нужно изменить, считайте, что большая часть дела уже сделана. Большинство качественно разработанных автоматизированных СУП позволяют самостоятельно вносить необходимые изменения. Таким образом, всего за несколько часов, или даже меньше, вы сможете максимально, если не полностью, настроить функциональные характеристики своей системы. |
Продолжение таблицы 12
Дата добавления: 2018-02-28; просмотров: 674; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!