Системы маршрутизации документов
Функция системы маршрутизации состоит в непосредственной пересылке документов на рабочие места исполнителей, сборе информации о текущем статусе документов, осуществлении консолидации документов по завершении работы с ними на отдельных этапах, а также обеспечении пользователей средствами доступа к информации о текущем состоянии работ с документами.
Системы маршрутизации, как правило, содержат средства описания типовых маршрутов прохождения документов в организации. В данном случае можно говорить о жесткой маршрутизации. Альтернативой является так называемая свободная маршрутизация, при которой маршрут формируется исходя из особенностей текущей работы. Каждый пользователь системы, обладающий соответствующими правами, может определить следующего или следующих исполнителей документа.
Администратор системы и менеджер, пользующийся конкретным маршрутом движения документов, могут контролировать его текущее состояние и вносить различные корректирующие воздействия в случае необходимости.
При маршрутизации документов возможны две схемы, назовем их Off-Line и On-Line. В первом случае при пересылке документа на рабочее место пользователя происходит его физическое извлечение из архива документов и доставка (например, с помощью электронной почты) на рабочее место клиента. По завершению работы документ обратно помещается в архив. В этом случае система маршрутизации сама является клиентом архива документов и вносит соответствующую информацию в учетную базу данных. Вторая схема не подразумевает физического перемещение документа. Система маршрутизации документов обеспечивает клиенту интерфейс для доступа к заданиям на обработку документов.
|
|
|
Системы автоматизации делопроизводства
В функции систем автоматизации делопроизводства не входит хранение и перемещение документов в организации. Их основными задачами является фиксация документов и их текущего статуса в специальной базе данных, выражающаяся в заполнении специальной регистрационной карточки документа. Содержимое карточки документа может варьироваться в зависимости от сложившейся в организации ситуации. Структура документов, зафиксированных в базе данных, опирается на номенклатуру дел, имеющуюся, как правило, в каждой организации, а технология учета и обработки документов опирается на сформулированное в данной организации «Положение о делопроизводстве». Документы хранятся в бумажном виде, в специальном архиве, в базе данных отображается их текущее местоположение и статус, включая атрибуты контроля исполнения. Обычно в системах делопроизводстве различают входящие и исходящие документы, нормативно-распорядительные документы, документы коллегиальных органов управления, справочные документы и пр. Документы, находящиеся на контроле исполнения, подразделяются по исполнителям, статусу исполнения, срокам исполнения и прочее. Каждый документ в системе представляет собой запись в базе данных, характеризующуюся набором значений атрибутов карточки. Помимо учета и поиска документов в базе данных, система должна обеспечивать генерацию отчетов, позволяющих получить ведомости исполнения документов и прочую сводную информацию.
|
|
|
Каждая система из приведенных выше классов, за исключением WorkFlow систем (систем планирования и управления производственными процессами), должна иметь способ хранить закладываемую в неё информацию. Самые простые системы используют для этого файловую систему или создают специальный файл. Однако подобное решение не может обеспечить достаточного уровня сохранности информации и может использоваться лишь для организаций, чей документооборот не превышает 20 000 документов в год. Более серьезные решения используют для этих целей базы данных.
На сегодняшний день производителями СЭД наиболее активно используются следующие базы данных:
|
|
|
· MS SQL Server
· Oracle
· LotusNotes/ Domino
· Ника
· ZoDB
· MS Access
Наиболее распространены решения на основе продуктов MS SQL Server и Oracle. Несколькими игроками используется платформа LotusNotes/ Domino. С довольно интересными предложениями выступили компании Гарант Интернейшенл и CognitiveTechnologies предлагающие для своих решений СУБД собственного производства.
Рынок вспомогательного программного обеспечения делится на следующие группы:
· Системы распознавания
· Средства шифрования
· Системы массового ввода
· Системы позволяющие производить редактирование и просмотр документов, хранящихся в системе электронного документооборота
Дата добавления: 2018-02-28; просмотров: 649; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!