Лекция №5 – Системы автоматизации документооборота

Необходимость системы для предприятия

Плохой системе заказчики мешают. Выбрав плохую систему автоматизации, заказчики часто в результате получают не работающую систему, а стандартный набор претензий поставщика к заказчику - "у вас на предприятии не сделан реинжиниринг, бизнес-процессы не оптимизированы", "ваши сотрудники недостаточно квалифицированы" и т.п. и соответствующий вывод "в таких условиях автоматизировать вас невозможно". Чтобы избежать таких ситуаций, необходимо правильно подойти к оценке существующих на рынке систем. Ответ на этот вопрос очень прост - автоматизировать можно и нужно любое предприятие, даже если его бизнес-процессы размыты и неструктурированы. Наше время - время перемен, и среди предприятий многие либо ожидают реорганизации, либо находятся в процессе реорганизации, либо восстанавливают работоспособность после реорганизации (шутка).

Поэтому внедряемая система должна быть достаточно гибкой, чтобы позволить предприятию именно с помощью такой системы и начать процесс совершенствования бизнес-процессов. Более того, именно предприятия с несовершенными бизнес-процессами и нуждаются в первую очередь в системе, являющейся инструментом, с помощью которого этот процесс начнется.Если на предприятии реализован электронный документооборот и сотрудники получают возможность видеть на экране компьютера все документы, задачи и поручения, с которыми они должны работать в данный момент, а руководители имеют возможность видеть в режиме реального времени ход выполнения бизнес-процессов, например, исполнение заказов клиентов, приём новых сотрудников на работу, текущее состояние исполнения договоров, взаимодействие между разными подразделениями компании и т.п., то именно наличие этих возможностей и позволит компании начать совершенствование своих бизнес-процессов.

Автоматизированный хаос становится хаосом контролируемым, измеряемым и способным к упорядочению. Автоматизация существующих бизнес-процессов предприятия позволяет оценить меру хаоса и сделать процесс упорядочения бизнес-процессов естественным и эволюционным.

Реинжиниринг бизнес-процессов без их автоматизации дает результаты худшие, чем автоматизация хаоса. Реинжиниринг бизнес-процессов фактически на бумаге (даже если эти бумаги и готовятся в электронном виде), создание описаний бизнес-процессов вне рамок самих бизнес-процессов приводит к тому, что описания бизнес-процессов и сами бизнес-процессы существуют отдельно и независимо друг от друга. Что совершенно не гарантирует адекватности этих описаний реальным бизнес-процессам, а с учётом того, что реальные бизнес-процессы имеют обыкновение с течением времени изменяться, через некоторое время делает эти описания совсем малополезными. Если же и сотрудники предприятия, участвовавшие вместе с консультантами в описании и реинжиниринге бизнес-процессов, в результате реорганизации переходят в другие подразделения или увольняются, то через некоторое время следы этой бурной деятельности найти уже трудно, разве что в архиве.

Одним из наиболее эффективных способов для предприятия структурировать существующие бизнес-процессы и реально их совершенствовать, является, по нашему мнению, внедрение СЭД.

Если компания планирует внедрение стандартов управление качеством ISO9000 или CMM, то наличие на предприятии СЭД является для этого необходимым условием - только электронный документооборот позволит получать количественные оценки эффективности работы сотрудников, обеспечит поддержку в рабочем состоянии и выполнение разработанных процедур, соблюдение требований стандартов управления качеством.

Если компания планирует внедрение полномасштабной ERP-системы управления, то внедрение СЭД в качестве первого этапа такой работы на предприятии существенно облегчит и внедрение ERP и позволит получить первые реальные результаты существенно раньше за счёт своевременной автоматизации бизнес-процессов, связанных с документооборотом. СЭД по определению имеет глобальный характер для предприятия и устанавливается практически на всех компьютерах сотрудников – ведь с документами работают все. Поэтому внедрение СЭД позволяет осуществить как глобальную первичную автоматизацию предприятия, так и подготовку всего персонала к работе с информационными системами – и то и другое крайне важно для последующего внедрения ERP.

СЭД «традиционные» и СЭД нового поколения

СЭД изначально создавались с целью помочь предприятиям структурировать и совершенствовать их работу с документами. Но явную нацеленность на работу с бизнес-процессами как упорядоченными наборами документов и задач СЭД демонстрируют только в последнее время. «Традиционные» СЭД все еще тяготеют к автоматизации узкой сферы «канцелярского» документооборота. Делая выбор СЭД, необходимо избегать чисто «канцелярских» СЭД – их функциональности будет явно недостаточно, более того, придется тратить дополнительные силы и средства на интеграцию таких систем с другими корпоративными приложениями. «Канцелярская» СЭД, конечно, выдаст вам список счетов с истекающими сроками исполнения, но если вам захочется получить отчёт по проданным товарам или услугам в разрезе товарных позиций из тех же счетов, то этого обычная «канцелярская» СЭД уже сделать не сможет – такие системы не хранят всю информацию о документе, а только ограниченный набор реквизитов документа.

Подтверждением факта, что системы управления документами больше не собираются ограничиваться узкой сферой «канцелярского» документооборота, является то, что практически все западные системы такого класса перестали называть себя системами класса «DocumentManagement», а классифицируют себя гораздо более ёмкими терминами, например, «EnterpriseContentManagement» (ECM), т.е. системы управления корпоративным контентом (предполагается управление любым контентом, а не только содержанием документов), или «SmartEnterpriseSuite» (SES), т.е. интеллектуальные корпоративные системы с широким набором необходимых каждому предприятию функций.

Термин «DocumentManagement» теперь обозначает не всю функциональность таких систем, а только некоторую часть функциональности, тесно интегрированнную с остальными функциями системы. Российские СЭД пока не очень активно следуют этой тенденции, о чем свидетельствует позиционирование многих СЭД российской разработки как систем «канцелярского» делопроизводства.

На возможность СЭД нового поколения быть инструментом структурирования корпоративной информации хотелось бы обратить особое внимание. Сколь ни важны возможности обработки неструктурированной информации (т.е., например, текстов в произвольном формате), пропагандируемые как ключевые для многих «традиционных» СЭД, корпоративная политика в области информатизации должна быть направлена больше на обеспечение процесса структурирования корпоративной информации (т.е. представления её в виде записей в базе данных), чем на совершенствование методов обработки неструктурированной информации.

Реализация наиболее эффективных технологий обработки возможна именно для структурированной информации, более того, критически важные данные, которые необходимо хранить и извлекать со 100%-й достоверностью, могут быть представлены только в структурированной форме. А ведь почти любая информация, содержащаяся в корпоративных документах, циркулирующая в электронном документообороте предприятия (наименования товаров, их количество, цены, имена и фамилии, должности, адреса и номера телефонов и т.п.) является такой критически важной информацией. Вряд ли кого-то устроит, если цена товара будет извлекаться из системы с 90%-й достоверностью.

Обработка неструктурированной информации нужна. Но фокусировать усилия только на этом значит уподобляться древним собирателям лесных грибов и ягод, совершенствующих свои методы поиска грибов под лесными корягами и сбора ягод длинными палками с высоких кустов. Даже чемпионам среди таких собирателей никогда не собрать урожая, сравнимого с созревающим на примитивных плантациях первых земледельцев. И чемпионы среди охотников на кроликов также не могли конкурировать с первыми держателями кроличьих ферм. Применительно к обработке информации это означает, что правильный подход, во всяком случае, для предприятий, состоит больше в обеспечении технологии создания структурированной, готовой к обработке информации, хранимой в базах данных, чем в изощрённых методах обработки хаотичной неструктурированной информации, хранимой в файлах произвольного формата. Бизнес-процессы предприятия должны поддерживать порядок в информации с самого начала, чем позволять создавать хаос и пытаться ликвидировать его впоследствии.

Современный подход к выбору лучшей СЭД

Современный подход к выбору лучшей СЭД предприятия предполагает одновременный учёт сразу нескольких важных критериев при оценке таких систем. Лучшая система электронного документооборота предприятия должна сочетать в себе целый набор важных качеств:

• Обеспечение требований делопроизводства, согласование, утверждение и контроль исполнения документов, создание резолюций, ознакомление с документами сотрудников, автоматические рассылки e-mail уведомлений и документов, формирование дел.
• Ведение всей истории работы с документами.
• Интеграция с MS Office, интеграция с существующими на предприятии приложениями, создание произвольной отчетности, использование простых стандартных средств настройки и программирования.
• Безопасная работа с удаленными офисами и подразделениями предприятия через web-браузер, по электронной почте и SMS.
• Средства групповой работы с документами и проектами.
• Работа с платёжными документами, ведение платежного статуса документов.
• Календарное планирование и контроль загрузки сотрудников по работе с документами.
• Простота работы с системой для конечного пользователя, легкость обслуживания системы и низкая стоимость владения, простота настройки системы на новые виды документов.
• Реализация на web-технологиях.

Эффективность использования СЭД

Эффективность использования СЭД, как правило, достаточно высока и более очевидна, чем для других корпоративных систем – именно потому, что системы электронного документооборота созданы для повышения эффективности использования рабочего времени сотрудников.

Существуют два основных взгляда на эффективность СЭД – «традиционный» и «актуальный».

Традиционный взгляд на эффективность СЭД

 В первую очередь, использование СЭД обеспечивает уменьшение вероятности пропажи важных документов и соответствующее снижение финансовых потерь, а также предполагает существенное уменьшение времени обработки документов.

По данным статистических исследований, осуществленных компанией PayBot LLC на основе реальных проектов по внедрению системы электронного документооборота PAYDOX, средний процент рабочего времени, которое сотрудники офиса тратят:

· на поиск и ожидание поступления документов - 20%

· на согласование и утверждение документов - 20%

· на передачу документов между подразделениями - 10%

· на подготовку стандартных отчетов о движении документов - 10%

Необходимо отметить, что исследование проводилось среди сотрудников предприятий, имеющих отношение к процессам документооборота, т.е. как сказано выше, сотрудников офиса, и не включало другие категории сотрудников. Данные оценки являются минимальными, часто эти цифры существенно больше.

Т.е. суммарное среднее время, которое сотрудники офиса тратят на рутинную обработку документов – более 60%. При этом некоторая часть сотрудников практически все свое рабочее время тратит на эти операции.

При использовании СЭД:

· на поиск документов тратятся не часы, а секунды или минуты; ожидания документов не требуется – документы одновременно доступны всем имеющим к ним право доступа сотрудникам

· время на передачу документов между подразделениями не тратится вообще – карточки и файлы документов в режиме реального времени доступны всем имеющим к ним право доступа сотрудникам

· подготовка стандартных отчетов о движении документов делается одним нажатием кнопки

· для хранения архива документов не требуется отводить отдельное здания и нанимать штат архивариусов – весьма существенная экономия средств

· отсутствие ключевых сотрудников в офисе в связи с командировками не останавливает работу с документами - СЭД нового поколения обеспечивает возможность удаленной работы с документами как через web-браузер, так и по электронной почте.

Средний процент экономии временина вышеперечисленные виды обработки документов при использовании СЭД – 80%. Соответственно, использование СЭД может экономить 80%*60%=48%рабочего времени

При этом надо учесть, что остальные 52% рабочего времени не полностью используются для эффективной работы, часть тратится на перерывы, на кофе, разговоры и т.п.

Т.е. если считать чистое рабочее время, то:

СЭД может экономить больше половины рабочего времени сотрудников офисов, работающих с документами – договорами, счетами, накладными, письмами, ордерами и т.п. Кроме этого, время, проводимое сотрудниками вне офиса, СЭД позволяет «конвертировать» в рабочее время за счёт возможности удаленной работы с документами как через web-браузер, так и по электронной почте.

Для систем на web-технологиях, таких как PAYDOX, учитывая простоту обслуживания системы и низкую стоимость владения (TotalCostofOwnership, TCO), обусловленную использованием web-технологии - система устанавливается только на центральный сервер, установки и последующего обслуживания системы на компьютерах пользователей не требуется - и невысокую стоимость приобретения лицензий на использование системы, ожидаемый возврат инвестиций (ReturnOnInvestment, ROI) в приобретение СЭД возможен максимально быстро – обычно система окупается уже через 2-3 месяца ее эксплуатации, а при использовании на большом количестве рабочих мест начинает существенно экономить расходы предприятия.

Актуальный взгляд на проблему эффективности

Конечно, существенная экономия рабочего времени при использовании СЭД и других управленческих информационных систем позволяет фирме обходиться меньшим количеством сотрудников. Но часто после внедрения компьютеризированных систем сокращения затрат на оплату труда не происходит. Говорит ли это о том, что внедрение систем не оправдало себя? Нет!

Кроме количественных оценок эффективности системы, позволяющих убедиться в быстром возврате инвестиций в систему, существуют не менее важные качественные оценки эффективности использования системы.

Повышение прозрачности движения документов.Сотрудники получают возможность видеть на экране компьютера все документы, задачи и поручения, с которыми они должны работать в данный момент. Руководители имеют возможность видеть в режиме реального времени ход выполнения бизнес-процессов, например, исполнение заказов клиентов, приём новых сотрудников на работу, текущее состояние исполнения договоров, взаимодействие между разными подразделениями компании и т.п. Движение документов и работа с сотрудников с документами становятся контролируемыми в режиме реального времени.

Организация единого корпоративного информационного пространства.Удаленные офисы, филиалы, представительства информационно связываются как с центральным офисом, так и между собой и степень их взаимодействия существенно повышается.

Объединение и обеспечение сохранности корпоративной информации. Корпоративная информация сохраняется в корпоративной системе управления документами, а не в головах сотрудников. Даже если сотрудники увольняются или переходят на работу в другие подразделения предприятия, их знания, связанные с обработкой документов, сохраняются вместе с документами в системе электронного документооборота предприятия и могут быть использованы другими сотрудниками, приходящими на их место. Объединение знаний сотрудников в общей корпоративной системе дает синергетический эффект и может привести к впечатляющим результатам.

Повышение управляемости компании в целом.Ускорение информационных потоков и уменьшение числа ошибок при принятии управленческих решений за счёт использования актуальных и своевременных данных приводит к повышению управляемости компании в целом. Глобальный характер СЭД – в отличие от других корпоративных систем, СЭД обычно устанавливается практически всем сотрудникам, имеющим компьютер – позволяет повысить общий уровень организации предприятия.

СЭД нового поколения как инструмент для бизнеса в стиле фанк

Кьелл А. Нодстрем (KjellNordstrom) и Йонас Риддерстале (JonasRidderstrale) в своей книге «Бизнес в стиле фанк» («FunkyBusiness») описали модель ведения бизнеса в мире глобальной экономики в условиях острой конкуренции.

Бизнес в стиле фанк (FunkyBusiness) – стиль ведения бизнеса, которому вынужденно или по убеждению скоро должны будут соответствовать большинство руководителей предприятий.

Инновационная экономика в период глобализации определяет набор требований к современному бизнесу. Одним из основных таких требований является способность работы на подвижном, быстро меняющемся рынке. Такая способность может быть обеспечена только на предприятиях с процессно-ориентированной структурой управления и контролируемыми (автоматизированными!) бизнес-процессами.

Российская экономика, несмотря на все проблемы, все больше демонстрирует соответствие законам развитого рынка - по крайней мере, в секторе потребительских товаров и услуг.

Как сказал Кьелл А. Нодстрем: «У западных корпораций пропадает нюх на деньги. Их персонал не хочет, чтобы его беспокоили. А здесь, в России, я вижу иную картину. Русским людям интересен бизнес, они готовы рисковать. У вас есть драйв, которого не хватает многим менеджерам на Западе. Развитие технологий – замечательный процесс, я должен признать. Мой ответ такой: мы решаем проблему снова и снова»

Развитие технологий – в данном случае технологий автоматизированного управления бизнес-процессами предприятий – это ключ к решению проблемы конкурентоспособности предприятия. Наблюдаемое в настоящее время в России насыщение рынка товаров и услуг вызвало удивительный еще для недавнего прошлого дефицит образованных и квалифицированных кадров в области управления. Насыщение рынка заставляет предприятия уделять серьезное внимание оптимизации системы управления и повышению конкурентоспособности. Более того, для многих становится очевидно, что решать эти проблемы необходимо быстро. Необходимость быстрых решений требует от поставщиков корпоративных информационных систем новых методологий внедрения - минимизирующих риски и обеспечивающих быстрое получение первых реальных результатов.

Но и СЭД должны измениться. Способность поддерживать быстро меняющиеся бизнес-процессы требует высокой гибкости, простоты настройки, дружелюбного интерфейса, масштабируемости и возможности соединять территориально разнесенные подразделения предприятия. Очевидно, только системы на современных web-технологиях могут удовлетворить этим требованиям. «Традиционным» СЭД, существующим на рынке много лет, необходимо кардинально перестраивать свою архитектуру для соответствия новым требованиям бизнеса. Утверждения, что «сейчас только ленивый не делает web-примочки к своим системам и у нас тоже все это есть», видимо, недостаточны. Необходима возможность полноценной работы в СЭД через web.

Методология внедрения

Традиционные методологиивнедрения корпоративных информационных систем предполагают достаточно длительный процесс внедрения, включающий в себя обследование и разработку Технического Задания как отдельного этапа работ, оплачиваемого и утверждаемого Заказчиком.

Риски подобного подхода очевидны. Как правило, Заказчик не имеет реальной возможности оценить адекватность разработанного Технического Задания потребностям реальных и планируемых бизнес-процессов предприятия Заказчика. Техническое Задание - это формализованный документ, оценка которого доступна лишь специалистам в области корпоративных информационных технологий, которых на предприятии Заказчика вполне может и не быть. После того как Заказчик, тем не менее, вынужден принять и оплатить эту работу, на следующем этапе работ обычно выясняется, что функциональность, реализованная в программном обеспечении, соответствует Техническому Заданию, но не отвечает реальным потребностям Заказчика. Это приводит к тому, что программное обеспечение, внедряемое в соответствии с принятым и утвержденным Заказчиком Техническим Заданием, не функционирует.

Более того, традиционная методология с масштабным обследованием бизнес-процессов заказчика и написанием толстых отчетов и технических заданий может быть использована недобросовестными поставщиками информационных систем для «выжимания» денег из заказчика без обеспечения сколь-нибудь адекватного результата. Когда впоследствии выясняется, что поставляемая информационная система не соответствует ожиданиям заказчика и не удовлетворяет его потребностей, у поставщика наготове стандартный ответ – «все сделано в соответствии с проведенными обследованиями и согласованным Техническим Заданием» – с предъявлением Технического Задания, на котором красуются подписи, как поставщика, так и заказчика. И возразить что-либо трудно, приходится опять платить за доработки – и процесс повторяется.

Однако предложить другую методологию внедрения для традиционных корпоративных систем, требующих больших усилий при настройке и адаптации, довольно трудно.

В случае с внедрением СЭД ситуация иная. Для них можно рекомендовать методологию быстрого внедрения. Проекты по внедрению на предприятии системы электронного документооборота не являются сверхъестественными и уникальными и не имеют ничего общего с проектами космических полетов на Марс – функции документооборота достаточно стандартизованы и уже имеются в коробочной версии СЭД – обычно необходимо провести лишь настройку систему на уже имеющуюся функциональность. Причем гибкость системы должна позволять проводить такую настройку и в процессе реальной эксплуатации системы в соответствии с меняющимися требованиями заказчика.

Соответственно, необходимости в разработке детального и формализованного Технического Задания нет – обычно достаточно описать в свободной форме компактные и неформальные требования заказчика, в которых перечисляются автоматизируемых функции и документы. Процесс внедрения обычно разбивается на 2 этапа:

1-й этап -внедрение системы на базовом наборе основных документов Заказчика с использованием имеющейся базовой функциональности СЭД. Результатом этапа является функционирующая в рабочем режиме система документооборота, обрабатывающая основные документы – договора, счета, письма и т.п. Обычный срок выполнения этапа 1-2 месяца.
Иногда достаточно недели, чтобы настроить систему на стандартный набор документов заказчика. Такая стратегия является стандартной для внедрения СЭД – в соответствии с известным законом распределения 20% категорий документов покрывают 80% деятельности почти любой компании и внедрение системы на таком подмножестве документов позволяет быстрее получить эффект от внедрения.

2-й этап –внедрение системы на расширенном наборе документов Заказчика с адаптацией функциональности СЭД под специфические потребности Заказчика.

Результатом этапа является функционирующая в рабочем режиме система документооборота, обрабатывающая все необходимые Заказчику документы с учётом любой специфика Заказчика. Обычный срок выполнения этапа 2-4 месяца.

Достоинством такой методологии внедрения является быстрое достижение реальных результатов – реальная эксплуатация системы на реальных наиболее важных документах Заказчика возможна уже в течение первого месяца после начала проекта.

Важной особенностью такой методологии внедрения является настройка системы на существующие бизнес-процессы Заказчика. Никакой ломки существующего порядка работы с документами, никакого реинжиниринга бизнес-процессов на этапе внедрения не происходит. Это позволяет минимизировать сопротивление персонала, которое, к сожалению, неизбежно при любой другой методологии внедрения. В процессе устоявшейся реальной эксплуатации системы совершенствование бизнес-процессов начинается как естественный процесс.

СЭД и ERP-системы управления предприятием

Для крупных компаний из числа «лидеров рынка» часто встает проблема выбора между «большой» ERP (системой планирования ресурсов предприятия), «в которой все есть» и СЭД, которая «решает частные задачи». Обычно сначала делается выбор в пользу ERP и только потом по прошествии длительного времени выясняется, что ERP неспособна заменить СЭД в бизнес-процессах обработки документов, хотя в ERP документы вроде бы тоже «ведутся». На самом деле отличие в том, что, как правило, в ERP документы не «ведутся», а «проводятся» - уже после того как они осуществят свой жизненный цикл на предприятии, т.е. будут созданы, обсуждены, проверены, согласованы, утверждены и т.д. И именно СЭД осуществляет поддержку такого жизненного цикла документов на предприятии.

Поэтому СЭД и ERP естественным образом дополняют друг друга и должны тесно интегрироваться. И, если говорить об очередности внедрения, то СЭД надо внедрять раньше ERP.

Внедрение СЭД в качестве первого этапа такой работы на предприятии существенно облегчит и внедрение ERP. Электронный документооборот позволит:

· ускорить и облегчить внедрение ERP-системы и получить первые реальные результаты существенно раньше — за счёт своевременной автоматизации бизнес-процессов и документооборота;

· использовать СЭД как средство интеграции между новой ERP-системой и уже существующими и работающими на предприятии системами;

· использовать СЭД как средство построения единого пользовательского интерфейса, объединяющего всех пользователей, весь документооборот и все приложения на предприятии.

СЭД сможет обеспечить необходимую первичную информационную базу для приложений ERP. Информацию для других корпоративных приложений можно будет не «вбивать» вручную с риском ввода ошибочных данных, а автоматически импортировать из документов, содержащихся в СЭД, где эта информация создана естественным образом при создании документов, проверена и согласована.

Данный тезис очень важен – одно дело, если информация для системы бюджетирования или финансовой аналитической системы вводится вручную без должной процедуры проверки вводимых данных, и совсем другое дело, если эта информация берется автоматически из проверенных первичных документов в СЭД, с возможностью посмотреть любую цифру в документе, откуда она была взята.

СЭД как методология автоматизации предприятий

Системы электронного документооборота, соответствующие вышеописанным требованиям, формируют новое поколение систем автоматизации предприятий. Основными объектами автоматизации в таких системах являются документы (в самом широком их понимании, от обычных бумажных до электронных любого формата и структуры) и бизнес-процессы, представляемые как движение документов и их обработка. Данный подход к автоматизации предприятий является одновременно и конструктивным и универсальным, обеспечивая автоматизацию документооборота и всех бизнес-процессов предприятия в рамках единой концепции и единого программного инструментария.

Как сказал КорнелиусФ.Бёрк (CorneliusF.Burk, Ph. D): "Будущее документов видится как базовой единицы информационных ресурсов организации, управляемой в рамках новых, ориентированных на документы бизнес-процессов, составляющих неотъемлемую часть реорганизованного предприятия. Приняв документ за основную единицу информации, менеджеры и пользователи на всем предприятии смогут наглядно представить себе и уяснить функцию информационного менеджмента. Они перестают быть пассивными безразличными наблюдателями процесса информационного менеджмента и становятся его активными участниками. Интуитивно ясно, что подходы, ориентированные на данные и системы, не приносят требуемых результатов. Как сказала бы Златовласка, отведавшая похлебки из тарелок трёх медведей, данные слишком малы, системы слишком велики, а документы - именно то, что надо".

Основные выгоды, связанные с использованием СЭД

Современный порядок ведения дел на предприятиях и в организациях требует большого объема работы с документами. Поиск, утверждение и согласование становятся довольно сложными и обременительными процедурами, исключить которые, не представляется возможным. Единственно эффективным подходом в подобной ситуации является использование современных технологий и максимальная автоматизация всех этапов работы с документами. К тому же, появление за последние время достаточного количества доступных вычислительных мощностей и качественного программного обеспечения к ним делает подобное решение легко реализуемым и экономичным.

Автоматизация документооборота позволяет более продуктивно организовывать работу предприятия. Быстрое получение бумажного и электронного образцов документа посредством использования технологий сканирования, распознавания и печати документа, делает легко доступным переход от бумажной версии документа к электронной и обратно. Таким образом, открывается способ безболезненного переноса документов из бумажного представления в электронное, при этом появляется возможность использования преимуществ компьютеров.

Автоматизация документооборота предприятия позволяет повысить исполнительскую дисциплину, что осуществляется за счет улучшения контроля исполнения поручений по документам. Эффективная система уведомлений и напоминаний заранее предупреждает всех должностных лиц о приближении сроков исполнения распоряжений. При помощи формирования сводных отчетов и журналов легко составить полную картину работы, как отдельных сотрудников, так и предприятия в целом. Возможность формирования индивидуальных маршрутов документов позволяет быстро создавать наиболее оптимальную цепочку их движения внутри организации.

Сэкономить время удается на всех этапах деятельности сотрудников за счет использования интеллектуальных технологий работы с документами. Автоматическая генерация номера, подстановка текущей даты, использование справочников и словарей позволяет уменьшить время регистрации и избежать ошибок, связанных с заполнением реквизитов документов. Средствами системы осуществляется мгновенный поиск документов и поручений, вместе со всеми вложениями и связками. Поиск документов можно производить по их содержанию и любой комбинации реквизитов. При этом возможно задание списка или диапазона значений, а также логических условий.

Хранение документов любых форматов, наличие удаленного доступа к системе с компьютера, подключенного к сети Интернет и архивное хранение документов позволяет организовать Единое информационное пространство предприятия. Поэтому пользователи системы получают максимально полную информацию по всем запрашиваемым данным.

Обеспечение информационной безопасности достигается разграничением прав и защитой от несанкционированного доступа, а также защитой от сбоев и возможностью восстановления данных. В базе данных к каждому документу приписывается пользователь или группа пользователей, которые имеют на него либо полный, либо частичный доступ. Порой пользователь, которому не предоставлен доступ к документу, даже не догадывается о самом его существовании. Разграничение прав пользователей совместно с использованием ЭЦП обеспечивает комплексный контроль обеспечения безопасности документа. Причем, если в случае бумажного документа, содержащего более чем одну страницу, подпись, как правило, ставится только на последнем листе, то в случае электронной версии подпись ставится одновременно для всех страниц, а так же сопутствующих документах.

Помимо различных технических критериев, важным аспектом является экономическая целесообразность нововведения. Внедрение системы электронного документооборота по критерию экономичности так же является выгодным. Доказательство этого содержится в цифрах. При бумажном документообороте цена одного документа по разным оценкам варьируется от 10 до 100 рублей. Практика показывает, что если в результате роста бизнеса и увеличения штата сотрудников на 20% было принято решение о внедрении системы электронного документооборота, то экономия, относительно даже первоначальной цифры расходов, до роста штатов, составляет 30%. При массовом переходе на электронный документооборот цена одного документа дополнительно снижается за счет сокращения расходов на выпуск документов, ускорение их обработки, уменьшения объемов хранения.

Но, пожалуй, главное, чего в итоге удается достичь в результате внедрения системы электронного документооборота — это повышения оперативности и качества принятия управленческих решений за счет более адекватного отражения реальной ситуации в управленческой модели.

Вопрос 2 – Классификация систем автоматизации документооборота

В данный момент рынок предложения систем электронного документооборота динамически развивается. Об этом свидетельствует как повышение активности уже давно присутствующих на рынке компаний, производящих подобные системы, так и появление на рынке нескольких новых игроков. В данный момент его объем составляет по разным оценкам от $120 млн. до $160 млн. В ближайшее время три года рост рынка СЭД продолжится и, по оценке экспертов, составит приблизительно 30% в год.

Региональная структура потребления СЭД так же подверглась изменениям за последние два года. Ранее основными потребителями СЭД были Москва и Московская область. В данный момент основной рост в данном направлении идет за счет роста продаж в регионах. Во многом такое перераспределение связано с быстрым расширением региональных дилерских сетей основных игроков рынка электронного документооборота. По их данным наибольшее увеличение спроса наблюдается в Санкт-Петербургском, Тюменском и Ростовском регионах. Там рост продаж составил приблизительно 500–700%, причем основная его часть произошла за последние полгода. В данных регионах местные компании, занимающиеся продвижением СЭД, в течении последних полутора лет проявляли наибольшую активность по информированию рынка о возможностях подобных систем. По всей видимости, это и послужило катализатором роста.

На сегодняшний день на рынке представлено около трех десятков систем электронного документооборота. Более трех четвертей из них отечественного производства, остальные западного производства. При этом иностранные и отечественные производители занимают совершенно разные ниши на рынке. Решения иностранных производителей имеют функциональность более развитую, чем у отечественных продуктов и существенно превосходят их по проектным ценам. Учитывая вышеизложенные факторы, данный обзор систем и тенденций на рынке электронного документооборота производился среди отечественных игроков, которые, на сегодняшний день и делят между собой основную часть российского рынка.

Основные виды СЭД, представленные сейчас на российском рынке

В данный момент рынок реального предложения СЭД российского производства представлен 12 серьезными системами различных отечественных производителей, которые условно можно классифицировать на следующие подгруппы:

· Электронные архивы

· Системы маршрутизации и хранения документов

· Системы делопроизводства

· Системы смешанного типа (являются комбинацией функционала систем первых трех типов)

Архивы документов

Архив документов это то, что собственно хранит электронный документ. При этом может храниться либо образ документа, либо его содержание, либо и то и другое. Помимо хранения документов, архив должен обеспечивать навигацию по иерархии документов и их поиск.

Архивы должны обеспечивать полнотекстовый поиск по содержимому текстовых фрагментов в документе. В предельном случае поисковый механизм должен обладать некоторым интеллектом, то есть обеспечивать поиск близких грамматических конструкций, а также поиск близких по смыслу слов. В архивах хранятся сами документы, и по этому система должна обеспечивать разграничение прав доступа к документам. Пользователь может идентифицироваться либо посредством сетевого имени, либо с помощью специального имени и пароля определенного в системе управления архивом. Помимо разделения прав доступа на уровне пользователей система должна обеспечивать выделение групп пользователей или ролей.

Так же архивные системы хранения должны обеспечивать возможности групповой работы с документами, находящимися в стадии создания — это функция блокировок документов или Check-In/Check-Out контроль. Если один из пользователей системы начинает редактировать документ, он блокируется для доступа других пользователей до тех пор, пока с ним не закончится работа.

Другой неотъемлемой функцией решения этого класса является поддержка контроля версий. Версии документов могут фиксироваться либо автоматически, либо по инициативе пользователя. В случае необходимости пользователь может вернуться к одной из предыдущих версий документа. К сервисным функциям архива документов относятся возможность создания резервных копий документов без прекращения работы системы, интеграция с системами обеспечения оптимальной стоимости хранения данных и прочее.

Мы поможем в написании ваших работ!